Огляд та рейтинг асистента програмного забезпечення Blueridge

Починаючи з $ 899 за стандартну версію, Blueridge Software Contract Assistant - це щось із старої школи на ринку управління контрактами. Там, де більшість його конкурентів прийняла модель хмарного розгортання, Blueridge дотримувався більш старомодного способу установки, завантаження та запуску локально. Проте це досить багате на рішення рішення, яке використовується вже більше 15 років для таких клієнтів, як кредитні спілки, лікарні, фармацевтичні компанії та інші організації, яким потрібно зберігати дані за своїм брандмауером.

З моменту нашого первинного огляду, помічник контрактів пройшов скромні вдосконалення функцій та налаштувань. Але три випуски продукту (Standard, Pro та Enterprise) все ще візуально схожі з широким набором меню та функцій порівняно з більш рідкісними інтерфейсами користувачів (інтерфейсами користувача) новіших хмарних параметрів. Blueridge Software каже, що вирішив залишитися в просторі програмного забезпечення клієнт / сервер, а не конкурувати з десятками подібних хмарних варіантів.

Контрактний помічник не пропонує жодних можливостей складання договорів, переговорів чи вбудованих можливостей для співпраці. Для цього ви можете звернутися до Concord або Choice Updraft. Контрактний помічник також не може бути налаштований нескінченно або укомплектований такими функціями управління життєвим циклом контракту, як вибір редакторів Agiloft. Однак якщо ваш бізнес чи організація надає перевагу локальному розгорнутому варіанту безпечного зберігання контрактів (із деталізованими параметрами категоризації та функціями управління), то Contract Assistant - це добре обладнаний інструмент. Це дає вам потужне звітування та оповіщення, а також чудові посібники користувача, щоб ви швидкості.

Ціноутворення та плани

Як уже згадувалося, Contract Assistant випускається у трьох різних виданнях: Standard, Pro та Enterprise. Різні видання надають різний рівень обслуговування залежно від розміру вашого бізнесу або кількості користувачів. Ціни видання варіюються від $ 899 до $ 8, 999. Контрактний помічник починається від 899 доларів за стандартне видання, що є однокористувацькою версією, встановленою на вашому ПК. Ця версія ідеально підходить для приватних підприємців або організацій, у яких для контролю за контрактами у вашій системі потрібен лише один адміністратор.

Це видання початкового рівня оснащене повними електронними записами, підтримкою багатьох баз даних, базовими полями та підтримкою файлів, а також необмеженою кількістю «тривожних подій» або попереджень за контрактом. Ви також отримуєте простий і розширений пошук, звіти та налаштування категорій та полів контрактів. Для отримання додаткових функціональних можливостей звітів можна скористатися стандартною версією Plus за ціною 1198 доларів. Він надає вам доступ до додаткового конструктора звітів. На відміну від ціноутворення на основі програмного забезпечення (SaaS) для хмарних продуктів, базове ціноутворення для кожного видання є разовою вартістю, на відміну від повторних витрат на підписку кожного хмарного продукту, розглянутого в цьому раунді. . Усі видання також мають безкоштовну 30-денну пробну версію.

Однією з головних відмінностей між цими трьома виданнями є можливість введення контрактів або документів безпосередньо в базу даних. За допомогою версій Standard і Pro користувач може зв’язати локальну версію документів зі своїм профілем у Contract Assistant. У цій ситуації профіль документа на Contract Assistant може бути пов'язаний з його місцезнаходженням на диску або сервері, але документ ніколи фактично не завантажується в базу даних. Імовірно, для користувачів версій Standard та Pro зберігання в базі даних не буде необхідним, оскільки документи можна так само легко зберігати на персональному комп’ютері користувача або на спільному диску для невеликої групи. Однак для великих компаній чи фірм така домовленість, ймовірно, виявиться непростою як щодо ефективності, так і з міркувань безпеки.

Видання Pro - це продукт локальної мережі (LAN), розроблений для малого середнього бізнесу (SMB) або невеликих робочих груп в рамках організації. Він коштує $ 3, 499 за базову ліцензію (п'ять користувачів), хоча додаткові місця можна додати за додаткову плату. Що стосується особливості, видання Pro включає інтеграцію управління документами з Laserfiche та підтримку багатьох користувачів з базовою безпекою та дозволами.

Нарешті, видання Enterprise коштує $ 8 999 за базову ліцензію (п'ять користувачів). Це продукт SQL Server / клієнт LAN / WAN (широка мережа), який постачається з повним набором розширених функцій класифікації та зберігання документів. Ці функції включають шафи та папки, повнотекстовий пошук, періодичні сповіщення, повне налаштування, зберігання документів у базі даних та користувацькі звіти, прив’язані до рівня дозволу користувача. Необов’язкове щорічне обслуговування становить 18 відсотків від загальної ціни закупівлі для всіх планів. Це дає вам доступність оновлення продукту та доступ до підтримки телефону (на відміну від лише безкоштовної підтримки електронної пошти). Ви можете будь-коли оновити до іншої версії. Додаткові ліцензії користувачів розраховуються за градуйованою шкалою, в якій ціна за ліцензію знижується зі збільшенням обсягу для видань Pro та Enterprise:

Видання Pro:

1-4 ліцензії: 299 доларів

5-9 ліцензій: 269 доларів

10+ ліцензій: $ 229

Наприклад, якщо ви сьогодні придбаєте дві додаткові ліцензії, ви заплатили по 299 доларів за кожну. Якщо ви згодом придбаєте ще три ліцензії, ви заплатите 269 доларів за кожну з них.

Видання підприємства:

1-9 ліцензій: 599 дол

10-24 ліцензії: 529 доларів

25-49 ліцензій: 449 доларів

50-99 ліцензій: $ 379

100+ ліцензій: 299 доларів

Необмежені ліцензії: 59 999 доларів США (включає базову ліцензію)

Наприклад, якщо сьогодні ви придбаєте три додаткові ліцензії, ви заплатили б 599 доларів за кожну. Якщо ви згодом придбаєте ще вісім ліцензій, ви заплатили б 529 доларів за кожну з них.

Початок налаштування

Видання Pro та Enterprise Contractor Assistant можна встановити на ПК користувачів або віртуалізувати (тобто встановити на сервері прикладних програм під управлінням Citrix або Terminal Services, або як власний веб-додаток, що використовує Citrix XenApp.) Іншими словами, Contract Assistant є клієнтом / серверне програмне забезпечення, розміщене у вашій мережі, без даних, що знаходяться у хмарі. Щоб дозволити доступ до бази даних для більшого бізнесу, це означає, що вам потрібно буде встановити Microsoft SQL Server із версією Enterprise. Обов’язково зверніться до програмного забезпечення Blueridge, щоб отримати детальну інформацію про те, які вимоги стосуватимуться ваших умов. Дізнайтеся, яка версія SQL Server та Windows Server потрібна та чи ці ресурси можуть бути запущені практично або потрібен власний фізичний сервер.

Щоб перевірити Стандартне видання для нашого оновленого огляду, я створив безкоштовну пробну версію та завантажив програмне забезпечення на свій ПК з Windows 10. Програмне забезпечення Blueridge не забезпечує завантаження Mac. Компанія заявляє, що підтримує Windows 7, 8 та 10, але після завантаження програмного пакета мені запропонували завантажити старішу версію .NET Framework до того, як буде встановлена ​​версія. Це була незначна компенсація щодо сумісності. Але після завантаження .NET Framework 3.5 SP1 (на відміну від поточної версії 4.7) установка швидко завершилася, і я працював.

Після відкриття Contract Assistant кидає на вас безліч функцій та варіантів. Але це робиться у кращому організованому макеті, ніж переважний вибір меню у програмі «Великі розумні переваги програмного контракту» та «Управління життєвим циклом». Контрактний помічник пропонує чудові довідкові ресурси та документацію для налаштування, навігації та використання. Мені негайно видали спливаюче вікно "Початок роботи за 10 простих кроків", переглядаючи дорожню карту продукту та посібник QuickStart. Розділи індексуються та можуть шукатись, щоб ви могли створити власні обрані у посібнику та всіх довідкових ресурсах програмного забезпечення Blueridge Software. Довідкова документація та загальна простота використання ресурсів дозволили мені легко та швидко отримати комфорт із інтерфейсом користувача.

На панелі приладів - вкладки для управління контрактами, бази даних та звітування, опцій та інструментів, масових оновлень (редагування декількох категорій, записів або записів користувачів) та довідки. Також є панель інструментів, що нагадує Microsoft Word, з кнопками для створення та збереження нового запису контракту, а також кнопки «Видалити», «Скасувати» та «Пошук». Ліворуч - алфавітний індекс договору для швидкого пошуку вашої бази даних, розбитий на категорії та папки справ. Сигнали контракту, які "дзвонять" (мається на увазі, коли актуальні строки контракту мають бути вирішені), відображаються червоним кольором.

Внизу рядків меню розташована робоча область, яка розбита на вікна з регульованим розміром. Вікна згруповані за типами інформації, пропонуючи вкладки для індексу договорів, інформації про контракт, ключових дат, категорій, ключових елементів / пунктів, огляду, посилань на файли та приміток та коментарів (що є обсягом функцій співпраці контрактника). Бібліотека пропозицій схожа на те, що ви знайдете в Agiloft, і спеціальна структура тегів схожа на структуру ContractWorks.

Управління життєвим циклом контракту

Після завершення посібника QuickStart є не менш корисна Посібник користувача з інструкціями щодо вдосконаленого введення та конфігурації. Посібник користувача дає дуже точні вказівки щодо створення баз даних та налаштування різних полів даних.

Сам процес управління контрактами простий та надзвичайно налаштований. Додаючи нові записи контракту чи редагуючи файли контрактів, ви можете перейменовувати або приховувати поля, додавати підписи користувачів (на вкладці Параметри та Інструменти) та керувати ключовими датами та сповіщеннями. Ви також можете додавати та керувати категоріями та витягувати пропозиції, використовуючи вікна в правій частині сторінки деталей контракту. У версіях Pro та Enterprise ви робите це через модуль адміністратора. Як і в Agiloft та ContractSafe, адміністратори можуть додавати користувачів та встановлювати дозволи для перегляду конкретних контрактів або елементів інтерфейсу користувача. Хоча, на відміну від цих інструментів, для цього вам не потрібно заходити в адміністративну панель. Усі поля можна редагувати з головної сторінки. Видання Pro дає лише параметри привілеїв лише для читання або повного доступу. Але видання Enterprise має більш детальну безпеку для конкретних записів та різних баз даних, до яких належить користувач. Видання Contractor Assistant Enterprise також може створити так звані "Перегляди", щоб приховати конкретні поля для різних груп користувачів або компаній, або показати певний кабінет або папку. Додавання нової записи настільки ж просто, як натиснути кнопку Новий і зробити копію існуючого шаблону запису.

Оскільки ви лише класифікуєте існуючі та очікувані контракти, ви фактично не створюєте новий контракт, а лише запис бази даних для нього. З точки зору пошуку, ви можете виконувати запити за текстом, ключовим словом, датою чи полями, такими як валюта чи тип контракту. Усі поля можна шукати і їх можна перетягнути в стандартні або спеціальні звіти. Однак пошуку оптичного розпізнавання символів (OCR) немає, оскільки переглядач контракту вимагає, щоб документ був редагованим текстом або контрактом PDF, перш ніж база даних індексує його.

Ця організація важлива, оскільки спосіб організації Асистента контрактів обертається навколо безлічі баз даних. Кількість баз даних, які користувач може створити, немає обмежень, хоча одночасно може бути відкрита лише одна база даних. Для адміністраторів підприємств це корисний спосіб управління конфіденційними контрактами, які ваша організація вважає за краще розділяти з дозволів або міркувань безпеки.

Звіти можна вести різними способами, включаючи індивідуальний профіль контракту, індекс бази даних або лише підмножину контрактів, що відповідають певним критеріям. Звіт може бути швидко сформований за вибраним контрактом або за всіма договорами в певній базі даних, які можна замовити та упорядкувати різними способами.

Користувачі також можуть складати звіт, використовуючи результати певного пошуку, дозволяючи обмежувати звітні контракти на основі бажаних критеріїв. Як і майже з будь-яким сервісом, чим більше обсяг налаштування, тим він складніший. Існують базові та вдосконалені фільтри. Функція "Основний пошук" повністю згинається за бажанням користувача, але робить це з масивом прапорців і фільтрів. Основний пошук може бути відфільтрований за допомогою стандартних полів фільтра або визначених користувачем полів. Більш кмітливі користувачі можуть переключитися на розширений пошук, який є електронною таблицею, що відповідає булевій логіці. Contract Assistant - це єдиний інструмент, який ми перевірили для підтримки булевого пошуку.

Видання Enterprise має додаткові можливості пошуку, що дозволяє додавати документи, нотатки та примітки основних елементів. Параметри пошуку, які будуть використовуватися повторно, можна зберегти для подальшого використання. Я проводив пошуки активних та очікуваних контрактів та додав більш вдосконалені фільтри дат. Коли звіт формується, він відображається в окремому вікні. Це вітальна функція, оскільки вона служить миттєвим попереднім переглядом звіту. Як тільки користувач задоволений звітом, його можна експортувати в різних форматах, включаючи HTML, PDF, Rich-Text, Plain Text, TIF або Microsoft Excel. Це зайняло деяку роботу вперед-назад, але я, зрештою, зміг відобразити свій звіт за бажанням. Тим не менш, це може бути клопітно для великих організацій або людей, які намагаються імпортувати більші файли.

Управління контрактами для старих шкіл зроблено правильно

Контрактний помічник - це варіант для підприємств та організацій, які не хочуть повністю керованого хмарного продукту. Ця ветеранська платформа надає вам повний контроль за брандмауером над вашими базами даних та контрактів. У комплекті є комплексні довідкові ресурси, які допоможуть вам орієнтуватися на традиційно розроблений інтерфейс і налаштувати все, що видно. Немає автоматизованих робочих процесів, ніяких прямих інтеграцій і нічого на шляху власного складання контрактів, співпраці, переговорів чи електронного підписання. Agiloft та Concord - кращі варіанти, якщо ви хочете, щоб хмарна платформа управляла повним життєвим циклом контракту та працювала із зовнішніми сторонами. Але якщо безпечне управління місцевим контрактом - це те, що ви шукаєте, то Contract Assistant - це перевірений варіант, який дасть вам те, що вам потрібно.