Організуйтеся: 10 стратегій для кращих, ефективніших списків справ

Наскільки ефективний ваш список справ? Чи допомагає вам спланувати свій день? Чи допомагає це вам розставити пріоритети? Або це нескінченний перелік речей, за які ви відчуваєте свою провину за те, що ще не зробили, і тепер навряд чи ви це зробите?

Хороший список справ має можливість не тільки формувати ваш день, але і зосереджувати вашу увагу на тому, що для вас є найбільш значимим. Складаючи свої завдання, ви ефективно розбиваєте свої більші цілі на більш керовані частини. Щотижневе завдання з прибирання паперів, що накопичились на вашому столі, може допомогти вам досягти більшої мети - організуватися та безпаперово. Навіть список продуктових покупок може бути свідченням більшої мети добре харчуватися або готувати вдома більше.

Коли ви дізнаєтеся, як скласти ефективний список справ, ви зможете краще налаштувати свій розум на справжні цілі. Хороший список справ повинен давати вам вказівки, а не наповнювати вас страхом. Ось кілька порад щодо створення кращих списків справ.

1. Оберіть додаток Right To To Do для вас

Першим кроком у формуванні кращого списку завдань є вирішення місця його збереження. Немає нічого поганого в тому, щоб мати список справ на папері. Якщо це працює для вас, чудово. Однак, існує багато причин, коли дійсно хороший додаток зі списку справ є вищим:

• Додані програми мають вбудовані нагадування.
• Цифрові списки легше редагувати, ніж паперові, тому ви можете коригувати свої пріоритети та уточнювати свої завдання за потребою.
• Ви не можете втратити цифровий список, збережений у хмарі. Якщо ви не є природно організованою людиною, це може бути ключовою перевагою.
• Різні погляди в додатку із завданнями дозволяють бачити лише ті завдання, які є актуальними на даний момент.
• Додатки зі списку справ можуть бути спільними; ви можете призначити завдання іншим людям та отримувати сповіщення про їх виконання.
• Ви можете вибрати додаток зі списку справ із функціями, що мотивують вас, будь то гарний дизайн чи захоплений досвід.

Існує величезна кількість додатків зі списку справ. Ви можете втратити продуктивність цілих днів, вивчивши всі програми управління завданнями, які відображаються в пошуку в будь-якому магазині додатків. Перевіривши багато з них, я рекомендую найбільше:

• Тодоїст
• Any.do
• Асана
• Речі

Кілька інших додатків, які в певних обставинах є чудовими, - це Google Tasks (для інтеграції з програмами G Suite), Microsoft To-Do (якщо ви використовуєте Microsoft Office або Windows 10), Habitica (якщо вам подобається гейміфікація) та Omnifocus (для таких які додають багато деталей до своїх завдань). Однак є дуже багато інших. Якщо жодне з них не вражає вас, запитайте своїх друзів (особливо ваших організованих), якими вони користуються. Спробуйте кілька і виберіть ту, яка вам сподобалась, і яка створює резервну копію вашої інформації у хмарі, щоб ви ніколи нічого не втрачали.

Якщо вам потрібна допомога щодо відстеження завдань, оскільки вони, як видається, завжди виконуються або перебувають у затриманні, додаток дошки kanban, такий як Trello, може послужити вам краще, ніж більш традиційний список справ.

2. Складіть більше одного списку

Дуже мало людей мають лише один список справ. Створіть список справ для роботи та окремий для особистих завдань. У вас може бути спільний список побутових завдань, список колись, де ви записуєте речі, які хотіли б робити, але не є терміновими, та інше.

Маючи більше одного списку, ви можете зосередитись. Коли ви на роботі і готові взяти на себе якісь завдання, пов'язані з роботою, ви не хочете відволікатися на те, що вам доведеться спекти торт на день народження у вихідний день.

Усі чудові додатки дозволяють складати декілька списків. Почніть з декількох легких і очевидних, таких як:

• Робота
• Особисті
• Побутові

Можливо, для вас має сенс мати проект A та Project B, а не загальний робочий список. Що ще потрібно? Ви завжди можете пізніше змінити свій список.

3. Додайте нові завдання якомога швидше

Коли в голову вискакує нове завдання, запишіть його у свій список завдань якомога швидше. Якщо у вашому додатку справ є якийсь комбінація клавіш для додавання нового завдання, вивчіть його. Якщо у вашому додатку є ярлик мобільного телефону, налаштуйте його.

Коли ви додасте завдання до свого списку завдань, як тільки ви придумаєте їх, ви можете запобігти собі зупинятися на них. Після того, як це записано, вам більше не потрібно пам’ятати про це.

4. Призначення строків

Коли завдання має встановлений термін, додайте його до свого списку справ. Строк дати допоможе вам розставити пріоритети.

Не кожне завдання потребує важкого та швидкого терміну в реальному житті, щоб отримати його у своєму списку справ. Призначте дату завдань, коли ви приблизно знаєте, коли думаєте, що зможете її виконати.

Це ефективно з двох причин: По-перше, більшість завдань, що надають завдання, дозволяють вам побачити, що належить "сьогодні", "завтра" та "цього тижня", незалежно від того, у якому списку вони є. Отже, ви можете побачити все, що належить " сьогодні "через ваш робочий список, особистий список тощо. По-друге, визначаючи терміни виконання завдань, ви ефективно плануєте свій тиждень, що є чудовою стратегією управління часом.

5. Переглядайте щодня

Почніть кожен день, кидаючи погляд на свій список справ за день і оцінюючи, чи розумно це. Потім перегляньте його. Якщо у вас сьогодні занадто багато завдань, і ви знаєте, що не зможете їх виконати всі, ви налаштовуєте себе на невдачу.

6. Обмежтеся між трьома та п’ятьма щоденними завданнями

У середній день я перевіряю між трьома і п’ятьма завданнями. Якщо я ненавмисно запланував 12 завдань на день, я знаю, що я не доїду до них усіх, а це означає, що мені доведеться переосмислити їх і змінити терміни. Якщо я помітив цю потенційну проблему до початку мого дня, я можу скоріше налаштувати, а не відчувати стрес від усіх тих завдань, які я мав намір робити і не виконував.

Яка обмеження у вашому щоденному завданні? Це залежить від того, які завдання ви записуєте і наскільки вони складні для виконання. З часом, якщо ви відстежите, скільки завдань ви відміняєте щодня - найкращі додатки, які роблять це за вас, - ви навчитеся максимуму. Коли ви дізнаєтесь про свій макс, ви можете обмежити щоденні завдання на розумну кількість.

7. Запишіть завдання, а не цілі та завдання

Те, що ви пишете у своєму списку справ, має значення. Наповніть свої списки завданнями, а не цілями та цілями. Для цього потрібно знати різницю між ними.

Цілі - це великі досягнення або бажані результати. Їх зазвичай важко оцінити. Прикладом може бути "вільно володіти хінді". Внесення цього до списку справ не буде дуже ефективним.

Цілі - це маркери на шляху до досягнення мети. Набагато простіше сплутати їх із завданнями, оскільки цілі є більш конкретними та кількісно вимірюваними. Прикладом мети може бути "поговорити на гінді про мої улюблені фільми".

То які завдання? Завдання - це дії, які ви вживаєте для досягнення мети. Розбити ціль вниз і у вас є завдання. Дуже часто це поодинокі події, хоча вони можуть повторитися. Завданням може бути "вивчити три нові дієслова хінді" або "вивчити протягом 30 хвилин".

Завдання - а не цілі чи завдання - належать до списку завдань.

8. Слідкуйте, щоб цілі та цілі були відокремленими

Визначення ваших цілей і завдань є важливою складовою створення кращих та ефективніших списків справ. У досконалому світі завдання, які ви виконуєте, - це насамперед для досягнення ваших цілей. Якщо ні, то чому ви витрачаєте час на їх виконання? Вам потрібно знати, які ваші цілі, але вони вам не потрібні у вашому списку справ.

Запишіть свої цілі та завдання десь в іншому місці. Якщо у вашому списку справ є розділ приміток, покладіть їх туди. Якщо ви ведете журнал, ви можете записувати свої цілі та переглядати їх щокварталу чи щорічно. Час від часу посилайтеся на свої цілі, але не дозволяйте їм відволікати вас від конкретних речей, які вам потрібно зробити сьогодні.

9. Подивіться на свій список завдань часто

Ефективний список справ веде вас протягом дня. Подивіться на це на початку тижня, щоб спланувати свій час. Погляньте на початок дня, щоб переглянути свій план на день. Подивіться на це після обіду, щоб ви знали, на що ще потрібно зосередитися на решту дня. Коли ви відчуваєте себе втраченим у завданні або потребуєте перерви в ньому, перегляньте свій список справ, щоби щось мало і легке, з чим ви зможете вирішитись тим часом.

Чим більше ви переглядаєте свій список, тим більше ви будете йому довіряти. Чим більше ви їй довіряєте, тим менше вам доведеться пам’ятати, які завдання ви повинні робити. Чим менше вам доводиться пам’ятати, тим більше ви звільнюєте розум, щоб зосередитись на заданні, що знаходиться під рукою.

10. Зробіть список справ, які можна просканувати

Якщо ви часто переглядаєте свій список справ - і я думаю, що вам слід - ви швидко зрозумієте, наскільки корисно бачити те, що вам потрібно з першого погляду, а не через глибоке прочитання.

Використовуйте чітку мову або стенограму для написання завдань. У багатьох додатках є рейтинги пріоритетності або зірки, які ви можете додати, що дозволяють виділити вирішальні завдання. Кольоровий код ваших завдань, якщо це допомагає. Застосовуйте піктограми, які дають більше інформації про завдання, наприклад, чи потрібен він для телефонного дзвінка чи пов’язаний із охороною здоров’я. Незалежно від того, наскільки швидко ви переглядаєте свій список справ, ви повинні мати можливість отримати багато інформації про те, що потрібно зробити.

Серце продуктивності

Великий список справ є основою особистої продуктивності. Така радість знаходити додаток і процес для управління завданнями, який працює для вас. Перевірка елементів у вашому списку дає відчуття успіху та є ключовим елементом організації. Надійна система справ робить життя простішим і менш напруженим.