16 Порад щодо слів Microsoft, які вам потрібно вивчити зараз

Microsoft Word - це найбільш поширена програма обробки текстів на ринку; це інтуїтивно зрозуміло навіть для найбільш технологічно неграмотних користувачів комп'ютерів і підтримується потужним пакетом Microsoft Office.

Затиснувшись хмарними програмами, такими як Google Docs, Word протягом багатьох років розвивався за допомогою підписок в Інтернеті, які пропонують доступ на декількох пристроях, а також безкоштовної хмарної версії Word. Але, незважаючи на конкуренцію, програмне забезпечення Microsoft залишається основним інструментом для створення важливих документів. А чому ні? Це надійний, налаштований і має безліч функцій, які ви, можливо, ще не пробували. Прочитайте деякі напівприховані ласощі, про які знають лише власні користувачі.

Визначте статистику читабельності

Слово має право не лише судити про граматику та написання, але і про складність написання. Наприклад, чи відповідає ваша писемність рівню розуміння того, хто хто здобуває ступінь післядипломної освіти, чи хтось ще вивчає їх форми та кольори?

Word використовує мовні тести, такі як тест Flesch Reading Ease, який обчислює бал за 100-бальною шкалою. Чим більше число, тим простіше його зрозуміти. Власна документація Office передбачає, що ви хочете отримати бал від 60 до 70.

Крім того, Word проведе аналогічний мовний тест, тест рівня Flesch-Kincaid Grade, який підкаже, для якого американського рівня написаний текст; Microsoft каже, що більшість документів мають орієнтуватися на 7, 0 та 8, 0, вважає Microsoft.

Щоб скористатися цією функцією, спочатку доведеться ввімкнути її, перейшовши у меню Файл> Параметри> Профілювання . Потім виберіть Показувати статистику читабельності під написанням та граматикою. Тепер, коли ви попросите Word запустити перевірку орфографії, він також сформує статистику читабельності вашого документа.



Виділіть квадратне поле тексту

Ось особливість, яка буде корисна лише у дуже конкретних випадках. Якщо ви утримуєте клавішу Alt у Windows або клавішу Option на Mac, під час натискання та перетягування миші ви зможете намалювати поле в документі, яке виділить усі символи в цьому полі. Якщо ви коли-небудь хотіли створити ідеальний квадрат з фіолетовим текстом посередині шматка тексту, ось так ви б це зробили.



Створення випадкового тексту

Якщо вам потрібно додати Lorem Ipsum до свого документа в якості заповнювача, Word охопив вас. Просто введіть: = lorem (p, l) і замініть "p" на кількість потрібних абзаців, а "l" замініть на кількість необхідних речень. Ви також можете просто включити одне число в дужки, і це створить стільки абзаців. Коли будете готові, поставте курсор у кінці рівняння та натисніть клавішу Enter, щоб створити текст.

Ви також можете використовувати випадкову документацію Office gobbledygook як вихідний матеріал для заповнення місця. Використовуйте натомість рівняння = rand (p, l).



Додайте в Word калькулятор

У Word є вбудований калькулятор, який допоможе вам вирішити рівняння прямо у вашому документі. Спочатку додайте його до меню Word, перейшовши у меню Файл> Опції> Панель швидкого доступу та виберіть Усі команди зі спадного меню. Знайдіть Розрахунок та натисніть кнопку Додати, щоб перемістити його в стовпець Панелі швидкого доступу. Натисніть кнопку ОК, щоб повернутися до документа.

Ви помітите, що до вершини документа Word додано невелике сіре коло. Тепер ви можете ввести математичні рівняння, і якщо ви виділите їх, цей значок змінить колір. Натисніть піктограму, і Word обчислить відповідь.



Виділіть вирок одним клацанням

Щоб швидко виділити ціле речення, утримуйте клавішу Ctrl в Windows або клавішу Command на Mac і натисніть на початок речення. Слово подбає про решту.



Навколо редагування гарячих точок

Якщо натиснути Shift-F5, ви зможете переглядати частини документа, які ви нещодавно відредагували. Цей трюк навіть запам'ятає, де ви редагували останній раз після повторного відкриття документа.



Пишіть текст куди завгодно

Ви можете використовувати Word як дошку сортування та легко розміщувати текст у будь-якому місці сторінки. Просто натисніть двічі на будь-яке місце на сторінці, і Word дозволить вам почати вводити там текст. Word автоматично вставляє тверді повернення та вкладки, щоб дозволити вводити текст. Поети авангардистів, ця функція призначена для вас.



Дата та час автоматичного оновлення

Іноді у вас є документ, який ви використовуєте знову і знову, оновлюючи лише кілька основних реквізитів. Якщо це такий документ, як лист, що включає дату та / або час, то одним чудовим хитрощам є дозволити Word автоматично оновлювати дату.

На вкладці Вставка натисніть кнопку Дата і час, і з’явиться спливаюче вікно. Клацніть потрібний формат дати, а потім обов'язково натисніть поле "оновити автоматично" у правому нижньому куті. Тепер дата автоматично оновлюватиметься кожного разу, коли ви відкриєте (або роздрукуєте) документ.



Перетворити в PDF та HTML Doc

Word дозволяє легко перетворити ваш документ у PDF або HTML-файл. Коли ви "збережіть як" файл, ви побачите спадне меню "Зберегти як тип", яке надасть ряд варіантів, включаючи PDF та веб-сторінку.

Зауважте, що функція веб-сторінки може містити багато додаткового коду. Це не обов'язково вплине на сторінку, але може зробити щось трохи безладним, якщо вам потрібно щось змінити. Іншим варіантом є використання безкоштовного веб-сайту для перетворення типу Word для очищення HTML, який - як випливає з назви - створить HTML-код з тексту, який безпосередньо скопіюється та вставляється з документа Word.



Зміна капіталізацій простим способом

Ви можете легко змінити великі літери будь-якого тексту одним натисканням кнопки. Виділіть виділення та натисніть спадне меню "Aa", щоб змінити текст між великими літерами речення, великими літерами чи малими літерами. Ви також можете змусити кожне слово починати з великої літери та перемикати між великими літерами.



Показати приховані символи

Якщо ви працюєте над складним документом з різними стилями, стовпцями та форматами, редагування може швидко стати втомливою вправою. Найкращий спосіб побачити, що відбувається з форматуванням документа, - це зробити видимі всі невидимі позначки (жорсткі повернення, м'які повернення, вкладки, пробіли). Натисніть Ctrl-Shift-8 у Windows або Command-8 на Mac.



Замініть невидимі символи та форматування

Інструмент "Знайти та замінити" в Microsoft Word - це рятувальник. Ви можете швидко і легко вносити масові зміни без необхідності полювати і клювати за кожен примірник чогось потрібного. Але ви також можете знайти «Знайти та замінити» прихованих символів у вашому документі.

Натисніть на кнопку Знайти та замінити в Word, а потім у діалоговому вікні натисніть Більше. Клацніть на Формат, щоб шукати форматування у вашому документі - спадне меню включає поля, шрифт, стилі та міжрядкові інтервали. Таким чином, ви могли, наприклад, шукати і замінювати зелений шрифт фіолетовим шрифтом. Клацніть Спеціальний, щоб шукати спеціальних символів (тире, пробіл тощо).

Ви також можете вставити команди в текстове поле для пошуку форматування та символів безпосередньо. Використовуйте ^ p ^ p для пошуку / заміни подвійних пробілів та замініть їх на ^ p для одиничного простору. Ви також можете використовувати ^ t для пошуку вкладок, ^ # для пошуку цифр, ^ $ для літер і ^ w для будь-яких пробілів.



Вставте об’єкти в Word

Якщо ви коли-небудь відчуваєте, що ваш документ міг би використовувати щось щось, додане до копії тіла, Word дозволяє вставляти об’єкти безпосередньо на сторінку. Клацніть Вставити> Об'єкт, щоб відкрити діалогове вікно, яке показує, що ви можете додати. Так ви додасте діаграму до свого документа, але ви також можете вбудувати PDF або електронну таблицю Excel.



Вставте рівняння

Ви можете додати складні математичні рівняння до Word, натиснувши Вставити> Рівняння, а потім виберіть рівняння, яке ви хочете додати. Після того, як він буде вставлений у ваш документ, ви можете змінити форматування або замінити літери цифрами.



Захистіть свій документ

Word має неабияку кількість вбудованого захисту, який шифруватиме ваше письмо. Клацніть Файл> Інформація, щоб керувати дозволами на перегляд та редагування, включити шифрування пароля та створити пароль для документа.



Поле пошуку - ваш друг

Не знаєте, де щось? В останніх версіях Microsoft Word ви можете ввести те, що шукаєте, у вікно пошуку для швидкого доступу.