Огляд і рейтинг бухгалтера

Спочатку додаток клієнт / сервер, коли він був створений в середині 1980-х, AccountMate співпрацював з IBM та його мінікомп'ютерами для живлення половини рівняння сервера. Тепер ви можете придбати AccountMate або на місці, або в хмарі (хоча він починається від 3125 доларів США для користувача за встановлення на місці). Але, як і більшість інших невеликих середніх підприємств та програм управління запасами, які ми перевірили в нашому оглядовому раунді, AccountMate продається лише через канал постачальника рішень. Це означає, що ви матимете справу з партнером, а не з програмною компанією. Зверніть увагу, що цей факт найбезпечніше позначиться на його кінцевій ціні.

Система AccountMate є повністю модульною. Він складається з обов'язкового компонента System Manager та вибору інших модулів, спрямованих на конкретні типи бізнесу чи процеси, кожен з яких може бути налаштований під потреби користувача. При необхідній налаштуваннях це призводить до більш-менш індивідуального рішення. Загалом, це надійна система, яка буде привабливою для багатьох користувачів. Але деякі недоліки у звіті та дизайн, який не такий інтуїтивно зрозумілий, як інші в цій категорії, залишають його за програмою Acumatica, Intacct та Oracle NetSuite OneWorld, переможцями нашого редактора в цьому просторі.

Розріджена посадка та навігація

На відміну від більшості невеликих середніх програм, орієнтованих на підприємства (МСП), які я розглянув для цього кола, запуск екрана AccountMate є досить безплідним. Більшість бухгалтерських систем інших постачальників запускаються із екраном, наповненим віджетами або, принаймні, блок-схемами для навігації. Екран відкриття облікового запису AccountMate досить рідкий у порівнянні, він забезпечує в основному порожній простір, два стрічкові смуги у верхній частині екрана та вертикальну панель на краю.

Це не означає, що AccountMate не має такої ж функціональності, як інші бухгалтерські продукти у своєму класі, лише те, що вони не такі інтуїтивно зрозумілі на перший погляд. Наприклад, хоча багато інших додатків розміщують основні показники ефективності (KPI) на сторінці запуску у вигляді віджетів, AccountMate надає резюме для виконавців, доступ до яких можна отримати через панель інструментів системи, яка знаходиться у верхній частині екрана під основною панеллю стрічки . Ця основна стрічка забезпечує доступ до транзакцій, звітів, обслуговування, обслуговування та утиліти. Клацання одного з цих варіантів замінює основну панель інструментів однією, що відповідає вибору. Не інтуїтивно зрозумілий під час руху, але перегляньте його один чи два рази, і ви згадаєте, як ним користуватися.

Вертикальна панель зліва на екрані містить перелік встановлених модулів, ярлики як для особи, яка використовує систему, так і тих, що застосовуються до групи користувачів (наприклад, персонал з кредиторської заборгованості) та інші документи, програми та веб-сайти, до яких потрібно легко отримати доступ. Швидкі клавіші підключають вас до конкретних завдань, але вони повинні бути розроблені вашим системним адміністратором або тим, хто постачальник рішень розгорнув програмне забезпечення. Не передбачено жодних шаблонів, але після встановлення ярлика ви можете скопіювати його та змінити в інший ярлик.

AccountMate не використовує блок-схеми завдань чи процесів, але вони насправді проілюстровані у деяких обширних навчальних відео, які складають довідкову систему. Також у довідковій системі включена повна документація для додатків, посібник із початку роботи та довідкова функція, що залежить від контексту.

Я не бачив багато графічних варіантів у своєму тестуванні. Більшість графічних зображень є у розділах «Технічне обслуговування» різних модулів на вкладці «Аналіз». Але це компенсується можливістю легко переносити дані звітів у різноманітні формати виводу, включаючи Microsoft Excel, який має відмінні можливості для графіки та графіків, або, за бажанням, до менеджера звітів F9, який також надає значні пропозиції щодо створення графіків та графіків.

Однією з особливостей, яка виявиться корисною майже для кожного користувача, є можливості розширення AccountMate. З фінансової звітності чи багатьох звітів можна звільнитись від звіту аж до початкової транзакції. AccountMate дозволяє відкрити кілька екранів одночасно, і ці екрани можуть бути з різних модулів. Щоб зробити декілька екранів легшими для читання, їх можна нанести на плитку.

А для компаній, які підлягають аудиту, існує Звіт про аудиторський слід, який простежує операції назад у базі даних. Ви встановлюєте, які поля ви хочете відслідковувати, а AccountMate записує доступ та змінює дані. Це особливість, яку ваш аудитор дійсно оцінить, і є сильним фактором для внутрішнього контролю та вимог дотримання регуляторних норм, таких як Sarbanes-Oxley.

Багато з обстежених мною систем бухгалтерського обліку для малих і середніх підприємств пропонують різні валютні варіанти. AccountMate також добре, і, крім того, Рахункова карта дозволяє легко створити кілька компаній. Під час налаштування облікового запису є перемикач, який запитує, чи є обліковий запис материнської компанії дочірнього підприємства (або якщо ви не консолідуєте компанії, третій вибір). Для консолідації між компаніями потрібен додатковий модуль консолідованої книги.

Розсіяна, але гнучка звітність

AccountMate стверджує, що має кілька сотень звітів. Це може бути правдою, якщо ви працюєте з кожним доступним модулем, але в модулях системного диспетчера та генеральної книги їх значно менше. Незважаючи на це, наявні звіти - це вам корисні. Я також встановив, що налаштування звітів простіше, ніж багато пропозицій інших постачальників, за допомогою простих перемикачів виберіть такі функції, як порівняльні звіти.

Під час обговорення можливостей звітності AccountMate слід зазначити дві речі. По-перше, ви можете вибрати між загальноприйнятими принципами бухгалтерського обліку (GAAP) та Міжнародними стандартами фінансової звітності (IFRS). Кілька пакетів бухгалтерського обліку для малих і середніх підприємств, які я перевірив, пропонують це також, і це важлива особливість, якщо ви ведете багатонаціональний бізнес, оскільки формати фінансових звітів відрізняються від інших країн, ніж США.

Один звіт, який я пропустив, - це робочий пробний баланс, який дуже корисний під час закриття періоду. Але AccountMate має широкі можливості експорту (а також можливості імпорту), тому мало експортувати доступні дані пробного балансу в Microsoft Excel та додати пару стовпців, щоб дозволити працювати з коригуванням та закриттям записів. І за допомогою інструментів адміністратора мені було важко створити простий спеціальний звіт.

Друга примітна особливість полягає в тому, що AccountMate надає вихідний код для генерації всіх своїх звітів. Можуть бути придбані інші модулі вихідного коду, але до первинної покупки входять файли RPT та PRG для цих модулів. AccountMate включає утиліти, які забезпечують неабиякий перегляд звітів без необхідності занурюватися в код. Але, якщо ви або ваш постачальник рішень володієте досвідом програмування, ви можете створити будь-який звіт, який може знадобитися, або зробити широке налаштування пакетних звітів.

Розширення в ERP

Окрім потужного набору функцій загальної книги (G / L), AccountMate також є повноцінною платформою планування ресурсів підприємства (ERP). Як і в деяких інших повністю розглянутих тут системах, таких як Acumatica, AccountMate має тенденцію дещо перекручуватися до конкретного типу корпоративного утворення. У цьому випадку вибір модулів робить AccountMate вагомим вибором для виробничих компаній завдяки наявності декількох модулів, які розширюють товарний запас, а також сильних фінансових модулів для процесу закупівель та розповсюдження (тобто обробка продажів і замовлень на замовлення).

Інша сфера, в якій AccountMate є сильною, - це аналіз та звітність. На макромасштабі Business Alerts AccountMate, що працює на його модулях Info-Alert, дозволяє встановлювати параметри для даних даних, коли ви бажаєте отримувати повідомлення персоналу, якщо перевищений визначений рівень. Ці умови можуть бути чимось на кшталт того, що клієнт перевищив їх кредитний ліміт, або, можливо, певні замовлення на купівлю не були заповнені до обіцяного терміну. Деякі з цих функцій можна знайти в окремих та інших модулях замовлень продавців, але Business Alerts дозволяє встановити ці умови на макрорівні для всієї компанії. Ви також можете вказати дії, які будуть автоматично вжиті при виявленні умови, наприклад, надіслати нагадування про оплату, коли виникає ситуація з лімітом кредиту.

Як уже згадувалося, AccountMate надає ключові показники ефективності (KPI) у своєму розділі "Підсумкові підсумки". Якщо вам потрібен більш детальний аналіз та графічні можливості, ви можете придбати AccountMate Business Analysis на базі F9 або модуль Business Intelligence. F9 полегшує створення складних аналітичних таблиць із даних, що містяться в базі даних AccountMate, за допомогою Майстра звітів, який проводить вас у процесі. А модуль Business Intelligence (BI) розширює кількість та типи звітів для продажів, клієнтів, постачальників та інших областей, що дозволяє створювати власні інформаційні панелі, які можуть бути відсутні у базових модулів.

Управління запасами

Основні можливості управління ресурсами AccountMate можна оновити за допомогою його модульної архітектури. Це дозволяє клієнтам додавати додаткові модулі для покращення товарних запасів, що мають більше можливостей та можливостей. Ці додаткові модулі включають диспетчера запасів клієнтів, який дозволяє керувати вашими товарно-матеріальними товарами, використовуючи клієнтські елементи та номери деталей. Потім є специфікація інвентаризації, яка дозволяє класифікувати свій запас відповідно до таких характеристик, як колір, розмір, фактура та вага, оскільки він відстежує витрати та кількість за цією специфікацією. Нарешті, є модуль комплектування, який розширює можливості Білл-Матеріалів (BoM), щоб вони дозволяли групувати елементи та створювати групу вищого порядку, яка використовується як елемент у BoM. Інші необов’язкові та пов'язані з інвентарем модулі включають модуль виготовлення, що забезпечує розширений виробничий модуль, та модуль планування ресурсів матеріалів (MRP), який функціональний, але не настільки вичерпний, як деякі модулі MRP інших постачальників, особливо Acumatica та Syspro. Тестова система, яка була надана мені для огляду, мала всі перераховані вище модулі.

На жаль, спосіб, по якому AccountMate організував свої функції в цих різних модулях інвентаризації, ймовірно, не заощадить ваші гроші. Якщо ви користуєтеся чим-небудь, крім дуже базового Інвентарю, вам знадобиться придбати майже всі вищезазначені додаткові модулі, пов’язані з інвентарем, для оновлення до більш функціональної системи. Це особливо вірно, якщо ви керуєте легкою виробничою компанією з виробничими проблемами. Інвентар акаунта AccountMate навіть з модулем «Виробництво» не має комплексних функцій магазину, хоча він пропонує можливість відстежувати робочі замовлення, роботу в процесі роботи та час виконання, а також час від постачальника.

Цікава можливість, яку я помітив у модулі виготовлення, - це можливість призначити номер кроку компоненту, який використовується для виготовлення готового елемента. Ви хочете уважно стежити за запасами цих виробів, оскільки зіткнення з запасом важливого компонента, що використовується в процесі виробництва, може привести до зупинки виробництва.

Як і у більшості інших тестованих систем інвентаризації, Інвентар акаунта AccountMate має комплексні методи калькуляції, включаючи "Перший випуск" (FIFO), "Останній вхід" (LIFO) та "Середня вартість". Система підтримує стандартну вартість, і ви можете розширити її за допомогою конкретних позицій та серійних номерів, якщо це необхідно. Підтримуються кілька складів, як і бункери, і ви можете вказати тези, а також показники одиниць виміру, код доходу, комплект та інші специфікації предметів у записі інвентаризації. Також підтримується штрихове кодування.

Повна передача товарних запасів між складами підтримується, і ви можете включати вантажні та інші витрати (земельні витрати) у розрахунок вартості переданої інвентаризації. Ви також можете створити складські склади для підтримки доставки безпосередньо від постачальників до клієнтів. Корисною особливістю є можливість придбання одного й того ж предмета товарних запасів у різних постачальників, використовуючи різні витрати та навіть різні одиниці виміру.

В цілому мене вразили можливості інвентаризації AccountMate. Численні модулі, доступні для інвентаря та інших областей ERP, означають, що ви можете створити добре налаштовану систему, вибираючи, які функції вмикати та розгортати. Як і в інших областях ERP-додатків AccountMate, його інвентарні модулі мають велику кількість корисних звітів, які легко створювати та легко розуміти. І, як у всій ERP-системі, AccountMate надає вихідний код, тому ваш торговий посередник повинен мати можливість налаштувати систему за розумною ціною, включаючи створення спеціальних звітів та інформаційних панелей. Єдиним недоліком, який я маю зазначити, є те, що в системі інвентаризації тестів, яку мені було надано, бракувало розширених можливостей прогнозування та аналізу, які притаманні деяким системам інших постачальників, включаючи не тільки Syspro, але і SAP Business One Professional. Ви можете зробити деяке прогнозування в модулі виготовлення, але не настільки, наскільки це доступно в деяких інвентарях інших постачальників.

Не сильний у всіх областях

Мало хто з ERP-систем, які ми розглянули, однаково сильний у всьому світі, і це, безумовно, стосується AccountMate. Правдиве управління проектами (PM), обробка вимог до важких матеріалів (MRP) або управління ланцюгами постачання (SCM), такі як інвентаризація Just-in-Time (JIT), мало що перешкоджає. Інвентар, однак, є сильним у деяких сферах, таких як Kitting (хоча для цього потрібен окремий модуль) та Bin Tracking.

Заробітна плата є досить загальною, але повинна бути достатньою для багатьох користувачів у просторі МСП. Хоча один помітний упущення є, він має обмежену можливість призначати різні ставки оплати одному і тому ж працівнику, виходячи з виконуваної роботи, що є необхідним для багатьох компаній, що мають угоди про союз. І в цих компаніях часто потрібно також звітувати перед різними профспілками, що є ще однією можливістю, не вбудованою в AccountMate (хоча ви можете подолати це обмеження з ретельним плануванням та вирішенням обходу).

Що ще важливіше, AccountMate наразі не пропонує модулі для персоналу (HR) або точки продажу (POS). Це далеко не самотнє в цьому, оскільки мало хто з розглянутих я ERP-систем МСП пропонував розширені можливості управління персоналом або вигодами. Однак, оскільки програмне забезпечення для управління персоналом та пов'язані з ним технології продовжують набирати популярність, було б непогано мати доступ до таких функцій у межах єдиної загальнодержавної ERP-платформи. Якщо вам потрібні потужні можливості в цих областях, вам може бути краще переглянути іншого постачальника з більш вертикальними версіями їх ERP-системи або дослідити деяких сторонніх партнерів та розробників, що спеціалізуються на додатках та вертикальних реалізаціях, що розширюють можливості AccountMate.

Загальне чи вертикальне?

З огляду на ці обмеження, AccountMate пропонує вибір модулів, які дозволяють вам створити власну ERP-систему, використовуючи лише основні компоненти, що застосовуються до вашої операції. Він забезпечує мульти-компанії (з модулем консолідованої книги) та можливості обліку мультивалютного обліку, а для компаній, які зосереджені на виробництві та дистрибуції, модулі Kitting, Lot Control та Manufacturing є добре розробленими і повинні відповідати більшості вимог малих виробники та оптовики.

Управління відносинами з клієнтами (CRM) - ще один наріжний камінь більшості впровадження ERP, який часто інтегрується в якийсь модуль продажів. З AccountMate він реалізований у кількох дискретних модулях. Існує модуль менеджера з відносин із клієнтами, який надає вичерпні звіти про кожну записану трансакцію з потенційним клієнтом, постачальником, контактом чи відділенням. Існує також окремий модуль Contact Manager, який тісно інтегрований з Microsoft Office; це дозволяє створювати торгові кампанії та витягувати дані з фінансових записів для включення до матеріалів контактів із клієнтами. Третій модуль, пов’язаний із клієнтом, Управління Upsell, дозволяє вам підтримувати список аксесуарів або елементів, які можна продати, які ви можете вибрати для вирівнювання в поточному порядку або конкретно націлити на клієнта, де, на вашу думку, є шанс, що ви зможете зацікавити їх у продажу. Я не переглядав цей конкретний модуль, але це гарна ідея і він повинен бути цінним для будь-якої компанії, яка займається прямими продажами.

Ціна може швидко додати

AccountMate є повністю модульним, що означає, що у багатьох випадках вам доведеться доплачувати за потрібні функції, оскільки вони будуть частиною додаткового модуля. Знову ж таки, справедливо і зворотне: якщо вам не потрібно проводити консолідацію між компаніями, вам не потрібно купувати модуль консолідованої книги. Бюджетування - це ще один необов'язковий модуль, як і модулі для організацій, які здійснюють дистрибуцію та виробництво.

Як було сказано раніше, ви можете вибрати, яку саме версію AccountMate вам потрібно: або версію, яка працює на Microsoft SQL, або версію, яка працює на Express версії SQL. AccountMate для SQL Express - найменш дорогий варіант, але він обмежений п'ятьма користувачами. "Перелік цін" на повну версію Microsoft SQL Server починається з одноразової плати в розмірі 3125 доларів США за користувача, з обов'язковими платами за технічне обслуговування в перший рік та необов'язковим у наступні роки. Ця покупка отримує системного менеджера, головну книгу, кредиторську заборгованість та дебіторську заборгованість, замовлення на продаж, замовлення на купівлю, примирення банку, контроль запасів, комплектування, контроль партії та кілька модулів вихідного коду. Звичайно, як і інше програмне забезпечення для малого та середнього бізнесу, вони стають перед неминучими платежами постачальника рішень, які ви наберете, оскільки ви не можете просто придбати це програмне забезпечення у виробника та встановити його самостійно. Ця вимога може значно доповнити вашу кінцеву вартість залежно від того, скільки повинен зробити партнер під час первинного розгортання та тривалого обслуговування.

З версією SQL Express однокористувацький пакет для малого бізнесу коштуватиме 4000 доларів і включає системного менеджера, головну книгу, кредиторську заборгованість та дебіторську заборгованість та примирення банку.

З точки зору ERP, безліч доступних модулів AccountMate забезпечують велику гнучкість у налаштуванні систем під ваші конкретні потреби, припускаючи, що в ній не пропущені функції, спеціально необхідні у вашому бізнесі. Але це також означає, що ціна придбання збільшується з кожним доданим вами модулем, тому кінцева ціна може бути значно більшою, ніж базова. Це не є критикою, оскільки більшість ERP-систем у цьому наборі оглядів поставлять вас у таке ж становище. Але це означає, що вам потрібно уважно переглянути свої потреби та відповідати їх можливостям, які надає базова система та кожен додатковий модуль. Таким чином, ви не закінчите платити за можливості та функції, які вам не потрібні і ніколи не використовуватимуть.

Простий, але потужний

Порівняно з деякими іншими системами бухгалтерського обліку цього кола, наприклад, Acumatica або навіть QuickBooks Enterprise Solutions, AccountMate не дуже кричущий. І я не надто вражений навігацією, особливо прямо з поля, перш ніж партнер зміниться, щоб створити ярлики.

Але просто використовуючи додаток, у мене не було особливих проблем з обіймом. Мені подобається простота фільтрації звітів і те, що ви можете простежити з багатьох місць у системі аж до початкової транзакції. Повномасштабна система з більшістю доступних модулів заробить зовсім небагато грошей, але це стосується майже всіх продуктів на ринку МСП. Загалом, AccountMate працює добре, пропонує корисні функції, чудову документацію та електронне навчання, і це корисне значення, якщо ви можете впоратися з модульністю та дизайном.