Будьте організовані: як зосередитись на особистому канбані

Уявіть собі систему управління своїм життям - те, що легко навчитися користуватися, тримає все організовано, заважає багатозадачність і допомагає досягти поставлених цілей. Це особистий канбан.

Хоча канбан набуває популярності в управлінні проектами в офісних умовах, люди також запозичують основні ідеї для організації аспектів свого особистого життя - від планування весіль до управління сімейними справами. Отже, що таке особистий канбан, як він працює і що він може зробити для вас?

Що таке Канбан?

Kanban - це стиль роботи, який розпочався на японських заводах з виробництва автомобілів і популярний сьогодні серед розробників програмного забезпечення та людей, які працюють у професійних службах.

Він покладається на картки, на яких ви пишете інформацію, та дошку, на якій ви влаштовуєте свої картки. Частина причини, що користується популярністю в галузях програмного забезпечення та послуг, полягає в тому, що це створює візуальне уявлення про те, що інакше зовсім не є візуальним.

Програмне забезпечення Kanban починається з дошки. Подумайте про це як дошку, де ви влаштовуєте наліпки. Ці нотатки називаються картками. Ви можете переміщати картки навколо, як завгодно, хоча віртуальні картки завжди акуратно потрапляють у стовпці. Традиційно стовпці позначаються зліва направо на Do, Doing і Done. У деяких інструментах ви можете налаштувати призначення або мітку стовпців.

Інструменти Kanban, як правило, спільні; так багато людей мають доступ до однієї дошки та карток. Картки на певному етапі свого життя, як правило, мають правонаступника, якому доручено виконати завдання. Усі в команді можуть побачити всі картки чи завдання, де вони перебувають у своєму життєвому циклі та хто за них відповідає.

Особистий канбан бере деякі основні ідеї у канбану, але залишає поза або необов'язково багато правил, характерних для професійної продуктивності та офісної роботи. Залежно від того, що ви поклали на свій канбан-борд, ви можете поділитися ним з членами сім’ї, друзями, доглядачами, репетиторами або планувальником весілля.

Кілька додатків канбану на ринку включають SwiftKanban та Trello, хоча генеральний директор Trello Майкл Прайор сказав мені, що інструмент його компанії технічно не є канбановою дошкою, а навпаки був натхненний ними.

Як працює персональний канбан

В основі особистого канбану - візуалізація того, чим вам потрібно керувати, і як це буде зроблено.

"Існують різні форми візуального управління там, і одна перевага, яку надає канбан, - це обмеження роботи, яка працює", - сказала Джаніс Лінден-Рід, президент університету LeanKanban, що викладає професіоналів канбану та сприяє його використанню. "Він має спосіб вирішувати проблеми навколо багатозадачності і допомагає людям зосередитись, щоб вони не були переповнені. Те, що робить його канбаном на відміну від простої дошки завдань, обмежує роботу в процесі роботи та потоку".

Лінден-Рід пояснила, що канбан - це тягнення, а не система штовхання. "Ви берете на себе стільки роботи, скільки зможете впоратися в будь-який момент часу", - сказала вона. "Якщо ви хочете виконати лише три завдання в будь-який момент часу, у вас є три, і коли ви закінчите одне, ви можете витягнути наступне. Маючи обмежену систему тягнення, вона може допомогти вам зосередитись і організувати." Іншими словами, якщо у вас є налаштування "Робити", "робити", "завершено", ви ніколи не матимете більше трьох карт у колонці "Doing".

Коли я говорив з Пріором про канбан та особистий канбан, він пояснив, що метою інструменту його компанії, Trello, було "перенаправити до чогось дуже простого, а саме списку списків, так само, як електронна таблиця" група чисел, і якщо ви змінюєте одну клітинку, то інша комірка змінюється. Це просто спосіб візуально впорядкувати все, про що ви думаєте. " У цьому сенсі Trello чудово підходить для керування вашим особистим життям, оскільки це не дозволяє вам використовувати структуру та лінгво, які ви знайдете в додатках kanban, створених для управління бізнес-проектами.

Чому працює персональний канбан

Основна причина, чому канбан ефективний, щоб допомогти людям залишатися організованими, це те, що вони змушують їх продумати все, чим вони хочуть керувати, щоб відобразити його на дошці канбану.

Візьмемо для прикладу використання особистого канбану для організації сімейних справ. По-перше, ви повинні розібратися, якими будуть стовпці. Вони можуть бути завданнями, Doing, Done, але вони також можуть бути більш досконалими. Замість одного стовпчика "Завдання" у вас можуть бути щоденні завдання, щотижневі завдання та щомісячні завдання. Можливо, у першу неділю місяця ваш малюк несе відповідальність за витягнення однієї роботи з місячної колонки. Можливо, кожну суботу ваш партнер відповідає за те, щоб витягувати два щотижневі справи. Що б ви не вирішили, записавши процес, відобразивши його на дошці канбану, змушує вас продумати, як робота відбувається природним чином, а також те, як ви хочете, щоб ним керували.

Лінден-Рід використовувала особистий канбан для управління справами, коли її доньці було лише шість років. Це надало доньці агентство, а також навчило її вирішувати лише одне завдання за один раз.

Tonianne DeMaria Barry є автором персонального Kanban: Картографічна робота «Навігація по життю . Каже, особистий канбан створює розповідь про роботу. "Особистий Канбан перетворює нашу роботу в історію, систему. Це приймає навіть найнасипніші завдання і перетворює їх на гру, відповідну і переконливу для будь-якого віку", - сказала вона електронною поштою. Коли хтось розкладає свій список завдань на дошці, "робота перестає бути колекцією непов'язаних завдань і замість цього стає низкою подій та варіантів, які впливають один на одного і переходять від одного до іншого".

Особистий Канбан в дії

Один з найкращих способів отримати розуміння того, як канбан можна використовувати для організації та управління аспектами особистого життя, це почути про те, як інші люди його використовують. Нижче ви знайдете кілька прикладів, а також посилання, що додатково пояснюють, як вони працюють в системі канбану:

• планування та організація весілля
• управління запасами винного льоху
• управління домашніми справами (див. вище)
• складання фантастичної спортивної команди
• економія ідей для відпустки та подорожей (див. зображення нижче).

Хто може отримати користь від використання особистого Kanban?

Різні типи людей тяжіють до програмного забезпечення різних типів, щоб допомогти їм організуватися. Я запитав у Лінден-Рід та Пріор їх думку про тих людей, які найкраще підходять для канбану. Вони обоє сказали, що зорієнтовані люди добре справляються з канбаном, а потім додали ще кілька думок.

"Кожен, хто бореться з питаннями переобтяженості або проблем з якістю у своїй роботі, людей, які пропускають терміни, людей, які мають проблеми з дотриманням очікувань", може отримати користь від канбану, вважає Лінден-Рід.

ДеМарія Баррі зазначила, що діти з Аспергером часто справляються добре, коли вони використовують особистий канбан. "Кінестетичний зворотний зв'язок та підвищення рівня серотоніну, які вони отримують від залучення та бачення своєї роботи в колонці" Готово ", змушують їх завершити, а не інтенсивно зосереджуватися на чи розмовляти над одним завданням", - сказала вона. Вона також сказала, що діти з СДУГ часто досягають успіху, оскільки "реалізація межі незавершеного виробництва змушує їх зосередитися на завданнях, а не відволікатися, починаючи багато, але не виконуючи жодне".

Прайор сказав, що майже всі добре підходять для канбану, оскільки він зроблений так, як ми вже думаємо.

"Якщо ви подивитеся на те, як люди намагаються організувати своє життя - якщо ви подивитеся на комп’ютер із повідомленнями Post-It, що в ньому є, холодильник із замітками на дверях, люди роблять вказівні картки та розкладають їх перед собою" у нас дуже просторова пам’ять, - сказав Пріор. "Візуальна організація ідей може бути дуже корисною для людей".

Для отримання додаткових порад читайте ці поради щодо впорядкування письменницьких записок, як організувати відпустку по магазинах та хитрощів щодо мотивації себе.