Огляд та рейтинг Agiloft

Інтерфейс та основні функції

Agiloft налаштовує кожну реалізацію на основі індивідуальних потреб бізнесу, тому те, що ви бачите в Agiloft, повністю пов'язане з вашою роллю користувача та конкретними робочими процесами управління контрактами з урахуванням вашої організації. На відміну від такої платформи, як управління купівельним циклом договорів Coupa, яка фокусує своє управління контрактами виключно на сценаріях управління витратами та закупівлями, Agiloft - це порожній аркуш, який ви можете адаптувати до будь-якого випадку використання бізнесу.

Користувальницький інтерфейс ванілі (UI) може виглядати дещо застарілим, якщо він використовується без застосування будь-яких налаштувань. Але Agiloft дозволяє налаштувати кольори, брендинг та макет на свій смак або відповідати веб-сайту вашої компанії. Щоб перевірити оновлену платформу, я увійшов у чотири різні портали, налаштовані під конкретні ролі. Залежно від того, зареєструвався я як адміністратор, менеджер контрактів, затверджуючий контракт або користувач контракту, я побачив інше розташування доступних функцій та полів.

На всіх визначених користувачем інформаційних панелях перше, що ви бачите, - це спеціалізована інформаційна панель із діаграмами та віджетами та ліворучне навігаційне меню, яке показує доступні "таблиці" платформи, нещодавно відкриті записи та контракти та будь-яке завдання, яке ви вирішите " мені призначено. У верхній частині інтерфейсу користувача також є універсальна панель пошуку, яка може виконувати запити по кожному договору, файлу, сторінці та запису в базі даних. Для цього огляду ми перевірили з точки зору керівника контракту, затверджувача та користувача з різних індивідуальних інтерфейсів.

Увійшовши в портал менеджера контрактів, мені одразу було надано графіки підрядів на основі віджетів, що тривають, та майбутні терміни дії та поновлення. Мені також дали список записів для управління активними контрактами. Піктограма пошти поруч із кожним договором давала мені можливість налаштувати сповіщення або автоматизовані дії щодо певної контрактної дії або призначити завдання іншому користувачеві. З цієї сторінки я також міг імпортувати та експортувати контракти, перевіряти контракт, який я хотів масово редагувати і т. Д. Як менеджер контрактів, у мене тоді було безліч опцій у меню ліворуч. Мені вдалося переглянути списки директорій усіх людей та компаній, пов’язаних із контрактами всередині та поза моєю організацією, а також усі договори в системі з піктограмою дерева. Це дозволило мені побачити діаграму відносин між користувачами та компаніями, пов'язаними з цим договором. Як і в разі адміністрування контрактів Onit та перегляду та затвердження контрактів, існують також робочі процеси затвердження для відстеження контрактів, а також типи контрактів та можливість створення різних шаблонів. Agiloft також дозволяє шукати конкретні пункти у договорі та шукати бібліотеку, що стосується конкретного пункту. Щоб проілюструвати різницю в ролях користувачів, портал, що затверджує контракт, показав лише основні таблиці та затвердження контрактів без будь-якої глибокої функціональності; користувач контракту не побачив би варіант погодження.

Щоб перевірити, як Agiloft обробляє життєвий цикл контракту, я створив новий контракт, створив робочий процес затвердження і відстежив контракт від його початку до підписання. Після натискання кнопки «Новий контракт» Agiloft відкриває детальне вікно із запаморочливим набором параметрів. Кожен новий запис за замовчуванням отримує ідентифікаційний номер, і тоді я мав можливість вибрати, чи був цей запис договором, підрядним договором, основним договором чи поправкою до існуючого контракту. Існує також Тип контракту, який дає вам всі налаштовані типи та шаблони, які ваш бізнес створив на вибір. Ці типи та шаблони включають такий договір на обслуговування клієнтів, договір про нерозголошення, договір найму на роботу, постачальник та партнерський договір.

Я вибрав договір обслуговування клієнтів і призначив його внутрішній групі клієнтів (Agiloft дозволяє створювати спеціальні групи, команди та відділи). Звідти я налаштував свій тест-контракт PCMag на автоматичне поновлення кожні 12 місяців, а потім ввів дату початку та закінчення договору, суму та інформацію про компанію, пов’язану з контрактом. Ви можете заглибитись у деталі, наскільки захочете, з майстром контракту. Цей майстер дозволяє вам пов'язувати додані документи та ресурси, налаштовувати електронні листи та завдання, і, звичайно, налаштовувати робочі процеси та підписи на затвердження з повним описом історії та аудиту, пов’язаним із записом. Пов'язані вкладення та активи можуть навіть включати страхові сертифікати, пов’язані з компанією або договором.

Залежно від ваших дозволів користувача, як тільки ви закінчите, менеджер контрактів або адміністратор може зберегти свої зміни до договору або натиснути кнопку "Надіслати на розгляд", щоб переслати їх на наступний крок у процесі. В цілому процес створення контрактів відчував себе дещо переважаючим порівняно з більш спрощеним досвідом роботи платформ, таких як Concord та ContractWorks. Але це лише тому, що Agiloft надає вам більш детальні параметри та поля, ніж будь-яке інше рішення, яке ми перевірили. Можливість налаштування дозволяє зробити робочий процес управління контрактом настільки простим або складним, як вам завгодно.

Розширені робочі процеси, звіти та інтеграція

Agiloft сяє, коли мова йде про вдосконалені функції управління контрактами та автоматизацію робочого процесу. З адміністраторського порталу ви можете побачити повний спектр функціональних можливостей, що містяться на платформі, якщо ви вирішите налаштувати її в цій мірі. Це починається з розширеного пошуку та більш динамічних можливостей власного редагування.

У новій панелі швидкого пошуку за замовчуванням використовується текстовий пошук, тому ви можете ввести будь-яке ключове слово, і Agiloft сканує всі таблиці в базі даних разом з кожним документом та файлом PDF в системі за допомогою OCR. Ви також можете налаштувати спадне меню пошуку для пошуку конкретних полів, таких як пошук кожного контракту, який додає до нього статус очікування. Адміністратори вибирають, які поля відображатимуться у спадному меню пошуку, а також ви можете зберегти пошук для швидкого повторення запиту. Якщо ви шукали конкретний запис і хочете вносити зміни на ходу, нові функції редагування таблиці та прямого редагування файлів дозволяють вам перевірити та відредагувати документ у Microsoft Word. Потім можна повторно зберегти його після завершення з повним журналом змін, але без необхідності зберігати локальну копію документа.

Звітність також велика. В інтерфейсі адміністратора на кожній вкладці зліва меню міститься параметр "Діаграми / звіти", який дозволяє витягувати аналітику з будь-якого аспекту життєвого циклу управління контрактами. Наприклад, у Завданнях ви можете побачити середній час, який потрібні працівникам на закриття завдань, або ви можете розбити інформацію за командою чи відділом. Звіти про затвердження можуть допомогти вам визначити вузькі місця для відкладених контрактів. Звіти, що працюють у всій базі даних контрактів, можуть допомогти вам розставити пріоритети на основі грошової вартості, терміну дії, прогресу чи безлічі інших факторів. Створюючи новий звіт, я міг вибрати з 10 різних типів діаграми (лінія, смужка, кілька осей, датчики, пиріг, воронка тощо), додати фільтри дати та запису, додати додаткове форматування та налаштування, запланувати повторення звіту на будь-якій основі та надсилайте звіт конкретним користувачам, відділам чи командам. Готові діаграми та звіти не найкрасивіші в порівнянні з управлінням життєвим циклом контракту Concord або Coupa, але Agiloft пропонує, безумовно, найсучаснішу налаштування звітів, яку ми протестували.

Якщо ви користуєтеся можливостями BPM Workflow від Agiloft (без додаткових витрат, якщо у вас є платний план), ви зможете надати потужну автоматизацію робочого процесу на вершині життєвого циклу управління контрактами. Удосконалений графічний редактор робочого процесу дає вам огляд усіх станів, в яких може бути запис, та всіх транзакцій, що відбуваються в рамках контрактного процесу. Звідти легко додавати дії та тригери до будь-якого кроку життєвого циклу контракту, викликаного змінами у записі. Отже, якщо контракт закінчується за 60 днів до того, як він почнеться для поновлення, ви можете встановити тригер електронної пошти, щоб звільнити електронну пошту на цьому кроці робочого процесу.

Нарешті, Agiloft пропонує великий список інтеграції та доступу до інтерфейсу програмування (API). Платформа не пропонує власну функцію eSigning, вибираючи натомість налаштування досвіду інтеграції Adobe Sign та DocuSign залежно від бізнес-потреб та переваг. Agiloft також пропонує вбудовану інтеграцію з Salesforce для продавців, щоб синхронізувати контакти, компанії та записи контрактів безпосередньо із системою управління відносинами з клієнтами (CRM). Agiloft також пропонує інтеграцію календарів із Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange та Rescue by LogMeIn. На фронті API та безпеки Agiloft синхронізується з OAuth 2 та SAML 2. Він також інтегрується з протоколами LDAP та Active Directory (AD). Якщо ви підписані на план Enterprise, ви також отримаєте доступ до REST API Agiloft, веб-API, сценаріїв Python та Perl та інтеграції JSON.

Там, де налаштування відповідає простоті

Agiloft - це найбільш налаштована система управління контрактами на ринку. Її майстер-підхід до налаштування полегшує налаштування, ніж багато інших систем. Він може бути готовим вийти з коробки, а його безкоштовний рівень обслуговування робить його таким же можливим для малого бізнесу, оскільки є потужним для великих підприємств. У минулому Agiloft був інструментом вибору редакторів, а його вдосконалення зручності використання, динамічного редагування та автоматизації робочих процесів лише зміцнюють його позиції на просторі управління контрактами.