Організуйтеся: як почистити папку "Вхідні" | Джилл Даффі

Електронна пошта викликає серйозні проблеми як для нашої продуктивності, так і для нашої психіки. Переповнений папку "Вхідні" важить на розум. Повернення до неї знову і знову створює більше «роботи над роботою», як говориться, що дуже неефективно і рідко насправді є центральним у реальній роботі, яку нам потрібно робити. Якщо це звучить як ваше життя, прийшов час прибрати цю папку "Вхідні".

Мій метод підтримки здорових стосунків з електронною поштою покладається на дуже невеликі та конкретні дії, які я виконую щодня - ознайомтеся з моїми 11 порадами щодо керування електронною поштою. Іншими словами, обслуговування моєї папки "Вхідні" не є одноразовою роботою з очищення. Але що ви можете зробити, якщо папка "Вхідні" настільки жахлива, що ви не побачите поза цим величезним та негайним перешкодою для вирішення цього питання? У такому випадку прийшов час сісти та відремонтувати папку "Вхідні".

Ось як це зробити.

Крок 1. Перемістіть свою папку "Вхідні"

Забудьте про обробку кожного повідомлення у вхідних. Це не відбудеться, і великої виплати не буде. Зробити зачистку краще.

"Підмітати" означає масово переносити цілу купу неприємностей до іншої. Створіть декілька нових папок у своїй програмі електронної пошти та назвіть їх за роком, кварталом чи місяцем (виключаючи поточний рік, квартал чи місяць; тобто не створюйте папку "2013" лише зараз), залежно від стану вашої папку "Вхідні" і як ви схильні думати про час. Наприклад, ви можете створити ці папки:

• 2010 рік
• 2011 рік
• 2012 рік

Або ви можете:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

Причиною того, що ви не створите папку для поточного року, кварталу чи місяця, є те, що папка "Вхідні" наразі буде "поточною" папкою.

Далі сортуйте або виконайте пошук, залежно від того, яку програму електронної пошти ви використовуєте, щоб виділити всі повідомлення за певний проміжок часу та масово перемістити їх у відповідну папку.

Що б не залишилося у вашій папці "Вхідні" - це ті повідомлення, про які ви можете насправді переживати над обробкою, можливо, сьогодні, а може й завтра, але, швидше за все, це буде потроху протягом наступних кількох днів. Ви не хочете одразу брати на себе занадто багато.

Усі ваші старі повідомлення все ще присутні - вони просто не в дорозі. Можливо, ти одного разу будеш з ними мати справу, але я думаю, що ти цього не зробиш. Це одна з найгірших проблем електронної пошти. Ми думаємо, що збираємося читати, відповідати чи реагувати іншим чином на стільки повідомлень, але цього ніколи не робимо. Підмітання дозволяє вам позбутися їх, фактично не позбувшись їх. Таким чином, ви можете продовжувати вірити, що ви можете одного разу обробити всі електронні листи 2012 року (навіть, мабуть, не хочете).

Дивіться відео про те, як прочистити в Gmail.

Крок 2. Розділіть деталі

"Розгортка" піклується про повідомлення, яке ви вже маєте, але воно не робить нічого для повідомлень, які зараз будуть переходити в будь-яку секунду. Тож як тільки у вас з'явиться папка "Вхідні", яка не задушиться, вам потрібно створити кілька фільтрів або інші способи автоматичного поділу, які автоматично рухаються вперед.

Один із способів зробити це - використовувати різні облікові записи електронної пошти для різних цілей, а не один для всього. Насправді у мене є чотири різні облікові записи електронної пошти, які я регулярно використовую: один для бізнесу, один для особистого спілкування, один для онлайн-покупок (де я зберігаю квитанції, відстежую пакети, отримую попередження про подання банківських та електронних податків) і один для того, що я називаю " мотлох ». Мій обліковий запис непридатний насправді не для сміття в суворому розумінні. Це адреса, яку я використовую для підписки на розсилки новин або нові онлайн-сервіси, які хочу спробувати, але це в кінцевому рахунку не важливо. Інша назва такого змісту - сірий. Це не зовсім спам, тому що ви його просили і хочете. Нічого, що є критично важливим для місії, ніколи не входить до цього небажаного облікового запису, тому, якщо я не перевіряю це протягом декількох днів, це не зайво. Я також рідко відкриваю непотрібний рахунок або рахунок для покупок, поки я працюю, тому ніколи навіть в очах мене не спокушає.

Другий спосіб отримати той же ефект - через папки та автоматичне сортування. Це особливо корисний спосіб управління інформаційними розсилками та щоденними угодами. У цьому відношенні Outlook.com досить складний, і Gmail теж непоганий у цьому.

Незалежно від того, чи налаштовуєте ви фільтри та папки чи починаєте надсилати розсилки та квитанції про покупки на іншу електронну адресу, цей крок потребує певного часу. Можливо, вам знадобиться від 30 хвилин до години, щоб створити основний метод розділення.

Крок 3. Видаліть

Будемо сподіватися, що те, що залишилося у вашій папці "Вхідні" - лише частина того, що було там раніше. Наступне, що я зробив би - спробувати видалити все, що просто не важливо. Цей крок може зайняти деякий час, але я б не витрачав на це занадто багато часу.

Скануйте повідомлення у своїй папці "Вхідні", і коли ви приземлитесь на одне, яке ви збираєтесь видалити, спробуйте сортувати папку "Вхідні" за відправниками та побачити, чи є інші повідомлення від цієї самої особи, які варто видалити. Часто я отримую кілька електронних електронних листів від однієї людини, які говорять те саме, і всі вони повинні знаходитись на рубаючому блоці.

Видаліть стільки, скільки зможете, не зациклюючись на вмісті жодного повідомлення. Якщо ви не впевнені в повідомленні, просто залиште його в спокої поки що.

Видалення для мене важливо, оскільки воно означає відпускання. Якщо повідомлення не важливе і не містить критичної інформації, його видалення - це знак того, що мені ніколи більше не доведеться думати про це. Це подумки звільняє мене від зобов’язань, які представляє електронний лист.

Ви також можете створити папку "Пізніше", куди ви надсилаєте повідомлення, які насправді не важливі, але до яких ви все ще маєте певну психологічну прихильність. Це повідомлення, з якими ви збираєтесь мати справу "пізніше". На мій досвід, "пізніші" повідомлення - це зазвичай сміття, яке я ще не був готовий відпустити.

Фантастична послуга під назвою SaneBox (6 доларів на місяць) фактично сканує вашу папку "Вхідні" та автоматично надсилатиме неважливі електронні листи у нову папку під назвою "@SaneLater". Під час тестування SaneBox я виявив, що це зробило неймовірну роботу щодо визначення того, що є важливим, а не важливим.

Крок 4. Розробіть систему, перетворіть її на звички

Із керованою папкою "Вхідні" та базовою структурою для подання електронної пошти вам тепер потрібна система для того, як ви будете подавати електронну пошту. Поза основним правилом "електронні листи, пов’язані зі статтями червня 2013 року, переходять у папку 1306_JUN", але коли ви ставите їх там? Як часто ви будете переглядати їх? Що ви зробите з повідомленнями перед їх подачею?

Цей крок є найважчим, оскільки він просить створити правила та виробити звички дотримуватися їх у довгостроковій перспективі. Правила, які ви створюєте, повинні бути явними. Ви повинні мати можливість їх сформулювати. Але вони не повинні бути ідеальними чи абсолютними. Це добре, якщо час від часу відхилятися від них. Ви хочете, щоб система тут прощала поганий день тут і там, таку, яка дозволяє вам легко відскакувати назад, якщо ви зісковзнете.

Щоб дати вам уявлення про те, як грають правила, ось деякі мої правила обробки електронної пошти.

Видаліть швидко. Якщо електронний лист не вимагає дій, включаючи повторне читання або архівування для довідок, я його негайно відкидаю. Я виховую швидко видалення повідомлень, спочатку видаляючи повідомлення масово, щоранку. Коли я приїжджаю до свого столу, я видаляю стільки повідомлень, скільки вважаю за потрібне одним махом. Зазвичай це приблизно 60 відсотків моїх нових непрочитаних повідомлень.

Відповідайте на критичні повідомлення негайно або зберігайте їх у папці "Вхідні". Якщо електронний лист є критичним - це означає, що він потребує невідкладних дій або глибокого перечитування і, можливо, відповіді - я дію на нього негайно або залишаю його в папці "Вхідні", поки я не дію на нього, як правило, протягом дня або двох. Він може залишатися у папці "Вхідні" до місяця або близько того. Через місяць я мушу діяти. Ось такий термін.

Файл до кінця дня. Якщо повідомлення містить потрібну мені інформацію, але не потребує негайних дій, її слід перемістити у відповідну папку (або зберегти локально на робочому столі) до кінця дня - або до кінця тижня, якщо я дійсно зайнятий .

Прибирайте вхідні в п'ятницю вдень. У п’ятницю вдень я даю від 10 до 20 хвилин, щоб розібратися в папці "Вхідні" і, можливо, діяти на речі, які не потребують тривалої відповіді. До моменту виходу з офісу я маю змогу побачити дюйм-два білого простору внизу (приміщення, щоб знову заповнитись у вихідні).

Дивіться внизу вхідних повідомлень. З кожним днем ​​це правило - це те, над чим я живу на самому фундаментальному рівні: завжди бачте внизу папки "Вхідні". На відміну від Inbox Zero, я прагну не мати більше вхідних повідомлень, ніж я можу бачити на екрані. Це просто. Це прощати. Це гнучко. Це розумна і досяжна мета. І не потрібно багато, щоб послідовно дотримуватися цього правила. Це звичає в тому, що як тільки я почав прагнути бачити нижню частину своєї папки, це стало підсвідомою метою.

Довгострокове рішення щодо управління електронною поштою

Вся організація дійсно зводиться до правил, а лінчпін, який поєднує правила, - це звички. Звички - це те, як ти виконуєш правила. Якщо правило порожнє кошик електронної пошти в кінці дня, звичка завжди клацнути правою кнопкою миші, щоб скинути сміття перед тим, як ви вийдете з програми електронної пошти (або налаштувавши програму електронної пошти для автоматичного видалення сміття після виходу із програми). Якщо правило завжди відповідати на електронний лист від вашого начальника до кінця дня, звичка може автоматично сортувати повідомлення від вашого начальника у спеціальну папку та перевіряти цю папку щодня о 16:00.

Добре та ефективно керувати електронною поштою - це система, яку ви використовуєте, а не програмне забезпечення, яке ви використовуєте. Програми, функції та плагіни можуть допомогти вирішити конкретні проблеми, пов’язані з електронною поштою, але якщо вони не містять більш всеосяжної системи правил або методу вживання звичок, вони не матимуть довготермінового окупності.