Огляд та рейтинг управління життєвим циклом договору Купа

Якщо ви шукаєте платформу управління контрактами, яка цілком відверто приймає модель програмного забезпечення (SaaS), тоді управління купельним контрактом Coupa - це не зовсім те, що ви шукаєте. Однак, це високофункціональний продукт, якщо ви ставитесь до його призначеної аудиторії. Це тому, що Coupa - це спеціалізована платформа, спеціально орієнтована на тих, хто зосереджується на управлінських витратах підприємств та закупівлях. У той час як Coupa ввів розширений функціонал в процес управління витратами, включаючи маршрутизацію робочого процесу та автоматизовані тригери, перегляд перегляду ліній та змін, а також більш широку функціоналізацію контрактів у системі. Але це також зробило управління контрактами лише одним із компонентів цієї значно більшої корпоративних програм.

Все це поєднує те, щоб зробити управління життєвим циклом контракту Купи не таким, що можна налаштувати для широкого кола випадків використання, як переможці вибору редакторів Agiloft або Updraft. Він не є настільки потужним інструментом переговорів та співпраці щодо контрактів, як управління контрактами Onit, хоч його подібність до Onit в тому, що він є частиною більшої програми застосування. Однак жодна з інших тестованих платформ управління контрактами не пропонує уніфіковану ділову цінність та комерційну аналітику, щоб повністю інтегрувати життєвий цикл контрактів у ланцюг поставок.

Структура цін підприємств

Coupa переосмислив те, що колись було за контрактом, від базової хмарної послуги на цільове рішення щодо управління контрактами, поєднане з купівлею, продажем та обробкою транзакцій. За словами Coupa, компанія в основному орієнтована на бізнес, щорічний дохід починається від 75 мільйонів доларів або вище. Це не платформа для малого та середнього бізнесу (SMB) і не пропонує підписку на безкоштовне або програмне забезпечення для обслуговування (SaaS) початкового рівня, наприклад, те, що ви знайдете в Agiloft або Concord. Це рішення для великих глобальних організацій підприємств.

Управління життєвим циклом контракту Купа включено до складу підписки на управління куповими витратами. Сюди входять необмежені контракти, користувачі, попередження та автоматичне споживання витрат та відстеження. Контрактна співпраця - це додаткова плата, яка розраховується у відсотках від підписки на управління купе-витратами. Управління життєвим циклом контракту Купа включає можливість створення необмежених контрактів, включаючи створення, редагування та електронний підпис з усіма сторонами, а також покращення строку та контроль версій.

Управління контрактами, кероване комерцією

Оскільки це огляд системи управління контрактами, ми зосередили наше тестування насамперед на аспектах управління життєвим циклом договору Купи та на співпраці щодо купівлі-контракту на загальній платформі управління купе-витратами. На приладовій панелі Coupa було зрозуміло, що кожен аспект досвіду переходить назад витратити управління та закупівлі. На верхній панелі навігації розташовані вкладки "Витрати", "Запити", "Замовлення", "Рахунки", "Інвентаризація", "Доставки", "Постачальники", "Контракти" та "Звіти", а також надзвичайно деталізована панель налаштування, яка дозволяє налаштувати всі аспекти модульної платформи - від контенту та постачальників до придбання інструментів, механізми автоматизації робочого процесу, інтеграції тощо. В цілому Coupa пропонує широкий спектр функціональних можливостей, подібний до повномасштабного рішення планування ресурсів підприємства (ERP).

Основна панель приладів також дає вам динамічну універсальну панель пошуку для запитів на природній мові, щоб правильно орієнтуватися на те, що вам потрібно на щільній платформі. Він також дає фільтри для детального аналізу за відділом чи певними предметами. Це система, призначена для перенаправлення складної операції з постачання підприємств до цільових даних та індивідуальних представлень даних, і доступ до них можна отримати з будь-якого браузера.

Я розпочав роботу з вкладки «Контракти», яка є єдиним інтегрованим сховищем всіх контрактів постачальника в системі. Він викладений у аналогічному переліку списку тому, що ви знайдете у Concord або ContractWorks. Він показує деталі, такі як дата початку та термін придатності, стан договору та групи вмісту, крім значків для редагування та видалення запису. Верхня панель фільтрів дає вам змогу створити новий запис контракту, групову завантажувати контракти з файлу, контракти на експорт у файли CSV або Microsoft Excel, а також ряд фільтрів для сортування ваших контрактів за мовою, датою, строком дії та іншим фільтри, за допомогою яких можна визначити номер контракту чи ключові слова. Панель пошуку може запускати оптичне розпізнавання символів (OCR) на контрактних документах та PDF-файлах, щоб ідентифікувати конкретні слова та пункти.

Все це є доволі стандартним для всіх тестових рішень для управління контрактами. У Coupa унікальне те, що інформаційна панель «Контракти» також дає графіки найпопулярніших товарів та товарів у системі. Це допомагає визначити пріоритетні договори на основі управління витратами. Все також контролюється дозволом. Отже, виходячи з груп користувачів, ролей доступу та груп вмісту різних контрактів, налаштованих адміністратором на вкладці налаштування, кожен користувач побачить щось інше. Кожен контракт може мати одну або більше груп контрактів, пов’язуючи його або з певним відділом або групою користувачів, конкретним стратегічним обліковим записом, конкретною країною чи мовою, або будь-яким іншим атрибутом.

Створюючи новий контракт, я ввів основні деталі контракту, такі як постачальник та термін. Я включив варіанти вибору типів документів та послуг, завантаження відповідного контрактного документа та підключення договору до основного договору, якщо це застосовно. Coupa подарував мені набір попередньо визначених шаблонів, з яких можна вибрати при призначенні постачальника. Це дозволило мені вибрати серед постачальників, які зараз перераховані в системі.

Після того як ви створили контракт або знайшли договір, за яким ви шукали, ви можете перейти на його сторінку деталей. Coupa надає не лише реквізити контракту, такі як тип документа та номер версії, але також включає розділи про інформацію про рахунки-фактури, реквізити, групи вмісту, ціни та умови, сповіщення та конкретні товари чи продукти в системі електронної комерції, пов'язані з цим контрактом. . Розділ щодо ціни та умов особливо витончений, що дозволяє визначати ощадні номери на контракті будь-яким способом, будь то відсоткові знижки за переліковими цінами або виходячи з параметрів мінімальних / максимальних витрат. Це поєднується з функцією "Джерело це", яка є кнопкою, яка пропонує порівняно ціни за товари та послуги за контрактом постачальника, коли йдеться про переговори.

Можливість попередньо інтегрована також і з іншими модулями, тож ви в одному кліці бачите замовлення на купівлю за відділами чи товарами, рахунками-фактурами чи будь-яким іншим розділом платформи. У Coupa є своя панель вхідних повідомлень та панель сповіщень, але компанія заявила, що вважає за краще інтегруватися з сторонніми службами, такими як Gmail або Slack, щоб надсилати сповіщення користувачам (у будь-який додаток або інтерфейс, в якому вони вже працюють).

У Coupa ви не отримуєте на цій сторінці модуля про переговори про співпрацю та контракти, який ви робите в Onit. Для цього ви натискаєте кнопку "Авторський договір" на будь-якій сторінці детальної інформації про договір, щоб перенести вас у середовище співпраці підряду. Тут ви знайдете вдосконалене редагування контрактів та їх повторне додавання, що дозволяє багатьом сторонам приймати, відхиляти та коментувати зміни, внесені іншими сторонами. Це все робиться в спільному просторі для спільної роботи, який повинен імітувати Документ Google. Він оснащений контролем версій, який дозволяє відмовляти зміни, а також аудиторський слід для всіх редагувань та взаємодій у навколишньому середовищі. Ви навіть можете встановлювати внутрішні угоди про рівень обслуговування (SLAs), встановлюючи відведені вікна на те, як довго різним групам компанії доводиться вести переговори. Це покликано покращити час циклу контрактів.

Сама редакція договору відбувається в базовому редакторі WYSIWYG, з правою частиною журналу аудиту, який допоможе вам отримати попередньо затверджену мову контракту, цифри з інших джерел або конкретні пункти. Коли ви зберігаєте зміни, Coupa надає вам можливість переглянути порівняльне порівняння версій із зазначенням чіткості змін та кольором. Якщо ви запросите додаткових користувачів, вони побачать зміни лише з моменту, коли вони розпочали угоду. Новий користувач побачить автоматичне спливаюче вікно з тим, хто є ключовим власником контракту. Звідти власник може контролювати дозволи, додавати та видаляти користувачів, або призначати конкретні завдання в середовищі співпраці. Процес співпраці за контрактами та переговори є більш централізованим та уніфікованим в Onit. Однак Coupa забезпечує рівень деталізованого контролю над процесом редагування, відповідним нашому тестуванню лише змінами треку та багатими параметрами форматування Concord.

Нарешті, Coupa включає просту інтеграцію DocuSign наприкінці процесу життєвого циклу контракту для завершення процесу електронного підпису та виконання контракту. Coupa автоматично завантажує згенерований документ у DocuSign з простим досвідом натискання та підпису як для внутрішнього користувача, так і для зовнішнього постачальника чи постачальника, що укладає угоду. У Coupa ви просто набираєте ім'я підписувача, натискаєте знак, а Coupa фіксує IP-адресу підписувача. Це фіксує унікальний цифровий слід для аудиту безпеки. Потім постачальник та всі відповідні сторони автоматично отримують електронний лист із копією угоди у форматі PDF.

Гранульована звітність

Управління життєвим циклом контрактів Coupa також пропонує деякі найбільш детальні звіти та аналітику всіх перевірених мною платформ управління контрактами. На вкладці "Звіти" є спеціальний показник під назвою Perfect Fit Insights, який відображає відсоток ваших витрат у порівнянні з обсягом контракту, сумою долара чи іншими чинниками для визначення цільових "показників успіху" та рекомендацій щодо оптимізації прибутку. Ця орієнтована на цілі звітність про продаж на відміну від будь-якого іншого інструменту, який я перевірив, генеруючи аналітику за контрактом, позначеним зеленим, червоним або жовтим кольором для позначення цілей заощадження на конкретних контрактах постачальника. Coupa також дав мені рекомендації щодо економії, ефективності та використання щодо оптимізації каталогів, рахунків-фактур та пошуку для більшої рентабельності інвестицій (ROI). Ці розумні рекомендації не існують у вакуумі; ви можете призначити завдання безпосередньо на сторінці рекомендацій, щоб розпочати дії щодо даних даних.

Існує також ряд інших звітів та показників, які можна налаштувати під конкретні групи вмісту або відділи або нарізати за галузями. Наприклад, відсоток витрат на графік від постачальників технологічної промисловості порівняно з постачальниками виробничої галузі. Купа заявив, що рекомендації щодо розвідки походять з реальних емпіричних даних, які були анонімізовані сотнями своїх клієнтів підприємств та їх транзакцій. Ці показники звітності, звичайно, пов'язані з вузьким сценарієм управління витратами та закупівлями платформ. Але аналітики заглиблюються глибше в основні підходи до контракту, ніж Agiloft, Onit або будь-яка інша платформа управління контрактами, розглянута в цьому раунді.

Зосереджено на нижній лінії

Управління життєвим циклом контрактів Coupa не є платформою управління контрактами для всіх типів контрактів та бізнесу будь-якої форми та розміру. Скоріше, це платформа управління витратами на підприємстві та закупівля, з функціями управління контрактами та звітності, спеціалізованими для цього випадку використання. Як результат, це значно просунутіше. Для гнучкого створення контрактів, ведення переговорів та управління життєвим циклом Agiloft та Concord дешевші, зручніші у користуванні та набагато більш налаштовані з точки зору компонування та інтерфейсу користувача. Це не рішення для управління контрактами SMB. Однак для великих корпоративних організацій, які керують сукупністю контрактів постачальників та щільним інвентарем товарів для бізнесу (B2B), Coupa пропонує рівень спеціалізованого, потужного управління життєвим циклом контрактів із інтелектуальними показниками, орієнтованими на ROI, які ви виграли ' не знайти деінде.