35 підказок Google, які ви не можете дозволити пропустити

Підніміть руку, якщо ви пам’ятаєте Напіллі. Компанія з чотирма особами під назвою Upstartle запустила онлайн-текстовий текстовий процесор у серпні 2005 року, скориставшись новою технологією браузера під назвою AJAX. Це дозволило користувачам миттєво зберігати та отримувати вміст, створений у браузері, але зберігається на сервері. І це спрацювало настільки добре, що Google придбав Upstartle менше ніж через рік. У той час такий продукт, як Writely, був унікальним (програмне забезпечення не було на компакт-диску) і вважався азартним.

Швидкий перехід до сьогодні. Набір інструментів Інтернету в Інтернеті не зробив нічого іншого, крім зростання та вдосконалення. Тепер під парасолькою Google Drive ви знайдете службу управління файлами та зберігання, а також різні веб-та мобільні додатки. Сюди входять: текстовий процесор (Документи або Письмі, всі дорослі), електронна таблиця (Листи), презентації (Слайди), малюнок та форми.

Це повний набір інструментів, який зараз займає набагато зріліший офіс Microsoft; насправді Google Диск Google спорив змусив Microsoft створити онлайн версії Word, Excel та PowerPoint для роботи зі своєю службою зберігання / синхронізації OneDrive.

Компанії можуть використовувати G Suite, версію Google Диска зі всіма сховищами та інструментами, а також інтеграцію Gmail, Календар, Сайти та інше під власним доменним іменем. Ціноутворення починається від 6 доларів на користувача на місяць за 30 Гб онлайн-пам’яті на користувача; некомерційні організації та школи можуть отримати її безкоштовно.

Диск - наш вибір редакторів для продуктивності офісу - це серйозний набір інструментів для серйозної (або веселої) роботи, абсолютно повністю безкоштовний. Споживачі платять лише за додаткове зберігання. Але варто знати більше, ніж просто основи. Ось як отримати максимальну користь від Диска Google.

Зберігання файлів безкоштовне, сортування

Кожен особистий обліковий запис Google Диска, який ви отримуєте, якщо маєте будь-яку службу Google, наприклад Gmail або Google Photos, постачається з 15 гігабайтами безкоштовного сховища. Ви завжди можете оновити це за допомогою Google One, але майте на увазі: лише ці не рідні файли - наприклад, файли Microsoft, PDF-файли чи зображення - входять у ці 15 Гб. Файли Google Doc / Sheets / Слайди, які ви створюєте, не зараховуються до місця зберігання на Диску Google.



Синхронізуйте всі файли

Диск Google синхронізується на різних пристроях, тому ви можете розпочати проект на ПК та забрати його на телефоні, планшеті чи домашньому ноутбуці. І він працює з будь-яким документом, не лише з рідними документами, таблицями та слайдами. Встановіть програму резервного копіювання та синхронізації Google на робочий стіл, щоб автоматично створювати резервні копії файлів з комп’ютера, камери чи SD-карт на Диску Google.

Цей аспект Google Диска, швидше за все, використовує ваші 15 Гб безкоштовного сховища, оскільки він обслуговує інші типи файлів. Якщо ви закінчитеся, можливо, вам доведеться заплатити за додаткове зберігання через Google One. Але опції починаються від $ 1, 99 на місяць (або $ 19, 99 на рік) за 100GB. Навіть 2 ТБ - це лише 10 доларів на місяць або 99, 99 доларів на рік.



Добре співпрацюйте з іншими

Назва гри з Документами Google - "співпраця". Не важливо, чи всі ви на ноутбуках, планшетах чи смартфонах, над документом може працювати більше однієї людини одночасно - до 50 одночасно.

Щоб зберегти вкладки про те, що зробили ваші друзі, родина та / або колеги, перегляньте історію редагування за допомогою Файл> Історія версій> Переглянути Історію версій . (Або натисніть Усі зміни, збережені на Диску вгорі, якщо вони відображаються.) У правій частині списку буде показано, хто оновлював документ і коли; клацніть ім’я, щоб побачити, що вони зробили. Дайте різні імена різним версіям, щоб полегшити їх відстеження - натисніть кнопку вгорі праворуч, щоб переглянути лише названі версії.



Перегляньте, як у Microsoft Word

Що робити, якщо ви хочете, щоб зміни були схожі, коли вони відстежують зміни в документі Microsoft Word? Документи підтримують функцію " Запропонувати зміни" . Натисніть кнопку Редагування (піктограмою олівця) вгору за допомогою кнопок Коментарі та спільного використання. Ви отримаєте меню, яке дозволяє редагувати, вносити пропозиції (із видимими відстеженими змінами, які ви та інші можете прийняти пізніше) або переглядати остаточний документ.



Шукайте співробітника

Якщо ви не можете згадати ім'я потрібного документа, але ви можете пам'ятати, хто поділився ним із вами, натисніть Спільний доступ зі мною у лівому меню Google Диска. Ви отримаєте список усіх документів, якими люди поділилися з вами. Якщо список занадто довгий для розбору, введіть ім'я співавтора в полі пошуку вгорі.



Оприлюднити документ

Щоб бути частиною співпраці, документом потрібно поділитися. Обмеження становить 200 осіб, але якщо більше 50 співробітників намагаються редагувати документ, люди, які пізніше, можуть переглянути лише зміни.

Власник (и) документа може встановити, хто має права редагування. Але щоб уникнути зайвих проблем, оприлюднити документ. Натисніть кнопку "Поділитися" у верхньому правому куті, перейдіть до пункту Додатково, а потім натисніть "Змінити" у розділі "Хто має доступ". Вибирайте публіку в Інтернеті або когось із посиланням; деякі клієнти G Suite зможуть зробити свої документи доступними лише для всіх в організації.

Загальнодоступні документи стають доступними для пошукових систем … і Google теж має власник одного з них.



Встановіть рівень доступу

Коли ви робите весь цей спільний доступ до документів, ви можете подумати, що всі рівні. Не так. Існує чотири рівні доступу до документів. Власники можуть зробити все, що завгодно, навіть видалити його та запросити більше співпрацівників. Звичайно, редактори можуть редагувати, але лише запрошувати більше співпрацівників, якщо власник цього дозволяє. Глядачі мають бачити, що відбувається. Коментатори можуть це бачити, а також залишати коментарі до нього. Глядачі та коментатори можуть робити копії документів, тому не думайте про документи як "безпечні".



Спілкуйтеся під час співпраці

Google Диск показує вашим колегам по роботі з документами у верхньому правому куті. Ви можете залишати вбудовані коментарі або запитання для конкретних людей під час роботи, але можете також надсилати їм миттєве повідомлення. Клацніть міхур чату поруч із шаблонами співавтора та введіть своє повідомлення. Однак це не приватне повідомлення. Усі інші в документі також можуть бачити вашу дискусію.



Обійми надбудови

Існує велика кількість доповнень, які можуть розширити функціонал, який ви вже отримаєте безкоштовно в Документах та Таблицях. Знайдіть або активуйте їх, натиснувши Додатки> Отримати надбудови під час редагування документа.



Обніміть це з додатками

Щоб не плутати з додатками, є також ряд додатків Google Диска - цілком веб-додатки, які ви можете пов’язати зі своїм Диском Google. Існує деяке перекриття з додатками - вам, мабуть, не потрібна програма HelloFax і доповнення. Але додатки, знайдені у веб-магазині Chrome, полегшують додаткове редагування в іншому місці.



Завантажити через перетягування

У Google Диску є велика кнопка "Новий" на інтерфейсі для створення нових файлів. Це також спосіб завантаження файлу чи папки. Пропустіть цю частину - перетягніть файли з Провідника Windows або MacOS Finder прямо у список файлів Google Диска. У нижній частині екрана браузера ви побачите хмару зі стрілкою вгору, яка вказує, що ви можете відпустити файл, який ви перетягуєте, щоб перенести його прямо на Диск.



Швидке створення посилань

Якщо ви хочете швидко створити новий документ, електронну таблицю, презентацію чи малюнок, додайте наступні посилання на панель закладок вашого браузера:

http: //doc.new - новий документ Google

http: //sheets.new - новий Google Sheet

http: //deck.new- новий слайд Google

http: //site.new– новий сайт Google

http: //form.new - нова форма Google



Використовуйте Companion для запуску робочого столу Windows

Розширення Drive Companion для Google Chrome задовольняє специфічну потребу: розбиваючи ваш запущений документ / слайди / листи Google Drive на спливаючі вікна браузера, які забезпечують вигляд спеціальної програми на робочому столі. У Windows спливаючі вікна навіть отримують значок Диска Google на панелі завдань, тому ви можете легко перейти до нього. Нове вікно можна запустити з пустим документом або відкрити існуючий.



Доступ до файлів дисків офлайн: Настільний

Зазвичай ви отримуєте доступ до файлів, що зберігаються на Диску Google, коли ваш веб-переглядач підключений до Інтернету. Але для тих часів, коли Wi-Fi недоступний, Диск Google підтримує офлайн-доступ.

Спочатку встановіть розширення Chrome Docs Offline Chrome (це працює лише в браузері Google), потім перейдіть до налаштувань Диска Google. Поставте прапорець "Створення, відкриття та редагування останніх файлів Документів, Таблиць і Презентацій Google на цьому пристрої в режимі офлайн". Це активує послугу, але вам доведеться вибрати файли, які ви бажаєте в автономному режимі. Перейдіть на сторінку drive.google.com, клацніть правою кнопкою миші потрібні документи (натисніть Shift / Ctrl або Command для декількох файлів) та переключіть "Доступно офлайн" на.



Доступ до файлів дисків офлайн: мобільний

Якщо ви хочете працювати з файлом Google Диска на своєму смартфоні, але не маєте доступу до Інтернету, налаштуйте файл, щоб він був доступний офлайн достроково. Відкрийте файл "Документи", "Слайди" або "Таблиці", торкніться меню "Три крапки" ( ) у верхньому правому куті та перемкніть перемикач поруч із пунктом " Доступно офлайн ". Наступного разу, коли ви перейдете в Інтернет, усі внесені зміни знову синхронізуються з Диском Google.



Збережіть на потім за допомогою Диска Google

Evernote - це онлайн-сховище для всіх ваших цифрових речей. Ви можете використовувати Google Drive подібним чином. Розширення Google Chrome під назвою Зберегти на Диску Google дозволяє легко зберігати майже все, що ви бачите в Інтернеті, у папку на Google Диску. Однак є деякі застереження. Насправді ви не можете зберегти лише хороші текстові частини сторінки - ви можете зберегти її лише у вигляді файлу PNG, всього вихідного коду HTML або зберегти його як документ Google (що призведе до вимкнення форматування). Клацніть зображення правою кнопкою миші, і ви можете зберегти саме це. Для серйозної економії інформації дотримуйтесь Evernote, OneNote або Pocket.



Прямий доступ до Документів через Gmail

Якщо ви користуєтеся Gmail та Google Диском, вам пощастило: вам більше ніколи не потрібно додавати документ. Це означає, що ви ніколи не зіткнетесь з обмеженням вкладення 25 Мб - натомість надсилайте файли вартістю до 10 гігабайт .

Файли спочатку потрібно завантажити в сховище Google Диска. Вставте файли у повідомлення Gmail натисканням піктограми Диска Google ( ) внизу екрана складання електронної пошти. Якщо файли на вашому жорсткому диску, перетягніть їх із вкладки Завантажити.



Використовуйте окремі мобільні програми для редагування

Google довго пропонував додаток Диск для iOS та Android, але редагування файлів було мішаним пакетом, тому Google перемістив цю функціональність, щоб розділити додатки для Документів (iOS, Android), Таблиць (iOS, Android) та Слайдів (iOS, Android). Додаток Диск працює, щоб забезпечити доступ та перегляд збережених файлів; коли вам потрібно буде редагувати, він переключить вас на інші програми, якщо вони встановлені.



Перетворити у формат Документів Google

Ви можете додати майже будь-який файл на Диск Google для зберігання, але як працювати з ними після їх завантаження? Перетворити файл у формат Документи, Таблиці або Слайди Google досить просто. Завантажте файл і клацніть правою кнопкою миші, щоб вибрати "Відкрити за допомогою". З'явиться підменю варіантів із параметрами, які дозволяють змінити, наприклад, документ Word у документ Google. Це створить копію, залишивши оригінальний файл недоторканим.

Ви також можете використовувати розширення Office Editing для Документів, Таблиць і Слайдів Chrome для редагування будь-яких документів Office, які ви перетягуєте в браузер. Потім ви можете зберегти їх у початковому форматі або зберегти їх у форматі Диска Google, щоб заощадити місце.



Перетворіть усі зображення / PDF в текст

Якщо ви хочете, щоб кожен елемент, який ви завантажуєте на робочий стіл, навіть PDF-файли, перетворювався в текст, який ви можете редагувати як документ Google, перейдіть на Диск Google (а не документи) на робочому столі, натисніть значок шестірні ( ) вгорі та виберіть Установки. У спливаючому вікні поставте прапорець поруч із опцією Перетворити завантаження . Завантаження файлів може зайняти трохи більше часу, але воно того варте. Ви отримаєте Документ Google, на якому вставлено зображення, із текстом для редагування внизу.



Сканування за допомогою мобільного додатка

Одна унікальна особливість мобільного додатка Google Drive (не в окремих додатках Документи та Листи) - це можливість завантажувати зображення. Навіщо ти це робив? Слова на зображенні скануються Google і стають текстом для пошуку. Це чудово для сфотографування рецепту, меню, зберігання годин - все, що вам потрібно знайти пізніше, але не хочеться повторно вводити текст. (Додаток iOS не дозволяє редагувати текст за допомогою OCR - це працює лише з робочого столу чи з Android.)



Збирайте дані від інших

Один додаток у колективі Диска Google, який не приділяє багато уваги, - це Форми, але це зручно. Подумайте про це як про свій особистий SurveyMonkey. Створіть опитування, опитування, те, що є, і поділіться ним. Зібрані дані вставляються у файл електронних таблиць. Форми настільки ж спільні для побудови, як і будь-який документ. Форми підтримують смуги прогресу (щоб показати респондентам, скільки часу їм доводиться закінчувати), зображення та відео YouTube.



Малюємо в Документах

Додаток «Малюнки» на Диску Google насправді не для редагування фотографій. Але його можна використовувати для збивання графіки. Якщо вам потрібна певна творчість цього зображення в документі, у вас є. У Документах, Таблицях або Слайдах перейдіть до пункту Вставити> Малювання> + Нове - ви отримаєте зменшену задню версію програми «Малюнок», що дозволяє легко включити ваше мистецтво. Якщо ви вже зберегли мистецтво, створене на Диску, виберіть Малюнок> З Диска з меню Вставка.



Перейти на весь екран (двічі)

Потрібен певний час, що не відволікає увагу, на написання? Виберіть Перегляд> Повний екран, щоб позбутися меню програм та панелей інструментів у верхній частині (натисніть клавішу Esc, щоб повернути їх). Натисніть F11 у повноекранному режимі, щоб приховати також меню браузера та знову повернутися до них.



Панель досліджень знаходить більше

Коли у вас є голова пари на проект і обмежена екранна нерухомість, останнє, що ви хочете зробити, - це залишити сторінку, щоб зробити пошук. Поле цього дослідження (доступне лише в документах). Клацніть Інструменти> Дослідити (або Ctrl + Alt + Shift + I), щоб отримати доступ до нього. Це легко вставити в документ цитату виноски, яка посилається на результати. Використовуйте Ctrl + Shift + Y, коли курсор знаходиться на певному слові, а на панелі відображається визначення. Можна навіть використовувати панель «Дослідити», щоб вставити знайдені зображення.



Вставте посилання з пошуком

Вставити посилання в Google Doc легко. Виберіть текст, натисніть значок ланцюжка або натисніть Ctrl-K, і з'явиться меню, де можна вставити URL-адресу. Але якщо у вас ще немає URL-адреси посилання, Google знайде для вас її, оскільки пошук в Google інтегрований. Спочатку буде здійснено пошук у виділеному вами терміні. Якщо це не працює, введіть інший запит - він не змінить текст документа. Як тільки ви знайдете вподобане вам посилання, натисніть його, щоб миттєво вставити його.



Переглянути кожний ярлик

Отримайте комбінації клавіш, і ви будете богом Google Диска. За винятком того, що вони бувають і як ви їх знаходите? Незалежно від того, в якому додатку на Диску ви перебуваєте, навіть на головній сторінці Диска Google просто введіть Ctrl + /, і в ярликовому меню буде показано всі наявні варіанти клавіатури.



Перекласти на льоту

Отримали документ іноземною мовою? Завантажте його на Диск Google, відкрийте його (як документ Google) та натисніть Інструменти> Перекласти документ . Ви отримаєте копію документа на бажаній мові.

• Тип голосу в документах

  Відкрийте абсолютно новий порожній файл Google Doc для обробки тексту на робочому столі, і якщо на комп’ютері є мікрофон, у вас є можливість зробити голосовий набір . Знайдіть його в меню « Інструменти » або натисніть Ctrl + Shift + S. Він розміщує піктограму мікрофона поруч із документом - натисніть на нього, щоб говорити, і те, що ви говорите, з’являється в документі. Піктограма мікрофона стане червоною і отримає контур цілі, коли почує вас.

  Протягом останніх років Google багато зробив для вдосконалення розпізнавання голосу та диктантів, і це працює чудово. Не тільки для того, щоб записати те, що ви говорите (включаючи основні розділові знаки - наприклад, "період", коли ви закінчуєте речення, наприклад), але і для внесення виправлень та форматування змін голосом, а також для переміщення по документу, не торкаючись миші. Список підтримуваних мов також виходить за межі лише американської англійської мови. Однак це буде цензурувати ваші прокляття зірочками - вам потрібно буде повторно ввести це лайно пізніше.



Ідеальний пошук ваших файлів

Шукаєте певний файл чи документ на Диску Google? Google знизив пошукові речі, тому зазвичай це просто. Якщо вам потрібно здійснити розширений пошук, відкрийте параметри для цього за допомогою стрілки вниз у вікні пошуку. Звідти шукайте тип файлу, власника, якщо він позначено зірочкою чи кошиком, коли він востаннє змінений, з ким він ділиться тощо.

Ще краще, використовуйте Обробку природних мов під час пошуку Диска. Це означає, що ви можете пропустити операторів езотеричного пошуку та спробувати щось на кшталт "знайти мої протоколи зустрічей з минулого липня".



Розфарбуйте папки

Це допомагає підтримувати папки в порядку, але іноді просто потрібно, щоб ваш погляд притягувався до найбільш використовуваних папок, скажімо, за вибором кольору. Google Drive пропонує веселку на вибір. Клацніть правою кнопкою миші будь-яку папку та виберіть Змінити колір, щоб отримати меню.



Отримайте новий прогноз

Якщо ви використовуєте Outlook.com або додаток Outlook для iOS або Android, ви не обмежуєтесь використанням Microsoft OneDrive для доступу до файлів у хмарі. Ви також можете їх отримати з Dropbox, Box, Facebook та так, Google Drive.



Захистіть конкретні клітини

Ви можете налаштувати захист цілого робочого аркуша в Листі Google за допомогою Інструменти> Захистити аркуш, навіть якщо ви ділитесь аркушем. Однак ще більш детальною і корисною є можливість захисту лише розділів даних. У розділі Дані> Захист таблиць та діапазонів ви можете встановити діапазон комірок, до яких ніхто, крім вас, або вибраних вами кількох не може торкатися.



Знайти більше шрифтів

Якщо ви відчуваєте, що вибір шрифту в документах Google Диска обмежує творчість, додайте ще трохи. У меню Шрифти (на панелі інструментів) найкращим вибором є Більше шрифтів . Діалогове вікно, що з'являється, дозволяє відображати шрифти за типом, як рукописний текст, монопростір, серіал або sans-serif; ви можете сортувати за популярністю чи за датою додавання чи тенденцією. Пошук конкретного імені шрифту. Потім поставте галочку поруч із будь-яким шрифтом, до якого потрібно швидко отримати доступ, від самого документа. Шрифти не залежать від документа - якщо ви виберете новий, він буде доступний у всіх документах, таблицях та слайдах Google. Усі шрифти Google можна побачити на fonts.google.com, але не всі вони доступні для використання на Диску Google.



Організуйте цей диск

Якщо ви серйозні користувачі Google Диска, ви, ймовірно, були у нього досить довгими, щоб перетворити вміст вашого Диска в розгублений безлад. Якщо це так, перегляньте 7 простих кроків з очищення Google Диска.