Від безладу до безпаперового в 5 кроків

Якщо вам сниться день, коли ви викинете свої зошити, візитні картки та інші клаптики паперу і справді станете людиною без паперу, чому б не почати сьогодні? За допомогою декількох порад та правильних інструментів ви можете розпочати роботу без паперу прямо зараз. Але спочатку зауважте, що їхати без паперу - це трохи схоже на втрату ваги: ​​Це важче, ніж це звучить. Це займає відданість. Це вибір способу життя більше, ніж проект. І ніхто не очікує, що ти будеш ідеальною.

Перехід без паперу також вимагає, щоб у вас була мета та мета. Так само, як схуднути, якщо ваша мета - "бути безпаперовим", це так само невиразно, як "схуднути". Скільки ваги ви намагаєтеся схуднути? Де у своєму житті ти намагаєшся бути безпаперовим? І ще важливіше, яка кінцева мета?

Деякі загальні цілі:

• Менше захаращення
• Станьте більш ефективною чи організованою
• Зробіть ваші документи та нотатки пошуку
• Зберігайте кращі записи про своє життя та роботу

Деякі з цих питань можуть здатися банальними, але з часом вони мотивують. Вони допомагають вам створити реальні цілі, які ви зможете переглянути будь-коли, коли ви почнете відхилятись від курсу.

Крок 1: Ідіть вперед, а не назад

Коли ви будете готові йти без паперу, почніть з руху вперед, а не назад.

Я маю на увазі під цим думати про те, щоб бути безпаперовим у всьому, що ви робите, починаючи зараз , що також означає ігнорування всієї тієї старої папери, як, наприклад, купи купюр, які ви сподіваєтесь одного дня подрібнити, і старі зошити з вчорашніми записками. Я знаю, що захоплювати оцифровувати всі ці файли, але це не перший правильний крок.

Ваша стара папір нікуди не дінеться. Всі ці старі документи будуть боліти в шиї, щоб оцифруватися, навіть з найкращими інструментами, тому не зациклюйтеся на них як слід, коли ви починаєте роботу.

Замість цього подумайте про те, щоб звідси і далі бути без паперу. Це означає вживати таких заходів, як:

• Використання цифрового календаря для нових та майбутніх зустрічей
• Робити нотатки в додатку для прийняття нотаток (кілька пропозицій відображаються нижче)
• Розміщення списку завдань у додатку із завданнями або у програмі для заміток.

Навіть робити ці три прості речі може зайняти більше часу, ніж ви розумієте.

Крок 2: Виберіть кілька програм та програмного забезпечення та дотримуйтесь їх

Існує безліч чудових додатків для запису та управління завданнями. Я рекомендую такі: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember The Milk та Wunderlist. Варіантів дуже багато!

Ви також повинні забрати програму синхронізації файлів, якщо у вас її ще немає. Ви, можливо, не почнете використовувати його відразу, але встановіть його і просто станете комфортним з його роботою, як правило. Деякі з моїх улюблених - Google Drive, Dropbox, Box та SugarSync.

Крок 3: Здійсни!

Не витрачайте занадто багато часу, намагаючись вирішити, який додаток чи програми абсолютно ідеально найкращі. Знайдіть одного чи двох, які роблять те, що вам потрібно, і працюйте з вашими платформами, і починайте їх використовувати. Який би інструмент ви не вибрали, присвячіть себе дотримуватися їх протягом декількох тижнів.

Те, що ви не хочете, - це спробувати десяток додатків, оскільки ваші файли та нотатки в кінцевому підсумку будуть розповсюджені по всьому світу. Вам потрібно одне або два централізованих місця, де ви знаєте, що можете знайти всі свої речі, не думаючи про це. Знаючи, де знайти цифровий еквівалент ваших паперів

Крок 4: Розробка робочих процесів

Наступним кроком є ​​розробка деяких робочих процесів. Це більш пізнавальна сторона, коли йдеться без паперів. Подумайте про це як про те, як розвивати звички та розпорядок схуднення: плануйте їжу на тиждень, заздалегідь вирішіть, коли ви будете ходити в спортзал або займатись фізичними вправами, починайте записувати свої зважування тощо. У випадку, якщо ви працюєте без паперу, ваші робочі процеси можуть розпочатися з невеликих дій, наприклад, запустити додаток для заміток перед початком зустрічі. Ще один - переглядати свої завдання в додатку із завданнями вранці.

Ці маленькі кроки, які розпочинають ваш робочий процес, мають стати звичками. Мені подобається перегляд вашого списку справ або зустрічей у календарі спочатку вранці, оскільки багато людей вже мають ранкові звички (чашка кави, читання під час поїздок), і ви можете застосувати свою нову звичку до існуючої. Іншими словами, попиваючи цю каву, ви пам’ятаєте, що прийшов час переглянути свій календар на день.

Від того, які ваші робочі процеси дуже багато, залежить від того, якими є ваші цілі щодо безготівкової роботи. Ваш робочий процес може бути навіть просто простим правилом, наприклад, "Коли я отримаю нову візитну картку, я негайно зроблю її короткий знімок за допомогою свого смартфона та завантажую її в додаток для запису записів".

Крок 5: Вирішення відставання

Через кілька тижнів чи місяців, коли вам сподобаються нові звички та робочі процеси, і ви прихильні до своїх нових програм, ви, нарешті, можете подумати над тим, щоб зробити проект сканування всієї старої папери у вашому житті.

Не намагайтеся робити цей крок, поки ви не станете справді твердими, коли ваш розпорядок дня буває без паперу.

Життя без паперу

Пам'ятайте, що безпаперовий зміна способу життя. Так само, як дотримуватися дієти, вам потрібно приймати це один раз за часом і пробачити себе, коли ви підкрадаєтесь, але швидко повертайтеся на шлях.

Додаткові ресурси

• Поради щодо переходу на папір
• Виберіть правильний сканер для переміщення без паперу
• Управління цифровими сімейними документами
• Прийняття паперових записок
• Створення кращих списків справ
• Поради щодо використання Evernote