Зміст:
Відео: TeamConnect (Жовтень 2024)
Швидка навігація між вкладками та кольорова відмінність між вкладками є вітальною функцією для великих компаній або для тих, хто має безліч контрактів. Для тих, хто керуватиме лише обмеженою кількістю контрактів, кількість вкладок може здатися надмірною. У цьому випадку можна обрати більш просту конструкцію, таку, яку пропонують контрактник або помічник програмного забезпечення Blueridge.
У GCD є багато варіантів налаштування в межах кожної вкладки. Користувачі можуть фільтрувати та групувати контракти, документи, папки та програвачі через спадні меню. Користувачі також можуть переставляти стовпці, що відображаються. Однак ця налаштування виходить ціною простоти. Усі спадні меню, вкладки та кнопки по всьому екрану можуть відчувати себе зайнятими порівняно з чистотою програм, таких як SecureDocs ContractWorks - який пропонує меншу кількість негайних налаштувань, але забезпечує менш складний інтерфейс.
Початок налаштування
Коли користувачі вперше переходять через GCD, вікна вступу з’являються після відкриття нової вкладки. Інформація є особливо корисною, оскільки вона не тільки пояснює практичні речі, які можна зробити в цій конкретній області, але й теорію, що стоїть на цій вкладці. Наприклад, коли користувачі переходять на вкладку «Папки», GCD повідомляє користувача, що «папка в GCD відповідає фізичній папці або палітурці» і показує користувачеві, як створити нову папку.
Ці корисні спливаючі вікна надходять за рахунок більш широкого Посібника користувача, такого як покрокові інструкції, доступні від Assistant Assistant, або відео-уроки, доступні від ContractWorks та Contract Insight. Однак є можливість "Запитати GCD" для будь-яких питань, які можуть виникнути у користувачів, на які не відповіли міні-путівники.
Додавання нових контрактів, документів, плеєрів, папок та інших елементів GCD - це нелегко. Кнопки Додати доступні з будь-якої сторінки на тонкій сірій смужці, яка проходить у верхній частині робочої області. Ці кнопки зробили моє початкове налаштування швидким і безболісним, що дозволило мені додати папку папок і заповнити їх контрактами протягом декількох хвилин. Окружними кнопками швидкого додавання є функції пошуку та повідомлення електронною поштою для легкого доступу.
Одним з унікальних аспектів GCD є те, що він розрізняє те, що називає контрактами та документами. GCD спочатку визначає Контракти як завершені юридичні угоди, які можуть відповідати документу, багатьом документам або взагалі жодним. Користувачі можуть додавати Документи на одному або декількох етапах під час переговорного процесу, включаючи нові версії, коли вони стануть доступними. Коли (і якщо) документ стане Контрактом, його можна змінити, натиснувши прапорець.
Дії та сповіщення, механізми, за допомогою яких користувачі захищають від пропущених важливих подій у контракті, також легко створити. Попередження додаються до договорів або документів і легко настроюються. Сповіщення можна налаштувати на розміщення на інформаційних панелях користувачів, надсилання сповіщень електронною поштою, додавання документів та включення спеціального тексту. Сповіщення можна створити на основі дати закінчення терміну придатності, дати закриття або будь-якої дати, яку бажає користувач. На те, щоб налаштувати моє перше сповіщення, мені знадобилося близько 30 секунд, майже ніяких інструкцій. Дії - це завдання або завдання для певного користувача або групи користувачів, які також легко створюються.
З точки зору налаштування, усі поля для введення даних налаштовуються. Ніякого ІТ-навчання чи знань не потрібно. Мені вдалося швидко додати і упорядкувати поля на свій смак. Для створення текстових полів, спадних меню та прапорців потрібні лише декілька моментів. Календар забезпечує хороший візуальний вигляд для тих, хто віддає перевагу традиційному календарному стилю. Він може бути налаштований так, щоб він включав лише інформацію, що стосується договору, а його події можуть посилатися на договори, документи та дії для швидкої навігації.
Пошук та звітування
GCD генерує звіти на основі інформації, яку зараз переглядає користувач. Оскільки користувач може відфільтрувати і переупорядкувати всю видиму інформацію, користувач може створити звіт з повним контролем. Однак одне обмеження полягає в тому, що звіти можна експортувати лише в Excel, хоча процес можна виконати одним натисканням кнопки.
GCD має дуже надійну функцію пошуку, в якій можна шукати всі введені користувачем поля даних та текст документа. Одне обмеження в GCD полягає в тому, що результати пошуку не можуть бути експортовані, як в Agiloft. Крім цього, існує ряд особливостей, які відрізняють GCD від інших систем управління контрактами. Однією з корисних можливостей є інтеграція GCD у Microsoft Word та Outlook. Додаток до Word дозволяє користувачам відкривати документи безпосередньо в Word, редагувати або модифікувати, а потім зберігати з Word безпосередньо в GCD. Існує аналогічний плагін Outlook, який дозволяє користувачам інтегрувати GCD в існуючу електронну пошту, а не намагатися вивести дискусію з електронної пошти та в систему управління контрактами, як ви знайдете у записі Onit.
Деякі інші цікаві функції - це кнопка Завантажити, яка дозволяє користувачам отримувати останню версію всіх перелічених документів або контрактів, переглядати функції PDF або Word версій, завантажених у GCD (які можна повністю шукати, і користувачі можуть переглядати документи, не завантажуючи файл), а також можливість надсилати електронні листи безпосередньо з GCD.
Загалом, GCD надзвичайно просто вивчити та налаштувати. Він інтегрується в додатки, які, можливо, вже користувачі (наприклад, Microsoft Word, Excel та Outlook), і дозволяє проводити широкі налаштування. Пошук і звітування простий, як додавання нових контрактів, документів та виконання робочих процесів. У GCD дуже мало помилок, тому GCD є одним із двох переможців вибору редакторів PCMag у цій групі.
