Огляд та рейтинг контрактних робіт

ContractWorks починається з 600 доларів на місяць, щомісяця виставляється рахунок, і за цією ціною забезпечується добре розроблена платформа управління контрактами, яка зосереджена на категоризації, відстеженні та затвердженні контрактів. На жаль, для деяких це означає, що він не має великої підтримки для створення авторських договорів, попередніх юридичних переговорів, а також ніяких вбудованих функцій співпраці. Цей орієнтований фокус на функції означає, що вам потрібно ретельно зіставити бізнес-процес відповідно до можливостей програмного забезпечення, оскільки це не інструмент "все для всіх". Це в першу чергу те, що залишає це за переможців вибору редакторів у цьому просторі, Agiloft та Updraft.

Ціноутворення та плани

На відміну від Agiloft та більшості постачальників у сфері управління контрактами, ContractWorks не цінує ліцензії користувачів. Продукт починається від 600 доларів на місяць, щомісячно тарифікується для свого 12-місячного плану. Інший варіант ціноутворення - 750 доларів на місяць для тримісячного плану, що тарифікується щоквартально. Ви можете розпочати щоквартальний план і перейти до річної підписки залежно від ваших потреб. Обидва плани мають безкоштовну пробну версію та надають вам необмежену кількість користувачів, зберігання документів, підтримку та навчання плюс безкоштовну реалізацію. Ви також отримуєте налаштовані сповіщення, звіти, дозволи, журнали аудиту, міграцію та налаштування документів, користувацьке брендинг та безліч інших функцій, включаючи теги документів та шаблони платформи.

Єдине, що ContractWorks надає обмеження користувачеві - це електронні підписи, для яких компанія впровадила основну функцію електронного підпису в березні 2017 року. Організації отримують п'ять безкоштовних користувачів електронного підпису без додаткової плати, але додаткові користувачі отримують пачки з п'яти електронних підписів користувачів за 1200 доларів на рік. ContractWorks не інтегрується з Adobe Sign, DocuSign або іншими сторонніми постачальниками електронних підписів, вважаючи за краще це централізувати на своїй платформі як нативну функцію. ContractWorks також пропонує знижку для неприбуткових організацій, а також на об’ємні пакети для юридичних фірм або фірм професійних послуг, які хочуть запропонувати управління контрактами через ContractWorks як платну послугу.

Управління життєвим циклом контракту

ContractWorks забезпечує простий інтерфейс користувача (інтерфейс користувача). Досвід заснований на значках і простий у навігації, а у верхньому меню є лише шість вкладок: Документи, Теги / Шаблони, Користувачі, Звіти, Підпис та Налаштування та універсальна панель пошуку. Існує п'ять ролей за замовчуванням із налаштованими переглядами функцій, до яких вам надано доступ: Адміністратор, Повний доступ, Лише завантаження, Лише перегляд та Без доступу. Але ви можете додати свої власні спеціалізовані ролі з доступом до конкретних документів, папок, кімнат тощо. На відміну від адміністрування контрактів Agiloft та Onit та перегляду та затвердження договорів, коли ви входите в систему, ви не бачите спеціальної панелі інструментів із віджетами в режимі реального часу. та звіти. ContractWorks доставить вас прямо у сховище документів, щоб розпочати роботу.

Сторінка Документи викладається як поштова скринька електронної пошти. У середині знаходиться головна папка "Вхідні", спеціальна структура папок зліва, щоб упорядкувати документи, і кнопки вгорі для завантаження контракту оптом, створення нових папок, копіювання, завантаження та додавання вкладених файлів до документів. Ви також можете використовувати перетягування та переміщення документів у папку "Вхідні" без необхідності використання кнопки "Завантажити". Функція вкладення корисна для додавання порядку зміни чи доповнення до основного контракту, і цей запис у папці "Вхідні" відображатиме додані документи.

Хоча ви не можете фактично редагувати договори в ContractWorks, натискання на документ відкриє нативну програму перегляду PDF, яка показує динамічний водяний знак, налаштований користувачеві як додаткову функцію безпеки для збереження конфіденційності договору. Ще одна особлива функція безпеки - двофакторна автентифікація, яка підштовхувала мене вводити код, надісланий на мобільний пристрій щоразу, коли я входив у систему.

Найбільш унікальні функції ContractWorks обертаються навколо тегів, шаблонів та пошуку. Теги в системі можуть бути будь-якими полями, в яких ви хочете зробити пошук або записати у своєму контракті. Це надзвичайно гнучка функція категоризації, яка може охоплювати текст, дати, цифри, відсотки або відповідь "так / ні". Наприклад, ви можете створити "Автопоновлення?" або "Конфіденційність?" тег, щоб швидко ввімкнути або вимкнути це налаштування для контракту. Теги входять у більш гнучку структуру категоризації, яка визначає, як ContractWorks підходить до управління контрактами.

Створюючи новий тег, ви можете також додати спадне меню, яке додає тег до певного відділу вашого бізнесу або до більшого шаблону контракту. Отже, якщо ви додаєте теги до трудових договорів, ви можете додати відділ кадрів (HR) до випадаючого меню, тоді як для угоди про нерозголошення (NDA) ви можете додати юридичний відділ. Теги легко створювати на вкладці "Теги / шаблони", а потім можна повернутися до папки вхідних документів та пов’язати теги з певними контрактами. Користувацький інтерфейс ContractWorks схожий настільки рідко та інтуїтивно, як у Concord, але далеко заглиблюється у детальну категоризацію та пошук контрактів.

Шаблони є продовженням цієї ідеї. Вони групують теги на основі типу контракту, що допомагає клієнтам відслідковувати ті самі 5-10 положень у договорі оренди, наприклад, для швидкого пошуку такого типу договору, на відміну від контракту постачальника, договору про партнерство, NDA або договору позики. Шаблони не пов'язані зі створенням контрактів; вони додаткові інструменти управління та категоризації. Тільки адміністратори або користувачі повного доступу можуть застосовувати теги та шаблони.

Під час тестування платформи як адміністратора, мені вдалося витягнути кілька тегів у тестовий шаблон і позначити поля за замовчуванням, такі як дати початку та кінця, термін та значення контракту як необхідні поля. Тоді я можу налаштувати періодичні сповіщення для певних користувачів, а також автоматичні оновлення та автоматичне оновлення, залежно від інтервалу, який я встановив. Це корисно для підписки контрактів, що поновлюються щоквартально або щорічно. Ви також можете завантажити документ, щоб пов’язати з шаблоном контракту, хоча, знову ж таки, це не повний шаблон для створення контракту, як ви знайдете в таких інструментах, як Agiloft. Однак, теги та шаблони ContractWorks є більш налаштованими та простішими у використанні, ніж традиційні підходи, плюс їх можна повністю шукати.

Завантаживши документи та додавши теги та шаблони, ви можете керувати підписниками та електронними підписами на вкладці Підписати. Як адміністратор, ви можете призначити свого п’ятипідписанта або встановити шаблон підпису, співвіднесений з певними типами контрактів. У цьому випадку ви можете позначити документ із певними місцями, для яких вам потрібен підпис та хто є одержувачем, а потім зберегти його як шаблон. Якщо ви вже створили шаблон, ви можете натиснути значок ручки на вкладці Документи, щоб негайно надіслати електронною поштою захищене посилання для підписання. Усі підписанти отримують заповнену PDF копію договору, надісланого їм електронною поштою, і на вкладці «Підписати» ви можете відфільтрувати заповнені, незавершені або скасовані підписи.

Функціональність eSigning є простою, а можливість власного підписання незабаром буде інтегрована з Salesforce і буде доступна в Salesforce AppExchange, який, за словами ContractWorks, зможе відправити створений в Salesforce документ прямо в ContractWorks для зберігання та підпису, а також витягнути поля Salesforce безпосередньо на платформу як теги.

Звіти та повідомлення

ContractWorks досі перебуває в розробці своєї функції звітування, але існує суцільний набір функцій та аналітики, з якими можна працювати. На вкладці Звіти ви можете керувати як звітами, так і пов’язаними сповіщеннями у вікні календаря. Створюючи новий звіт, я міг обрати з усіх моїх тегів та шаблонів як стовпчики, а також фільтрувати дані, які мій звіт витягував за ключовими словами чи певним шаблоном. Потім я експортував звіт у вигляді файлів PDF та Microsoft Excel.

Після створення звіту, на вкладках Календар сповіщень та Звіт про сповіщення ви можете налаштувати електронні листи та пов’язані сповіщення для конкретних користувачів. Ви також можете переглянути всі свої звіти на вкладці Збережені звіти. Найголовніше, що ContractWorks дає вам журнал аудиту для відстеження всієї діяльності за користувачем та повної історії кожного контракту в системі. Звіти в ContractWorks - це більше про переміщення документів через систему та дії, які користувачі здійснюють, відстежують, коли документ завантажується, переміщується, перейменовується та коли деталі змінюються, щоб забезпечити простежуваність та помилки вловлювання. У цьому плані календар аудиту, звітування та календар сповіщень виконують свою роботу. Зважаючи на це, можливості звітності не є настільки глибокими або прикрашеними інтерактивними діаграмами та графіками, як ті, що є в Agiloft та Onit, або тенденційними показниками та рекомендаціями, які ви знайдете у звітах, створених Управлінням життєвого циклу контракту Coupa.

Віртуальна файлова шафа для контрактів

ContractWorks простий у використанні, ретельний у своїй категоризації контрактів, і серед найкращих досвіду ми перевірили безпечне зберігання та відстеження контрактних документів. Платформа також світить, коли справа стосується швидкого пошуку через її теги та структуру шаблонів. Крім того, його рідна функція eSigning працює добре. Якщо ви шукаєте створення контрактів, більш широку звітність та більш глибокі функції життєвого циклу управління контрактами (такі як автоматизація робочого процесу, контроль версій та вбудоване співробітництво та управління завданнями), то вибір редакторів Agiloft є більш потужним і налаштованим варіант. Однак для клієнтів, які в першу чергу стосуються маршрутизації та управління документами після створення з великою безпекою та всебічною аудиторією, ContractWorks - це розумно розроблене та виконане рішення для цих аспектів управління контрактами.