Огляд та рейтинг книг Zoho

Zoho не є спеціалізованою компанією з фінансових послуг, як Intuit: Це розробник дуже хороших інтегрованих онлайн-додатків. Починаючи з 2011 року, однією з таких випадків є книги Zoho Books, які збирають інструменти, що відповідають левовій частці потреб в обліку малого бізнесу. Використання, гнучкість та глибина використання книг Zoho Books у стандартних сферах бухгалтерського обліку - продажів і закупівель, відстеження часу та проектів та управління запасами - однакові та іноді перевершують те, що пропонується конкуруючими веб-сайтами. Він також надає більше довідкових ресурсів, ніж більшість конкурентів, що є критичним для бухгалтерських рішень. Серед веб-сайтів бухгалтерського обліку для малого бізнесу Zoho Books є чудовою ціною, хоча її інтегровані варіанти оплати праці обмежені.

Ціноутворення та плани

Після 14-денного безкоштовного пробного періоду в Zoho Books ви можете підписатися на Базовий план за 9 доларів на організацію на місяць, що обмежує вас до 50 контактів, одного користувача плюс бухгалтера та п'яти автоматизованих робочих процесів (докладніше про це пізніше). Підтримувані функції включають рахунки-фактури, відстеження витрат, проекти та графіки роботи. Стандартний план ($ 19 за організацію на місяць) дає вам більш високі ліміти на все, що є в Basic, і додає рахунки, кредити постачальників та теги звітності. Професіонал ($ 29 за організацію на місяць) пропонує необмежену кількість контактів та користувачів та 10 автоматизованих робочих процесів на модуль, окрім замовлень на придбання, замовлень на продаж та відстеження товарних запасів.

Ці ціни вигідно порівнюються з вибором нашого редактора, Intuit QuickBooks Online, який починається від 20 доларів на місяць для свого простого стартового плану. Наступним її рівнем є Essentials, який додає можливості виставлення рахунків, кілька користувачів та відстеження часу за 35 доларів на місяць. План плюс 60 доларів на місяць пропонує повне відстеження проектів та запасів. Хмарний облік Sage Business починається від 25 доларів на місяць. План для початківців ZipBooks - безкоштовний, пропонує необмежену кількість контактів та виставлення рахунків, один банківський канал та управління доходами та витратами. Wave також безкоштовно користуватися, хоча стягує плату за транзакції.

Оскільки ми останній раз переглядали його, Zoho Books включив десятки невеликих змін, що покращують гнучкість та зручність використання, а також кілька основних змін, як-от додавання заробітної плати для Каліфорнії та Техасу, шаблони експорту, сканування документів, комбінації клавіш та робочий процес затвердження транзакцій.

Є одна область, де Zoho Books не відповідає або не перевищує стандартний набір Intuit QuickBooks Online і Xero, але для деяких компаній це критично важливо: Як було сказано вище, нарахування заробітної плати доступне лише для Каліфорнії та Техасу; Нью-Йорк - наступний. Але в будь-якій іншій області - записи контактів та предметів, трансакції, управління запасами та проектами, налаштування, автоматизація та користувальницький інтерфейс - це одне з найкращих нами розглянутих.

Щедрі налаштування, параметри імпорту

У процесі налаштування Zoho Books пропонує найкращі з обох світів. Після створення облікового запису сайт перегляне вас через ряд екранів (у ZipBooks цього інструмента немає), що допоможе вам налаштувати ваші особисті налаштування. На кожній сторінці він повідомляє, що згодом ви можете переглянути параметри налаштувань.

Як і деякі конкуренти, Zoho Books розділяє ваші завдання з налаштування на групи пов'язаних завдань. Першим у списку когось є профіль компанії, який включає деталі, такі як контактна інформація, податкова база та фінансовий рік. Налаштування сайту стає очевидним навіть на цій сторінці, яка зазвичай є сукупністю фактів: ви можете визначити до п'яти спеціальних полів. Далі ви вводите відкриті залишки. І якщо більше ніж одна особа потребує використання книг Zoho Books, ви можете встановити їх як додаткових користувачів, призначивши їх одному з кількох рівнів доступу, усі вони можуть бути клоновані, а деякі з них можна редагувати.

Мало даних, які ви не можете імпортувати до книг Zoho. Ви можете завантажити зразкові файли, щоб переконатися, що ваше відображення правильне, а потім імпортувати контакти, записи предметів та операції з продажу / купівлі в CSV та кілька інших глобальних форматів (остання функція унікальна для Zoho Books серед бухгалтерських служб малого бізнесу. Ми перевірено).

Відмінний інтерфейс користувача, навігація та довідка

Інформаційна панель Zoho Books надає більше фінансової інформації, ніж це робить Kashoo, але вона не така інтерактивна, як Xero. Поточна та прострочена дебіторська / кредиторська заборгованість та грошовий потік відображаються вгорі як у числах, так і у графіках. Нижче наведена спеціальна діаграма, що порівнює доходи та витрати, та облік ваших основних витрат. Стан проекту та залишки на рахунках із посиланнями на регістри транзакцій округляють дані екрану.

Користувацький інтерфейс Zoho Books надзвичайно чистий, привабливий та зрозумілий. Ліва вертикальна панель відображає посилання навігації до функціональних областей Zoho Books: приладна панель, контакти, предмети, банківська справа, збут, купівля, бухгалтер, розклад та звіти (а тепер - зарплата). Деякі переводять вас прямо на робочий екран, а інші відображають підменю параметрів. Ефективна комбінація кнопок, спадних списків, заповнюючих порожніх полів і прапорців дозволяє зрозуміти параметри навігації та введення даних.

Клацніть піктограму невеликої передачі у верхньому правому куті, і відкриється меню, де відображаються посилання на сторінки налаштування для численних функцій. До них відносяться валюти, податки, шаблони, нагадування та автоматизація. Також є посилання на сторінку, в якій перераховані всі вбудовані інтеграції, які має Zoho Books з іншими програмами (окрім власної CRM Zoho, Zoho Expenses та ін.), Як Office 365, Outlook, Avalara, Slack і Square.

Ви також захочете натиснути посилання на Налаштування послуги перед початком фінансових операцій. Крім усього іншого, ви можете вимкнути деякі більш вдосконалені модулі, вказати налаштування клієнтського порталу (незвично на цьому рівні продукту), створити кілька спеціальних полів майже для кожного типу записів та транзакцій, а також встановити налаштування для накладних та прокладки упаковки (два інструменти не знайдено на сайтах конкурентів).

Посилання на довідкові ресурси також з’являється у верхній правій частині екрана. Численні інструментальні вказівки Zoho Books (поширені запитання, документація, спільнота) конкурують з Xero, які мають найкращі варіанти підтримки, які я бачив. Ви також можете зв’язатися з експертами за допомогою чату, телефону та електронної пошти. Зауважте, що Zoho Books не має в своєму розпорядженні майже мережею експертів, яку QuickBooks створив за чверть століття з моменту її виходу. При цьому його пул є поважним для продукту, який вийшов лише у 2011 році.

Вражаючі записи

Zoho зібрав набір шаблонів записів, форм транзакцій та звітів, які справляють враження. Однак зауважте, що QuickBooks все ще має перевагу, коли справа доходить до налаштування звітів.

Контакти можуть бути клієнтами або постачальниками або обома. Ви вводите основні контактні дані у верхній частині кожного запису, а потім переходите до вікна з вкладками внизу, що дозволяє перемикатися між податковими та платіжними даними, адресою, контактними особами, спеціальними полями, тегами звітів та зауваженнями. Жоден інший сайт бухгалтерського обліку малого бізнесу, який ми розглянули, не дозволяє створити до 10 спеціальних полів для записів, і жодне з них не підтримує таких ретельних профілів для контактів.

Створивши кілька записів контактів, ви можете переглянути їх у вікні, яке, вкотре, краще, ніж конкуренти Zoho Books. Основна контактна інформація відображається на екрані за замовчуванням, а також цифри та графіки дебіторської / кредиторської заборгованості та доходів / витрат - вид міні-панелі для кожного клієнта. Перейдіть на вкладку Транзакції, і ви отримаєте список усіх транзакцій із цим контактом та статус для кожної. Вкладка "Останні дії" відкриває своєрідний слід аудиту для поточного контакту.

Можливості управління запасами також перекривають конкуренцію. Записи предметів містять стандартні поля (опис продажів та купівлі, тарифи та рахунки), але ви також можете створювати та використовувати одиниці виміру. Якщо ви вкажете, що хочете відстежувати запаси, ви можете заповнити поля для відкриття запасу, ставки відкриття акцій на одиницю, точки упорядкування та бажаного постачальника. Рахунки-фактури відображають доступне число під час введення товару. Тут ви також можете легко налаштувати прайси та налаштувати рівні запасів. Жоден інший сайт обліку малого бізнесу не пропонує такої глибини відстеження запасів, особливо з легкістю, яку робить Zoho Books.

Форми транзакцій та багато іншого

Zoho Books пропонує більше типів транзакцій та більшу гнучкість у самих формах, ніж будь-який інший продукт. Крім стандартних форм продажу, які підтримують конкуренти, вона включає рахунки-фактури, накладні та накладні. Рахунки містять поля для оплати доставки та коригування на додаток до знижок та податку з продажу. Операції з купівлі - витрати, рахунки, замовлення на придбання тощо - аналогічно деталізовані та гнучкі. Як і записи, форми транзакцій можуть містити до 10 спеціальних полів, що є унікальним для Zoho Books.

Ніхто інший на цьому рівні рішення не пропонує автоматизовані робочі процеси, як це робить Zoho Books. Цей інструмент має трохи кривої навчання - насправді він досить складний, якщо ви раніше не працювали з формулами з декількома сегментами - але він може бути дуже корисним. Наприклад, ви можете вказати, що ви хочете, щоб менеджер з продажу отримував сповіщення електронною поштою, коли розмір кошторису буде змінено більш ніж на 250 доларів. Це простий приклад - ви можете створювати формули з ще більшими умовами та результатами.

Починаючи з минулого року, Zoho Books додав функцію, яку зазвичай не можна знайти на сайтах обліку малого бізнесу - можливість вимагати схвалення для здійснення операцій з купівлі-продажу. Якщо це ввімкнено у налаштуваннях, лише адміністратор (або особа, призначена адміністратором) може схвалювати транзакції, такі як рахунки-фактури та замовлення на купівлю.

Також новим у цьому році є управління документами. Скануйте документи, наприклад, рахунки та квитанції про витрати та надішліть електронною поштою або завантажте їх у книги Zoho Books. Потім сайт зчитує дату, назву продавця, суму та категорію витрат (після того, як Zoho Books розпізнає зразок для категоризації або просто автоматично "знає") і вводить цю інформацію у форми транзакцій; ви закінчите решту. П’ять сканувань на місяць включено до вашої абонентської плати, але ви можете придбати більше. Жоден інший продукт такого рівня не пропонує такої функції.

Управління проектами в Zoho Books більш здатне, ніж інші в цій групі, за винятком Kashoo. Ви можете призначити клієнтам проекти та вибрати один із чотирьох типів тарифних ставок (фіксована вартість, виходячи з годин виконання завдань), а потім призначити їм користувачів та завдання. Ви також можете записувати записи часу окремо і робити їх оплачуваними або вводити відпрацьовані години у форматі електронних таблиць. Менше бухгалтерії бракує цієї функції, хоча QuickBooks Online цілком здатний відстежувати час.

Малому бізнесу зазвичай доводиться працювати з бухгалтером, щоб перейти з додатка для малого бізнесу до середнього рівня, тому важливі можливості експорту. Книги Zoho і QuickBooks в Інтернеті є, серед інших, такими.

Хороший мобільний досвід

Zoho Books показує стільки ж досконалості у своєму додатку для iPhone та додатку для Android, скільки і у браузерній версії. Наприклад, записи про контакти, які досить надійні в браузерній версії, надзвичайно добре виконані в мобільному додатку. Відкрийте її, і миттєво побачите контактну інформацію та баланс дебіторської / кредиторської заборгованості. Піктограми на цьому екрані дозволяють дзвонити, електронною поштою чи повідомляти контакт, а інша піктограма пересилає вас до посилань для створення нових транзакцій, прийняття платежів тощо.

Інші інструменти настільки ж глибокі, як записи програми, оплата рахунків, відстеження часу, звіти та проекти. Насправді ви, ймовірно, можете запустити свій бізнес зі свого телефону, якщо це необхідно - додатки такі всеосяжні. Версії iPhone та Android мають різні системи навігації, але пропонують аналогічний набір інструментів. Додаток iPhone використовує панель інструментів нижнього екрана, а Android працює з вертикального меню; обидва досить ефективні та привабливі.

Відмінна цінність

Zoho Books відповідає найрізноманітнішим потребам бізнесу. Ви можете легко використовувати те, що вам потрібно, не маючи на шляху досконаліших функцій. У ньому немає налаштування звітів чи розгалуженої мережі радників, як це робиться нашим Редактором, QuickBooks Online, і він ще не пропонує всебічні варіанти оплати праці, які мають конкуренти. Але сервіс пропонує кілька унікальних функцій, які не зустрічаються у конкурентів, такі як користувацькі поля транзакцій, імпорт CSV та автоматизовані робочі процеси. Тим не менш, те, що робить Zoho Books, робить це надзвичайно добре. Якщо ви шукаєте нове бухгалтерське рішення, і у вас вже є послуга з оплати праці, якою ви задоволені, Zoho Books варто розглянути.