Огляд та рейтинг підприємств на робочому столі швидких книг

Кожен, хто навіть віддалено бере участь в обліку малого бізнесу, знає ім'я Intuit та його поважна платформа QuickBooks. Незважаючи на те, що він почав зосереджувати свій маркетинг на хмарній версії, що отримала назву Intuit QuickBooks Online, де вона стикається з жорсткою конкуренцією, Intuit залишається надзвичайно сильним брендом і навіть спонсором середнього діапазону, який ми переглядаємо тут, під назвою QuickBooks Desktop Enterprise edition. Ця версія програмного забезпечення охоплює бухгалтерський облік середнього класу, включаючи загальну книгу та управління запасами, і ліцензується на місце, ціни починаються з 1100 доларів на рік для щорічної підписки на одне місце. Маючи різні підписки для доступу до різних рівнів функціональності, включаючи розширене звітування, розширений фонд оплати праці та різну ступінь підтримки, клієнти QuickBooks Desktop Enterprise можуть розробляти рішення, які досить чітко орієнтовані на конкретні потреби. Однак, власниця БД, досить низький максимальний ліміт користувачів та довіра до її спільноти користувачів щодо довідкової документації не дають цій системі трохи відстати від Acumatica та Intacct, поточних переможців вибору редакторів у цій категорії.

Ви також можете оплачувати передплату щомісяця, починаючи з 75, 60 доларів США на місяць за ліцензію на одномісні місця. Більшість застосувань для малого та середнього бізнесу (SMB), що переглядаються в цьому плані, працюють на базі даних з важкими можливостями, таких як Microsoft SQL Server, Oracle або SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise використовує власну базу даних Intuit, а масштабованість обмежена лише 30 одночасними користувачами. Це серйозне обмеження, коли переглянуті додатки інших постачальників можуть бути розширені на сотні або навіть тисячі користувачів. З іншого боку, багато хто з цих конкурентів, включаючи Intacct та NetSuite OneWorld, покликані перетворити клієнта на розширення платформи до справжнього середовища планування корпоративних ресурсів (ERP). QuickBooks Desktop Enterprise не має таких цілей, оскільки воно розроблено суворо для обліку.

Крім того, QuickBooks Desktop Enterprise та Microsoft Dynamics GP були єдиними двома продуктами, які мені насправді довелося встановити локально, хоча обидва вони доступні як хмарні платформи (через різні хостингові послуги, які виступають партнерами з додатковою вартістю відповідних виробників). Intuit також пропонує хмарну версію самого QuickBooks Desktop Enterprise, за невелику премію над локальною версією.

Установка пройшла швидко, без проблем. Типи об'єктів за замовчуванням, такі як будівництво, некомерційна, професійні послуги, консалтинг та інші, доступні в процесі встановлення, і їх потрібно вибрати для належної настройки системи. Вибір типу бізнесу впливає на План рахунків за замовчуванням, і цей процес точно такий же, як і для інших версій QuickBooks, тому він буде відомий попереднім клієнтам. На відміну від більшості іншого програмного забезпечення цього кола, ви можете придбати QuickBooks Desktop Enterprise безпосередньо у Intuit або через розгалужену мережу продавців продавця. Хоча цілком можливо самостійно налаштувати та налаштувати QuickBooks Desktop Enterprise, можливо, ви захочете скористатися сертифікованим ProAdvisor, якщо ви вважаєте, що вам знадобиться широке налаштування або якщо ви думаєте, що для вашої установки може знадобитися нестандартна конфігурація. Також дуже можливо, що ваш бухгалтер є або сертифікованим консультантом, або працює з ним, враховуючи широке використання програми, тому розвиток відносин за цими напрямками може бути корисним, якщо ви думаєте, що будете користуватися платформою тривалий час.

Якщо ви не придивитесь уважно, то виявляється, що QuickBooks Desktop Enterprise використовує строго названий План рахунків, позбавлений знайомих номерів, якими користуються інші облікові системи. Насправді номери рахунків є, вони просто не відображаються за замовчуванням. У меню Редагування налаштувань є прапорець "Використовувати номери". QuickBooks Desktop Enterprise використовує ту саму чотирицифрову систему нумерації (1000 серій для активів, 2000 для зобов'язань, 3000 для рахунків в капіталі, 4000 для доходів і 5000 для витрат), які використовують інші версії QuickBooks. Як і в інших версіях QuickBooks, ви можете мати кілька шарів субрахунків, щоб забезпечити більш детальне відстеження основних облікових записів або встановити підрозділи або місця. З мінусового боку, QuickBooks Desktop Enterprise не забезпечує справжніх функцій для багатьох компаній, хоча ви, мабуть, зможете сфальсифікувати Плану рахунків, щоб це зробити. Однак він має можливість обробляти кілька валют.

Усі завдання на палубі

Запуск QuickBooks Desktop Enterprise розміщує вас на домашній сторінці, що є набором діаграм процесів. QuickBooks був одним з перших постачальників, який включив цей користувальницький інтерфейс (UI), і він став чимось стандартним, оскільки він дуже допомагає допомагати користувачам через певну технологічну серію завдань. Що відображається на блок-схемі домашньої сторінки, визначається тим, як ви відповідаєте на ряд питань під час налаштування. Тестова компанія, яку я використовував для цих оглядів, включала три горизонтальні яруси: постачальники зверху, завдання працівника знизу та завдання клієнта в середньому шарі. Конкретні завдання включаються або виключаються залежно від того, використовуєте ви функцію. Наприклад, якщо ви не використовуєте заяву клієнта, піктограма для виконання цього конкретного завдання не відображатиметься (хоча ви можете додати її пізніше). Дві додаткові вертикальні панелі праворуч містили завдання компанії та банківської справи. Додаткова навігація забезпечується верхньою стрічкою стрічки та вертикальною панеллю меню в лівій крайній частині екрана, яку при бажанні можна приховати.

Усі перевірені мною програми бухгалтерського обліку пропонували якусь інформаційну панель. QuickBooks Desktop Enterprise теж працює, і це називається Insights. Приладова панель переміщується вкладкою у верхньому лівому куті головного екрану. Як і на багатьох інформаційних панелях, наведення курсору на точку даних збільшує числове значення точки, і ви можете прокручувати кілька шарів на окремі транзакції безпосередньо з екрана Insights. Також доступно щось, що інтуїт викликає Знімки, доступні в лівій частині меню. Тут представлено те, що більшість інших виробників називають ключовими показниками ефективності (KPI).

Налаштування тут, налаштування там

Деякі програми, які я переглядав, включаючи SAP Business One Professional і NetSuite, дозволяють налаштувати майже всі аспекти програми. Гнучка гнучкість полягає в тому, що ви можете точно налаштувати програмне забезпечення, щоб точно відповідати робочим процесам вашої компанії. Мінус полягає в тому, що придумати, як це зробити, це звір, саме тому клієнти, як правило, покладаються на партнерів з додатковою вартістю для таких проектів.

QuickBooks Desktop Enterprise не пропонує такої ступеня налаштування. Однак ви можете додавати та видаляти стовпці та поля даних у формах та звітах. Зробити ці виправлення легко і, значною мірою, інтуїтивно. Фільтри звітів також забезпечують вагомий контроль над тим, що відбувається у звіті. Фільтри QuickBooks Desktop Enterprise прості у використанні, але, ймовірно, вони вам не знадобляться. Для багатьох компаній, які вважають, що QuickBooks Desktop Enterprise добре підходить, велика кількість стандартних звітів буде добре працювати. Існують навіть звіти про прив’язку рахунків до конкретних рядків податкової декларації та скоригованого (тобто робочого) пробного балансу. Обидва вони чудово підходять до закриття на кінець року.

Багатьом клієнтам взагалі не потрібно налаштовувати звіти або шаблони введення даних. Широка спільнота користувачів QuickBooks не тільки служить чудовим джерелом підтримки, але пропонує велику кількість користувацьких звітів та шаблонів, створених іншими користувачами та розміщених в Інтернеті для безкоштовного завантаження. Вони там для взяття. Оскільки QuickBooks існує вже давно, існують також сторонні додатки для розширення можливостей QuickBooks Desktop Enterprise, але спочатку ознайомтеся з халявами.

З іншого боку, QuickBooks Desktop Enterprise не забезпечує справжню функцію експорту. Можна експортувати деякі списки, такі як Клієнти та Постачальники, у формат CSV. Але для отримання доступу до базової бази даних вам знадобиться стороння утиліта. Що має QuickBooks Desktop Enterprise, це можливість експортувати копію своїх даних до свого бухгалтера, який може вносити записи та коригування в журнал віддалено у "Копію бухгалтера" та об'єднувати ці зміни у наявні дані. Однак ви можете імпортувати файли Microsoft Excel у систему та завантажувати виписки з банківських та кредитних карток із великої кількості банків та компаній, що підтримують кредитні картки, які підтримують платформу QuickBooks.

Облік запасів

Видання Quickbook Enterprise, яке Intuit надало мені для тестування, включало вищезгадані елементи розширеного звітування, покращеної оплати праці, підтримки на місцях та захисту даних, але також включала розширений інвентар. Цей модуль є загальним у тому сенсі, що Intuit має намір використовувати його для більшості будь-яких типів сутності, але розбиває їх на наступні параметри, з яких вам потрібно вибрати один при налаштуванні модуля: Будівництво, Неприбутковий, Роздрібний продаж та Виробництво та оптовий продаж, що є обраним вами суб'єктом господарювання.

Увімкнення модуля «Розширений інвентар» надає пристойний масив функцій управління запасами, включаючи витрати на перше введення (FIFO) на додаток до середньозваженої середньої вартості, що надається в базовій редакції, кодування смуги, відстеження бін та серійних номерів та підтримку для багаторазового складування. На відміну від таких систем, як Acumatica, розширений інвентар QuickBook не є справжнім додатком типу виробництва, оскільки він не пропонує таких функцій, як незавершене виробництво та відстеження інвентарю на виробничому майданчику. Знову ж таки, це значно дешевше, ніж більшість систем планування ресурсів підприємства (ERP), які надають ці можливості.

Ввести модуль «Інвентар» просто. На верхній панелі стрічки є вкладка «Інвентар», а також значок «Інвентаризація» на екрані «Запуск / Домашній екран» у розділі Компанія. Обидва доставлять вас до Інвентарного центру, де перераховані наявні інвентарні речі та їх стан. Центр інвентаризації налаштовується, і ви можете легко додавати звіти та інші ключові показники ефективності (KPI).

Інвентаризація також тісно інтегрована як з продажами, так і з купівлею, як і належить, з інвентаризацією оновлюється при здійсненні продажів або при придбанні нового товарного запасу. Інвентаризація QuickBooks не дозволяє негативні рекламні ресурси, але передбачає зворотні замовлення та прапорці, коли у вас недостатньо деталей для завершення складання для доставки товарів. Було б непогано мати якесь прогнозування запасів, наприклад, кількість економічних замовлень (EOQ), але ця особливість зазвичай зустрічається в більш досконалих системах інвентаризації ERP. Те, що ви отримуєте в QuickBooks Inventory, - це можливість складання законопроекту про матеріали (BOM), де ви можете скласти збірку компонентів. Недолік, однак, більш детальної функціональності комплектування, яка підтримує навіть додаткові програми управління запасами, такі як Cougar Mountain Denali Summit.

QuickBooks також дещо обмежений, коли мова йде про методи калькуляції. Відсутність вартості Last-In First-Out (LIFO) не буде суттєвою для більшості користувачів, оскільки вона рідко використовується сьогодні. Але більше турбує відсутність стандартних та конкретних витрат. QuickBooks здебільшого покладається на середню вартість як основний метод калькулювання запасів, хоча розширений інвентар, який я тестував, додав FIFO, який широко популярний.

Звітність - мішана сумка. Є лише декілька стандартних звітів про інвентаризацію, хоча доступні є корисними. З іншого боку, легко налаштувати ці звіти, а розширене звітування дозволяє створювати спеціальні звіти за необхідності. Приємним налаштуванням є те, що там, де гравці нижчого класу, такі як Cougar Mountain або Zoho Inventory, покладаються на окремий механізм, як SAP Crystal Reports або Zoho Reports, щоб робити спеціальні або спеціальні звіти, QuickBooks включає цю можливість в базовий пакет. Ці звіти можна зберегти для подальшого використання.

Враховуючи ринок, на який Intuit орієнтований на QuickBooks Enterprise, його функції містять розширені звіти, можливості форматування спеціальних звітів та величезну кількість звітів, що надаються користувачем, повинні задовольняти потреби багатьох користувачів за доступною ціною. Це насправді пропонує одну бажану функцію пропозицій Intuit, яка не міститься в програмному забезпеченні, а саме величезну базу користувачів QuickBooks та професійних консультантів. Якщо у вас є проблеми або необхідність налаштування, то, швидше за все, ця широка мережа має рішення для вас десь і, ймовірно, таке, яке не зламає банк.

Однак, існує кілька потенційних порушників угод. Якщо вам потрібні витрати, ніж пропонується, наприклад, стандартне ціноутворення або конкретна вартість товару, то вам не пощастить. Програмне забезпечення також не пропонує стеження за майстернею, що є майже стандартним у справжніх виробничих / виробничих запасах. Також відсутня будь-яка можливість економічного замовлення, яка завжди є приємною функцією в системі запасів. Якщо вам потрібні (або ви хочете) ці функції, то, швидше за все, вам доведеться перейти до рівня справжньої ERP-системи, щоб їх знайти. Але для багатьох з багатьох користувачів QuickBooks там перехід на Додаткові інвентаризація та Розширений звіт підходить досить добре.

Краще, ніж початковий рівень, але не зовсім ERP

QuickBooks Enterprise, безумовно, є життєздатним варіантом для існуючих користувачів QuickBooks, які вважають, що вони переростають версію, яку вони використовують зараз. Це безболісний перехід, із знайомими меню та легким шляхом оновлення. Однак, порівняно з іншими програмами, які я розглядав, це скоріше система обліку малого бізнесу, а не справжня програма бухгалтерського обліку для малого підприємства, яка потребує широкого функціонування для багатьох компаній або багатонаціональних організацій. Якщо чесно, Intuit насправді не спрямований на Enterprise Solutions на цих користувачів.

Я також був розчарований документацією Intuit, яка є в основному файлами довідки. Певною мірою це складається величезною і голосовою спільнотою користувачів, і, швидше за все, на будь-яке запитання, на яке не можна відповісти за допомогою клавіші довідки, вже є десь відповідь в Інтернеті. Якщо ви збираєтесь інвестувати у QuickBooks Desktop Enterprise (або будь-яке інше видання QuickBooks з цього приводу), тоді витратьте трохи додаткових грошей і візьміть копію QuickBooks 2016, пропущеного посібника Бонні Біафо. Це практично необхідний ресурс для адміністратора QuickBooks, і коштує менше 30 доларів.

Нарешті, якщо ви хочете отримати доступ до QuickBooks Desktop Enterprise з мобільного пристрою, вам доведеться перейти до розміщеної версії. Внутрішня версія, яку я переглянула, не підтримувала віддалений доступ зі смартфона чи планшета; він надає лише додаткову послугу.

Враховуючи це, якщо ви є поточним клієнтом QuickBooks, якому просто потрібно додати більше користувачів, то ви побачите, що QuickBooks Desktop Enterprise - це безболісне оновлення з мінімальними вимогами до перепідготовки. Але будьте впевнені, бухгалтерський облік та загальне управління запасами - все, що вам потрібно. Якщо ви думаєте, що ERP колись може бути у майбутньому вашої компанії, тоді вам потрібна платформа, яка може перерости в таку систему, не вимагаючи міграції автонавантажувачів, і Intuit не створив QuickBooks Desktop Enterprise з урахуванням цього шляху зростання.