Зміст:
- Встановіть параметри та ціни
- Початок роботи з Dokmee
- Інструменти управління документами
- Варіант життєздатності у приміщеннях для малого і середнього бізнесу
Dokmee від Office Gemini, безумовно, не має визнання торгової марки Microsoft SharePoint Online або Adobe Document Cloud Standard. Однак судити про товар виключно за його торговою маркою рідко ідеально. Докум (який починається від $ 29 на місяць на місяць), націлений переважно на невеликі середні підприємства (SMB), пропонує ключові функції управління документацією, не стаючи настільки складними, що користувачі не можуть скористатися цим інструментом. Незважаючи на привабливі функції, він не перемагає двох наших переможців у виборах редакторів, Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online, у категорії управління документами.
Встановіть параметри та ціни
Доступно кілька варіантів щодо того, де можна встановити та використовувати Dokmee, хоча слід враховувати, як це впливає на доступність та ціноутворення. Рішення початкового рівня, Dokmee Desktop, призначене для одного користувача та забезпечує основні функціональні можливості, такі як індексація файлів, відмітка нотаток, відстеження метаданих через ключові поля та деякі можливості сканування. Dokmee Desktop можна придбати за квартиру у компанії за 249 доларів.
Для компаній, які прагнуть мінімізувати процес налаштування, Dokmee Cloud пропонує
Місцеві параметри Dokmee, Dokmee Professional і Enterprise, є більш традиційними, серверними програмами, які дозволяють багатьом користувачам керувати та відслідковувати документи. Найбільшою перевагою функції вибору одного з локальних рішень Dokmee є те, що ви отримуєте можливість використовувати декілька файлових шаф. Ця здатність забезпечує додатковий рівень управління для таких речей, як безпека, зберігання та пошук. Ця додаткова гнучкість пов'язана з додатковими витратами на виконання завдань із встановлення та управління сервером, включаючи такі передумови, як Microsoft SQL Server та Інтернет-інформаційні послуги. Видання Dokmee Professional пропонує аналогічну функцію для Dokmee Cloud, додаючи доступ до комплекту програм розробки програмного забезпечення (SDK) та можливість імпорту та експорту документів з метаданими (у форматі XML), але втрачає контроль над версіями під час редагування документів.
Dokmee Enterprise додає можливість керувати безпекою на рівні файлів і папок, крім шаф файлів, автоматичного резервного копіювання, інтеграції з Microsoft Active Directory (AD) та автоматичного оптичного розпізнавання символів (OCR) для відсканованих документів.
Dokmee Professional і Enterprise також пропонують такі можливості, як портал для читання і автоматичний імпорт файлів за допомогою Dokmee Sync, хоча ці функції - це додаткові модулі, які потрібно купувати окремо. Навіть функції, які ми вважаємо основними
Ціни на Dokmee Professional працюють близько 1500 доларів за один сервер, тоді як Dokmee Enterprise поверне вас ближче до 4500 доларів. В обох випадках ви також повинні придбати ліцензії користувачів, які коштують 800 доларів за одночасного користувача та зменшуються зі збільшенням бази користувачів. Важливо зазначити, що це разові витрати, це означає, що вам не доведеться платити щомісячну або щорічну плату за користування. Однак технічне обслуговування та підтримка (тобто телефон, електронна пошта та доступ до оновлень програмного забезпечення) після першого року обійдуться вам додатковими 20 відсотками вашої початкової покупки ліцензії щорічно. Dokmee також пропонує приватне хмарне рішення, починаючи з 250 доларів на місяць, що переводить Dokmee Professional або Enterprise у хмарний серверний екземпляр, призначений для використання вашої компанії, використовуючи Dokmee для управління додатком та сервером.
Початок роботи з Dokmee
Встановлення Dokmee Enterprise передбачає встановлення таких передумов, як встановлення Microsoft SQL Server (достатньо безкоштовного видання Express) та ролі Інтернет-інформаційних служб. Ці передумови чітко викладені в посібнику з установки Dokmee. Після того, як передумови будуть виконані і інсталятор Dokmee запущений, додаток сервера Dokmee можна ініціалізувати.
Додаток сервера Dokmee дозволяє вводити інформацію про вашу ліцензію, налаштовувати параметри додатків, такі як облікові дані SQL Server або AD, та керувати розташуванням сховища файлів. Завдання Dokmee, такі як створення файлових кабінетів, редагування полів індексів та управління безпекою, також виконуються зсередини програми сервера Dokmee.
Інструменти управління документами
Інструмент управління документами, який не виходить за рамки основної структури файлів і папок, не варто витрачати свій час, а Dokmee пропонує кілька функцій, які полегшать ваше життя. Dokmee може бути налаштований для перегляду існуючих папок для нових документів, які потім можуть бути автоматично імпортовані до файлового шафи Dokmee для управління. Щоб автоматичне завантаження працювало, між папкою файлів і папкою Dokmee необхідно створити взаємозв'язок 1 на 1 і налаштувати графік. На жаль, це стосується рівня функціональності, оскільки ви не маєте контролю над тим, які типи файлів всмоктуються за допомогою цієї функції, хоча у вас є можливість включити OCR для імпортованих файлів.
Збереження файлів є найважливішою особливістю для підприємств, які займаються дотриманням норм законодавства або законодавства, наприклад, Закон Сарбанеса-Окслі, і Dokmee підтримує цю можливість через один модуль, що додає додатки. Збереження файлів можна налаштувати для файлового кабінету, і ви маєте можливість визначати період збереження, а також з якого поля індексу обчислюється період збереження. Параметри видалення також налаштовуються, що означає, що ви можете вибрати, як обробляються файли з минулим терміном, переміщати чи експортувати, та чи надсилати їх до черги файлів із минулим терміном чи навіть назавжди видаляти. Параметри сповіщень також настроюються, що дозволяє адміністраторам отримувати розширене повідомлення про те, що певні файли закінчуються.
Робочі процеси є важливим інструментом для систем управління документами, оскільки вони можуть допомогти примусити та впорядкувати процеси, що сприяють розвитку вашого бізнесу. Наявність системи, яка може приймати рішення на основі метаданих документів, а не вимагати від користувача виконання цих дій, зробить ваш бізнес більш ефективним, мінімізує людські помилки та дозволить виконувати ці процеси, коли користувачі недоступні. Звичайно, для складання робочого процесу, який відповідає потребам вашого бізнесу, потрібна збірка, що відповідає потребам вашого бізнесу (з великими багатоетапними процесами, що потребують більш складної конфігурації). Прості робочі процеси включатимуть пару висловлювань if / then, за якими слід виконати дію, наприклад, переміщення документа в інше місце, відправлення електронного листа, проведення оновлення до індексного поля або зупинення робочого процесу в документі.
Варіант життєздатності у приміщеннях для малого і середнього бізнесу
Важко рекомендувати Dokmee через Microsoft SharePoint Online або Ascensio System OnlyOffice, оскільки він не може порівнювати ні за ціною, ні за функціями. Якщо Dokmee, можливо, може задовольнити ваші потреби, знаходиться в локальній ситуації для SMB, у якого виникають вагання щодо використання хмарного рішення. Dokmee Professional і Enterprise вимагають певного відправника адміністратора для початкової установки та конфігурації, але, як платформа, Dokmee досить простий, щоб кінцеві користувачі могли керувати щоденними завданнями.
