Переваги та рейтинг переваг програмного забезпечення контрактів на розум

Не відкладайте веб-сайт, якщо ви вирішили дослідити перевагу програмного забезпечення «Великі розуми». Так, це і повільно, і важко орієнтуватися, але якщо ви перекопаєтеся, ви знайдете інформацію про дуже добре налаштовану та налаштовану платформу управління контрактами. На жаль, веб-сайт дещо відображає додаток у тому, що великі розуми поставили значну перешкоду для вивчення кризи між вами та повним використанням переваг контракту. Однак компанія продовжує вдосконалювати продукт, про що свідчить той факт, що з моменту нашого первинного огляду Contract Advantage додав удосконалення користувальницького інтерфейсу (UI), нові інтеграції, автоматизацію робочого процесу та інше; а це означає, що перетин цього бар'єру у навчанні може бути вартим для багатьох.

Ця платформа управління ветеранськими контрактами починається лише від 75 доларів за названого користувача на місяць, і не зосереджується на жодному аспекті процесу управління контрактами. Швидше за все, він пропонує безліч функціональних можливостей у межах зберігання та категоризації договорів, створення та редагування контрактів, робочих процесів та електронного підпису, а також звітності та оповіщення. Найбільші проблеми з цим продуктом стосувалися зручності та сумісності, щоб спочатку встати та працювати. Компанія надає безліч вичерпно вичерпних посібників, довідкових документів та ресурсів, щоб допомогти вам у навігації та налаштуванні системи. Але велика кількість налаштувань може бути непростим, і навіть при вдосконаленнях з моменту нашого первинного огляду та довідкових матеріалів користувальницький інтерфейс стає зручним для користувачів лише після отримання продукту продукту. Компанія каже, що її довідкові ресурси не замінюють формальне навчання. Компанія пропонує демонстрації та навчальні заняття, включаючи 3-5 днів навчання на місці та налаштування залежно від вибору плану.

Вибір редакторів Updraft забезпечує кращу авторську угоду, а вибір редакторів Agiloft простіший у використанні з такою ж можливістю налаштування. У цьому плані також розглянуто ряд інтуїтивно зрозумілих хмарних продуктів, які набагато простіші у використанні, але не мають майже таких функціональних можливостей на рівні підприємства. Однак для середнього розміру для великих підприємств та організацій, які можуть приділити час налаштуванню системи та налаштуванню інтерфейсу користувача, шаблонів контрактів та варіантів управління, а також автоматизації робочих процесів, «Contract Advantage» - один із найпотужніших інструментів на ринку.

Видання та ціни

Перевага контракту доступна у трьох різних версіях: WebEssentials, WebPro та WebElite. Ціни відрізняються залежно від того, чи хочете ви хостинг продукту, доступного через веб-портал або встановлену версію Contract Advantage, яка б існувала на сервері за вашим брандмауером. Blueridge Software Assistant Assistant - це єдиний інший продукт, протестований у цій групі, який пропонує локальний варіант.

План WebEssentials починається від 75 доларів за названого користувача на місяць та 90 доларів за одночасне місце в місяць. Для встановленої версії ціноутворення - це одноразова ліцензійна плата в розмірі 500 доларів США за названого користувача та 875 доларів США за одночасного користувача. Наступний план - WebPro, який починається від $ 83 за названого користувача та $ 99 за одночасного користувача на місяць. Встановлена ​​версія коштує 550 доларів за названого користувача та 963 доларів США за одночасного користувача за разову ліцензію.

Нарешті, є видання WebElite, яке починається від 95 доларів за названого користувача та 114 доларів США за одночасного користувача на місяць. Встановлена ​​версія WebElite коштує $ 633 за названого користувача та 1010 доларів США за одночасного користувача за разову ліцензію. Програмне забезпечення Great Minds пропонує також лише місця для перегляду для Contract Advantage - від 15 до 20 доларів на місяць для розміщених систем та 150 - 175 доларів США за ліцензійну плату за встановлені системи. Як вже було сказано, компанія також пропонує навчання на місцях з кожним планом, щоб допомогти зі значущою кривою навчання. Включене навчання - три дні для WebEssentials, чотири дні для WebPro та п'ять днів для WebElite.

Хоча всі ці видання мають "Web" у своїх назвах, це не означає, що вони працюють лише як розміщені хмарні служби. Натомість це означає, що користувачі взаємодіють з ними через веб-браузер, який вказує на програмне забезпечення, що працює або на серверах, на яких розміщено програмне забезпечення Great Minds, або на серверах, що працюють у клієнтських центрах обробки даних. Вибір залежить від вас. Контрактна перевага має кілька варіантів розгортання та ціноутворення, тому не забудьте зрозуміти повну картину перед покупкою. І пам’ятайте, що запуск програмного забезпечення на місцевому рівні означає вкладення коштів у Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 або видання 2016) або Windows Server (сервер R2, 2012, R2 або 2016 R2).

Ця додаткова інфраструктура означає додаткові витрати, що перевищують базову ціну ліцензування Contract Advantage: ліцензії на доступ до сервера та клієнта для обох платформ Microsoft, а також вартість спеціальної серверної машини, фізичної чи віртуальної. Це також може означати деяку додаткову складність для невеликих операцій без внутрішнього ІТ-персоналу для управління серверами та базами даних. Це може призвести до збільшення витрат сторонніх ІТ-консалтингу на сторонні компанії. Все, що може бути занадто складним для деяких підприємств, особливо дуже малі операції, такі як приватні підприємці. Для операцій середнього розміру з фізичним або віртуальним сервером для запасних та деяких ІТ-циклів, відкритих для управління, Contract Advantage пропонує гнучкі ліцензування, всі основні компоненти та величезну кількість налаштувань.

Клієнти повинні уважно вивчити можливості кожного видання, оскільки є помітні відмінності. Наприклад, існує ряд функцій, які недоступні у веб-виданні WebEssentials або WebPro. Видання WebElite та WebPro пропонують бібліотеку пропозицій та можливості інтелектуальної власності (IP), фінансові та спеціальні функції відстеження. Також видання WebElite пропонує визначені користувачем звіти, робочий процес з автоматичним сповіщенням, визначені користувачем та попередньо заповнені шаблони документів та відстеження рахунків-фактур. Кількість доступних звітів також збільшується за виданнями. Ви отримуєте 60 звітів за допомогою WebEssentials, 70 з WebPro та доступ до 115+ звітів за допомогою WebElite. Як і у багатьох системах управління контрактами, існує широкий спектр особливостей та високий рівень індивідуалізації. Цей огляд зосереджується, головним чином, на функціональних можливостях, що не існують, основні особливості управління контрактами, та інші численні функції в меншій мірі.

Починаємо

Як і багато інших інтенсивно налаштованих систем управління контрактами, які ми розглянули, включаючи управління життєвим циклом контрактів Agiloft та Coupa, перевагу контрактом спочатку важко орієнтуватися. Широка функціональність, що міститься в Contract Advantage, означає, що вам доведеться зіткнутися з переповненим інтерфейсом користувацьких інтерфейсів кнопок, вкладок, полів даних і меню для налаштування свого досвіду.

Порівнюючи з обтічним інтерфейсом у форматі Concord, що нагадує Gmail, або простими хмарними інформаційними панелями, знайденими у менш потужних інструментах SaaS, таких як ContractSafe та Contract Hound, Contract Advantage не є інструментом, на який ви можете просто увійти та почати використовувати. Окрім демонстрації замість формальних навчальних занять, Great Minds Software надав ряд посібників, необхідних для проходження. Озброївшись посібником користувача "Початок роботи", керівництвом "Workflow", міні-посібником "Зміни дисплеїв та перейменування полів" та міні-посібником із налаштувань веб-браузера, процес налаштування розпочався з мого тестового облікового запису, пов’язаного із зразком бази даних.

Компанія Great Minds Software каже, що система працює з Google Chrome, Microsoft Edge та Safari, а також Internet Explorer (IE) для різних пропонованих порталів. Але в даний час основна система працює лише на IE і вимагає дратувати ступінь налаштування параметрів, щоб вона працювала. Для нашого оновленого тестування на огляд я використав ПК під керуванням Windows 10 із встановленими Microsoft Edge та Google Chrome. Але для того, щоб веб-портал Contract Advantage працював, мені довелося відкрити IE і пройти інструкцію браузера, щоб увімкнути правильні параметри сумісності. Перевага контракту оптимізована для IE 6, 7, 8 та 9, всі вони застарілі. Нові ПК, на яких працює IE11, повинні налаштувати в Інтернеті ряд інтернетів та розширені параметри безпеки, щоб він працював. Для веб-продукту в 2017 році цей ступінь додаткової роботи з налаштування, щоб забезпечити сумісність із зворотним ходом, є значним ударом щодо продукту для будь-якої організації, яка ще не використовує застарілого програмного забезпечення. Компанія заявляє, що очікує, що у всій основній системі буде включено багато браузерних версій протягом першого кварталу 2018 року.

Індивідуальний життєвий цикл управління

Майже кожен аспект «Перевага на контракт» дуже настроюється. Перевага контракту може бути налаштована так, щоб відкриватися на панелі керування користувача або лише в головному меню (яке також розміщено на панелі приладів). Інформаційна панель складається з різних вікон або плиток під назвою "віджети". Ці віджети можна налаштувати для відображення практично будь-якого типу інформації, включаючи минулі належні дії, майбутні дії, активні завдання користувача та термін дії контракту. Усі віджети інформаційної панелі можна перетягнути і перенести на нове місце, а ще більше віджетів можна додати. Навіть колірну гамму можна змінити, щоб користувачі могли призначити, наприклад, різні кольори для звичайних контрактів, субпідрядів або головних контрактів для легшої візуальної ідентифікації. Інформаційну панель можна також налаштувати для показу оголошень компанії або графіку, що показує звіти, такі як порівняння номерів контрактів за рік та за рік. Кожен користувач може персоналізувати свою панель керування кольоровими схемами та віджетами в меню налаштувань, але головне меню завжди доступне з нижньої лівої сторони.

Контрактна перевага також надає вам центральне сховище документів з низкою додаткових модулів, які ви можете додати залежно від потреб вашого бізнесу (наприклад, фінансів або модуля нерухомості). У цьому відношенні система управління контрактами за своєю налаштованістю майже схожа на систему планування ресурсів підприємства (ERP). Також є портал запитів на контракти для користувачів, яким не потрібні можливості адміністратора. Це дає діловим користувачам та наглядачам інтерфейс користувача, за допомогою якого можна подавати договори на затвердження, затверджувати або відхиляти документи та керувати робочими процесами. Усі форми та поля настроюються адміністратором, тому такий портал корисний для підприємства, в якому різні підрозділи потребують подання та управління різними видами договорів.

Незважаючи на те, що Contract Advantage не має тих самих можливостей графіка на приладовій панелі, як і Agiloft, користувачі Contract Advantage мають дещо унікальну можливість вибору власних кольорових схем на кількох сторінках, зокрема на сторінках панелі керування та контрактів. Дещо дивно, що ця функція не доступна в інших системах. Контрактна перевага - одна з небагатьох, що ми бачили з такими можливостями. Користуючись повним піддоном, користувачі можуть одягнути перевагу за контрактом на свій смак.

Головний заголовок (вгорі сторінки) можна налаштувати за допомогою логотипу та кольорів компанії. Є два основні способи переходу користувачів через перевагу контракту: через панель меню та через головне меню. Головне меню - це список віджетів різних аспектів основної функціональності переваг контракту, включаючи договори, сторони, контакти та сховище документів. Рядок меню проходить у верхній частині кожної сторінки; він забезпечує швидкий доступ до багатьох областей на сторінках головного меню, а також до модулів та звітів.

Одним із цікавих аспектів інтерфейсу є те, що на багатьох екранах вибору контрактів є таблиця електронної таблиці Microsoft Excel, навіть більше, ніж у багатьох інших продуктах, які я переглядав. Це, ймовірно, забезпечить певний рівень комфорту користувачам, які добре знайомі з програмами Microsoft Excel або програмами електронних таблиць. Однак це може не сподобатися користувачам, які віддають перевагу підходу під керування контрактами типу віртуального файлового кабінету, який можна знайти в таких системах, як ContractWorks та ContractSafe.

Додавання контракту до системи є досить безболісним; це просто натиснути новий контракт та ввести відповідну інформацію, щоб розпочати процес введення даних. Після введення основної інформації про договір для створення профілю, можна буде додати решту відповідної інформації. У виданні WebElite ви також можете завантажити контракт із шаблону. На цій сторінці також можна додати більш досконалу інформацію про сторону контракту та переговори, включаючи "відповідальну особу" для кожної компанії, яка бере участь у угоді. Ви також можете додати імена всіх сторін, які знаходяться на кожному боці справи, а також користувачів, які визначені як підписанти.

Профілі контрактів містять навігаційний індекс сторінок ліворуч для переміщення між Підсумком, Діями, Поправками та Статтями. Спеціальні сторінки контрактів можуть бути додані у виданні WebElite. На сторінці "Підсумок" є заголовок, який відображає найосновнішу інформацію (наприклад, тип, термін, термін придатності та статус). Інформація, що стосується сторін, контактів, деталей та статусу, може бути введена. Крім того, якщо користувач має дозвіл, майже все на сторінці можна, за бажанням, індивідуалізувати або змінити на всій системі.

Сторони та контакти можуть бути додані зі списку існуючих зацікавлених сторін або додані, якщо вони є новою компанією. Ця функціональність дозволяє як швидше вводити дані, так і ефективніше звітувати. Якщо немає центрального списку сторін, користувачі можуть змінювати точні формулювання компанії (наприклад, між XYZ Incorporated, XYZ Inc. та XYZ), що може призвести до заповнених помилок пошуку та звітності. Перевага на контракт має додаткову корисну функцію, яку я раніше не бачив на вкладці "Історія FKA". FKA розшифровується як "Раніше відомий як", і ця корисна функція дозволяє зафіксувати колишні назви компанії прямо у профілі, щоб допомогти слідкувати за зміною назв корпорації.

Далі - деталі контракту та основні дати. Саме в цих областях буде введено основну частину контрактних даних. Розділ Інформація про договір може бути налаштований адміністратором для представлення певних полів даних на основі типу контракту, який спочатку обрав користувач або для всіх типів контрактів. Можна створити будь-який тип поля: прапорці, текстові поля, спадні списки, багатозаписні списки, валютні поля та дати. Крім того, можна встановити ряд ключових дат, включаючи дату угоди, чинності, припинення, термін дії та поновлення.

З основних дат можна швидко створити дії, щоб нагадати відповідальним про важливі майбутні події. Ранні попередження можуть бути налаштовані, автоматичні електронні листи надсилаються відповідним людям за будь-яку кількість днів до події. Якщо фінансова інформація пов'язана з подією, то така інформація може бути додана. Повідомлення можна постійно надсилати до зміни статусу Дії. Повідомлення можна навіть надсилати контрагенту.

Якщо у вас є модуль підпису документа, який доступний лише у версії WebElite, ви також можете інтегрувати процес із DocuSign для електронних підписів. Якщо ввімкнено, якщо ви натиснете на ім’я контакту на сторінці договору, він може зберегти їхні дані безпосередньо в DocuSign. Щойно ви генеруєте документ із усіма відповідними датами, ви можете призначити необов'язкового підписанта. Якщо ви використовуєте шаблон, то він вже матиме конкретну мову контракту, і ви можете просто заповнити відповідні поля. Ви можете створити файл Microsoft Word або PDF з блоками підписів, які випадають у визначені зони договору. У кожного контракту є власне сховище документів, в якому ви можете налаштувати структуру папок. Система автоматично зберігає контракт у робочому процесі затвердження. Отже, якщо це договір про купівлю, ви не побачите папки для фінансових питань або страхування тощо. Немає вбудованого електронного підпису, тому ви можете або включити інтеграцію DocuSign, якщо у вас є обліковий запис, або вам доведеться роздрукувати документи, підпишіть вручну та завантажте підписану версію назад у робочий процес затвердження.

Розширені робочі процеси, пошук та звітування

Для більш просунутих користувачів у виданні WebElite можна також додавати інформацію про робочий процес щодо договору в розділі Стан процесу контрактування. Можна керувати списком етапів, щоб менеджери могли відслідковувати хід договору. Так / Ні кнопки опцій можуть бути встановлені поруч із різними статусами (наприклад, Надіслано юридичним, Виконано, Надіслано до бухгалтерії, Надіслано Договірній стороні та Запит прийнято) із полями дати для документування часової шкали.

Можливості автоматизації робочого процесу були розширені з моменту нашого початкового огляду, маючи більше шаблонів робочого процесу, а також завдань після робочого процесу. Після укладення договору ви можете призначити подальші дії, такі як надсилання електронної пошти підписаного документа, створення звіту тощо. Усі ці подальші дії ініціюються автоматично. Шаблони робочого процесу можуть бути змінені, щоб вказати завдання, відповідальність за нього, його тривалість та повідомлення про новий крок робочого процесу. Підсумкові сповіщення можуть бути встановлені також у спеціальні часові інтервали.

Контрактна перевага також має розширені функції узгодження договорів та відстеження контрактів. Вони дозволяють відстежувати зміни до договору, додані до внесення змін до сховища документів контракту. Система також має функцію порівняння версій і включає контроль відката та повний журнал аудиту всіх змін та оновлень. Редагування договорів запустить Microsoft Word безпосередньо та дозволить вам вносити зміни безпосередньо в документ. Але система сканує та обробляє оновлену версію з оптичним розпізнаванням символів (OCR) для реєстрації змін.

Як і в багатьох системах управління контрактами, є функція Note. У «Контрактній перевазі» ця функція називається «Щоденник контрактів», і вона дозволяє користувачам додавати коментарі до профілю контракту, створюючи записи Щоденника, що мають дату та дату часу. Як і в багатьох системах, профілі контрактів можуть бути скопійовані, але Contract Advantage додає можливість контролювати, яку копіюється окрема інформація в профілі.

Контрактна перевага застосовує дещо інший підхід до документу чи файлової сторони організації. До кожного профілю контракту входить сховище документів, яке визнає, що до деяких контрактів може бути додано безліч документів або підрядів. У кожному сховищі є групи документів, що дає можливість користувачам розміщувати файли під різними категоріями. Багато систем на ринку дозволяють користувачам приєднувати декілька файлів або документів до одного профілю контракту. Однак більшість не забезпечує той самий рівень організації, що і контрактна перевага. Можна створити папки і структуру можна редагувати. Документи також можуть бути заблоковані, щоб уникнути проблем з контролем версій. Також електронні листи, надіслані через Contract Advantage, реєструються у сховищі.

Для адміністраторів, які турбуються про безпеку, користувачі можуть бути віднесені до груп для легкого контролю доступу та редагування. Користувачів можна утримувати з цілих областей системи або просто заважати редагувати певні поля, забезпечуючи нюансований підхід до безпеки.

Як і всі інші аспекти переваги контракту, функція пошуку дуже настроюється. Будь-яке поле даних можна шукати, забезпечуючи майже необмежені можливості пошуку. Параметри пошуку організовані у вкладки. Це зберігає найпростішу інформацію спереду та в центрі, роблячи пошук будь-якого поля. Пошукові запити також можна зберегти для подальшого використання.

Як згадувалося, Contract Advantage поставляється з OCR для завантажених документів. Ця функція дозволяє здійснювати пошук тексту за документами та файлами в системі. Функція пошуку тексту за контрактом Advantage є більш корисною, ніж більшість, оскільки показує кількість звернень у кожному документі. Складні можливості пошуку перетворюються на надійну звітність. Будь-який пошук або перелік контрактів можна експортувати в Microsoft Excel, а стовпці інформації можна повністю налаштувати. На додаток до експорту будь-якого пошуку, Contract Advantage постачається з низкою попередньо створених звітів, які можна налаштувати для кожного користувача. Ці звіти дають трохи більш естетичний продукт і можуть бути експортовані в Microsoft Excel або переглянуті в системі.

Крім безлічі цікавих особливостей, про які вже йшлося, варто згадати ще кілька. Наприклад, Contract Advantage - одна з небагатьох систем, яка дозволяє здійснювати глобальне оновлення системи. Це дозволяє менеджеру оновлювати інформацію одразу в різних контактах, компаніях чи полях даних. Ця функція може заощадити величезну кількість часу та енергії при впровадженні нових полів або оновленні та внесення змін до старих.

Щоб допомогти в організації, контракти можна архівувати. Контрактна перевага має ряд інших функцій, таких як імпорт контактів Microsoft Outlook, створення шаблонів і бібліотеки пропозицій. Існує також інтеграція Active Directory (AD) та підтримка єдиного входу (SSO) для плану WebElite.

Важка платформа управління контрактами

Перевага на контракт може бути налаштована для задоволення потреб практично будь-якого замовника. Але системні вимоги та налаштування можуть бути непомітними для приватних осіб та менших компаній. Contract Advantage пропонує ряд корисних функцій, таких як OCR та глобальні оновлення, а також унікальний підхід до зберігання документів. Для тих користувачів, які вважають за краще негайно працювати з більш природним досвідом управління контрактами, переможці вибору редакторів Agiloft та Updraft можуть бути більш підходящими. А для простого хмарного варіанту з інтуїтивно зрозумілим співпрацею, Concord може бути найкращим чином.

Однак, якщо мова йде про справді нескінченне налаштування та розширені функції автоматизації та управління робочим процесом, необхідні для управління контрактами на рівні підприємства, Contract Advantage є одним із найздібніших інструментів на ринку. Після того, як ви пройдете інсталяцію та тренінги, щоб забезпечити собі комфорт із цим складним продуктом, мова йде про настільки всеосяжній та спеціалізованій системі, як знайде ваш бізнес.