Відео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Листопад 2024)
Якщо ви керуєте типовим невеликим середнім бізнесом (SMB) офісом, важливо розпочати рік правою ногою. Малі та середні підприємства повинні швидко рухатися, щоб реагувати на нові можливості, коли вони виникають, і мати міцну офісну основу, на якій можна виконати цю роботу, є вирішальним для успіху. На щастя, переконайтеся, що ваш бізнес у вищій формі може бути досягнуто досить швидко. Щоправда, це рога аудитів; просто будьте вдячні, що жоден із них не походить від IRS. Дотримуйтесь шеститочного контрольного списку нижче, і ваш офіс буде готовий прийняти будь-який виклик, який 2016 може принести.
1. Будьте готові до податкового сезону
У світі бізнесу ви практично завжди готуєтесь платити податки так чи інакше. Але початок року (якщо він збігається з фінансовим роком вашої компанії) є особливо важливим. Спочатку сідайте з фінансовою головою, щоб зробити великий аудит картин минулорічних книг.
Звичайно, ви можете перестудити в холодному поті, коли слова "аудит" та "фінанси" вживаються в одному реченні, але переживайте це: ми не говоримо про розміщення похмурих агентів IRS. Це аудит, покликаний дати вам, вашому керівництву та будь-яким поточним чи потенційним інвесторам, що ваші фінанси - і, розширюючи вашу організацію - працюють так, як повинні бути. Ви перевіряєте цифри минулого року, оцінюєте ділові та фінансові процедури та порівнюєте те, що насправді сталося, як із тим, що ви очікували, так і з тим, що ви повідомили. Ви можете провести аудит за допомогою внутрішніх бухгалтерських рахунків або зовнішньої фірми чи CPA. Ви навіть можете створити невелику робочу групу для виконання роботи як група. Те, що ви шукаєте, включає:
Весь дохід, отриманий у попередньому році та з якого джерела,
Усі витрати, здійснені в попередньому році, використовуючи які способи оплати, яким одержувачам коштів та які призначені до якого бюджету; зверніть особливу увагу на витрати на офіс, технології, послуги сторонніх служб та бізнес-інфраструктуру,
Огляди банківських виписок,
IRS та державний / муніципальний податок (якщо такі є) подання оглядів,
Перевірте, чи дотримуються належних облікових процедур; якщо ні, то зрозумійте, чому це може бути пов'язано з конкретним бізнес-процесом, який може потребувати перегляду, і
Покладіть результати аудиту в ретельний звіт (це інструмент, який ви хочете фактично використовувати протягом року, тому зробіть його коротким, організованим та цінним - не таким об'ємним, що нічого не можете знайти).
Зроблено належним чином, цей аудит не повинен займати більше тижня, і його звіт забезпечує основний інструмент, на якому можна використовувати все - від планів закупівлі до цілей продажу.
2. Аудит обладнання
З точки зору керівника офісу, знати, куди гроші, стає лише першим кроком. Тепер вам потрібно знати, де все інше теж. Почніть з технічного обладнання. Це може здатися очевидним, але це швидко стає небезпечною зоною для багатьох малих і середніх підприємств - особливо тих, хто більше нахиляється до середнього розміру, ніж до малого. Це через фразу "Принесіть власний пристрій" (BYOD). Так багато фахівців з ІТ ненавидять, і так багато користувачів використовують, щоб використовувати будь-яке обладнання, до якого вони можуть потрапити - з будь-якого джерела і за це часто платять дивними чи хитрими способами. Принаймні, помістіть цю інформацію в організовану електронну таблицю, на яку ви можете звернутися протягом цього та наступного року. Ще краще, покладіть інформацію в спеціальний додаток для управління настільним ПК, наприклад, Microsoft System Center Configuration Manager або MMSoft Pulseway.
Почніть з аудиторського звіту з кроку 1, оскільки він повинен містити офіційний перелік придбаних вами обладнання. Потім відстежте, які пристрої фактично використовуються (гарантовано, ви знайдете кілька сюрпризів). Деякі працівники будуть використовувати особисті пристрої, за які вони платили за виконання роботи, а інші користуватимуться споживчими пристроями як для роботи, так і для особистих завдань, за які платила компанія. Дізнайтеся, хто має що, чи належним чином він використовується, і це допоможе вам вирішити, чи може бути кращий спосіб оплатити це.
І після того, як ви пройдетеся через цю загрозу нової технології, не забудьте зробити традиційний аудит апаратного забезпечення для пошуку ПК, серверів, принтерів та іншого офісного обладнання, що наближається до кінця життя або до кінця - оренду, щоб ви знали, що потрібно буде оновити цього року та коли. Попрацюйте з представниками відділів продажів обладнання та вашим бухгалтерією, щоб розробити план вибуття цього старого обладнання та замінити його на нові підрозділи.
3. Аудит програмного забезпечення
Аудит програмного забезпечення має таку саму основну ціль, що і аудит апаратного забезпечення: з’ясуйте, що ви встановили, де встановлено, як було оплачено (тобто, на який бюджет було призначено) та які ліцензії чи підписки збираються на оновлення. Обов’язково позначте їх у своєму календарі.
Як і апаратний аудит, однак сучасний час ускладнив аудит програмного забезпечення трохи складніше. Як і співробітники, які використовують особисті пристрої для роботи, багато хто також користується власними хмарними послугами. Це може статися тому, що один користувач вирішує підписатися на певну послугу, або навіть вся команда розгортає хмарний сервіс саме між собою.
Часто за ці послуги оплачуються періодичні платежі, призначені для персональних чи корпоративних кредитних карток, і бухгалтерський облік може важко зрозуміти, що купується. Це може призвести до помилок бухгалтерського обліку, але вони незначні порівняно з потенційними ІТ-проблемами, коли ці хмарні сервіси просять користувачів завантажити програмне забезпечення (яке не тільки не тестувалося ІТ, але їх цілком обігнало). Викорініть таке програмне забезпечення, переконайтесь, що воно належним чином оплачено, а потім вирішіть, чи потрібно його зберігати чи замінити на більш ефективне рішення.
Більш традиційний фронт, використовуйте аудит програмного забезпечення, щоб приділити особливу увагу захисному програмному забезпеченню - антивірус, віртуальна приватна мережа (VPN) та шифрування - три приклади. Це будівельні блоки рішення, які можуть зупинити процес у його треках, якщо їх ліцензії проганяють, тому переконайтеся, що ви знаєте, коли ліцензії та підписки потрібно буде поновити та яким користувачам вони будуть потрібні.
Приблизно в час аудиту програмного забезпечення також непогано вивчити резервне копіювання даних та процедури безпеки даних. Зазвичай це стосується як апаратного, так і програмного забезпечення, але це вимога для більшості програмних процесів, тому не давайте йому короткого скорочення. Проведіть тестові запуски резервного копіювання та відновлення після аварій (DR), щоб переконатися, що вони все ще працюють, перевіряйте резервні копії даних як локально, так і в хмарі, щоб переконатися, що вони не пошкоджені, і подивіться, що ви заплатили за ці рішення в попередньому році подивіться, чи можете ви зробити краще.
4. Мережевий аудит
Вам знадобиться ІТ-привід, щоб допомогти в цьому. Мережевий аудит дозволяє:
Знайте, яку мережну інфраструктуру ви зараз використовуєте (як фізичну, так і хмарну),
Зрівняйте цю інфраструктуру з бізнес-процесами, що працюють на ній, щоб перевірити потужність, і
Оцініть не лише те, за що ви платите, а на те, чи отримуєте ви те, за що заплатили; це особливо важливо для всіх постачальників Інтернет та мобільних мереж.
Проаналізуйте підключення до Інтернету не лише до офісу, але й до будь-яких зовнішніх веб-серверів, хмарних служб або телекомунікацій та віддалених сайтів. Ви отримували виставу, за яку заплатили? Якщо ваш внутрішній відділ ІТ не знає, як перевірити цю інформацію, зверніться до стороннього консультанта з мережі. Нарешті, переконайтеся, що ІТ оновлює ваші офісні маршрутизатори, комутатори та інше мережеве обладнання, щоб вони працювали над останньою прошивкою, і переконайтесь, що все це перевірено на вашому поточному наборі важливих для бізнесу додатків, перш ніж розпочати його. Якщо у вас є віддалені сайти або телекомунікатори, які підключаються додому, переконайтеся, що їх мережеве обладнання прошито і надійно.
5. Пройдіться навколо офісу
Це може здатися перевернутим, але це серйозний крок. Ви не можете дізнатися все, що вам потрібно знати про ваш бізнес, за допомогою електронної таблиці чи інформаційної панелі управління. Встань і вируши в тур. Порадьтеся з працівниками про те, як вони виконують свою роботу, особливо керівництво командами та процесами. Розуміння того, як виконується робота, є ключовим не лише для розгортання потрібного інструменту для правильної роботи, але часто для виявлення нових можливостей для заощаджень чи доходу.
З іншого боку, підведіть підсумки того, як ваш офіс виглядає та працює на фізичному рівні. Зверни увагу на:
Офісні меблі,
Приналежності для розбивки кімнати та кухонної техніки,
Дошки для конференцій, екрани, телефони та
Спільна офісна техніка - подрібнювачі, принтери, факсимільні машини.
Переконайтеся, що ці речі необхідні, у належному порядку та укомплектовані витратами, необхідними для роботи (наприклад, тонером, папером тощо).
6. Проаналізуйте бізнес та маркетингові плани
Ви перейшли цифрами вниз. Тепер настав час підібрати голову і подивитися на загальну картину вашої організації, і це завжди починається з вашого бізнес-плану. Сядьте зі своїм керівництвом і детально перегляньте свій план. Ти там, де ти повинен бути (тобто, де у твоєму плані сказано, що ти був би)? Чи найбільш ефективним є спосіб, яким ви займаєтесь бізнесом? Задайте це питання незалежно від того, чи працює бізнес оптимально; завжди може бути кращий спосіб. Перерахуйте свої бізнес-процеси, проконсультуйтеся з ключовими працівниками щодо цих процесів, складіть їх покроково, а потім детально розглядайте їх. Чи є більш ефективні інструменти, програмне забезпечення або послуги, якими ви могли б користуватися, щоб бути більш конкурентоспроможними? Чи правильні люди виконують ці роботи? Ефективні чи надлишкові процеси? Мета тут - не звільняти людей чи мікро-керувати; це повністю зрозуміти, як працює ваш бізнес, суп до горіхів.
Перегляньте минулорічний маркетинговий план з подібним оком. Перевірте результати та запитайте, чи справді ви там, де маєте бути, коли результати порівнюються із витратами. Де ти слабкий і як можна вдосконалюватися? Зверніть особливу увагу на:
Маркетингове дослідження,
Просування та реклама,
Події та
Зв'язки з пресою.
У рамках цієї вправи не забудьте проаналізувати свої веб- та онлайн-профілі соціальних мереж. Чи досягають вони потрібних клієнтів? Чи вони актуальні? Чи оновлено описи товарів чи послуг, ціни та навіть назви виконавців? Енергійно перевіряйте ці деталі, оскільки ніщо не вимикає онлайн-клієнтів швидше, ніж відвідування веб-сайту, який, на їхню думку, не підтримується.
Звичайно, простіше написати ці шість кроків, ніж зробити їх. Ми говоримо про значну кількість роботи, жодних питань. Але, якщо ви прижмуріть і отримаєте потрібних людей на допомогу, все це може бути досягнуто за пару тижнів. І ці два тижні можуть платити значні дивіденди на процес, витрати і навіть прибуток для вашого бізнесу на весь інший рік.
