Огляд і рейтинг Expensebot

Співробітники хочуть, щоб процес програмного забезпечення для відстеження витрат був таким простим, що їм не потрібно читати посібник. Однак адміністратори та бухгалтери хочуть тонкого налаштування контролю за бізнес-політикою та робочим процесом затвердження. Для більшості технологій у цій ситуації ви можете сказати "Ніколи не зустрінешся", але з ExpenseBot (який починається з 9 доларів на місяць), який може не дотримуватися. Додаток для обліку витрат не переповнює співробітників вибором, але він пропонує персоналу бухгалтерії унікальні можливості налаштування. Лише злегка чіткій експортний процес та відсутність процесу самообслуговування закупівель залишають його позаду наших переможців з вибору редакторів Сертифікувати зараз та розширити.

Ціноутворення та особливості

Підписка на ExpenseBot коштує 9 доларів на місяць на активного користувача, при цьому мінімум 99 доларів на місяць. Існують нерозкриті знижки на щорічний контракт або компанії з більш ніж 1000 користувачів. Ви не можете експериментувати, щоб дізнатися, чи ExpenseBot - це правильне програмне забезпечення для вас, оскільки воно не має безкоштовної версії або безкоштовної пробної версії. Початок роботи вимагає розмови електронною поштою з компанією; це не самообслуговування.

Співробітники не знайдуть жодної вигадливої ​​риси, і більшість із них будуть вдячні. Ви вводите дані витрат у ExpenseBot через веб-браузер, через мобільний додаток, пересилаючи квитанцію на спеціальний ідентифікатор електронної пошти або безпосередньо через транзакцію кредитної картки (використовуючи зареєстровану компанію чи особисту кредитну карту). Кожен фіксує відповідні дані бухгалтерського обліку, такі як найменування постачальника, категорія витрат та дата трансакції, перш ніж призначити витрати у звіті. Витрати можуть бути позначені як підлягаючі оплаті, тому ви можете передати витрати клієнту.

Як і у всіх цих додатках, більшість людей спочатку звертаються до мобільного додатку для збору квитанцій. Якщо не в торговій точці, то в кінці кожного дня, поки ви ще можете знайти зім’ятий папір у кишені і пам’ятати, для чого це було. Мобільний додаток досить простий, з категоріями для звітів, витрат, квитанцій та налаштувань. У той час як інші (наприклад, Expensify) намагаються надати вам усі інструменти під рукою, ExpenseBot не додає все до програми.

Однак немає ніяких причин скаржитися на можливості сканування його отримання. ExpenseBot точно проаналізував декілька квитанцій, у тому числі підказки для вказівок, і запам'ятав раніше використовувані категорії та імена постачальників. Процес невимогливий і мінімізує прийняття рішень. Якщо ви пов’язуєте особисту або корпоративну кредитну картку, після того як ExpenseBot сканує та транскрибує квитанцію, вона намагається співставити квитанцію з транзакціями на кредитній картці.

Ви можете подати витрати на пробіг вручну. Або, якщо ви вводите початкову та кінцеву адресу, ExpenseBot закликає Карти Google, щоб визначити фактичну відстань (функція, якою поділяється ExpensePoint). Це, безумовно, зручно для подорожі в одну сторону, хоча було б приємніше, якби ви могли сказати: "Тепер подвоїте цей розрахунок пробігу, оскільки я зустрів когось у центрі міста, а потім повернувся до офісу". Краща відповідь може бути в дорозі: До кінця року компанія каже, що у ExpenseBot буде інтегрована GPS та календар. Таким чином, якщо у вас запланована зустріч, вона скаже: "Ви їдете до Клієнта-53 милі; ви хочете додати його до свого звіту?"

Одна незвичайна принадність: будь-який працівник може призначити делегата, надаючи цій особі можливість створювати витрати та звіти. Якщо вам пощастило мати персонал для офісного обслуговування, який може управляти вашими витратами, це головне благо.

Простий не означає простодушний

ExpenseBot може застосовувати принцип "нехай просто нерозумно" (KISS) для працівників, але він надає адміністраторам та бухгалтерам безліч настроюваних можливостей. Схвалюючі можуть відхилити один рахунок і схвалити решту звітів, так що предмет, який ви заперечуєте, на суму 5 доларів, не повинен стягувати компенсацію за решту 2500 доларів, які ви витратили на поїздку до Сан-Франциско. Витрати можна затвердити електронною поштою, тому менеджеру відділу не потрібно витрачати багато часу на веб-клієнта. ExpenseBot перевіряє можливі дублікати витрат і пропонує також їх об'єднати. ("Два відвідування Starbucks в один і той же день за однакову суму? Ви пили багато кави чи двічі подавали?")

ExpenseBot поставляється з попередньо налаштованими базовими категоріями обліку, і, природно, ви можете додати більше. Кожну категорію витрат можна прив’язати до головної книги чи коду рахунку, вимагати діапазони дат або списки відвідувачів та підтримувати спеціальні поля (наприклад, "Номер магазину"). Ви також можете організувати речі логічно, так що плата за авіапереліт та багаж на авіарейси відстежуються, але окремо, з власними правилами та політикою.

Управління політикою дозволяє контролювати, скільки користувач витрачає на певну категорію, наприклад, щомісячний ліміт витрат на Інтернет в Інтернеті в 40 доларів. Ви контролюєте, чи можуть користувачі подавати витрати, що перевищують політику (і демонструвати попередження для затверджуючого), або запобігати поданню звіту з порушенням. Настроювання поширюється на звіти, а не лише на витрати; наприклад, мережа фаст-фудів може вимагати номер магазину в кожному звіті.

Це просто зразок. ExpenseBot підтримує декілька затверджуючих, відділи та профілі користувачів (начальники отримують різний режим лікування), витрати на старіння ("Ви повинні подати звіт за 30 днів", що є простою оцінкою) та цілу купу валют.

На жаль, за всієї своєї можливості налаштування, ExpenseBot слабкий щодо інтеграції із сторонніми системами бухгалтерського обліку. Управління звітом про витрати - це дискретний процес, але його результати потрібно фіксувати в інших системах, як правило, принаймні бухгалтерській системі, а іноді й більше. Однак з ExpenseBot ви можете інтегруватися з Intuit QuickBooks лише тоді, коли настав час фактично відшкодувати працівникові. Більш прикро, якщо порівнювати з деякими іншими продуктами, які я розглянув, компанія визнає, що її інтеграція QuickBooks "вимагає використання веб-роз'єму Intuit та трохи тонкощі для налаштування". Єдиний інший варіант - експортувати дані у формат CSV, а потім відкрити їх за допомогою іншої програми, наприклад Microsoft Excel.

На відміну від конкурентів ExpenseBot, таких як інтеграція Expensify не лише QuickBooks, але й Xero, NetSuite та Intacct серед інших. Завдяки всім цим можливостям ви отримуєте багато інструментів від компанії. Насправді ви не можете цього уникнути; ExpenseBot працює з кожним клієнтом особисто, щоб налаштувати речі.

На момент написання цього запису ExpenseBot - це поєднання "О, як здорово" та "Чому це не робиться?" Це хороший вибір для тих, хто хоче просто робити речі для користувачів, не зводячи до мінімуму адміністративний контроль. Але відсутність інтерфейсу для самообслуговування, підтримка лише інтеграції QuickBooks та ціна, яка не здається такою дружньою, як це має бути, все це поєднуватиметься лише на вищому рівні нижче наших інструментів вибору редакторів Certify Now і Expensify . Однак, якщо негативні негативні негативні негативні реакції на вас, я закликаю вас розглянути питання ExpenseBot для вашого бізнесу. Його баланс простоти та потужності справді приємний.