Відео: ÐÑÑваемÑо-мÑÑл-мÑÑо (Вересень 2024)
? wmode = прозорий "Що ви хочете знати про організацію?"
Це питання, яке я так часто задаю колегам та друзям, щоб отримати ідеї для цієї колонки. Востаннє, коли я запитав, більше однієї людини відповіли: "Як мені навіть почати роботу?"
Якби я написав керівництво для початківців щодо організації, це призвело б до одного абсолютно необхідного поради: Розбийте свої проекти на більш дрібні частини.
Розбиття мети на менші цілі та щоденні завдання є вирішальним для успіху. Всі організовані люди це роблять, але не всі статті поради роблять це явним. Я думаю, що це має бути явним. Це так важливо, що вам не слід затуляти це.
Справжньою таємницею бути організованою є з'ясування того, як змусити себе робити ті дії, які необхідні організації, і продовжувати йти вперед. Ви повинні бути в змозі визначити дії - і саме це полягає в руйнуванні мети.
З чого почати організовуватись
Перш ніж ви зможете організуватися, ви повинні мати мету.
"Я хочу бути більш організованим" - це не мета. Спробуйте уявити, чого саме ви насправді хочете. Спробуйте скласти це словами. І спробуйте зробити ці слова позитивними та діяльними, а не негативними.
Скажімо, ви відчуваєте, що ваш електронний лист виходить з-під контролю. Ви хочете впорядкувати електронну пошту.
Негативно визначена мета: "Мій електронний лист - безлад, і я його більше не хочу".
Позитивно визначена мета: "Я хочу завжди мати можливість швидко знайти електронний лист, коли мені це потрібно".
Позитивна та дієва мета зосереджена на тому, що ви хочете зробити ("швидко знайдіть електронні листи"). Ціль, бачена через негативний нахил, просто відновлює проблему, що ваш електронний лист безладний, і ви незадоволені з цього приводу.
Ось ще один приклад:
Негативно визначена мета : "У мене занадто багато паперів. Вони захаращують мій стіл і викликають відволікання, і я ненавиджу його". (Зверніть увагу, як немає чіткої картини того, що ви хочете статися або як ви хочете, щоб ситуація змінилася.)
Позитивно визначена мета: "Я хочу мінімалістичний робочий простір, який сприяє мені зосередитись. Я хочу використовувати свій комп'ютер та потужність OCR і шукати, щоб бути більш ефективним у пошуку важливих документів". (Помітьте наголос на позитивних словах, таких як "фокус" та "ефективність".)
Зовсім буквально, ви повинні уявити, чого ви хочете, і скласти це в позитивні слова, конкретні, діючі слова. (Див. Більше порад щодо встановлення та досягнення цілей.)
Як деконструювати мету
Після того, як у вас є мета і викладете її словами, вам доведеться її деконструювати.
Простий спосіб деконструювати мету - це подумати над тим, що б ви писали у щоденному списку справ, щоб досягти мети.
Ви ніколи не ставите до списку завдань "Створіть мінімалістичний робочий простір, який сприятиме зосередженню". Швидше ви можете написати:
- чисті кухлі та чашки зі столу
- сканувати документи у папці "Вхідні"
- подрібнювати скановані папери
- випрямити комп’ютерні дроти
(Якщо ви трохи загубились від того, які види речей належать до списку завдань, в першу чергу, я вдосконалююсь щодо створення кращих списків справ.)
Приклад: Перетворення фото організацій
Я хочу навести вам довший приклад, як розбити великий організаційний проект на менші частини, щоб повністю дражнити, як це відбувається.
Я працював з колегою, Стефані, над загальним перетворенням цифрових фотографій (про що я детально напишу в майбутній колонці). У неї тисячі фотографій, розкинуті на декілька комп’ютерів та сервісів онлайн-зберігання, і вона просто хоче, щоб вони були організовані.
1. Визначте мету. Перший раз, коли ми сіли разом, щоб обговорити проект, я запитав її: "Що ти хочеш? Яка твоя мета?" Я зупинив її, перш ніж вона навіть змогла відповісти. "Дозвольте перефразувати це. Що ви хочете мати, щоб зробити свої фотографії, які ви зараз не можете зробити?"
По суті, Стефані сказала, що хоче легко знаходити фотографії, незалежно від того, яким пристроєм вона користувалася.
2. Зрозумійте проблему. Моє наступне запитання було таким: "Зараз, коли ви шукаєте фотографію, як ви виглядаєте? Ви пам’ятаєте дату чи людей на зображенні, чи подію, коли знімали фотографію?"
Насправді це запитання було таке: "Яке рішення ми повинні розробити так, щоб воно відповідало вашим потребам?"
Вона сказала, що зазвичай запам'ятовує свої фотографії приблизно за датою, наприклад, "в коледжі", але також іноді людьми на фотографії.
Ми розглянули кілька можливих рішень, але поки що нічого не вирішили. Часто це допомагає рухатись вперед за допомогою декількох фрагментів проекту організації, тому подивіться, чи змінюється ваше визначення мети, чим більше ви дізнаєтесь про проблему.
3. Поставте собі невеликі завдання. Виходячи з нашої зустрічі, Стефанія відійшла від короткого списку завдань. Це виглядало приблизно так:
Ці чотири завдання були ступенем "наступних кроків" Стефанії. Зауважте, її список містить лише пару предметів. Вона могла б легко виконати всі ці завдання за день, якщо вона зігнулася, або менше, ніж за тиждень, якщо вона робила одну на день.
4. Встановіть терміни. Спосіб дотримання простих, коротких завдань - встановлення строків. Мені подобається використовувати додаток для управління завданнями, наприклад, Awesome Note або Any.do, щоб відслідковувати свої завдання і призначати їм терміни. Що стосується проекту Стефані, я не знаю, чи вона ставить собі терміни, але у неї є чіткі терміни, засновані на тому, коли ми вирішимо, що ми зустрінемось з собою далі для продовження проекту. Моє припущення, що наступна наша зустріч вимальовується у її календарі і змушує почувати себе відповідальною за те, що вона сказала, що зробить.
Це робити важко
Не кожен відчуває себе відповідальним перед самим собою. Я думаю, що у всіх нас є стратегії, щоб змусити себе почувати себе відповідальними, як, наприклад, розповісти комусь іншим про наші плани чи робити гроші, що ми чи не будемо щось робити. Запам'ятати завдання не важко. Просто надішліть нагадування на своєму смартфоні. Це робити важко. Якщо у вас є невеликі завдання, які є дуже конкретними, ви принаймні збільшуєте свої шанси, які ви будете виконувати.
Прислів’я «кожна подорож починається одним кроком» цілком вірна. Або якщо ви віддаєте перевагу, "З'явлення половини битви" говорить з тим же наміром. Ви повинні дати собі чіткі та придатні для виконання речі та розумну кількість часу, щоб їх виконувати. Інакше ви ніколи не будете так багато, як розпочати.
