Огляд та рейтинг управління контрактом

Управління контрактами Onit починається від 3000 доларів на місяць і є менш самостійним рішенням, ніж одна частина значно більшої екосистеми програми Onit, яка охоплює не лише управління контрактами, але й управління бізнес-процесами (BPM), продажі, людські ресурси (HR), відповідність, IT та багато іншого. Клієнти працюють в цих рамках через Onit App Builder, який по суті дозволяє клієнтам створювати налаштовані робочі процеси у будь-який бізнес-процес, який вони хочуть. Це дуже потужна концепція, якщо клієнти охоплюють всю платформу. Щодо управління контрактами, проте, воно дещо складніше, ніж більшість конкуренції і, безумовно, дорожче, саме це і тримає його за переможцями вибору редакторів у цій категорії, Agiloft та Updraft. Однак якщо ви шукаєте гнучку платформу з всеосяжною звітністю, яка вміло керує контрактами та має більше ніж достатньо місця для розширення по всій організації, тоді Onit вирішує це завдання.

Ціноутворення та інтеграція

Цінові рішення щодо управління контрактами Onit починаються від 3000 доларів на місяць, але компанія сказала, що ціноутворення повністю залежить від конфігурації. Ціни на Onit можуть коливатися залежно від складності робочого процесу та інших факторів. Але це рішення коштує за допомогою моделі підписки без обмежень користувачів або ліцензій. Абонентська плата включає технічне обслуговування, підтримку та оновлення програмного забезпечення.

Інтеграції Onit також пропонуються на спеціальній основі, але платформа підтримує стандартну методологію розробки та доставки точок інтеграції залежно від специфікацій клієнта. Стандартні інтерфейси Onit складаються з SFTP / FTP і HTTPS, а також інтеграції інтерфейсів прикладного програмування SOAP та REST (API). Onit інтегрується з DocuSign, Adobe Sign і Hello Sign для функціональності eSignature.

Залежно від вимог клієнта, Onit заявив, що компанія розробила SOAP-інтеграції для платформ, включаючи IBM Emptoris та OpenText, REST-інтеграції з API API та файлові інтеграції з протоколами та службами, починаючи від Active Directory (AD) та SharePoint до SAP, Workday та інтеграція рівня SQL з Tableau, серед інших служб. Onit також підтримує протоколи безпеки, що включають SAML 2.0 з однозначним увімкненням (SSO) та OAuth 2.0.

Управління життєвим циклом контракту

Onit використовує підхід, орієнтований на клієнта, використовуючи програму Onit Builder для налаштування досвіду організації щодо корпоративних та відомчих потреб. Інформаційна панель управління контрактами за замовчуванням та перегляд контрактів та затвердження контрактів не змінилася значно з моменту первинного огляду, поставивши лінійний календар контрактної діяльності на основі часової шкали, щоб відстежувати стан контрактів у системі.

Типовий макет інтерфейсу Onit - сірий і схожий на Microsoft Excel, але основна інформаційна панель з'являється з кольором уздовж хронологічного подання часової шкали. Нижчі віджети інтерактивного звіту показують швидкі оглядові лічильники, що швидко переглядаються, із закінченням терміну дії контракту та затвердженням, а також з розбивкою типів контрактів, величиною та кількістю контрактів у кожній фазі життєвого циклу в пиріг, барах та лінійних графіках. Замість того, щоб розміщувати дані звітів та аналітики на окремій вкладці, як це стосується Agiloft та Concord, Onit централізує дані звітності як перше, що ви бачите при вході в систему. Це заважає вам не нудно розчісувати бази даних або ланцюжки електронної пошти для даних. тобі потрібно. Хоча існує не так багато варіантів налаштування звітів, як показники ROI для конкретних підрозділів, як це знайдено в управлінському життєвому циклі Coupa Contract, інтерактивні звіти добре розроблені, а віджети та поля панелі інструментів перетягування та налаштування повністю настроюються.

Ліве меню навігації включає також більш поглиблену сторінку звітів. Тут ви можете створювати спеціальні звіти, відфільтровані за групами, фазою, типом контракту тощо. Вони можуть бути збережені як те, що Onit називає збереженими "Перегляди", доступні в меню та надсилаються у вигляді щотижневих звітів або на спеціальні часові рамки. або експортується як файли Microsoft Excel. Перегляди також можуть бути налаштовані на відомчому та особистому рівні, тому показники та погляди на панелі інструментів Генерального радника можуть відрізнятися від представників виконавчої влади, наприклад.

Щоб розпочати фактичний процес прийому контрактів, просто натисніть велику кнопку плюс (+) у верхній правій частині інтерфейсу поруч із панеллю пошуку. Звідси ви бачите налаштований список варіантів на основі типів договорів та запитів, якими керує ваш відділ. У мене була можливість подати новий запит на юридичні послуги, новий перегляд договору, форму адміністрації контракту, типовий договір про нерозголошення (NDA) або конфіденційну угоду про розголошення (CDA).

Форма, яку ви бачите, повністю настроюється, але може бути стандартизована як основний шаблон для різних видів договорів. Для введення нової форми перевірки та затвердження контракту я вписав назву та дату контракту, відділ, з яким він був пов'язаний, а також тип контракту, суму, термін дії та примітки. Потім у мене була можливість ввести інформацію для інших сторін, пов’язаних з документом, і завантажити фактичний файл контракту. Onit не займається розробкою контрактів у межах платформи; він лазерно орієнтований на трубопровідний життєвий цикл контрактів, починаючи з запиту на контракт і рухаючись хронологічно шляхом схвалення бізнесу, юридичного та фінансового огляду, підписання та виконання.

Найдинамічнішою частиною цього процесу є співпраця та переговори, що підтримуються всіма вбудованими функціоналами, наявними в кожному файлі контракту. Нові контракти та запити додаються до основного сховища контрактів, доступного з меню ліворуч. Як меню звітів, так і сховище контрактів можна налаштувати з необмеженими спеціальними переглядами. Наприклад, ви можете підписати договори від конкретного постачальника чи третьої сторони, за типом контракту чи відділом, або навіть за допомогою більш складного перегляду, такого як "Всі NDA в юридичній галузі".

Коли ви клацаєте на контракт, ви бачите конвеєр затвердження вгорі, з піктограмами, які показують, на якій стадії процесу кожен контракт знаходиться зараз. Ліворуч ви можете переглядати основні деталі договору, а також показники життєвого циклу, включаючи, скільки часу контракт чекав на затвердження бізнесу, юридичний огляд чи перегляд фінансів, чи договір не підписується тощо. Далі - це вбудований модуль співпраці з можливістю розміщення коментарів, посилань та вкладень як договір. Ще одна чудова особливість - це унікальна адреса електронної пошти, автоматично створена для кожного контракту, яка може використовуватися для будь-якої кореспонденції та переговорів, що відбуваються стосовно договору, який знаходиться поза системою Onit.

Найголовніше, що на правій стороні кожної сторінки договору є панель опцій, яка дозволяє оновлювати поточний стан життєвого циклу контракту (автоматично відображається у вікні верхньої шкали часу) та варіанти ввести договірні переговори з конкретними користувачами в межах договору. файл. Onit також дає вам динамічну здатність призначати завдання в цьому середовищі та пов'язувати контракти та завдання з більш великими проектами. На панелі також надаються варіанти додавання нових учасників, додавання приміток під час переговорів про договір, а також перегляд повної історії аудиторських прослідок дій користувачів, редагування договорів та переговорів, зміни фази, надісланих електронних листів тощо.

Тільки Concord забезпечив цей рівень вбудованої співпраці, аудиторської перевірки та управління завданнями платформ, які ми перевірили під час цього раунду, а не з рівнем власних змін фаз та переговорів, знайдених в Onit. Цей інтерфейс створює нейтральний портал для того, щоб представники обговорили угоди, поділилися змінами на червоній лінії та оновлювали етапи, поки виконана угода не буде готова до підписання. ContractWorks надає аналогічний вигляд зверху вниз відстеження життєвого циклу документа контракту, але без доданого компонента співпраці та переговорів, який надає Onit для вирішення всього робочого процесу в рамках спільного порталу.

Нарешті, коли договір готовий до підписання, а фаза оновлюється до «Готовий до підпису», Onit дозволяє перетягувати поля підпису в документ - синхронізований з DocuSign, Adobe Sign або Hello Sign - і відправляти контракт на постачальники електронного підпису Ви можете налаштувати автоматизований робочий процес затвердження контракту, який спрямовує контракт від однієї сторони до іншої для підписання. І після того, як договір буде підписаний через сторонніх постачальників електронних підписів, Onit автоматично переводить контракт у фазу "Виконано", призначає дату виконання та видаляє підписаний PDF-файл у поле "Виконаний контракт". Звідси мені вдалося натиснути на PDF-файл і прокрутити його, щоб побачити підписані поля у різних пунктах усього контракту.

Динамічна платформа виконання контрактів

Onit не є дешевим порівняно з більшістю інших продуктів, перевірених у цій групі. Але він має найкращі функції співпраці, переговорів та управління натурному життєвому циклі, із детальним контролем у процесі роботи в кінці. Вибір редакторів Agiloft вражає налаштуваннями та звітуваннями, тоді як Concord надає простіший досвід роботи з потужними можливостями створення контрактів. Однак для підприємств, які шукають платформу, готову до підприємств, яка може вести багатосторонні переговори та приймати договір від запиту та затвердження аж до підписання та виконання - і все це в рамках централізованого досвіду - Onit - мрія менеджера життєвого циклу контракту.