Системи обрешітки підписують огляд і рейтинг огляду контрактів

Контрактна інформація про системи CobbleStone (що починається з $ 59 на користувача на місяць) - ще одна спеціально налаштована система управління контрактами, яка пропонує безліч різних функцій для полегшення процесу укладання контрактів. Компанія, яка існує вже 20 років, обслуговує широкий спектр клієнтів - від урядів, невеликих груп до великих організацій. Важливе зауваження полягає в тому, що Contract Insight - одна з порівняно небагато систем управління контрактами, яка пропонує вільно доступну пробну версію безпосередньо зі свого веб-сайту. Однак, хоча велика частина контрактної статистики налаштована, Agiloft, один із переможців вибору редакторів PCMag, має ще більші можливості налаштування. Крім того, він пропонує безкоштовний рівень обслуговування, тобто ви зможете оцінити його вміст вашого серця без періоду очікування.

Ціни та плани

Існують три різні видання, які пропонують різні рівні обслуговування: Enterprise, Express та Work Group. Cobblestone пропонує порівняльну діаграму різних видань на своєму веб-сайті, але, по суті, видання Enterprise оснащені додатковими можливостями робочого процесу, повнотекстовою індексацією, масовим імпортом, дизайнером онлайн-звітів та системою рейтингу контрактів постачальника-клієнта. Усі видання мають необмежену пам’ять для контрактів та даних.

Рішення Cobblestone можуть бути розгорнуті на місці разом із замовником або розміщені компанією у моделі Software-as-a-Service (SaaS), і ціни відрізняються залежно від того, який варіант ви приймаєте. Веб-опціони розцінюються за меншими повторюваними тарифами, тоді як на сайті вища та разова. Видання Робочої групи недоступне, оскільки SaaS, а експрес-видання недоступне на місцях. Видання Express починається від 59 доларів на місяць на користувача. Видання Enterprise починається від 5000 доларів на рік для п’яти користувачів. Як і декілька інших продуктів у цьому раунді, серед яких помічник програмного забезпечення Blueridge Software Contract та Great Minds Advantage Software Contract, перевага для контракту вимагає екземпляра Microsoft SQL Server 2005 або пізнішої версії для запуску видання Enterprise.

Простий інтерфейс

Інтерфейс має просту конструкцію: білий фон із різними відтінками синього для позначення смуг та кнопок. Поруч із випадаючими меню є піктограми, які, здається, "вподобано" текст. Здається, що параметри меню стосуються всіх основних категорій дій, які потребуватимуть менеджер контрактів, включаючи договори, службовців, компанії, звіти та пошуки та управління та налаштування.

Коли користувач вперше входить у систему, перегляд за замовчуванням - це календар контрактів, яким призначений користувач. Це може бути налаштовано так, щоб включати або замінювати "панелі приладів" та "доки", які по суті є персоналізованими звітами, які автоматично оновлюються. Наприклад, користувач може налаштувати док-станцію, яка показує всі активні контракти, для яких вони призначені, або той, який показує всі договори, що закінчуються протягом наступних 30, 60 або 90 днів. Ця функція надає користувачеві найбільш важливу для нього інформацію або право її входу.

Подібно до нашого вибору редакторів Agiloft, однією з найбільш помітних особливостей системи є глибина налаштування. Insight Contract знаходиться у верхньому рівні систем управління контрактами, що дозволяє адміністраторам створювати та змінювати поля даних про контракти, автоматизувати та керувати процесом затвердження та обмежувати доступ користувачів на детальному рівні, у тому числі за типом договору, конкретним договором чи конкретним полем .

Починаємо

Контрактна інформація оснащена навчальними відеозаписами, які пропонують нових користувачів через налаштування системи та виконання загальних завдань. Відео показує користувачам, як саме виконувати ці функції та налаштовувати Contract Insight саме на свій смак. Але, хоча я вважав, що відео дуже легко засвоюється, довідка системи Wiki, з іншого боку, була дещо складною для навігації. Широка широта функції продукту робить навіть розумний пошук у Вікі трохи зайвим. Однак, знайшовшись, довідкова документація чітко представлена ​​разом із ілюстраціями.

Додавання нового контракту в систему просто: просто натисніть «Додати контракт». Однак Contract Insight додає сюди шару профільного контракту. Це інформація про базу даних та робочий процес, що системі потрібно обробляти документ та керувати його життєвим циклом. Профіль контракту можна створити разом із завантаженням файлу контракту або його можна створити на основі інформації про продавця чи клієнта. Фактичний процес введення включає заповнення відповідних форм, які можна налаштувати в майже необмеженій комбінації системним адміністратором або Cobblestone, якщо ви використовуєте програмне забезпечення в моделі SaaS. Поля можна додавати або видаляти залежно від типу договору, обмежувати їх залежно від ідентифікатора користувача або класу користувачів та налаштовувати на прийняття лише певних типів інформації, таких як ціле число, дата, валюта або елемент зі спадного списку.

Після введення всіх даних користувач може додатково налаштувати профіль документа контракту. У правій частині профілю контракту є список, який надає користувачам різноманітні варіанти, включаючи завдання та електронні листи, призначати співробітників, друкувати, оновити, зв’язувати договори, переглядати історію та електронну пошту. Крім того, користувачі можуть додавати необмежену кількість файлів до профілю контракту.

Додавання профілів працівників та компаній швидко та безболісно за допомогою панелі головного меню. Заповнивши просту форму для додавання працівника чи компанії до системи, користувачі можуть захистити від неточностей у пошуку та звітності. Наприклад, якби не було попередніх профілів компанії, один користувач міг написати в "XYZ Corp." а інший міг писати в "XYZ Corporation", що може призвести до відмови контрактів з результатів пошуку та звітів.

Пошук - це також дуже настроювана справа. Пошук можна здійснити в будь-якому полі, а потім додатково звузити на основі будь-якої категорії супутньої інформації. Стовпці даних можна легко змінювати і налаштовувати на власний смак. Після належного налаштування пошуку звіт можна буде надрукувати або експортувати в Word, Excel або PDF. Окрім своїх налаштованих можливостей, система також має ряд заданих пошукових запитів та звітів, і користувачі можуть створювати власні спеціальні пошуки для подальшого використання.

Поза межами основ

Корисна функція - Запити, які, ймовірно, будуть кориснішими для великих компаній. Як і слід було очікувати, функція "Запит" дозволяє користувачам запитувати новий контракт у відповідної особи. Користувач натискає "Додати новий запит" та додає відповідну інформацію. Адміністратори можуть встановити, хто отримає сповіщення про запит на основі наданої інформації.

Для більш досвідчених користувачів Contract Insight має дійсно корисну функцію для тих, хто часто використовує шаблонні контракти. Використовуючи функцію Пакети, адміністратори можуть налаштувати шаблони, які містять метадані з контракту чи профілю компанії. Адміністратори також можуть створити бібліотеки застережень, щоб допомогти у створенні контрактів.

Бруківка дозволяє додатково налаштувати Contract Insight за допомогою різноманітних додаткових модулів. Одним з найбільш корисних доповнень є Співпраця з документами та модуль eSign, який по суті є версією системи онлайн-підписів системи Cobblestone System. Модуль дозволяє повністю виконувати договір в Інтернеті як членами організації, так і контрагентами. Він засвідчує особу підписувача. Якщо ваша організація вважає за краще використовувати DocuSign, Cobblestone також може включити цю програму в життєвий цикл контракту.

Існують і інші модулі, доступні для різних інших обставин і, як правило, орієнтовані на певну галузь чи вид роботи. Наприклад, одним із доступних модулів є Портал публічного доступу, який дозволяє оприлюднювати певні договори в Інтернеті. Ця функція в основному застосовуватиметься для державних структур, які підпадають під дію законів про свободу інформації Також є модулі для управління замовленнями на купівлю, відносини постачальника та клієнта та роз'єм Salesforce. Ці додатки дозволяють зробити ще більшу налаштування залежно від потреб користувача.

Контрактна інформація - це дуже настроюване рішення, але для деяких буде заплутаним і неприємним. Подібні системи, такі як Agiloft, полегшили деякі проблеми складності налаштування за допомогою ретельно реалізованого підходу майстра. Однак Contract Insight пропонує безліч модулів та доповнень, які допоможуть пристосувати продукт до потреб замовника, тому дуже варто придивитися до компаній, що мають багатогранні робочі процеси та складні вимоги до створення контрактів.