Огляд та оцінювання листів

Особливості та інтерфейс користувача

Є два ключових способи ввести свій час у TSheets: Один - натисканням піктограми "Розклад" у меню зліва, а інший - вибору розкладу, а потім "Дії" та "Додати зсув". Коли ви створюєте зміну, з'являється повідомлення із запитанням, чи бажаєте ви повідомити про це свого працівника. У календарі ви можете переглядати за працівником або за роботою. Існує також віджет часу відстеження часу, який дозволяє відстежувати карту часу, хто працює та інструменти. Щоб вийти з годинника, ви натискаєте Часовий годинник, а потім натискаєте червону кнопку "Годинник" на Часовому годиннику. Або ви можете натиснути Часовий годинник, а потім вибрати завдання та змінити Clock In на Clock Out або навпаки.

У січні 2018 року Intuit придбав TSheets, і це придбання принесло інтеграцію з Intuit QuickBooks Online. Користувачам не потрібно буде запускати веб-роз'єм для підключення до QuickBooks Online, однак він знадобиться для робочого столу QuickBooks, якщо вони мають версію з 2016 року або старше.

Основна особливість, яка нам сподобалась у TSheets, - віджет "Хто працює", який показує, хто з людей працює на годиннику, які групи працюють, і карта, де люди входять у всьому світі. Це фільтрується, щоб ви обирали лише того, кого хочете бачити. Ви також можете натиснути на поле, щоб вручну перевірити працівників на роботу.

Функція карти використовує GPS від мобільного додатка для відстеження місцезнаходження та руху під час годинника. Нам вдалося потрапити в межах 53, 5 метрів точності. Відстеження ноутбука та настільного комп’ютера проводиться на основі IP-адреси (і тому не настільки точно). Ви зможете побачити, яким пристроєм та операційною системою користуються ваші працівники. Ви можете автоматично вигоняти працівників, якщо їх GPS відпадає.

Дозвіл підпадає під чотири рівні: адміністратор, менеджер з оплати праці, звичайний та працівник. У розділі Співробітник, який є найпоширенішим рівнем дозволів, у вас є дев'ять рівнів дозволів, включаючи введення часу в мобільному режимі, керування розкладом часу для всіх працівників, керування роботами та керування іншими обліковими записами користувачів. Ви можете додати спеціальні правила для кожного співробітника, включаючи такі речі, як овертайм, коди PTO та мобільні опції, або ви можете обмежити, наприклад, вимкнути мобільні додатки для певних працівників. Те саме стосується будь-якого рівня, включаючи менеджера з виплат заробітної плати, який передусім знаходиться в системі затвердження та відхилення табелів та платежів.

Система дозволяє додавати IP-адреси, щоб обмежити місця, де працюють люди. Наприклад: Якщо ви хочете гарантувати, що люди працюють лише в офісі, ви можете обмежити всі інші IP-адреси. Якщо ви хочете дозволити комусь працювати вдома, ви можете надати їм домашню IP-адресу за умови, що це статична статистика.

Годинник працює через секундомір з плаваючим вікном. Це приємна функція, оскільки вона дозволяє вам бачити свій таймер, але ви можете працювати в іншому місці системи. Кнопка "Зробити перерву" дозволяє призупиняти годинник на певний проміжок часу, не замикаючись повністю. Роботодавці можуть встановити, що таке перерви, і вони можуть автоматизувати це, щоб програма сповістила користувача про те, що перерва вже закінчиться. Користувачі також можуть вводити час через ручну карту часу. Часова картка автоматично налаштовується, коли користувачі додають нові записи або реєструють нові годинники через секундомір.

Надійна звітність

Можливості звітування є видатними. Один з доповідей, який є особливо корисним, - це "Звіт про заплановані та відпрацьовані роботи". Ви можете порівняти заплановані та відпрацьовані години на певний тиждень або період оплати. Опції включають перегляд за тиждень, період оплати чи спеціальний діапазон. Ви можете дізнатися це, натиснувши Розклад звітів у меню ліворуч> Заплановано проти відпрацьованих. Потім виберіть період оплати або спеціальний діапазон дат та натисніть Запустити звіт. Перейшовши до "Звіти"> "Звіти про графік"> "Зберігання" дає вам уявлення про людей, які запізнилися, і ви можете вказати, що вони запізнюються на 0, 1, 5, 10 і 20 хвилин.

Існують деякі додатки, такі як "Включити / Витягнути карту часу" та "Вручну карту часу", "Повзунок часу", "Редактор розкладу" та "Оплачений час відключення". Інструмент пропонує широкий спектр відмінних попередніх звітів, що базуються на основі погодинної розбивки, оплати праці, розташування GPS та в основному будь-що інше, для чого система надає вам поле даних. Що дивовижно в TSheets - це можливість відстежувати розширені дані, а потім перетворювати ці розширені дані у "спеціалізовані" звіти. Нам вдалося вибрати журнал розкладу та завантажити файл CSV, організований за періодом оплати. Це чітко впорядкований файл CSV з інформацією про те, коли користувачі входили, натискали та перемикали коди роботи.

Мобільний додаток

Народний мобільний додаток називається TSheets Time Tracker. Це неймовірно простий у використанні. Коли ви входите в систему, ви отримуєте екран "Годинник годин" з такими параметрами, як "Дата і час входу", "Робота та нотатки". Опції для мобільних пристроїв у розділі "інші" - Огляд, Час роботи, Таблиці, Розклад та інше.

Нам сподобалось, що в мобільному додатку Часовий годинник - це перший варіант. Після ввімкнення мобільного телефону з’явиться карта місцеположення, яка показує, де ви знаходитесь. Ви отримуєте червону кнопку з можливістю вимкнути годинник та зелену кнопку, щоб переключити час та роботу. Ліворуч ви побачите загальний пройденний час, а справа - поточний час, який реєстрували під час зміни.

Окрім кнопок Clock In і Clock Out, ви можете додати помаранчевий варіант для Take Break. Як тільки ви знайдете цей варіант, це корисне доповнення до варіантів відстеження часу. Щоб додати кнопку "Перерва на обід", ви просто перейдіть до "Особливості додати Ons", а потім "Перерви", а потім додайте правила для конкретних працівників з певною тривалістю перерви.

У вас є можливість зробити перерву автоматичною або ручну перерву з працівниками, які починають або зупиняють перерву. Нам вдалося додати кнопку Take Break на комп’ютері, але не вдалося відобразити її на телефоні. Цю проблему було усунено, коли ми вийшли з системи та знову ввійшли. Один фокус полягає в тому, що вам потрібно вимкнути "автоматичне" для перерви на обід та "відпочинку".

Ми змогли додати фотографію до нашої мобільної часової зміни. Мобільний додаток представляє легко простежувати перегляд робочих змін на різних проектах протягом тижня. Ми створили проекти «Правовий помічник роботи», «Оновлення електричної інфраструктури для міста XYZ», «Технік кабельної компанії», «Фарбування урядових офісів» та «Звіти про SEO для магазинів XYZ».

Коли ви натискаєте кнопку Розклад на мобільному пристрої, ви можете переглянути Мій розклад вліво або Повний графік для співробітників. Якщо ви натиснете на роботу, і вона не призначена вам, ви отримаєте повідомлення про помилку. Керівнику потрібно призначити роботу працівникові. "Ця робота не призначена для вас. Щоб вирішити цю проблему, зв’яжіться зі своїм менеджером." Якщо ви спробуєте зберегти часовий аркуш і він суперечить іншому часу, ви отримаєте "Конфлікт знайдено".

Функції GPS-відстеження та географічного огородження - основні особливості в TSheets. Ви можете переглянути місцезнаходження у настільній версії, де знаходиться чийсь мобільний пристрій. Географічне озброєння дозволяє відстежувати географічний периметр місця перебування працівника порівняно з GPS-відстеженням, яке відстежує одне місце.

Розширене відстеження та налаштування

Більшість рішень для відстеження базують свої рішення майже повністю на часі. Є 24 години на день, помножене на сім днів, помножене приблизно на чотири тижні, помножене на 12 місяців. Візьміть усі дані, зібрані в межах цих параметрів, і вкажіть їх у рахунки-фактури, звіти, платежі та прогнози навантаження. Ця логіка керує іншими системами відстеження часу. Те, що TSheets робить надзвичайно добре, це визнання, що роботу можна проводити і вимірювати за межами звичайної години, дня, тижня, місяця та року обчислення.

Інструмент пропонує розширене відстеження кількості, що, якщо ви водій вантажівки чи майстер, може бути кориснішим, ніж відстеження годин, які ви працювали. За допомогою TSheets ви можете створити шість повністю настроюваних полів, а потім використовувати їх як підказки для кожного виходу з годинника. Якщо ви керуєте будівельною компанією, ви можете швидко запитати: "Чи стався інцидент? Так. Ні." Якщо працівники не відповідатимуть, вони не зможуть вийти з режиму виходу. Ви можете запитати далекобійників, скільки миль вони проїхали. Після цього ці поля будуть виведені у звіти, щоб ви отримали більш чітке уявлення про те, як проводиться робота, наскільки продуктивні колективи та будь-які інші відповідні дані на робочому місці, які можуть знадобитися для створення повної картини робочого дня чи зміни. Цей рівень розширеного відстеження ви не знайдете в Mavenlink, Zoho Projects або Wrike. Пам'ятайте лише, що ці інструменти пропонують функції управління проектами, які на милі досконаліші, ніж відповідні функції, які ви знайдете на Hubstaff та TSheets.

Роботодавці також можуть скористатися цією функцією, щоб вимагати фотографії в режимі годинника та виходу з годинника. Можливо, вас цікавить, чи чистили люди свою робочу станцію чи продукти переміщували з одного місця на інше. Ця можливість надає адміністраторам та менеджерам додатковий нагляд (без драконовського шпигунського програмного забезпечення, яке ви знайдете на таких інструментах, як TSheets). Якщо вам справді потрібно відстежувати співробітників щохвилинно, використовуйте відкритий API, щоб створити відстеження за допомогою стороннього додатка.

Гнучкість відстеження часу

Технічні записи дозволяють працівникам використовувати телефонні дзвінки, щоб підключити годинник. Це додаткова функція, яка становить 1, 50 долара на місяць на користувача. Він ідеально підходить для працівників з низькою заробітною платою, які, можливо, не мають смартфона чи комп'ютера під рукою, але їм потрібно працювати за роботою. Вони набирають безкоштовний номер, вимовляють свої імена, зареєструються та завісять трубку. Якщо ви хочете отримати додаткову безпеку для цієї функції, ви також можете мати голосові дзвінки, перетворені в текст за 0, 05 долара за стенограму.

Коли ви потрапляєте в TSheets, ви відкриваєте екран, в якому вказуєте, чому ви відстежуєте свій час, це означає розклад роботи, відстеження проектів, запуск звітів про нарахування заробітної плати або замовників рахунків. Ви можете відстежувати свій час у мобільному додатку, на комп’ютері чи у кіоску часу. Ми знайшли екрани конфігурації простими у використанні. За замовчуванням встановлено екран конфігурації, який "дозволяє працівникам коригувати власний час". Корисні підручники спливають під час входу. Огляд показує, як це буде виглядати під час входу в мобільний додаток. Основна функція "Хто працює". Ви можете натиснути на ім’я, щоб переглянути на карті, де знаходиться працівник.

У меню "Початок роботи" ви можете створити свою компанію, співробітників на борту, відстежувати проекти, готуватися до оплати праці та переглядати тури та тренінги. Ми легко змогли додати проекти на кшталт "Оновлення електроенергетичної інфраструктури для міста XYZ". Нам запропонували встановити, як вести заробітну плату. Ми встановлюємо це щотижня.

Ми ввели час для підробленого проекту "SEO Reports для магазинів XYZ" на тиждень 11 березня 2019 року. Тоді ми хотіли повернутися назад і вступити на тиждень раніше. Ви натискаєте "(без роботи)", щоб відкрити меню завдань для відстеження. Коли час змінюється від сірого на «червоний», це означає, що ви перейшли на понаднормовий час. Ми виявили, що кольорове кодування є корисною функцією.

Програмне забезпечення має надійні варіанти конфігурації. У розділі "Мій профіль" ви можете встановити нагадування про те, коли слід входити та виходити, а також коли опублікований або змінений призначений зсув. Ви також можете відзначити, що забули годинник після початку зміни. Під сповіщеннями ви також можете підписатись на щомісячний інформаційний бюлетень, щотижневий дайджест або запрошений електронний лист.

Обмеження, з яким ми стикалися, було, коли ми намагалися ввести майбутній час для працівника за допомогою редактора Timesheet. Коли ми намагалися ввести майбутній час, ми отримали спливаюче повідомлення "Вам заборонено створювати таблиці часу в майбутньому". Ми вважаємо, що ця можливість може бути корисною, якщо команді потрібно керувати тим, хто буде працювати на зміну в найближчі тижні. Однак ми розуміємо небезпеку випадкових платежів на майбутній час.

Виступ вище

TSheets - найкраще чисте рішення для відстеження часу відтворення на ринку. Здебільшого TSheets виглядає просто у використанні. Це добре впорядковано з лівим меню Час годин, Розклад, Хто працює, Записи в часі, Оплачений час, Висновки та Звіти. Хоча йому не вистачає елементів ПМ, які ви знайдете в таких рішеннях, як Mavenlink, Wrike та Zoho Projects, у нього є достатня кількість проектів робочої сили та управління часом, щоб отримати вас за допомогою базового управління змінами та персоналу проектів. TSheets також не пропонує функцій шпигунських програм, які ви знайдете на такому інструменті, як Hubstaff, тому якщо вам потрібні знімки екрана роботи працівників, вбудовані в інструмент відстеження часу, ви, ймовірно, захочете шукати в іншому місці.

Якщо вам потрібна можливість вимірювання часу, виробництва та інших критеріїв, що підлягають оплаті, у зручній системі, тоді TSheets - це найкращий інструмент, який ми перевірили. Це налаштовується, зручно та зручно.