Організуйтесь: 3 методи для кращого управління часом

Щоб бути більш продуктивним, вам потрібно ефективно керувати своїм часом. Як вам краще в управлінні своїм часом? Незалежно від того, де ви знаходитесь зі своїми навичками управління часом, найперше, що вам потрібно зробити, це відстежити, як ви витрачаєте свій час в даний час. Ви не можете змінити, як витрачаєте свій час, якщо не знаєте, як ви зараз його використовуєте.

Існує три основні способи відстеження свого часу, і кожен має свої плюси і мінуси. Спосіб, який, як правило, вважається найпростішим, є найменш точним. Той, який є найбільш точним, дуже трудомісткий. Нарешті, існує спосіб відстежити свій час за допомогою технології, що надзвичайно просто, але точно для певних завдань.

Ось що потрібно знати про ці три методи:

1. Оцінка часу (також відомий як метод розрахунку робочого тижня)

Що таке оцінка часу? Оцінка часу - це список всього, що ви робили за певний проміжок часу, а також скільки годин і хвилин ви оцінювали, що витратили на це.

Як зробити оцінку часу: Оцінки часу часто роблять наприкінці тижня. Ви думаєте про свій тиждень або будь-який період огляду, який ви хочете, і підраховуєте, скільки годин, на вашу думку, працювали, спали, виконували доручення, готували, чистили чи дивилися фільми, наприклад. Це допоможе проконсультуватися зі своїм календарем для вказівки, якщо ви збережете його.

Плюси: для оцінки часу потрібно дуже мало часу для створення. Оскільки ви можете зберегти їх до кінця тижня, ваш розпорядок дня не переривається набридливими завданнями реєстрації часу.

Мінуси: Оцінки часу - найменш точний спосіб вимірювання того, як ви проводите свій час. Дослідники виявили, що коли люди оцінюють, як вони проводять свій час, використовуючи підхід огляду, вони часто закінчують загалом більше годин, ніж на фактичному тижні (168). Люди схильні переоцінювати, скільки вони працюють, і недооцінюють свій вільний час.

2. Журнал часу (також відомий як загальний підхід до щоденника)

Що таке журнал часу? Журнал часу - це запис того, що ви робили цілий день, розбившись на блоки часу, які припадають на цілий день. Ідея полягає у врахуванні кожного періоду часу за 24 години.

Як скласти журнал часу: щоб зробити журнал часу, вам потрібно трохи більше аркуша паперу або електронної таблиці. Створіть стовпець і введіть у нього послідовні блоки часу з кроком 15, 30 або 60 хвилин. Ви можете комбінувати кілька часових блоків для годин, коли ви зазвичай спите. Або періодично протягом дня або в кінці дня ви заповнюєте простір поруч із кожним часовим блоком тим, що робили за цей час. Наскільки конкретно ви отримаєте опис, залежить від того, що ви хочете знати про себе, або яку трансформацію управління часом, яку ви хочете зробити.

Плюси: журнали часу точніші, ніж щоденники часу. Вони тим більше, коли ви заповнюєте їх частіше і рідше, тим довше ви чекаєте їх заповнення. Класифікувати свій час на категорії, скласти номери та проаналізувати результати дуже просто.

Мінуси: Записати одну відповідь на те, що ви робили між, скажімо, 9 та 10 ранку, можливо, не є реалістичним відображенням того, як ви насправді використовували ту годину. Скажімо, ви працювали. Ви покинули свій стіл і попилися води за цей час? Ви здійснили швидкий телефонний дзвінок? Чи читали ви новини в Інтернеті кілька хвилин на півдорозі вашої роботи? Журнали часу узагальнюють про блоки часу, не потрапляючи в реальну деталь того, що ви робили.

3. Програми відстеження часу

Що таке програма відстеження часу? Додаток відстеження часу - це програмне забезпечення, яке ви використовуєте для відстеження того, скільки часу ви витрачаєте на різні речі, в основному на комп’ютері та телефоні. Є програми пасивного відстеження часу та активні. Пасивні, такі як RescueTime, вимірюють, скільки часу ви проводите в різних додатках та на різних веб-сайтах. Активні програми відстеження часу, такі як Toggl, дають вам таймер на екрані, який працює під час роботи, тому ви можете використовувати кілька додатків та веб-сайтів під час роботи над одним завданням.

Як використовувати додаток для відстеження часу: За допомогою пасивного трекера часу ви встановлюєте його на комп’ютер або мобільний пристрій і просто даєте йому запуститись. Він автоматично фіксує всю вашу діяльність, щоб записати, класифікувати, підрахувати та проаналізувати її. Зазвичай ви можете призупиняти ці програми коли завгодно, і ви можете налаштувати їх вимикати під час, коли ви не хочете відстежувати свою діяльність. Активні таймери покладаються на вас, щоб натиснути кнопку, щоб запустити та зупинити їх. Вони дозволяють вам вводити інформацію про те, що ви робили, поки він працював, і додаток автоматично додає цю інформацію до запису, який ви можете переглянути та додатково проаналізувати в будь-який час. Версії мобільних додатків відстежувачів активного часу можуть бути корисними, якщо ви можете запускати таймер під час зустрічей, подорожей на роботу та виконуючи інші роботи, які не є комп’ютером, які ви хочете виміряти.

Існує кілька мобільних додатків для відстеження часу, які відстежують ваше місцезнаходження та, мабуть, допомагають вам класифікувати свій час таким чином, але вони ще не дуже розумні і вимагають занадто багато ручного введення, щоб мати велику користь у цей час. Можливо, колись вони покращаться.

Плюси: програми відстеження часу є прекрасними, коли йдеться про деталізацію ваших цифрових дій. У них є інструменти для категоризації вашого часу та випливання графіків та графіків. Кращі з них дуже прості у використанні, і більшість з них мають безкоштовний варіант.

Мінуси: додатки для відстеження часу дають вам багатий аналіз того, що ви робите на своєму комп’ютері, але вони не зроблені для того, щоб відслідковувати весь ваш час, тому вони пропустять ваші години, витрачені на складання білизни, приготування їжі, читання, ігри з вашими дітьми або домашні тварини, або все, що ви робите.

Відстежте два тижні, потім проаналізуйте

Якщо ви новачок у відстеженні часу, рекомендую поєднувати метод журналу часу з додатком відстеження часу. Таким чином, ви можете отримати огляд того, як ви проводите всі години у свій день, а також детальний аналіз часу на вашому комп'ютері.

Ви хочете записати свій час принаймні за два тижні, перш ніж проаналізувати його. Протягом перших одного-двох днів ви можете трохи змінити свою поведінку, оскільки ви замислюєтесь над тим, щоб стежити за своїм часом. Ваша поведінка швидко повернеться до норми.

Крім того, якщо ви виявите, що ви говорите: "О, цей день не слід вважати, оскільки це було надзвичайно незвично", зупиніть. Чим більше ви відстежуєте свій час, тим більше зрозумієте, що у вас є більше незвичайних днів, ніж ви, мабуть, усвідомлювали. Ідея полягає в тому, щоб краще зрозуміти, як ви насправді проводите свій час, а не який середній день. Як тільки ви дізнаєтесь, як ви витрачаєте свій загальний час, ви можете приступити до прийняття зважених рішень про те, чим ви хочете займатися більше, менше або якщо ви хочете почати робити щось зовсім нове.