Огляд та рейтинг Hubstaff

Хабстаф (який починається від 5 доларів на місяць на користувача) дуже схожий на виграшні редактори TSheets, оскільки обидва інструменти зосереджуються майже виключно на функціях відстеження часу. Хабстаф дещо розбиває цей фокус, додавши деякі можливості моніторингу працівників, наприклад моніторинг натискань клавіш, але здебільшого він зосереджений на відстеженні часу. Тим не менш, це не зовсім нагадує TSheets у цьому відділі, оскільки останній дещо краще, коли мова йде про більш вдосконалені функції.

Хоча чисті ігрові рішення, такі як Hubstaff і TSheets, приваблюють багатьох клієнтів, інші часто хочуть отримати більш широкий набір функцій, який може поширюватися, наприклад, на управління проектами (PM), управління витратами або виставлення рахунків. Інструменти, що належать до цієї категорії, включають Mavenlink та наш інший час відстеження вибору переможців редакторів Zoho Projects.

Ціноутворення та плани

Хабстафф був створений для того, щоб Ви могли контролювати рівень Big Brother про те, коли працівники працюють, що вони роблять, поки вони працюють, і що потрібно їм платити, коли робота виконана. Основний план на 5 доларів на місяць надає вам доступ до простих інструментів відстеження часу, менеджера графіків виплат працівника, супроводу 24/7 та налаштувань користувачів, якими можна керувати на основі співробітників. Крім того, цей план дозволяє вам відслідковувати, чи працюють ваші співробітники, дозволяючи робити знімки екрана під час роботи, а також контролювати активність клавіатури та миші під час змін. З інструментів, які ми перевірили під час обстеження часу, Hubstaff та Time Doctor - це єдині інструменти, які пропонували цей рівень розуміння того, як робітники прогресують. Хоча моніторинг клавіатури та екрана є корисними (хоча і надмірними) можливостями для монітора зсуву, реалізація Hubstaff залишає бажати кращого (про це пізніше).

План премій $ 10 на користувача на місяць включає все, що ви знайдете в базовому плані, але ви також отримаєте доступ до інтерфейсу програмного забезпечення (API) Hubstaff для інтеграції інструменту з іншим стороннім програмним забезпеченням. У пакет Premium також входить легкий інструмент планування, який дає адміністраторам можливість призначати зміни та делегувати завдання з консолі. Клієнти преміум-класу також можуть використовувати інструмент для створення рахунків-фактур та здійснення платежів через PayPal автоматично. Клієнти, які платять щорічно, отримують два місяці безкоштовно (для обох цінових рівнів).

У порівнянні з TSheets, найближчим конкурентом у нашому раунді, Hubstaff має недорогі ціни, особливо враховуючи додаткові функції моніторингу, які недоступні в конкурентних інструментах. TSheets пропонує базовий безкоштовний акаунт, а також 5-доларовий акаунт на місяць на місяць, який стягує базовий збір у розмірі 20 доларів США на місяць для команд, які мають менше 100 користувачів, та базовий збір у розмірі 100 доларів США на місяць для команд із кількістю понад 100 користувачів. Базова плата, яку Hubstaff не стягує, робить TSheets трохи дорожче, ніж Hubstaff, навіть на рівні преміум-класу Hubstaff. Hubstaff планує відмовитись від плану ціноутворення, який групує кількість користувачів разом у встановлені суми, як 5, 10 та 15, і натомість буде більш точним із ціноутворенням відповідно до кількості користувачів. Наприклад, компанія з 17 користувачами буде грати для 17 користувачів, а не округляти число до ціни для 20 користувачів, що становить 99 доларів на користувача на місяць.

Якщо вас більше цікавлять ці громіздкі рішення для управління проектами, вам потрібно буде заробити трохи більше грошей. Mavenlink стягує 39 доларів за користувача на місяць за найдешевший план, який включає відстеження часу. Zoho пропонує свій найдешевший план відстеження часу в розмірі 20 доларів на місяць для 10 користувачів та 10 проектів (що є гідною угодою, якщо вам потрібні всі додаткові функції ПМ). План найдешевшого відстеження часу від Wrike коштує 24, 80 долара на користувача на місяць.

Особливості та інтерфейс користувача

Користувацький інтерфейс Hubstaff (UI) розроблений привабливою лівою сірою та синьою панеллю навігації, що залишає багато місця в правій частині екрана для введення та аналізу даних. Коли ви вперше увійдете в систему, ви перейдете на головну інформаційну панель, де ви зможете ознайомитись, скільки годин працювали ваші співробітники в цей день і скільки годин вони відпрацювали за останні сім днів. Ви також побачите список кожного учасника, його останні завдання та те, наскільки вони активні за останній тиждень. Це ґрунтовна візуалізація даних щодо управління проектами, яка дозволяє негайно розмежувати робочі коні та домовленості, і вона негайно звертає на себе увагу на проекти, які отримують більш ніж достатньо уваги та проекти, якими нехтують.

Ми запропонували користувачам приєднатися до нашого облікового запису в якості членів кількох наших активних адрес електронної пошти. При правильному додаванні співробітники відображаються як "Члени", вказані у вікні адміністратора. Але коли ми додали одного користувача до однієї з наших активних адрес електронної пошти, він все ще з’явився у розділі Запрошення, але не з’явився під Учасниками. Ми отримали сповіщення електронною поштою "Видатні запрошення". Незважаючи на те, що ми вже прийняли запрошення на одну адресу електронної пошти, воно не відображалось у системі як прийняте. Ми натиснули посилання в електронному листі, що призвело до списку запрошень. Потім ми вибрали Action та Resent Invite. Представник Hubstaff сказав нам, що коли ми приймаємо запрошення з іншого облікового запису, нам потрібно повністю вийти з Hubstaff, а потім увійти з іншого облікового запису. Після того, як ми зробили цей крок, ми змогли успішно додати нового учасника до нашого облікового запису і дозволити цій особі відстежувати час з окремого облікового запису.

Існує два способи додавання часу в Hubstaff: Ви можете створити таблиці вручну з графіком роботи з минулими робочими годинами або скористатися функцією секундоміра. Раніше Hubstaff пропонував лише функцію секундоміра у своєму настільному додатку. Тепер ви можете використовувати кнопку секундоміра в мобільному додатку, настільному додатку або на веб-сайті. Ви додаєте завдання, над яким працюєте, а потім натискаєте кнопку стрілки секундоміра, щоб почати призначати роботу. Щоб змінити завдання, натисніть спадне меню у віджеті таймера, щоб перейти до іншого завдання. Наприклад, для роботи «Нові залізничні тунельні роботи» ми хотіли переключити завдання з «Буріння в основу» на «Виконання електричних робіт». Як тільки ми змінили спадне меню, таймер зупинився. Потім ми натиснули стрілку, щоб розпочати секундомір для нового, але пов'язаного із цим завдання.

За допомогою функції часового аркуша ви реєструєте свої години, як ви, ймовірно, робили пером та папером під час аналогової епохи відстеження часу. По суті, ви працюєте зі своєю зміною, додаєте час до свого часового аркуша і ви виходите з нього. Це досить стандартний метод відстеження часу. На жаль, оскільки Hubstaff не дозволяє додавати майбутній час, ви не можете використовувати платформу як планувальник змін. Адміністратори можуть дозволити користувачам вручну редагувати раніше подані графіки, і вони можуть змусити користувачів вимагати причини, щоб переконатися, що вони фактично додають відпрацьовані години. Адміністратори також можуть нагадати користувачам почати відстежувати час, якщо вони деякий час не зайшли в систему.

Нативний додаток буде робити фотографії з випадковими інтервалами до трьох знімків на годину, залежно від того, як часто адміністратор хоче шпигувати за працівниками. Знімки екрана можуть бути частково розмиті, щоб не записувати конфіденційну інформацію при кожному захопленні, але достатньо екрана залишається непровереним, щоб ви все-таки зрозуміли, чи є на екрані вміст, пов’язаний з роботою чи з іграми. Це набридливо складний і складний спосіб вручну відстежувати час, особливо якщо ви переходите з завдання на завдання протягом дня. Hubstaff повинен знайти спосіб додати елементи screengrab до хмарної архітектури, як це було зроблено за допомогою секундоміра для спрощення зручності використання.

Вкладка Розклади дозволяє призначити дати та час роботи працівників. Ви можете встановити мінімальну кількість годин для роботи та тривалість обідньої перерви. Hubstaff також дозволяє встановити повторюваний зсув. Програмне забезпечення для звітності цього інструменту покращилося з моменту останнього огляду, але все ще залишається за допомогою більш надійних інструментів, таких як Zoho Projects. У Hubstaff ви отримаєте доступ до звітів про відпрацьований час, відсотки активності та витрачені гроші. З часу нашого останнього огляду Hubstaff додав графічний вигляд всього робочого процесу. Незабаром Hubstaff планує додати можливість зберігати фільтри для певного пошуку, а не шукати членів окремо. Ви можете переглянути звіт про час та заходи або звіти про тижневу активність, платежі, заборгованість, бюджети проекту, залишки часу, рахунки та інше. Якщо ваша мета - навчитися та розвиватися на основі того, коли та як ваші співробітники керують часом, вам буде краще працювати з Zoho Projects.

Адміністратори отримують сповіщення, коли вони досягли щотижневих штатних чи бюджетних лімітів. Рахунки автоматично розраховуються та створюються на основі часу, який працював кожен працівник, а також відповідної ставки оплати праці. Ви можете налаштувати автоматичну оплату заробітної плати через PayPal, що дозволяє автоматизувати платежі на основі часу, відстеженого в цьому інструменті. Майте на увазі: Користувачам не потрібно відправляти час на затвердження, тому автоматичні платежі будуть здійснені, чи правильні чи неправильні працівники щодо кількості відпрацьованих годин. Менеджерам немає нагадування про те, щоб повторно перевірити кожен графік роботи, перш ніж автоматичні платежі вийдуть, так що якщо ви переживаєте про здійснення помилкових платежів, ви можете встановити платежі через PayPal вручну.

У рамках налаштувань конфігурації ви можете контролювати, хто отримує сповіщення про користувача, (управління, користувач, або хто, або ніхто). Ми вважаємо розумним, що і управління, і користувач отримали це. Тим часом, що стосується часу редагування, Hubstaff дозволяє встановити причину редагування часу. Можливо, це корисно, коли компаніям потрібно вести облік, щоб вони не проходили аудит.

Моніторинг працівників

Ми торкнулися того, як деякі функції Hubstaff, більші за великим братом, враховують час відстеження. Але платформа також має багато ознак інструментів моніторингу працівників. Характеристики моніторингу співробітників Hubstaff включають в себе журнал натискань клавіш, моніторинг URL-адрес та додатків, моніторинг GPS та місцезнаходження та скріншоти діяльності.

Після того, як ви встановите своїх користувачів, і вони завантажують програму таймера на свою машину, настільний додаток не тільки відстежує час, але буде робити знімки екрана випадковим чином або через спеціальні інтервали, наприклад, три скріншоти в хвилину. Це стосується не лише головного екрану користувача, але й будь-яких доданих моніторів. Хабстаф не записує ключі, але він відстежує активність, що здійснюється за допомогою миші та клавіатури, даючи роботодавцям підрахунок того, наскільки активний працівник. Ці дані відображаються на інформаційній панелі Hubstaff на вкладці "Активність". Тут ви можете вибрати користувача зі спадного меню, щоб побачити їх скріншоти, співвіднесені з даними про діяльність.

Що стосується моніторингу програм та URL-адрес, Hubstaff виходить за рамки простого відстеження часу, щоб побачити, які відвідувачі чи відкриті веб-сайти та програми та тривалість їх сеансів. Потім модуль "Звіти" може запускати власні запити у таких векторах, як використання додатків, зіставлене з урахуванням часу та активності. Hubstaff інтегрується з інструментами управління проектами та завданнями, такими як Asana і Trello, щоб фільтрувати звіти за конкретними проектами або завданнями для відстеження продуктивності.

Однією з унікальних функцій моніторингу співробітників є GPS-відстеження місцезнаходження через мобільний додаток Hubstaff. Хоча сам мобільний додаток не може робити знімки екрана (мобільний пристрій може) або захоплювати мобільні додатки та активність веб-сайтів, він дозволяє відстежувати та реєструвати місцезнаходження працівників, які працюють у цій галузі. Хоча глибина даних про моніторинг та функції спостереження не можуть виміряти таку потужність, як Teramind, наш вибір редакторів для моніторингу працівників, Hubstaff має корисний вибір функцій для роботодавців, які хочуть трохи більше контролю.

Мобільний доступ

Відстеження часу в режимі реального часу для додатків Hubstaff для Android та iOS точно таке ж, як і на настільному додатку, але мобільний додаток забезпечує особливо інтуїтивний інтерфейс. Мобільний додаток дозволяє адміністраторам контролювати рухи за допомогою GPS-відстеження. Це дає вам огляд того, скільки переміщувався ваш працівник, фіксуючи дані про місцеположення на різних етапах.

Спочатку нам не вдалося запустити таймер для завдання, оскільки ми не включили Служби локації для Hubstaff. Як тільки ми натиснули Дозволити, ми змогли розпочати розробку проекту SEO Reports для магазинів XYZ.

Мобільна панель приладів у Хабстафі була чітко організована. Інтерфейс у мобільному додатку був досить хорошим, але ви не можете переглянути стовпчик "Причини" на часовій таблиці. Ви повинні мати можливість прокручуватися за допомогою сенсорного екрану.

Натиснувши на предмет, ви побачите, скільки грошей було витрачено, виходячи з кількості відпрацьованого часу. На головній інформаційній панелі ви можете відстежувати кількість часу та витрати як для окремих членів, так і для команди. Мобільний інтерфейс був близький до якості TSheets, але остання платформа має добре викладений графік роботи з кожним працівником, розділеним правилами. Нам також подобаються варіанти в мобільному додатку TSheets, зокрема, "Take Break", "Clock In" та "Clock Out". Хабстафф має функцію "перерва", але це не було видно в наших тестах.

Що не вистачає

Наприкінці 2018 року Hubstaff опублікував деякі оновлення, в яких конкретно було вирішено певні недоліки чи упущення, зокрема додавання веб-таймера, розгортання параметрів звітності та додавання рівнів активності та моніторингу екрана. Окрім драконівського екрана та відстеження натискань клавіш, Hubstaff не дуже добре справляється з можливістю більш глибокого нагляду за змінами, як більші інструменти управління проектами. Наприклад, Hubstaff не дозволяє розширене відстеження. Якщо ви керуєте автотранспортною компанією і вас менше не турбує, скільки годин проїхав далекобійник, ніж проїжджена відстань, то в Хабстафі немає ніякого способу управління цим. На відміну від Hubstaff, TSheets надає можливість створити шість додаткових налаштованих розширених полів відстеження. Ви також можете додати запитання щодо кожної години виходу (тобто "Чи трапився інцидент? Так. Ні."), І система змушує користувача відповідати на запити наприкінці кожної зміни або вони не зможуть на годинник.

Однак Hubstaff значно покращується, коли мова йде про функції звітування. Раніше ви могли додавати нотатки до порожнього поданого тексту, але тепер ці поля Примітки з’являються у звітах. Як і більшість сервісів, ви можете експортувати дані у форматі CSV або PDF.

Настільки ж жорсткий, як Hubstaff щодо відстеження роботи, інструмент не дозволяє обмежувати IP-адреси, а це означає, що ваші співробітники можуть сказати, що вони працюють в офісі, але насправді вони можуть працювати на круїзному судні на Багамах (якщо вони не повторно використовуючи мобільний додаток для відстеження часу). Це стандартна функція, яка доступна майже в кожному іншому тестованому інструменті. Hubstaff також не дозволяє адміністраторам вимагати від користувачів знімка фотографії, коли вони повідомляють про роботу. Ми припускаємо, що змусити когось зробити селфі безпосередньо перед тим, як почати записувати його екран і відстежувати їхні натискання клавіш, але TSheets дозволяє встановити це як вимогу (що має сенс, особливо якщо ви відстежуєте завдання, виконані поза комп'ютером, наприклад як роздрібні, будівельні або розважальні роботи). Програмне забезпечення також не дозволяє користувачам вести годинник через телефонний дзвінок, який є елементом послуг, таких як TSheets, VeriClock та Zoho Projects, доступними для працівників, які не мають смартфона.

Пристойний інструмент відстеження часу з деяким моніторингом

Хабстафф - це простий у адмініструванні, багатий на функції інструмент відстеження часу. Якщо ви старанно стежите за поведінкою співробітників під час годинника, тоді немає кращого програмного забезпечення, ніж Hubstaff. Ви зможете записувати знімки екрана, відстежувати гучність натискання клавіш та переміщення маршруту за допомогою GPS-відстеження.

На жаль, якщо ви шукаєте платформу, яка пройде додаткову милю для налаштування, нетипового введення даних або більш досконалої структури звітності, то Hubstaff не підійде для вас. Тим не менш, хоча він не відповідає TSheets, значно вдосконалений Hubstaff є надійним вибором для платформи, орієнтованої на відстеження часу.