Огляд та оцінка рейтингу

Складання та виконання договорів

Інтерфейс користувача, що розробляє договір, може отримати доступ до віджета або порталу, вбудованого на веб-сайт компанії незареєстрованими користувачами. Але для тих, хто отримує доступ до інформаційної панелі адміністратора Updraft, найпростіший спосіб створити новий контракт - це за допомогою вкладки «Документ». Як вже було сказано, Origin Systems підганяє кожен тип анкетування контрактів, щоб платформа була готова до використання з індивідуальним інтерв'ю, як тільки ви увійдете в систему. Ви можете або завантажити вже наявний документ, або розпочати процес співбесіди, щоб створити свій власний питання. хвилин. Процес завантаження нагадує процес інтерв'ю, лише без фактичної частини співбесіди та відповіді на питання. Користувач вибирає тип договору, вводить основну інформацію, а потім завантажує документ. Договори, створені на інтерв'ю, та завантажені документи функціонально схожі, за винятком того, що їх не можна змінювати чи клонувати. Процес внесення змін та клонування позначає інформацію про інтерв'ю, яка не вводиться при безпосередньому завантаженні документа.

На відміну від бібліотечного підходу до створення контрактів, який використовується такими інструментами, як Agiloft та Coupa Contract Management Lifecycle, Updraft виключає ризик помилок, включаючи обчислення неправильної дати розірвання контракту або використання неправильного терміну, оскільки керований керований процес є попереднім затверджений вашим юридичним департаментом. Не існує ризику незавершеного або невиконаного договору, який може призвести до можливих штрафних санкцій або штрафних санкцій, оскільки користувачі насправді не роблять законний вибір на цьому шляху. Перевага спеціалізованого процесу інтерв'ю з деревами рішень полягає в тому, що бізнес-користувачі та не-юристи, особливо незнайомі з юридичними договорами, не повинні вибирати з десятків різних угод та сценаріїв і різних прецедентів, пов'язаних з ними.

Сам процес співбесіди був простим у формуванні різноманітних контрактів. Процес налаштовується як тільки згадувалося. Але для тестування ми спробували створити кілька різних типів попередньо налаштованих контрактів. NDA, трудові угоди, комерційна оренда, судові спори, кредитні угоди, договори купівлі-продажу тощо - все це підтримується прецедентами контрактів.

Коли ви відповідаєте на анкету та створюєте свій контракт, на екрані з'являється смужка прогресу, яка дає вам очікуваний час. Ви можете в будь-який час призупинити інтерв'ю, вказавши причину і посилаючись на свою роботу, а потім натисніть кнопку Відтворити в будь-який час, щоб відновити інтерв'ю. Навіть якщо ви ненавмисно вийшли з системи, Updraft збереже ваше місце і поверне вас до анкети під час входу. Кожна анкета інтерв'ю має унікальний ідентифікатор, який можна шукати.

Система також автоматично витягує основні строки та встановлює періодичні сповіщення та події. Ви також можете встановити власні нагадування з описом, датою та кількістю днів попередження для попередження про контракт. Повідомлення були нарівні з такими інструментами, як Concord та ContractSafe, щоб надсилати тверді, орієнтовані на термін сповіщення з корисним вибором тригерів електронної пошти для автоматизованих робочих процесів затвердження.

Наприкінці анкети Updraft давав мені можливість кожен раз переглядати мій виконаний контракт як файл Microsoft Word або PDF. Отримавши десь 10-20 хвилин на договір, залежно від складності, я міг скласти професійно письмовий юридичний договір, отриманий з моїх відповідей на співбесіду. Після створення договору ви завжди можете повернутися до інтерв'ю, щоб змінити його, або можете завантажити нову або підписану версію документа. Ви також можете просто оновити інформаційні поля, якщо ви не хочете повертатися до анкети. Договір також можна дублювати (це називається "клонованим" в Updraft), можна додавати примітки та описи, а також додавати підтверджуючі документи.

Updraft має вбудовану платформу електронного підпису і не інтегрується з Adobe Sign, DocuSign або іншими сторонніми постачальниками. Ви можете використовувати ін'єкцію для зображень підписів через файли PDF, але Updraft зосереджується на управлінні робочим процесом затвердження та генерує докази юридичної згоди. Адміністратори можуть призначити завдання користувачам і встановити триггери для юридичної команди, наприклад, про те, що нове вбудоване інтерв'ю було завершено і готове до розгляду.

Коли кожна сторона отримує електронний лист про те, що договір готовий до підписання, нативний інструмент електронних знаків відкриває сторінку підпису, яка фіксує дату та час підпису для запису для звітних даних. Updraft володіє найкращими можливостями створення контрактів, які ми перевірили, а процес підписання та виконання проходить безперебійно та надійно. Хоча він не пропонує вбудованої співпраці та функціональних переговорів, що існують у таких інструментах, як Agiloft та Адміністрація договорів про перевезення договорів та перегляд та затвердження договорів, процес складання інтерв'ю Updraft окремо стоїть у створенні керованих контрактів та створенні документів. Цей процес є основною причиною, чому ми визначили інструмент вибором редакторів.

Інтерфейс, управління та звітність

Користувацький інтерфейс адміністратора Updraft є рідким і може бути трохи незграбним для навігації, але він має ряд корисних функцій управління. Після входу в систему, перше, що ви бачите, - це папка "Вхідні", що представляє собою список завдань із черговою чергою найактуальніших завдань та термінів контракту. Вкладка Адміністрація дозволяє адміністраторам обмежувати доступ та перегляди на основі конкретних типів документів і відділів, згрупованих у "групи безпеки". Тому те, що ви бачите у папці "Вхідні", залежатиме від вашої ролі та контрактів, якими ви керуєте.

У папці "Вхідні" є кольорова схема, що представляє терміновість. Чорний означає, що термін дії контракту закінчується, зелений - означає, що він активний, а помаранчева та червона шкала свідчить про наближення строків. Якщо ви натиснете на контракт, то воно відкриє вікно з повною історією файлів та пов’язаною інформацією. У папці "Вхідні" у вас є кілька варіантів управління: Є піктограми для оновлення контракту або додавання приміток, супровідних документів або подій. Також є піктограми для зміни статусу документа або дій, наприклад, клонування документа або передача права власності іншому користувачеві.

Іншою корисною областю є вкладка "Справи", яка дозволяє юридичній команді зберігати документи, що стосуються конкретної справи, разом із заздалегідь заповненими інтерв'ю для складання відповідних договорів або збору інформації від сторін, що призведе до отримання більшої кількості документів та транзакцій, пов’язаних зі справою. На згадуваній раніше вкладці "Документи" входить розширене вікно пошуку з фільтрами для сортування за типом документа, ідентифікаційним номером, конкретними описами та ключовими словами, власником контракту чи конкретним статусом документа. Оновлення стосується прогресування та виконання завдань, тому натискання кнопки Назад, поки ви знаходитесь в середині дії, іноді вийде з інтерфейсу користувача. Це робить навігацію вперед та назад дещо менш інтуїтивно зрозумілою, ніж у користувальницькому інтерфейсі, подібному до Gmail, знайденому у Concord або у більш простому досвіді, такому як ContractSafe та Contract Hound. Але, врешті-решт, це була незначна каламбур.

Інструменти адміністрування та звітність також є надійними, хоча і не такими розширеними в деталізації, як звіти або візуалізація даних управління контрактом купі-контракту або Agiloft. Ви можете запускати звіти про параметри, включаючи активні або термін дії договору, терміни поновлення та активність користувачів. Ви можете експортувати дані (у форматі файлів CSV, Microsoft Excel або XML) або запускати їх за допомогою деяких простих варіантів рядків та гістограми, якими надає оновлення. Звіти можна додатково налаштувати за допомогою спеціальних діапазонів дат та додаткових документів, описів, даних або фільтрів користувачів.

Що стосується панелі адміністратора, адміністратори можуть налаштувати конкретні групи доступу користувачів, групи безпеки та сповіщень та власні типи документів із доданими певними привілеями. Отже, користувач може бути членом декількох груп безпеки, а також мати привілеї на перегляд чи редагування конкретних договорів чи типів документів.

Питання та відповіді щодо природного контракту

Updraft - це солідна платформа управління контрактами з хорошим вибором функцій адміністратора, пошуку та категоризації, звітності та управління завданнями. Але це не те, чому він заробляє вибір редакторів. Процес складання контрактів на основі анкети не має рівних результатів будь-якого іншого інструменту, який ми перевірили. І в поєднанні з безпроблемними робочими процесами затвердження та підписанням, це робить Updraft, мабуть, найпростішою платформою для будь-якого бізнес-користувача для створення та виконання контрактів. Це вимагає значних налаштувань постачальника та передових витрат, але для юридичного департаменту, який хоче дозволити всій своїй організації надійно складати договори на різні сценарії, досвід інтерв'ю Updraft робить його максимально простим і природним процесом.