Організуйтеся: 7 способів автоматичної організації контактів | Джилл Даффі

Скільки електронних адрес ви використовуєте? Скільки у вас баз даних контактів у результаті? Утримувати свою адресну книгу актуальною, оскільки це потребує частого оновлення. На щастя, є кілька способів автоматизувати процес оновлення та резервного копіювання списку контактів.

Тут я поділюсь із вами сімома способами автоматичного упорядкування списку контактів. П'ять із хитрощів використовують IFTTT, безкоштовний веб-сайт та сервіс, який означає «якщо це, то те». IFTTT працює так: Ви дозволяєте йому мати доступ до різних облікових записів, які ви використовуєте, таких як Gmail, Evernote, iOS Контакти тощо. Потім ви створюєте «якщо це, то ті» сценарії (або «рецепти», як їх називають), які виконує служба. Я покажу вам кілька прикладів за мить. Вам не потрібно знати, як кодувати або писати сценарії для створення рецептів. Це дійсно дуже просто.

Я вважаю за краще використовувати веб-сайт IFTTT на повнорозмірному екрані комп’ютера або ноутбука, але є програма IFTTT iPhone і нещодавно випущений додаток IFTTT для Android, якщо ви віддаєте перевагу роботі на мобільному пристрої.

Ось ось п'ять способів використання IFTTT (і два способи використання бонусів за допомогою інших інструментів, ніж IFTTT), щоб допомогти вам організувати, створити резервну копію та загально підтримувати свою адресну книгу. Зареєструйтесь на безкоштовний акаунт IFTTT та знайдіть ці рецепти в розділі «Огляд» на сайті. Ви помітите, що наведені тут рецепти схожі за своєю суттю, але користуються різними послугами. Для отримання додаткових пропозицій щодо автоматизації див. 101 найкращі рецепти ifttt.

1. Якщо надходить нова електронна пошта Gmail, тоді додайте "З адреси" на Диск Google

Увімкніть цей рецепт, і коли надійде нове повідомлення Gmail, ви автоматично отримаєте запис електронної адреси відправника до електронної таблиці Google Диска. Перевіряючи цей рецепт, я помітив, що ви отримаєте дублікати, що наче дратує і менш ідеально. Якщо у вас є розумний, автоматизований спосіб усунення цього списку, будь ласка, поділіться ним у коментарях!

2. Якщо до контактів iOS додано новий контакт, додайте на Диск Google "Від адреси"

Ця автоматизація працює так само, як і раніше, за винятком того, що вона використовує контакти iOS, а не нові вхідні повідомлення Gmail. Як результат, вона не страждає від дублюваної вище проблеми. З нижньої сторони він призначений лише для користувачів Apple.

3. Якщо до контактів iOS додано новий контакт, тоді запросіть на з'єднання через LinkedIn

Увімкніть цей рецепт, і він допоможе вам підтримувати свою базу даних про з'єднання LinkedIn. Ви можете використовувати його на додаток до інших рецептів iOS Contact (ви не обмежуєтесь лише одним), але знову ж таки, лише якщо ви користувач Apple.

4. Якщо в Gmail надходить нова електронна пошта, тоді додайте адресу електронної пошти відправника до примітки в Evernote

Цей рецепт є єдиним у цьому списку, який не був попередньо зроблений в IFTTT і був доступний у розділі «Огляд», але я поділився ним, тому він повинен бути загальнодоступним зараз. Як і у попередньому рецепті Gmail (номер один у цьому списку), у вас з’являться повторювані записи, коли надходять нові електронні листи, але принаймні у вас буде резервна копія ваших контактів.

5. Якщо до контактів iOS додано новий контакт, тоді додайте примітку до Evernote

Ось ще одна для користувачів iOS. Створіть резервну копію контактів iOS на Evernote. Як написано, у цьому рецепті буде зафіксовано ім'я відправника, номер телефону, електронну адресу, адресу, належність (організація / компанія), назву роботи, примітки та дату. Ви можете відредагувати рецепт, щоб виключити будь-яке з цих полів, якщо вам це подобається.

Два бонусні трюки

Хоча IFTTT - це відмінна послуга, яка проста у використанні, у мене є ще дві тактики організації контактної інформації.

6. Пересилайте повідомлення на власні варіанти вашої адреси Gmail

В одному використовується старий фокус Gmail. Періоди вашої адреси Gmail, виявляється, не впливають на доставку пошти вам. Отже, і обидва доставляють на один і той же рахунок. Трюк полягає в тому, щоб налаштувати в Gmail правило, яке фільтрує різні варіанти вашої адреси Gmail. Я налаштував таке правило, що якщо вхідна пошта надсилається на мою особисту адресу Gmail з двома спеціально розміщеними періодами в імені, повідомлення пропускає папку "Вхідні" та позначається "Контакти". Цю адресу я використовую, коли отримую електронний лист на свою робочу адресу, що від того, хто також стає особистим контактом: я пересилаю повідомлення на свою спеціальну адресу Gmail або відповідь. У результаті виходить, що ці люди та історія електронної пошти зараз перебувають у моїй особистої пошті Gmail, і їх можна повністю шукати, але витягнуті з поля зору моєї папки "Вхідні".

7. Автоматичне додавання до контактів вхідної та існуючої електронної пошти

Другий трюк - використовувати безкоштовний додаток EasilyDo для Android або EasilyDo для iPhone. Це персональний додаток-помічник з десятками автоматичних функцій, які ви можете додатково включити. У ньому є автоматизація під назвою Контактна інформація, яка шукає нову та існуючу контактну інформацію з облікових записів електронної пошти, що ви надаєте їй дозвіл на доступ. Потім він додає людей, які знаходить вам, акаунти контактів, Evernote, Salesforce та LinkedIn або залежно від того, що ви вибрали. EasilyDo зазвичай розпізнає, коли контакт вже існує, позбавляючись від проблеми дублювання, яку я зазначив у деяких інших автоматизаціях, і навіть у ньому є автоматизація видалення копіювання, яку можна запустити для очищення існуючих контактів.

Організація, резервне копіювання та оновлення контактів - одна з тих справ, яка потребує певного обслуговування. Але коли ви автоматизуєте це обслуговування, на ваших плечах практично нічого не залишається.