Будьте організовані: як працювати з історією редагування в документах google

Однією з переваг використання Google Документів є те, що вона завжди економить вашу роботу автоматично. Інше - Google зберігає історію всіх змін, які ви вносите в документ. Оскільки у вас є доступ до історії вашої версії в Документах Google, ви можете відновити старішу версію файлу або зробити копію більш ранньої версії та відкрутити її в інший проект.

Зауважте, що попередні версії файлів ви можете бачити та отримувати, лише якщо у вас є дозвіл на редагування. Якщо хтось поділиться з вами файлом і надасть вам дозвіл лише для читання, ви не зможете побачити його історію. Зауважте також, що ділова версія Google Документів називається G Suite; ці поради повинні працювати для будь-якої версії.

Ось як це працює.

Як побачити більш старі версії документа Google

Ви можете переглянути список ревізій для будь-якого документа Google Google трьома способами.

1. У меню виберіть Файл> Історія версій> Див. Історію версій.

2. Використовуйте ярлик Windows Ctrl + Alt + Shift + H або Command + Option + Shift + H на macOS.

3. Клацніть на групу підкреслених слів праворуч від меню довідки. Ці слова змінюються залежно від стану файлу. Коли ви активно працюєте над документом, він читає "Збереження …", і це єдиний раз, коли ви не можете натиснути на нього. В іншому випадку йдеться про "Усі зміни, збережені на Диску" або "Остання редакція була зроблена", а за датою. Клацніть будь-який із них, і з’явиться історія вашої версії.

Список історії ваших документів відображається в новому стовпці праворуч. Окремі версії згортаються під заголовком для кожної дати. Розгорніть будь-який із них, щоб побачити більш детальні зміни.

Щоб повернутися до поточної версії, натисніть стрілку Назад у верхньому лівому куті вікна.

Зверніть увагу, що у вас може не бути ідеальної історії, оскільки Google у своїй документації зазначає, що "виправлення вашого файлу можуть періодично об'єднуватися, щоб заощадити місце для зберігання".

Як відновити версію документа Google

Отримавши доступ до історії вашої версії документа Google, ви можете відновити будь-яку попередню версію. Зі списку версій, який з’являється праворуч, просто натисніть на файл, який ви бажаєте відкрити.

У верхній частині вікна з’являється велика синя кнопка із написом «Відновити цю версію». Якщо ви відновите вибрану версію, ви все одно збережете всі інші версії, навіть ті, що були створені після вибраної на даний момент.

Як зробити копію більш ранньої версії документа Google

Окрім відновлення старої версії файлу, ви можете зробити його копію. Створення копії дозволяє швидко розгортати різні версії одного файлу. Наприклад, це чудова хитрість при поданні заявки на роботу, і ви хочете зробити кожне резюме та супровідний лист унікальним, але ви не хочете щоразу починати з нуля.

Щоб зробити копію, відкрийте історію файлів, виберіть потрібну, клацніть піктограму трьох складених точок та виберіть Зробити копію.

Поради щодо редагування та контролю версій у Документах Google

1) Назвіть свої версії

Тепер, коли ви знаєте, як знайти свою історію редагувань у Документах Google, ви можете отримати більше користі від неї, називаючи різні версії. Назвавши їх, ви можете легко визначити версії, які, можливо, ви хочете відновити пізніше або розкрутити з іншою метою. Якщо ви не перейменовуєте їх, за замовчуванням ім'ям буде штамп часу та дати. Ви можете перейменувати їх, скориставшись одним із таких способів:

• Відкрийте історію версій, натисніть на піктограму з трьома крапками та виберіть Ім'я цієї версії.
• У меню виберіть Файл> Історія версій> Назвіть поточну версію.

2) Відстежуйте зміни в Документах Google

У верхній правій частині рядка меню розміщена кнопка меню, на якій написано Редагування за замовчуванням. Клацніть по ньому, і з'являться дві нові опції: Пропонування та перегляд.

Якщо ви переключитесь на Sugessting, це по суті дозволяє відстежувати зміни в документі. Коли ви та ваші співробітники користуєтесь ним, Google Документи зберігають весь ваш новий матеріал та змінюють як пропозиції. Вони з’являються в іншому кольорі, щоб зробити їх легко помітними. Ви можете їх прийняти або відхилити один за одним або масово .

3) Використовуйте інструмент коментування для запитань та обговорень

Письменники та редактори часто засвоюють важкий шлях, коли розміщення коментарів у відповідність до матеріалу, що випускається, означає, що його можна випадково опублікувати разом із остаточним примірником. Google Docs має інструмент для коментування, який дозволяє авторам та редакторам обговорювати вміст, не розміщуючи зайвих слів на сторінці. Ви будете вдячні, що використовували його.

4) Використовуйте @ Повідомлення

Зверніть чиюсь увагу на редагування чи коментар, використовуючи @ Messaging - або, можливо, я повинен сказати + повідомлення, оскільки Google використовує інший символ, як більшість інших програм. Насправді, якщо ви наберете @ замість +, Google змінить його для вас.

Щоб позначити чиюсь увагу, створіть коментар, а потім введіть знак плюс (+), а потім ім'я або адресу електронної пошти. Google автоматично пропонує найближчу відповідність із ваших контактів. Якщо особа ще не перебуває у ваших контактах, просто введіть її електронну адресу. Витратьте час і отримайте його прямо перед тим, як натиснути Enter. Що б ви не вводили, негайно відправляєте цю особу електронною поштою разом із посиланням на документ. Якщо ви внесете зміни до коментаря, особа також отримує сповіщення про них. Тож шкодуйте їх від спаму та продумайте ваші коментарі перед натисканням клавіші Enter.

5) Пишіть та редагуйте офлайн у Документах Google / Диску Google

Чи знаєте ви, що можете використовувати Google Документи, навіть якщо ваш комп'ютер чи мобільний пристрій не підключено до Інтернету? Ти можеш. Мій колега Ерік Равенскрафт написав цілу статтю про те, як налаштувати Диск Google в режимі офлайн, доповнивши покроковими інструкціями.

6) Вимкнути сповіщення електронною поштою

Якщо ви використовуєте G Suite для написання та редагування багато, отримання електронної пошти для кожної зміни в документі може бути неприємністю. Ось як відключити ці сповіщення. Перейдіть на Google Диск. Клацніть значок шестірні у верхньому правому куті та відкрийте свої налаштування. У лівій частині виберіть Сповіщення та зніміть прапорець для електронної пошти.

Короткі інструкції: Диск Google> Налаштування> Сповіщення> Електронна пошта

Більше підказок G Suite

Якщо ви використовуєте Google Документи щодня, вивчення деяких наших корисних порад щодо G Suite допоможе вам заощадити час та ефективніше працювати з програмою. Коли ви знаєте, що може зробити ваше програмне забезпечення, воно також може відкрити нові ідеї щодо того, що ви можете зробити зі своєю роботою.