Огляд та рейтинг проекту Microsoft

Вибирати Microsoft Project як спеціальний додаток для управління проектом має сенс лише тоді, коли кількість зірок вирівнюється. По-перше, ви дійсно повинні мати на борту сертифікованого менеджера проектів для управління програмним забезпеченням. По-друге, час має бути на вашій стороні, і сертифікований менеджер проектів не може поспішати навчитися користуватися інструментом. По-третє, ваша команда вже повинна бути будинком Майкрософт, або він повинен бути готовим стати одним . По-четверте, кількість проектів, якими керує ваша команда, та рівень їх складності має бути досить високим. Якщо ваша організація відповідає цим критеріям, Microsoft Project може виявитись безцінним інструментом. Якщо ні, то вам краще подавати інший варіант, і їх багато.

Якщо ви читали це далеко і зрозуміли, що Microsoft Project не підходить для вашої команди, рекомендую три інші варіанти. Для малого бізнесу проекти Zoho та проекти для командної роботи - вибір редакторів PCMag. Обидва коштують за розумною ціною і їх дуже легко навчитись використовувати, навіть якщо ви ще не майстер управління проектами. Іншим інструментом, який заробляє вибір редакторів, є LiquidPlanner - це інструмент високого класу, який ідеально підходить для великих команд, що керують не лише проектами, але й людьми та іншими ресурсами.

Трохи застережень

Microsoft Project потребує багато часу, щоб навчитися користуватися і ще довше освоювати. Я пишу цей огляд з точки зору того, хто його не опанував (навіть не близько), але хто має експериментували з ним кілька тижнів і задавали питання представникам Microsoft, щоб дізнатися більше. Моя точка зору включає тестування порівняння з десятками інших програм управління проектами - від легких, призначених для малого бізнесу, до варіантів корпоративного рівня.

Оскільки Microsoft Project є чимось корисним, я рекомендую доповнити свою статтю відгуками користувачів людей, які широко працювали з цим інструментом і можуть дати різні уявлення про те, як він працює в довгостроковій перспективі.

Ціноутворення та плани

Є два способи придбати Microsoft Project. Ви можете додати його до підписки на Office 365 або придбати окрему версію для локального розгортання. Варіанти стають заплутаними, тому дозвольте мені переглядати їх по частинах.

Офісний додаток Додавши Microsoft Project до підписки на Office, ви отримуєте хмарну версію програми. Існує три рівні ціноутворення для цього типу покупки: Project Online Professional, Premium та Essentials.

Project Online Professional коштує 30 доларів на людину на місяць. Завдяки такому рівню обслуговування кожна людина може використовувати настільний додаток Microsoft Project на до п'яти комп’ютерах лише для управління проектами, а не для управління портфелем. Незважаючи на те, що це настільний додаток, він все ще працює в хмарі ( тобто для використання потрібне підключення до Інтернету). Доступ також через веб-браузери.

Проект Online Premium коштує 55 доларів з людини на місяць. Він пропонує все в акаунті Professional, а також інструменти управління портфелем. Він оснащений розширеними функціями аналітики та управління ресурсами, які ви не отримуєте в обліковому записі Professional.

Третій рівень, Essentials, не є рівнем обслуговування настільки, як тип ролі, який ви можете вибрати для членів команди, які мають досить обмежені обов'язки в додатку. Коштує $ 7 на людину на місяць. Для того, щоб використовувати параметр Essential, спочатку ви повинні мати професійне або преміум-членство. Основні користувачі можуть отримати доступ до Microsoft Project лише через веб-браузер або мобільний пристрій. Вони можуть лише оновлювати статуси завдань, працювати з таблицями часу, обмінюватися документами та спілкуватися з колегами. Вони не отримують додатків для настільних ПК або інших функціональних можливостей.

Автономне локальне розгортання. Якщо ви не хочете використовувати хмарну версію Microsoft Project, ви можете розмістити її локально, і є три варіанти, як це зробити.

Один - Project Standard, вартість якого становить 589, 99 дол. США як одноразова квартирна плата. За допомогою цієї версії ви отримуєте одне програмне забезпечення, встановлене локально на одному комп’ютері, і ним може користуватися лише одна людина. Це програмне забезпечення для старої школи в тому сенсі, що воно не має жодних функцій співпраці. Ви отримуєте інструменти для управління проектами, але нічого для управління ресурсами.

Наступний варіант - Project Professional за 1159, 99 дол. Кожна ліцензія корисна лише для одного комп’ютера. У ньому є все, що є у Project Standard, а також можливість співпрацювати через Skype for Business, інструменти для управління ресурсами, графіки роботи та можливість синхронізуватися з Project Online та Project Server.

Останній варіант Project Server - це версія Microsoft Project, яку підприємства можуть отримати з SharePoint 2016. Я можу детально розглянути питання про те, як залучити SharePoint 2016 та три рівні рівня корпоративного обслуговування для Office, але я припускаю, що якщо ця опція вас зацікавила, у вас вже є служба підтримки в Microsoft, ви можете попросити додаткову інформацію.

Порівняльні ціни

Якщо ми використовуємо ціну в розмірі 30 або 55 доларів на людину на місяць для Project Online Professional в якості нашої бази для порівняння, які рівні обслуговування, я думаю, знаходяться у вашій рульовій палаті, якщо ви читаєте цю статтю, то ціни на Microsoft високі. для малого та середнього бізнесу.

TeamGantt - хороше місце для початку для порівняння. Він пропонує сервіс, починаючи від безкоштовного акаунта до розширеного членства, який коштує 14, 95 долара за особу на місяць. Це веб-інструмент, який включає співпрацю і навчитися користуватися набагато простіше, ніж Project.

Порівняльний план з проектами Zoho коштує фіксовану ставку в 50 доларів на місяць, незалежно від того, скільки людей ним користуються. Проекти для роботи в команді пропонують аналогічну єдину щомісячну ставку (69 доларів на місяць для стільки членів команди, скільки вам потрібно), як і Proofhub (150 доларів на місяць).

Якщо ми звернемося до більш високого класу інструментів, LiquidPlanner починається від 599, 40 доларів на рік для рахунку малого бізнесу до п'яти осіб. Ця ціна базується на ставці 9, 99 дол. США на людину на місяць, але цей конкретний план продається лише в 5-місному пакеті. Найпопулярніший план LiquidPlanner - Професійний, кращий для середнього та великого бізнесу. Це складає 45 доларів на людину щомісяця, мінімум на десять чоловік. Як і Microsoft Project, LiquidPlanner потребує часу, щоб частково освоїти, оскільки він пропонує стільки інструментів як для управління проектами, так і для управління ресурсами.

Інші платформи управління проектами, які підходять для великих організацій, включають Clarizen (від 45 доларів на людину на місяць), Celoxis (25 доларів на особу на місяць; мінімум на п'ять осіб) та Workfront (близько 30 доларів, залежно від налаштування).

Починаємо

Я не можу наголосити на тому, що Microsoft Project призначений для використання досвідченими або, точніше, навченими менеджерами проектів. Він не призначений для навчання на льоту. Він не має чітких підручників для початку роботи. Він передбачає знайомство як з великими поняттями, так і з дрібними деталями управління проектами. Якщо ви думаєте, що можете скористатися цим програмним забезпеченням, але ви (або головна особа, яка буде користуватися програмою) не знаєте, що таке звіт про скупчення, я б серйозно порадив вам розглянути інший інструмент.

Сам додаток дуже схожий на Excel. Він має такий самий звичний інтерфейс стрічкової стрічки, що і в інших додатках Microsoft Office. Частина електронної таблиці програми містить всі дані, пов’язані із завданнями чи ресурсами. Праворуч від комірок - діаграма Ганта, що відображає графік, коли ви будуєте його.

Microsoft Project підтримує всі типові речі, які ви хочете зробити в додатку для управління проектами. Для кожного завдання ви можете ввести багато деталей, таких як опис, нотатки, дата початку, тривалість завдання тощо. Підтримуються повторювані події, як і залежності, спеціальні поля та базові лінії для відстеження фактичного прогресу та запланованого прогресу.

Стрижки діаграми Ганта є інтерактивними, тому, коли ви їх коригуєте, інформація в клітинках також оновлюється. Коли завдання виконується, ви можете вказати відсоток, який він виконує, просунувши меншу лінію всередині пов’язаної гайкового ключа вправо.

Окрім перегляду діаграми Ганта, Microsoft Project пропонує також перегляд календаря та діаграм. Перегляд календаря пояснюється самостійно, тоді як подання діаграми схоже на представлення Ганта, лише воно містить додаткові деталі щодо завдання. Якщо ви дотримуєтеся тимчасової шкали краще, коли за нею є деякий сенс розповіді, подання діаграми може бути корисним.

Як уже згадувалося, уперше, коли ви користуєтесь додатком, не так багато коучингу щодо того, як розпочати роботу. Деякі програми пропонують інтерактивні підручники на екрані. Інші починають вас у зразковому проекті. Все-таки інші вказують вас рано на канал відео із довідками для початку роботи. Microsoft Project нічого такого не має. Насправді, те, що надає Проект, може просто додавати вашій розгубленості, як-от цей маленький самородок інформації, який я бачив у перший день:

"Щоб було зрозуміло, Project Online НЕ є веб-версією Project Professional. Project Online - це повністю окрема послуга, яка пропонує повне портфоліо та інструменти управління проектами в Інтернеті. Вона включає в себе Project Web App і може залежно від вашої підписки., також включають Project Online Desktop Client, який є передплатною версією Project Professional. "

Навіть після детального перегляду всіх варіантів ціноутворення та плану, ці слова все ще змушують мою голову крутитися.

Особливості та деталі

Microsoft Project є потужним, коли мова йде про більш детальні аспекти управління проектами, такі як управління ресурсами, звіти та графіки роботи. Потужний, звичайно, не означає легкого чи простого.

У Microsoft Project за допомогою рівнів обслуговування, що включають управління ресурсами, ви можете керувати роботою (яка включає як загальних людей, так і конкретних людей, а також інші ресурси, пов'язані з роботою), матеріали та витрати. Ви можете багато зробити з цими елементами, якщо у вас є час і схильність.

Наприклад, ви можете додати деталі до ресурсів матеріалів, наприклад одиниці виміру, і якщо ви хочете отримати детальну інформацію, ви можете ввести витрати на матеріали. Що робити, якщо витрати на матеріал зміни через деякий час? У Microsoft Project додаткова панель деталей дозволяє відстежувати та обліковувати зміни у вартості протягом часу.

За допомогою робочих ресурсів я згадав, що ви можете відстежувати конкретних людей або узагальнений Люди. Залежно від роботи, яку ви відстежуєте, вам може знадобитися призначити загальні кадрові ресурси, наприклад, "переднього програміста" або "тестувальника якості", а не конкретної людини. Все залежить від того, чим ти керуєш і як.

Звіти дуже настроюються, хоча, як і решта програми, потрібен час, щоб навчитися ними користуватися. Однак деякі рудиментарні функції охайні та напрочуд прості у використанні. Ви можете створити звіт, перейшовши до розділу звітів та вибравши, які дані потрібно відображати в різних модулях на сторінці. Використовуючи поле вибору поля праворуч, ви можете зробити верхній елемент проекту та нижче це Ви можете додати таблицю, яка показує, яка частина кожної фази проекту вже завершена тощо.

Усі елементи, які ви додаєте до звіту, стилізовані, і вони не автоматично підлаштовуються під пристосування. Наприклад, якщо текст з одного елемента триває довго, він може врізатися в інший. Інші незначні візуальні елементи також часто потребують виправлення. Ви можете витратити багато часу, змінюючи розміри коробок і стискаючи елементи вліво і вправо, щоб зробити вигляд пристойним, що, мабуть, не те, за що вам платять. Це справді робота дизайнера.

Однак, стилізація звітів таким чином має мету. Після завершення всіх налаштувань кінцевий продукт виглядає готовим до експорту в презентацію безпосередньо (в PowerPoint, без сумніву), тому ви можете перейти від створення звітів до їх спільного використання. багато додаткові кроки.

У розділі розкладів журналів для тих версій програми, які включають його, ви можете змусити членів команди заповнювати щотижневі розклади часу незалежно від необхідної тривалості, наприклад щотижня або щомісяця. Члени команди можуть звітувати не тільки про час, витрачений на виконання завдань, пов'язаних з проектами, але також можуть вказати, який саме час роботи був, наприклад, на дослідження та розробки чи виконання. Інший варіант дозволяє людям додавати час до своїх таблиць часу для виконання завдань, не пов’язаних конкретно з проектом. Наприклад, якщо Джулія збирається зустрітися з клієнтом, команда може захотіти записати цей час і виставити рахунок за нього, навіть якщо поїздка не є завданням проекту.

Кімната для благоустрою

Я вже нагадав про те, що Microsoft Project може запропонувати більше допомоги в тому, щоб допомогти людям розпочати роботу та навчитися ним користуватися.

Крім того, Project слабкий, коли справа стосується комунікацій через додаток. Проблема полягає в тому, що Microsoft - це королівство, і всередині нього царство у нього вже є безліч інструментів для спілкування. Ви можете закрити електронний лист із Outlook або запланувати зустріч у Календарі або зайти в Команди Microsoft для балакати або Yammer для розмов, або Skype для відеодзвінків тощо. Але іноді, коли ви працюєте над проектом, ви просто хочете, щоб @ повідомлення комусь або пінг їх у чаті і задавати питання, не порушуючи контексту вашої роботи, переходячи до іншого додатка. Бачачи, як ці інструменти вже існують, навіщо дублювати їх у Project? (Дехто може посилатися на Microsoft як на "екосистему", а не на королівство. Екосистема не може не бути такою, якою вона є, але королівство вибирає свої межі.)

Дійсно, подорожі по Королівству роздратували мене до кінця, коли я тестував Microsoft Project. Бажання поділитися інформацією може призвести до того, що додаток відхилить мене від Outlook. Необхідність оновити щось про заплановану зустріч в мій проект міг залишити мій комп'ютер, завантажуючи нову вкладку для календаря без моєї згоди. Багато разів мені хотілося можливість коригувати всі деталі, пов'язані з моїм проектом, із додатку для управління проектами, а не деінде.

Хоча Microsoft має багато власних додатків, які працюють з Project, багато організацій покладаються на інструменти, які беруться десь з іншого місця, Salesforce - найкращий приклад. Проект не інтегрується з багатьма іншими інструментами. Він також не підтримується Zapier - це онлайн-інструмент, який іноді може підключати додатки та сервіси, які не спочатку спілкуються між собою. Якщо ви сподіваєтеся зафіксувати свою програму управління проектами в інших онлайн-службах, які ваша команда вже використовує, будь то Slack, Trello або Salesforce, то Microsoft Project не є хорошим інструментом для вибору.

Потужний інструмент у своїй царині

Хоча Microsoft Project багато в чому потужний і ретельний, підходить лише дуже конкретним компаніям. Все більше і більше, це стосується багатьох програм Microsoft. Вашій команді вже потрібно інвестувати в продукти Microsoft для Project, щоб мати сенс. Він також найкраще працює для середніх та великих організацій, але не для малих. Крім того, вам потрібен кваліфікований та досвідчений менеджер проектів у команді, щоб бути людиною, яка керує додатком. Наші читачі, очевидно, мали хороший досвід роботи з програмним забезпеченням, однак присудили йому нагороду Business Choice за управління проектами у 2019 році.

Якщо Microsoft Project не є ідеальним кандидатом для ваших потреб управління проектами, я пропоную невеликі вбрання вивчити проекти Zoho та проекти командної роботи, тоді як більші організації, що керують багатьма іншими проектами та ресурсами, занурюються в LiquidPlanner. Усі троє заробили вибір редакторів PCMag.