Огляд та оцінка Zipbooks

Це другий рік, коли ми розглянули ZipBooks, порівняно нову програму обліку малого бізнесу. За останній рік сайт швидко розширився, додавши такі функції, як оплата рахунків, інтеграція зі службою нарахування заробітної плати Gusto, новим додатком для iOS та дозволами для доступу користувачів на основі завдань. ZipBooks має один з простіших у користуванні інтерфейсів користувача серед рішень для обліку малого бізнесу та приблизно дві третини функцій, пропонованих найкращими подібними послугами. Ви можете створювати записи для контактів та предметів, надсилати рахунки-фактури; і служба може відстежувати час, проекти та завдання. На жаль, йому не вистачає деяких функцій, які пропонують конкуруючі сайти, такі як надійні записи контактів, бібліотека інтегрованих додатків та відстеження запасів.

Ціноутворення та плани

Ціноутворення на ZipBooks може зробити його привабливим для приватних підприємців або мікропідприємств. Безкоштовна версія для початківців дозволяє здійснювати необмежену кількість контактів та виставлення рахунків, одну банківську подачу та управління доходами та витратами. Ми перевіряли рівень, який ми переглядали, «Розумніший» (15 доларів на місяць), додає такі інструменти, як відстеження часу, записи предметів, співпраця в команді, оплата рахунків та безлімітні банківські зв’язки. Складний план ($ 35 на місяць) додає теги, узгодження облікових записів, обмін документами та розширені звіти. За 125 доларів на місяць ZipBooks постачає вам персонального бухгалтера, який створює щомісячні звіти, робить аналіз податків та заощаджень та дає рекомендації. Існує безкоштовна 30-денна пробна версія для всіх платних версій.

Довідка потребує довідки

ZipBooks пропонує мінімальну допомогу в налаштуванні в Інтернеті, але жоден конкурент, окрім Sage Business Cloud Cloud Accounting, не дуже сильний у цьому плані. Після короткого ознайомлення з кожним розділом ви заскакуєте та починаєте вивчати. Насправді на сайті насправді немає жодної підтримки, окрім вікна чату, який стверджував, що на запитання відповідають приблизно п’ять хвилин. З першої спроби ми зачекали 35 хвилин, не побачивши наших, і довелося закрити чат, щоб зробити щось інше, але ми отримали ретельну відповідь набагато швидше в інший час доби.

Слово про функцію підтримки чату тут: Ми здивувались, коли дізналися про допомогу, що представник вже знав, що ми входили в один і той же контакт чотири рази. Контакти не позначаються як клієнти чи постачальники, поки ви не сплатите рахунок або не отримаєте платіж за рахунок-фактуру; вони просто загальні контакти, що є незвичайним, заплутаним способом вирішити це. ZipBooks дозволяє представникам служби підтримки клієнтів отримати доступ до обмеженої інформації, щоб зробити сеанси чату більш ефективними та швидшими.

Представник може знати, наприклад, що ви створили запис клієнта або рахунок-фактуру або імпортували 100 транзакцій. Ця політика пришвидшила нашу сесію підтримки, але трохи не дивно дізнатися, що представник щось знав про файл нашої компанії. Представник компанії пояснив, що це дозволено відповідно до політики конфіденційності та що жодних конкретних фінансових реквізитів для обслуговуючого персоналу немає. Було б корисно, якби ZipBooks прописав це десь на самому сайті, можливо, у Налаштуваннях. Навпаки, Біллі вимагає встановити прапорець, щоб дозволити доступ співробітникам служби підтримки для усунення несправностей.

На веб-сайті компанії є невелика База знань, але жодне посилання на неї з сайту після входу в систему. ZipBooks простий у використанні, але жоден фінансовий веб-сайт, особливо той, що орієнтований на бізнес, не повинен мати безліч варіантів допомоги. Наприклад, Zoho Books пропонує багато, включаючи допомогу по телефону, чату та електронній пошті, окрім надійної онлайн-документації.

Налаштування та загальнодоступні профілі

На кожному веб-сайті бухгалтерського обліку є розділ Налаштування, який дозволяє підлаштувати рішення під власні потреби вашої компанії. ZipBooks добре в цьому плані, запитуючи інформацію, якої деякі інші (наприклад, структура бізнесу та щорічний дохід), але це не так глибоко, як Zoho Books. Ви можете створити профіль вашої організації; налаштувати платіжний процесор (пропонується чотири); додайте членів команди та призначте дозволи за типом завдання (тут є нова гнучкість); додавати документи; та встановіть налаштування (тип валюти, умови за замовчуванням, текст повідомлення електронної пошти на платформі тощо).

ZipBooks пропонує незвичайну функцію, з якою ви будете стикатися, переходячи через екрани налаштувань: Публічні профілі. Це міні-веб-сайти, створені для вас за допомогою наданих вами даних та графіки. Цей інструмент абсолютно безкоштовний і абсолютно необов’язковий; це просто надає вам інший спосіб розширити свою присутність в Інтернеті. Жоден конкурент, який ми перевірили, не пропонує нічого подібного.

Інформаційна панель та досвід користувача

Домашня сторінка ZipBooks - її інформаційна панель - відкривається на графіку, що ілюструє доходи, витрати та прибутки та збитки вашої компанії за попередні 12 місяців. Він також відображає додаткові діаграми та цифри для відстежуваного часу, продажів за замовником, щомісячного доходу та витрат. Він призначає вам показник здоров’я бізнесу на основі аналізу ваших фінансів. Це відмінна колекція фінансових даних вашої компанії, але їй не вистачає нагадувань про дію, як ті, що ви знайдете вXero.

ZipBooks дозволяє ефективно використовувати кольорову, графічну та макет екрану; загальний досвід користувачів досить хороший. А оскільки його набір функцій ще молодий (хоча його виросли в останній рік), навігація дуже проста. На сайті є дві панелі інструментів. Вертикальна панель зліва містить посилання на основні області додатків: рахунки-фактури, транзакції, звіти, контакти, відстеження та дві нові: нарахування заробітної плати (Gusto) та зростання. Останнє - нова і унікальна особливість. ZipBooks допомагає заохочувати користувачів переглядати ваш бізнес, а потім розміщувати його вміст у Facebook, Yelp та Google, після чого звітувати про ваш прогрес. Це цікавий варіант, але він починається від 49 доларів на місяць.

Чотири піктограми у верхній частині екрана повторюють деякі параметри меню, але є також кнопка Більше. Клацніть по цьому, і у вікні випадає серія панелей, дублюючи панель інструментів зліва, але розбиваючи кожну область вниз на окремі завдання. Багато сайтів роблять те саме, надаючи кілька способів потрапляння на одні й ті самі екрани. Після того, як ви перебуваєте на сторінці завдань, ви використовуєте ті самі умови, як і раніше, такі як кнопки, випадаючі списки та заповнення порожніх полів. Kudos to ZipBooks - відображення попередження, коли ви збираєтесь вийти з незакінченого екрану, не заповнивши його чи збереживши. Не кожна послуга робить це.

Створення записів

ZipBooks ще молодий, але він непогано почав поставляти шаблони записів контактів для клієнтів та постачальників. Після того, як ви ввели основні контактні дані, у готовому записі відображаються підсумкові дані щодо доходів і витрат, а також список останніх рахунків-фактур, кошторисів та повторюваних профілів. Zoho Books, однак, містить більше інформації у своїх записах контактів, таких як графік доходів, повна історія діяльності, заява клієнта та список обмінів електронною поштою.

Функція Item Records також ілюструє молодь ZipBooks, хоча записи записують більше даних, ніж вони робили рік тому. Ви можете вводити основи, такі як найменування, опис, ціна, SKU та категорія. Якщо ви купуєте товари та перепродаєте їх, ви не можете ввести ціну покупки та рахунок. І ви не можете відстежувати рівні своїх запасів. Intuit QuickBooks Online Plus і Xero пропонують усі ці функції.

Операції та виставлення рахунків

Кожен веб-сайт бухгалтерського обліку малого бізнесу, який ми перевірили, включаючи ZipBooks, підтримує онлайн-зв’язки з фінансовими установами. Ви вводите облікові дані для входу на веб-сайт свого банку, а ZipBooks здійснює транзакції, які були очищені з моменту останнього імпорту. Як і його конкуренти, ZipBooks рекомендує класифікувати ці операції, які знадобляться для змістовних звітів та підготовки податків. Стандартні категорії вбудовані, але їх можна редагувати. Як і багато конкурентів, сайт робить здобуті здогадки про те, як слід класифікувати деякі транзакції. ZipBooks також підтримує онлайн-узгодження рахунків.

Операції з виставленням рахунків та кошторисів - це досить стандартна вартість проїзду, хоча ZipBooks має деякі примхи. Вибравши клієнта із наведеного списку, перевіривши дату та номер рахунку-фактури та ввівши номер замовлення на купівлю, якщо потрібно, потрібно вручну ввести термін платежу, навіть якщо ви встановили його в Налаштуваннях. Основа форми поділена на завдання та продажі товарів (більшість сайтів поєднують їх між собою). Ви також можете принести час і витрати, які потрібно виставити рахунку поточному клієнту. Вибравши товар із створених записів про товари та послуги, ви вводите або ціну, і години, або ціну та кількість. На жаль, ZipBooks не відслідковує кількість запасів - він ніде не є таким складним, як Zoho Books з точки зору відстеження запасів.

Немає поля у формі рахунків-фактур для податку з продажу та немає інструменту налаштування цієї вартості, але якщо натиснути значок шестірні в кінці кожного рядка, ви можете створити та відредагувати статті податку у вікні, яке висувається праворуч від екран. Потім ви можете додати податок з продажу та знижку, якщо хочете. Хмарний облік Sage Business не лише забезпечує поле для податку з продажу, але також вводить відповідні ставки податку для кожного географічного регіону.

ZipBooks обґрунтовує все і депонує загальну суму, що належить внизу. Ви можете зберегти рахунок-фактуру або доопрацювати його для надсилання у правому вікні; останнє включає перевірку електронної адреси та повідомлення та прикріплення рахунку-фактури у форматі PDF чи іншого файлу. ZipBooks підтримує повторювані транзакції та нагадування клієнтів. Він також пропонує шлюз платежів (за додаткову плату), тому ваші клієнти можуть оплачувати рахунки за допомогою кредитної картки.

Ви також можете вводити та оплачувати рахунки зараз у ZipBooks. Після створення одного або декількох вони з’являються у списку, який можна переглянути за статусом (Відкрити, Прострочено, Частково тощо).

Відстеження, звіти та програми

ZipBooks пропонує відстеження часу та проектів. Це не дозволяє відстежувати витрати за проект, як це робить Kashoo, але ви можете створити проект, вказавши його ім’я, контакт, спосіб виставлення рахунків, погодинну ставку, бюджет та членів команди. Ви можете або ввести час вручну, або використовувати таймер сайту, і призначити відпрацьовані години користувачам, контактам та проектам. Все це може бути визначено як підлягає оплаті. ZipBooks також має можливість тегувати транзакції, контакти та проекти.

На сайті було додано кілька нових звітів з моменту останнього розгляду. Окрім стандартних фінансових звітів, таких як Звіт про прибутки та баланс, він пропонує кілька варіантів у чотирьох категоріях: Продажі, Команда та Відстеження, Бухгалтерський облік та Податки та Витрати. Налаштування мінімально, але достатньо, враховуючи загальну сферу застосування ZipBooks.

Додаток для iOS ZipBooks (ще немає програми для Android) є досить непоганим. Ви можете додавати та переглядати записи клієнтів, кошториси та рахунки-фактури та час / проекти. Є довідкова панель та посилання електронної пошти для довідки. Тут відображається ваш список банківських операцій, і ви можете додати витрати, ввівши реквізити вручну або сфотографувавши квитанцію. Ви не можете робити все, що можете, на веб-сайті, як, наприклад, запускати звіти, але додаток забезпечує велику кількість функціональних можливостей, які вам потрібні, коли ви знаходитесь поза офісом.

Прогресуючи, маючи можливість рости

Цього року ZipBooks піднявся в наших рейтингах; це зараз тризірковий сайт. Вільний або розумніший рівень сайту може бути хорошим вибором для дуже малого бізнесу, що базується на сервісах, враховуючи їх зручність використання та можливості відстеження. Але за 35 доларів на місяць складний план все ще не відповідає тому, що пропонують деякі конкуренти за цією ж ціною. Щоб конкурувати з передовими розгляданими нами рішеннями з подвійним записом, які ми розглянули, потрібно було б додати ряд функцій, включаючи більш інтегровані додатки, детальніші записи контактів та предметів, справжнє відстеження запасів, кращу автоматизацію податку з продажу, додаток для Android та розширена система підтримки.

QuickBooks Online, цьогорічний вибір редакторів, має всі ці атрибути та багато іншого. Через цю складність користуватися трохи складніше, але його трирівнева послуга підписки, винятковий мобільний додаток та сотні доповнень дозволяють починати малі та розширюватися у міру зростання вашої компанії.