Огляд і рейтинг метеора

Занадто часто ми не в повній мірі використовуємо потенціал наших щоденних ділових зустрічей, тому стає легко відчувати, як вони витрачають наш час. Коли ніхто не впевнений у меті зустрічі, її цілях та очікуваних результатах чи які рішення дійсно потрібно приймати, співпраця стає важкою. Люди закінчують витрачати годину, розмовляючи про грандіозний план, після якого насправді нічого не відбувається. Метеор, який починається від 9 доларів на користувача на місяць, має на меті допомогти у вирішенні цієї проблеми.

Meeteor допомагає членам команди впорядкувати цілі та матеріали до того, як вони зійдуться, вести нотатки та призначати пункти дій під час заходу, а також виконувати завдання навіть після того, як всі вийшли із залу. Ідея полягає в тому, щоб зробити висновки та ідеї, які випливають із конкретної дискусії, а потім заохочувати та відстежувати подальші дії щодо будь-яких прийнятих рішень.

Прекрасна передумова, "iffy" виконання. Хоча програмне забезпечення має відмінні ідеї, воно має слабку реалізацію. Якщо можливості можуть бути розширені, Meeteor може перетворитись на справді корисний інструмент нарівні з деякими з наших продуктів редактора з вибору для онлайн-співпраці, включаючи Podio та Slack.

Нехай ваші люди називають моїх людей

Процес реєстрації простий. Meeteor безкоштовний для команд, що мають до п'яти членів, що робить ногу шин легким. Для великих організацій веб-додаток стягує 9 доларів за користувача на місяць, при цьому ліцензування підприємств доступне за конкретними цінами, доступними лише від продажів Meeteor. Гості для зустрічей (за межами вашої організації) не враховуються в умовах ліцензування, тому вам не доведеться платити плату за одноразового відвідувача. Програмне забезпечення інтегровано з Microsoft Outlook та Atlassian HipChat, і незабаром буде підтримка календаря Google, повідомляє Meeteor.

Початкова установка встановлює членство в команді та конфігурацію системи. Наприклад, адміністратори контролюють, хто може приєднатися до команди та скільки команд існує. Працівникам, які мають ідентифікатор електронної пошти в домені компанії, може бути дозволено автоматично приєднуватися або, можливо, потрібно запитати дозволу; команди та робочі місця можуть бути приватними, якщо не запрошено членів.

Напевно, ви захочете дослідити необов'язкове підключення Meeteor до Microsoft Outlook, оскільки без цього налаштування команди може бути болем, особливо для великих організацій. Створення організації - особливо спеціальної, наприклад галузевої комісії - означає копіювання та вставлення ідентифікаторів електронної пошти у поля запрошення. Це добре для кількох учасників, але це швидко старіє. Таким чином, ІТ-адміністратори з деревом Active Directory Microsoft Windows Active Directory (AD), що містять сотні чи тисячі користувачів, швидко захочуть скористатися якоюсь масовою функцією експорту. Як мінімум, Meeteor повинен запитати дозволу на доступ до програми контактів або включити завантаження файлу CSV. В ідеалі він повинен інтегруватися з існуючими програмами управління стосунками з клієнтами (CRM) або магазинами управління ідентифікацією, оскільки список членів Meeteor зберігає лише ім’я та ідентифікатор електронної пошти. Часто цього просто недостатньо, щоб допомогти вам знайти потрібних людей.

Робочі простори допоможуть вам організувати пов'язані зустрічі на основі проекту, команди чи будь-якої іншої структури, яка працює для вас. По суті це спільний каталог, щоб ви могли бути настільки детальними або загальними, як вам подобається.

Перед зустріччю: запросіть, будьте організовані

Найчастіше організація, яка проводить попередню зустріч, складається із заметілі електронної пошти з різноманітними вкладеннями, де щонайменше один важливий отримувач неминуче залишається поза списком розповсюдження. Ось де Meeteor яскраво світиться: Meeteor надає кожному місце, де можна ділитися пов’язаною інформацією, доступною, поки всі думають про тему зустрічей. Якщо нічого іншого, він закликає організаторів зустрічей встановити чіткі цілі та чіткий порядок денний.

Ви створюєте зустріч, визначаючи її мету (наприклад, "Вирішіть, на яких конференціях ми повинні взяти участь у цьому році" або "Виберіть одержувачів нагород") та призначивши її в робочій області. Вам буде запропоновано вибрати учасників, дату та час зустрічі, а також місцезнаходження та логістику. Це ще одна сфера, в якій інтеграція Microsoft Outlook корисна, якщо ваші ІТ-адміністратори додали конференц-зали до списку глобальних адрес. Заповнення форми вас не здивує. Якщо це так, то ви не будете довго плутатись. Текст довідки добре розроблений.

Потім Meeteor проведе вас через процес створення структурованого порядку денного, що запропонує вам надати бажані результати, конкретні пункти порядку денного та інструкції "перед роботою", щоб допомогти учасникам підготуватися до зустрічі. Ви можете завантажити документи, щоб допомогти в цьому. Ви також можете надати матеріали засідань, основні правила та встановити ролі, такі як фасилітатор та користувач приміток. Жодне з них не є обов'язковими полями, що є плюсом і мінусом. З одного боку, це полегшує простоту спеціальної зустрічі. З іншого боку, це спрямовує сторону на продуманість, яку інструмент має на меті заохотити.

Запросити учасників наради зі списку членів команди легко, але ви можете запросити будь-кого на зустріч електронною поштою. Кожна людина отримує порядок денний разом із запрошенням до календаря, а також підсумком після завершення наради. Лише користувачі Meeteor можуть сприяти виконанню порядку денного та приміток, керувати завданнями або керувати робочими просторами. Це добре, оскільки попросити когось записатись на Meeteor (або будь-яку іншу службу) на разову зустріч - це клопотання, не кажучи вже про захаращення списку контактів організацій.

Ось звідки починаються проблеми, оскільки планування зустрічі починається з того, що ви вводите день, час та місцеположення (віртуальне чи фізичне). Якщо ви не використовуєте систему групового календаря Microsoft Outlook, вам потрібно буде переглянути графік роботи колег окремо. Це означає, що для менших організацій або зустрічей, що проводяться з людьми з різних організацій, вам потрібно буде провести окрему бесіду (наприклад, "Коли ви є в наявності? Чи вівторок хороший?"). Це змусило мене побажати якихось функцій "Будь ласка, вкажіть, коли б працював для вас", таких як Doodle або Calendly. Якщо мені потрібно провести п’ять або 10 розмов по електронній пошті, щоб встановити прийнятний час зустрічі, то це достатньо накладних витрат для мене, щоб почати цікавитись, навіщо мені потрібен Meeteor.

Крім того, після того, як запланована зустріч, вона знаходиться в окремому списку всередині додатка. Мені потрібно пам’ятати, щоб додати його до свого iCal (або будь-якого іншого додатка) вручну, як тільки запрошення надійде, знову ж таки, якщо ви не інтегрували його з Microsoft Outlook. Навіть у Meeteor зустрічі не представлені візуальним календарем; це ускладнює переконання, що хтось запросив вас на зустріч о 7:30 ранку або скласти план вашого дня. Підсумок: Цінність Meeteor орієнтована більше на проведення та оптимізацію потенціалу зустрічі, а не планування та логістики.

Ведення запису про зустрічі

Учасники можуть робити нотатки з Meeteor під час зустрічі, що є потужною та корисною зміною процесу для більшості зустрічей. Особливість нот робить Meeteor привабливим, особливо для людей, які відвідують багато зустрічей. Більшість із нас записують собі нотатки, але вони не поділяються у "Тепер, що ми будемо робити з цим?" манера, особливо після зустрічі.

Ці нотатки можуть бути простим текстом або позначені як завдання, рішення або "навчання". Ви можете супроводжувати рішення чи знання текстом, який пояснює його обґрунтування та вплив, але, по суті, це просто виділені примітки. Це не погано, оскільки це спонукає учасників запитати: "Отже, що тут було вирішено?"

Ви також можете призначити завдання учаснику наради чи комусь іншому в організації. Кожному з них може бути призначений термін, який зберігається, і зберігатися за настроюваною категорією (наприклад, "наступні кроки" або "зворотний конфорка"). На найпростішому рівні, це саме те, що ви купуєте. Однак ми хотіли б, щоб завдання мали параметри пріоритету або часові поля, яких немає в поточній версії. Цей недолік може бути проблематичним для людей, які беруть участь у декількох проектах або в численних командах - саме таких клієнтів, які б відповідали важким зустрічам, які зацікавились би Meeteor.

Крім того, ви не можете призначити завдання тому, хто не є в організації, що є черговим наглядом. Уявіть предмет дії: "Переконайтеся, що консультант із веб-дизайну отримає нам нові макети до вівторка". Дизайнер не отримає це завдання або повідомлення безпосередньо, якщо він не є учасником зустрічі чи користувачем Meeteor. Це не є критичним наглядом, оскільки хтось керує веб-дизайнером, ймовірно, на цій зустрічі. Але, безумовно, було б зручніше та ефективніше, якби завдання можна було направити безпосередньо на зовнішній персонал.

Переслідувати

Коли зустріч закінчиться, ви можете надіслати резюме учасникам, щоб вони могли інтегрувати свої завдання з власними календарями, що, знову ж таки, залежить від особливостей програми електронної пошти. У резюме не вказано, хто був запрошений, хто відвідував, а хто не був. Це ще одна особливість, яку ми хотіли б побачити, оскільки часто отримуючи ці резюме, може бути корисною.

Завдання, призначені учасникам наради, відображаються у списку завдань, але управління завданнями Meeteor є мінімальним. Вам, мабуть, все ще краще з більш повнофункціональним додатком для управління проектами або управлінням завданнями, наприклад Asana. Meeteor дозволяє клацнути предмет, щоб сказати, що ви це зробили; ось про це. Немає більш розвинених функціональних можливостей, таких як спосіб записувати, чи виконані всі призначені завдання, коли вони були виконані, або навіть спосіб офіційно здати їх комусь іншому ("Білл це зробить замість цього").

Відносно мало можливостей інтеграції Meeteor шкодить сервісу, особливо порівняно з багатьма іншими програмами Software-as-a-Service (SaaS), які, як правило, намагаються забезпечити якомога більше варіантів інтеграції до програмного забезпечення третьої частини та інших служб. Зокрема, відсутність підтримки Meeteor для API REST, що дозволило б власним розробникам замовника будувати власні інтеграції - це нагляд, над яким компанія повинна звертатися. Ділові зустрічі можуть вплинути на будь-який бізнес-процес, і, таким чином, шляхом розширення багатьох різних платформ для бізнес-програмного забезпечення. Навіть ще кілька інтеграцій для очевидних кандидатів, таких як календарі та керівники контактів, були б чудовими. Справедливості, Meeteor каже, що таких можливостей з'являється більше. Прискорення вдосконалення та додавання підтримки для розвитку незалежної інтеграції, безумовно, допоможе, замість того, щоб компанія зберігала все у себе (як здається, поточна стратегія Meeteor).

На практиці я маю влаштувати зустріч у Meeteor після консультацій з іншими людьми про те, який день та час працює для них. Потім мені доведеться захоплювати призначені для завдання речі під час зустрічі (і додавати їх вручну до мого календаря). Тоді я повинен слідкувати за цими завданнями вручну або за допомогою якогось іншого додатка для управління проектами. Завдяки більшій кількості способів підключення Meeteor до інших додатків, програмне забезпечення може бути корисним для постійного болю, який відчувають багато хто в бізнесі. Але в його нинішньому вигляді він змушує достатньо інформації, щоб її було вручну узгоджувати або вводити двічі, що ви хочете ретельно перевірити драйв Meeteor перед покупкою.