22 Підказки Excel, як стати програмою для електронних таблиць

На планеті Земля дуже і дуже мало людей, які могли б сказати, що повністю освоїли кожну складну дрібницю про Microsoft Excel. Це світове прем’єрне додаток для електронних таблиць, і воно було галузевим стандартом майже 35 років, замінивши колись поважний Lotus 1-2-3, перший додаток для вбивць для ПК у 1980-х.

Домінування Microsoft Excel як електронної таблиці ще не має бути по-справжньому перевіреним, звичайно, це не Quattro Pro Corel (який все ще продається сьогодні в WordPerfect Office Pro), інструменти з відкритим кодом від Apache або LibreOffice, або навіть Google Sheets (електронна таблиця на Google Drive ).

Для цього є причина. Excel - це більше, ніж бренд, який всі знають: він потужний. Він робить майже все, про що можна було б попросити в електронній таблиці. Поточна версія Excel 2019, доступна в Microsoft Office 2019 як частина підписки на Microsoft 365 та інші методи, є вибором редакторів PCMag.

Це не тільки для чисел. Дуже багато людей заповнюють дані, здавалося б, нескінченні сітки даних, використовуючи їх як базу даних з плоскими файлами. Це може зробити відносно ефективного менеджера з контактів або повномасштабного менеджера по взаємодії з клієнтами. Це не все так шокуюче, коли люди користуються цим текстовим процесором, незважаючи на те, що Microsoft Word зазвичай сидить поруч.

Єдине, що майже у кожного користувача Excel є спільним: недостатньо знати. Існує так багато способів нарізати чи нарізати числами, надати цим даним новий вигляд, і багато іншого, неможливо перерахувати їх усі. Цілі книги написані на тему. Але легко освоїти деякі більш цікаві та хитромудрі поради, які зроблять ваш час за допомогою програми трохи простішим, і зроблять вас схожим на гуру офісу високотехнологічних електронних електронних таблиць. Тож надумайте будь-який чи всі ці хитрощі, щоб досягти успіху в Excel.

Перерви в рядку та обгортання тексту

Введення в клітинки електронної таблиці може бути неприємним, оскільки типовий текст, який ви вводите, продовжуватиметься назавжди, не повертаючись до нового рядка. Ви можете це змінити. Створіть новий рядок, ввівши Alt + Enter (натискання клавіші Enter виводить вас з комірки). Або натисніть на параметр "Обернути текст" на вкладці "Головна" у верхній частині екрана, що означає, що всі тексти загортаються прямо на краю клітинки, в якій ви знаходитесь. Змініть розмір рядка / стовпця та повторне обгортання тексту, щоб відповідати.



Ctrl + Shift для вибору

Є набагато швидші способи вибору набору даних, ніж використання миші та перетягування курсору. Клацніть у першій комірці, яку потрібно вибрати та утримуйте Ctrl + Shift, а потім натисніть клавішу зі стрілкою вниз, щоб отримати всі дані в стовпці внизу, стрілка вгору, щоб отримати всі дані вгорі, або стрілка вліво або вправо, щоб отримати все в рядок (ліворуч або праворуч, звичайно). Поєднайте вказівки, і ви можете отримати цілий стовпчик, а також все в рядках зліва або справа. Він буде вибирати лише комірки з даними (навіть невидимі дані). Якщо ви використовуєте Ctrl + Shift + End, курсор перескочить на найнижчу праву клітинку з даними, вибираючи все між ними. Отже, якщо курсор знаходиться у лівій верхній комірці (A1), це все. Ще швидше: Ctrl + Shift + * (зірочка) вибере весь набір даних незалежно від того, яка клітина вибрана. ( Зображення xuuxuu з Pixabay )



Автозаповнення

Це не маніпулятор, але так легко не помітити. Ви починаєте вводити ряд повторюваних речей, таких як дати (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 і т. Д.), І знаєте, що вас чекає довгий день. Натомість розпочніть серію та перемістіть курсор на екрані до правої нижньої частини останньої комірки - ручки заповнення. Коли він перетвориться на знак плюс ( + ), клацніть та перетягніть вниз, щоб вибрати всі комірки, які потрібно заповнити. Вони магічно заповнять, використовуючи шаблон, який ви почали. І він також може підніматися вгору по колонці, або вліво, або вправо в ряд.

Ще краще - ви можете автоматично заповнювати без особливих шаблонів. Знову виберіть клітинку або клітинку, перейдіть до ручки заливки, натисніть та перетягніть. Ви отримаєте меню варіантів. Чим більше даних ви вводите спочатку, тим краще варіант Fill Series створить ваші параметри автозаповнення. Перегляньте цей підручник для Microsoft.



Flash Fill

Flash Fill спритно заповнить стовпчик на основі шаблону даних, який він бачить у першому стовпці (це допомагає, якщо верхній рядок є унікальним рядком заголовка). Наприклад, якщо в першому стовпці є всі телефонні номери, відформатовані як "2125034111", і ви хочете, щоб вони виглядали як "(212) -503-4111", почніть вводити текст. За другою коміркою Excel повинен розпізнати шаблон і відобразити те, що він вважає за потрібне. Просто натисніть клавішу Enter, щоб використовувати їх. Це працює з цифрами, іменами, датами тощо. Якщо друга клітинка не дає точного діапазону, введіть ще трохи - шаблон може бути важко розпізнати. Потім перейдіть на вкладку Дані та натисніть кнопку Flash Fill. Перегляньте цей підручник для Microsoft, щоб дізнатися більше.



Текст до стовпців

Скажіть, у вас стовпчик з іменами, спочатку поруч із останнім, але вам потрібно два стовпці, які їх розбивають. Виберіть дані, а потім на вкладці " Дані" (вгорі) натисніть " Текст до стовпців". Виберіть їх для розділення або розмежувачами (на основі пробілів чи коми - чудово підходить для значень даних CSV), або за фіксованою шириною. Фіксована ширина використовується, коли всі дані забиті в перший стовпець, але розділені на фіксовану кількість пробілів або періоду. Решта - як магія, з додатковими варіантами для певних цифр.



Спеціальна вставка для транспонування

У вас є купа рядків. Ви хочете, щоб вони були стовпцями. Або навпаки. Ви б пішли на горіхи, переміщуючи речі за кліткою. Скопіюйте ці дані, виберіть Спеціальне вставлення, поставте прапорець Перемістити та натисніть кнопку ОК, щоб вставити іншу орієнтацію. Стовпці стають рядками, рядки стають стовпцями.



Кілька клітин, однакові дані

З якоїсь причини вам, можливо, доведеться писати одне і те ж саме знову і знову в клітинках на робочому аркуші. Це вибачливо. Просто натисніть на весь набір комірок, або перетягуючи курсор, або утримуючи клавішу Ctrl, натискаючи кожну з них. Наберіть його на останній комірці, а потім натисніть Ctrl + Enter - і те, що ви ввели, переходить до кожної вибраної комірки.



Спеціальна паста з формулами

Скажімо, у вас величезна кількість чисел у десятковому форматі, які ви хочете показати у відсотках. Проблема полягає в тому, що цифра 1 не повинна бути 100%, але це те, що дає Excel, якщо просто натиснути кнопку Percent Style (або натиснути Ctrl-Shift-% ). Ви хочете, щоб це було 1%. Тож вам доведеться розділити його на 100. Ось тут і входить Paste Special.

Спочатку введіть 100 у клітинку та скопіюйте її. Потім виберіть усі номери, які ви хочете переформатувати, виберіть Спеціальне вставлення, натисніть перемикач " Розділити ", і бум переходить до динаміту: у вас цифри перетворені у відсотки. Це також працює для миттєвого додавання, віднімання чи множення чисел, очевидно.



Використовуйте графіку в діаграмах

Ви можете помістити графіку в будь-який елемент діаграми Excel. Будь-який елемент. Кожен батончик, шматок пирога тощо може підтримувати власний образ. Наприклад, вище, на круговій діаграмі розміщений прапор штату Південна Дакота (розміщується шляхом вибору фрагмента, за допомогою меню вильоту "Параметри серії" та вибору "Зображення або заливка текстури"), а також вбудований логотип PCMag (розміщений разом із Кнопка "Вставити зображення" на вкладці). Ви навіть можете перейти з "без заповнення", що спричинило цей пропущений фрагмент.

Картинку можна вирізати і вставити на елемент - доларові купюри, щоб показати витрачені долари, вода капає на витрати на сантехніку. Змішування та зіставлення занадто багато графічних елементів унеможливлює читання, але варіанти, які ви маєте, варто замислитись. Нехай графічний дизайнер-резидент перевірить їх, перш ніж використовувати їх.



Збережіть діаграми як шаблони

Excel має більше типів діаграм, ніж зуби та арахіс Джиммі Картера, але майже неможливо знайти діаграму за замовчуванням, яка ідеально підходить для вашої презентації. На щастя, можливість Excel налаштовувати всі ці графіки є зразковою. Але коли вам доведеться її створити? Це біль. Це не повинно бути. Збережіть оригінальну діаграму як шаблон.

Після вдосконалення діаграми клацніть правою кнопкою миші на ній. Виберіть Зберегти як шаблон . Збережіть файл із розширенням CRTX у папці шаблонів Microsoft Excel за замовчуванням. Як тільки ви це зробите, нанесення шаблону - торт. Виберіть дані, які ви хочете скласти на графіку, перейдіть на вкладку Вставка, натисніть Рекомендовані діаграми, а потім вкладку Усі діаграми та папку Шаблони . У полі Мої шаблони виберіть той, який потрібно застосувати, а потім натисніть кнопку ОК .

Деякі елементи, як-от власне текст у легендах та заголовках, не перекладаються, якщо вони не є частиною вибраних даних. Ви отримаєте всі шрифтові та кольорові виділення, вбудовану графіку, навіть варіанти серії (наприклад, тінь для краплі або світіння навколо елемента діаграми).



Робота з клітинками в різних листах

Цей під назвою 3D сума працює, коли у робочій книжці є декілька аркушів, які мають однаковий базовий макет, наприклад, щоквартальні чи щорічні виписки. Наприклад, у комірці B3 у вас завжди є сума долара за той самий відповідний тиждень протягом часу.

На новому аркуші в робочій книжці перейдіть до комірки та введіть формулу типу = sum ('Y1: Y10'! B3). Це вказує на формулу SUM (додавання речей) для всіх аркушів, що мають титри Y1 - Y10 (тобто коштує 10 років), і дивлячись на комірку B3 у кожному. Результатом стане сума всіх 10 років. Це хороший спосіб скласти головну таблицю, яка повертається до постійно мінливих даних.



Сховатися в просторіч

Приховати рядок або стовпчик легко - просто виберіть усе, натиснувши заголовок літери чи цифри, клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Сховати". (Ви можете скасувати показ, вибравши стовпці в обидві сторони відразу, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши "Показати приховання"). Але що робити, якщо у вас є лише невеликий розділ незручно розміщених даних, який ви хочете приховати, але ви все ще хочете мати можливість працювати? Легко. Виділіть клітинки, клацніть правою клавішею миші та оберіть Формат комірок. На вкладці Число вгорі перейдіть до категорії та виберіть " Спеціальні ". Введіть три крапки з комою ( ;;; ) у полі Тип: Натисніть кнопку ОК. Тепер цифри не видно, але ви все одно можете використовувати їх у формулах.



Сховати цілий аркуш

Ваша типова робоча книга Excel - файл, в якому ви працюєте - може завантажуватися великою кількістю робочих таблиць (кожен аркуш, позначений вкладкою внизу, яку ви можете назвати). Якщо хочете приховати аркуш, а не видаляти його, роблячи його дані все ще доступними не лише для довідок, але й доступними для формул на інших аркушах робочої книги. Клацніть правою кнопкою миші вкладку нижнього аркуша та виберіть Сховати . Коли вам потрібно знову знайти його, вам потрібно перейти на вкладку «Вид» вгорі, натиснути «Приховати» та вибрати назву аркуша зі списку, що з’являється.

Також у верхній частині меню вкладки «Перегляд» є кнопка «Сховати». Що відбувається при натисканні на це? Він приховує всю робочу книжку, яку ви використовуєте. Схоже, ви закрили файл, але Excel продовжує працювати. Коли ви закриєте програму, вона запитає, чи хочете ви зберегти зміни в прихованій робочій книжці. Під час відкриття файлу Excel надає вам порожню робочу книжку - доки знову не натиснути пункт "Сховати".



Використовуйте особисту робочу книжку для макросів

Якщо ви приховати всю робочу книжку, ви, ймовірно, побачите в списку робочу книжку, яку ви не знали, що ховали: файл Personal.XLSB. Це насправді особиста робоча книга Excel, створена для вас; вона відкривається як прихована робоча книжка щоразу, коли Excel запускається. Причина його використовувати? Макроси Коли ви створюєте макрос, він не працює для кожної створеної за замовчуванням кожної електронної таблиці (як це робиться в Word) - макрос прив’язується до робочої книги, в якій він був створений. Однак якщо ви зберігаєте макрос в Personal.XLSB, він буде доступний постійно у всіх ваших файлах електронних таблиць. Хитрість полягає в тому, що коли ви записуєте макрос, у полі "Зберігати макрос у" виберіть "Особиста книга макросів". (Ви можете записати макрос, перейшовши на вкладку Розробники - перейдіть на вкладку Файл, виберіть Опції, натисніть Налаштувати стрічку, а потім у полі Основні вкладки встановіть прапорець Розробники, натисніть ОК.)



Зворотний! Зворотний!

Цілі книги були присвячені PivotTabels. Вони є підсумками вашої гігантської колекції даних, що значно полегшує аналіз даних на основі ваших опорних точок. Наприклад, якщо ви отримали весь набір оцінок для всіх своїх студентів протягом усіх тестів протягом цілого року, PivotTable може допомогти вам звузити речі до одного студента протягом одного місяця. Кожен, хто має великі дані, повинен грати з ними (зробіть копію оригінальних даних, щоб пограти з першими).

Щоб створити його, перевірте, чи всі стовпці та рядки названі таким, яким вони мають бути, а потім виберіть PivotTable на вкладці Вставка . Ще краще, спробуйте параметр Рекомендовані зведені таблиці, щоб побачити, чи Excel може вибрати для вас потрібний вид. Або спробуйте PivotChart, який створює зведений таблицю з включеним графіком, щоб полегшити розуміння.



Умовно форматувати

Дивлячись на величезну кількість даних і цікаво, де основні моменти? Хто має найвищий (чи найнижчий) бал, які п’ятірки кращі тощо? Умовне форматування Excel дозволить зробити все - від встановлення межі навколо яскравих моментів до кольорового кодування всієї таблиці. Він навіть створить графік у кожній комірці, щоб ви могли візуалізувати верхній і нижній діапазон чисел з першого погляду. (Угорі найвищі цифри - швидко зеленого кольору, найменші - до зупинки червоного кольору, з спектром між ними.) Використовуйте підменю «Виділені клітинні правила», щоб створити більше правил для пошуку речей, наприклад, тексту, що містить певний рядок слова, повторювані дати, повторювані значення тощо. Існує навіть більше, ніж / менше, ніж варіант, щоб ви могли порівнювати зміни чисел.



Перевірте дані, щоб зробити осідання

Створення електронної таблиці для використання іншими? Якщо ви хочете створити випадаюче меню вибору для використання в певних клітинках (щоб вони не змогли його накрутити!), Це просто. Виділіть клітинку, перейдіть на вкладку Дані та натисніть Валідація даних . У розділі "Дозволити:" виберіть " Список ". Потім у поле "Джерело:" введіть список із комами між параметрами. Або натисніть кнопку біля поля Джерело і поверніться на той же аркуш, щоб вибрати ряд даних - це найкращий спосіб обробляти великі списки. Ви можете приховати ці дані пізніше, вони все одно працюватимуть. Перевірка даних - це також хороший спосіб обмежити введені дані - наприклад, дати діапазон дат, і люди не можуть вводити будь-які дати до або після того, що ви вказали. Ви навіть можете створити повідомлення про помилку, яке вони побачать.



Вставка екрана

Excel дозволяє дуже просто зробити знімок екрана будь-якої іншої відкритої програми на робочому столі та вставити її в робочий аркуш. Просто перейдіть на вкладку " Вставка", виберіть " Скріншот", і ви отримаєте випадаюче меню з мініатюрою всіх відкритих програм. Виберіть один, щоб вставити повнорозмірне зображення. Змініть розмір, як хочете.



Вставте дані Excel у Word

Тридцять п’ять років тому думка про розміщення даних з Excel у Word або PowerPoint була надзвичайною у світі Office Suites. Сьогодні нічого тут немає. Незалежно від того, що ви приймаєте комірки даних або повноцінну графічну діаграму, скопіюйте та вставте в іншу програму. Потрібно пам’ятати, що це процес зв’язування та вбудовування - якщо ви зміните дані в електронній таблиці, вони також зміняться у Word DOC або PowerPoint PPT. Якщо ви цього не хочете, вставте його як графічне зображення. Використовуйте для цього власний інструмент Word Paste Special. Або, взявши його з Excel, перейдіть на вкладку « Головна» вгорі, виберіть меню « Копіювати» та скористайтеся опцією « Копіювати як зображення» . Потім ви можете взагалі вставити графіку в будь-яку програму.



Використовуйте $ для запобігання зсуву

Коли ви пишете формулу, ви посилаєтесь на комірки за їх положенням, наприклад, А1. Якщо ви скопіюєте формулу і вставте її в наступну комірку вниз, Excel змістить цю посилальну клітинку, тож вона скаже замість A2. Щоб запобігти зсуву, використовуйте знак долара ($). Введіть $ A1 і виріжте та вставте його у нову комірку, наприклад, що запобігає зсуву стовпця (A); $ 1 запобігає зсуву рядка (1), а $ A $ 1 запобігає зміні зрушення в будь-якому напрямку під час копіювання формули.

Це зручно, коли у вас є одна клітинка, яку можна використовувати в цілій купі формул. Скажіть, що ви хочете розділити все на 100. Ви можете зробити формулу типу = (A1 / 100), але це означає, що ви не можете легко змінити 100 на всій основі. Помістіть 100 у комірку B1 та використовуйте = (A1 / B1) -але тоді, коли ви вирізаєте та вставте її, вона перетворюється на = (A2 / B2), потім = (A3 / B3) тощо. $ Виправляє, що: = (A1 / $ B $ 1) можна вирізати та вставити рядок, але посилання $ B $ 1 ніколи не змінюється. Тоді ви можете змінити значення 100 у комірці, як потрібно для експерименту з іншими змінами.



Проведіть швидкий аналіз

Якщо ви точно не знаєте, яку інформацію хотіли б застосувати до даних у Excel, спробуйте меню швидкого аналізу, щоб швидко пройти параметри. Виберіть дані та натисніть на поле швидкого аналізу, яке відображається в нижній правій частині. У вас з’явиться меню, яке з'явиться з опціями для швидкого застосування умовного форматування, створення діаграм, обробки підсумків, показу блискавок тощо.



Відмінні клавіші швидкого доступу в Excel

Excel, як і будь-яке чудове програмне забезпечення, має безліч відмінних комбінацій клавіш. Ось кілька найкращих.


Ctrl +; -Вставляє сьогоднішню дату.

Ctrl + Shift +: -вставляє поточний час (двокрапка - це те, що знаходиться в режимі читання годинника, наприклад, 12:00).

Ctrl + Shift + # - Змінює формат дати.

Ctrl + 5 - застосовує закреслення тексту до клітинки.

Ctrl + 0 - приховує поточний стовпець.

Ctrl + 9 - приховує поточний рядок.

Ctrl + F6 - перемикання між відкритими робочими книгами (тобто відкрити файли Excel у різних вікнах).

Ctrl + ` - це знак наголосу, натиснутий клавішею 1. Це комбінація перемикає подання на аркуші, щоб показати всі формули.

Ctrl + PageUp або PageDown - швидкий перехід між аркушами в поточній відкритій робочій книзі.

F2 - Почніть редагування поточної вибраної комірки (набагато швидше, ніж подвійне клацання).

Shift + F10 - відкриває меню правою кнопкою миші для комірки, в якій ви знаходитесь.



16 Порад Microsoft Word, які вам потрібно вивчити зараз

Думаєте, ви знаєте все про Microsoft Word? Ось кілька прихованих хитрощів та економних часу хаків, які вам потрібно знати про програму текстової обробки Redmond.