Організуйтесь: 11 порад щодо ефективнішого керування електронною поштою

Електронна пошта може змусити нас відчути, що ми намагаємось утримати голову над водою. Чи довгі сторінки вхідних? Ви починаєте щодня читати електронну пошту, думаючи, що будете відповідати на найважливіші повідомлення, лише щоб подивитися і зрозуміти, що минула година, і ви нічого не робили поки? У вас не вистачає місця для електронної пошти кожні кілька днів? Чи вважається електронна пошта мультиплікатором продуктивності чи вбивцею продуктивності?

Для отримання ефективнішої роботи з електронною поштою потрібні лише кілька простих хитрощів, щоб ви не відчували себе обтяженими. Деякі з цих порад покладаються на функції, знайдені в більшості програм електронної пошти, але інші - способи зміни власних звичок, щоб маленькі щоденні взаємодії, які ви маєте з електронною поштою, допомогли вам продовжувати керувати ним.

Подумайте про це, як чистити зуби. Існує різниця між щоденною гігієною зубів і відвідуванням стоматолога, але ви повинні робити і те, і інше. Ви повинні чистити двічі на день і нитки один раз на день, і ці звички надзвичайно важливі для здорових зубів. Кожні півроку ви також повинні відвідувати стоматолога для більш ретельного очищення, рентгенівських променів та іншої профілактичної допомоги. Щоденна гігієна запобігає накопиченню великих проблем. Візити до стоматолога допоможуть вам виявити та виправити проблеми, що виникають, перш ніж вони вийдуть з-під контролю.

Звичайно, навіть із зубами все може піти не так. Аварія може їх вибити, інакше ваші гени можуть вплинути на них так само, як новий проект або зміна посади можуть несподівано спричинити вибух електронної пошти. Як би це не було, це не означає, що ви повинні припиняти відвідування зубного ряду чи регулярно відвідувати стоматолога - чи прибирати електронну пошту щодня. Якщо у вас є несподівана проблема, вам все-таки потрібно керуватися хорошими звичками, щоб все контролювати.

Коли ви зміните спосіб взаємодії з електронною поштою в короткий термін - коли і як ви це перевіряєте, як часто ви видаляєте повідомлення тощо - це полегшує вам життя в довгостроковій перспективі.

Ось декілька головних порад, як зробити електронну пошту менш обтяжливою. Дозвольте попередити, що ці поради кореняться здоровим глуздом і не забезпечують чарівної кулі, а це означає, що вони не роздують ваш розум і не стануть відчуттям протягом ночі. Але ні один з них не буде флоссом.

1. Видалити спочатку

Перше, що потрібно зробити, коли ви відкриваєте папку "Вхідні", - це сканування, щоб побачити, що ви можете видалити. Подивіться на предмет теми та відправника. Це сміття? Це рекламний електронний лист, який ви ніколи не збираєтеся читати? Це повідомлення вашого співробітника, яке в темі теми говорить про те, що вони вийдуть сьогодні, і немає випадків, що будь-яка додаткова інформація в тілі електронної пошти буде стосуватися вас? Якщо так, викиньте його.

Усі повідомлення, які ви визначите як неважливі, повинні бути вибрані та переміщені у смітник масово. Якщо ви не поспішаєте в певний ранок, ви можете навіть спробувати визначити одного або двох звичайних електронних листів, на які потрібно скасувати підписку.

Чому важливо спочатку зробити цей крок? Коли ви видаляєте невідповідні повідомлення негайно, ви полегшуєте перегляд решти повідомлень. Коли ви побачите решта повідомлень, ви зможете швидше відреагувати важливі. Якщо ви зможете визначити навіть п’ять або десять відсотків щоденної вхідної пошти як "дуже ймовірно, що не вимагає дії", щоб ви могли її швидко видалити, ви будете в набагато кращому стані, щоб почати свій день продуктивно.

2. Використовуйте більше однієї адреси електронної пошти

Я не витримую маркетингових листів або підтверджень доставки, тим більше нагадувань від мого банку про оплату рахунку за кредитну карту, коли вона вже налаштована на автоматичну оплату. (Гр.) Усі ці повідомлення загрожують моїй папці "Вхідні" і ускладнюють пошук важливих електронних листів, за винятком того, що я маю стратегію поводження з ними.

Я використовую окрему адресу електронної пошти для всіх цих повідомлень маловажливого значення.

Є кілька способів зробити це. Для цього ви можете повністю створити новий обліковий запис електронної пошти, саме так я це роблю, або ви можете створити адресу псевдоніма за допомогою свого поточного облікового запису. Більшість постачальників електронної пошти дозволяють вам це робити. Потім ви створюєте правило або фільтр у своєму обліковому записі електронної пошти, щоб усі повідомлення, надіслані на псевдонім, пропускали вхідні та переходили до іншої папки. Назвіть це в папку "Вхідні 2" або "Мала важливість" або що завгодно.

Однією з переваг використання окремої адреси електронної пошти для цієї мети є те, що ви тримаєте цю не надто непотрібну пошту, яку іноді називають сірою поштою, окремо від вашої важливої ​​пошти. Крім того, якщо компанія продає вашу електронну адресу в інший список розповсюдження, будь-які нові та небажані маркетингові повідомлення також не потраплять до вашої основної скриньки вхідних повідомлень. Третя перевага - ви не відволікаєтесь на ці повідомлення, враховуючи, що вам доведеться увійти в іншу програму електронної пошти або перейти до іншої папки вхідних, щоб отримати доступ до них.

3. Пишіть Коротку

Під час написання електронних листів кажіть, що ви маєте на увазі, будьте чіткими та стислими. Чому? Написання коротких текстів допомагає людям, які читають ваше повідомлення, зрозуміти та обробити свою електронну пошту більш ефективно. Вони можуть підхопити ваш тон і відповісти натужно, що полегшить вам життя.

Деякі ситуації вимагають отримання повних пропозицій та формальної мови, але фрагменти можуть бути надзвичайно ефективними в електронній пошті. Використовуйте їх, коли це має сенс. Граматична поліція не збирається йти за вами. Звичайно, іноді потрібно бути дуже детальними і скористатися аспектом електронної пошти з паперовим контуром - тут є все. Взагалі кажучи, за замовчуванням - лаконічна, чітка та зрозуміла мова.

Не всі вмілі в стислість, і це може вийти як крива. Щоб не звучати недоброзичливо, ви можете додати смайли або знаки оклику. Або просто повідомте людям, що ви намагаєтеся бути стислими в електронній пошті, і вони не повинні сприймати це особисто.

4. Використовуйте групи або списки розповсюдження

Якщо ви надсилаєте повідомлення одній групі людей неодноразово, налаштуйте псевдонім для групи або електронну пошту. У Outlook це називається списком розповсюдження. У Gmail перейдіть до контактів (Contacts.google.com), виберіть людей, яких ви хочете додати до групи, та натисніть значок мітки. Дайте назву групі. Після збереження ви можете ввести це ім'я, щоб автоматично скласти повідомлення всім учасникам групи.

Використання груп не тільки економить час, позбавляючи від необхідності вводити ім’я кожної людини, коли ви надсилаєте групу, але і налаштовує вас на просту тактику видалення, як я пояснюю трохи пізніше.

5. Створіть шаблони або консервовані відповіді

Якщо є повідомлення, яке ви надсилаєте знову і знову, не пишіть його з нуля кожен раз. Використовуйте повторно те, що ви вже написали, створивши шаблон або відповідь, як називає Gmail.

Декілька прикладів повідомлень, які люди часто надсилають, є такими:

• Дякую за те, що ви звернулися, але мені це не цікаво,
• Підтвердження отримання. Дякую і, будь ласка, повідомте мене, якщо вам потрібно щось ще з мого кінця, і
• Це звучить як робота для нашого юридичного відділу. Найкраща контактна точка - це…

Після створення декількох шаблонів ви зможете відповідати на повідомлення, які зазвичай займають зайвий час, навіть не замислюючись над цим, дозволяючи продовжувати більш важливу роботу.

6. Повторне використання тематичних ліній

Повторне використання надісланих повідомлень через шаблони та відповіді на консерви підвищує вашу ефективність за рахунок мінімізації написання. Повторне використання тематичних рядків дозволяє простіше та швидше видалити або архівувати старі повідомлення. Я поясню, як далі.

7. Сортувати до Видалити

Обмеження даних може підкрастися до будь-кого, навіть до високоорганізованих людей. Спосіб звільнити простір - це видалити масово не потрібні вам повідомлення. Це така справа, яку ви можете вважати подібною до того, щоб ходити до стоматолога. Не потрібно робити це щодня, але робити це періодично і регулярно допоможе запобігти більшим проблемам. Я вважаю три методи видалення особливо корисними.

Спочатку відсортуйте надіслану пошту за розміром або вкладенням файлу та викиньте найбільші, які вам не потрібні. Причина, на якій я зосереджуюсь на надісланих повідомленнях, полягає в тому, що якщо я надіслаю вкладення, є хороший шанс володіти файлом, і тому я маю ще одну копію, збережену в іншому місці.

Другий метод - сортувати надіслану пошту за тематикою та шукати повідомлення, які ви надсилаєте регулярно. Якщо ви надсилаєте щотижневе повідомлення з темою "Прибирання холодильника о 16:00 сьогодні", ви можете швидко переглянути, вибрати та видалити їх усі відразу.

По-третє, сортуйте свої повідомлення за одержувачем. Напевно, у вас є кілька колег, друзів або груп людей, яким ви часто надсилаєте електронне повідомлення. Можливо, багато повідомлень, що надсилаються між вами та ними, не мають великого значення. Якщо вони вам більше ніколи не потрібні, виберіть одночасно кілька повідомлень і масово видаліть їх.

8. Вимкніть сповіщення, закрийте електронну пошту для фокусування

Повідомлення на екрані про кожне вхідне повідомлення неймовірно перериває і відволікає. Я б здогадався, що переважній більшості працівників було б краще відключити сповіщення електронною поштою повністю. Це корисно лише у найрідкісніших випадках. Отже, вимкніть свої сповіщення.

Аналогічно закрийте свою електронну програму чи вкладку веб-переглядача, коли вам потрібно зробити зосереджену роботу принаймні 30 хвилин. Мені боляче написати цю пораду, знаючи, що майже ніхто не буде її виконувати. Насправді це дуже мало людей, але я б хотів переконати більше людей спробувати. Уявіть, наскільки простіше буде знайти свій потік, коли вас не відволікає електронна пошта.

Подумайте про останній раз, коли ви працювали в режимі офлайн, незалежно від того, чи було це в літаку без Wi-Fi, або коли ваш Інтернет не працював А може, ви працювали в часовому поясі, де у вас немає багатьох інших колег, і тому у вас не було перерв електронною поштою протягом тривалого періоду дня. Закриваючи електронну пошту, ви наближаєтесь до реплікації цього досвіду не переривання, в той час як все ще можете отримати доступ до іншої онлайн-інформації за потребою.

9. Co-opt Автовідповіді

Що стосується попередньої поради, скажімо, ви не закриєте вікно електронної пошти, оскільки ви переживаєте, що хтось спробує зв’язатися з вами з терміновою справою, і ви пропустите це. Вирішення проблеми? Налаштуйте повідомлення поза офісом або автоматичною відповіддю, яке говорить: "Якщо це надзвичайно нагальна справа, будь ласка, надішліть мені текст / дзвінок / повідомлення мені на …" та вкажіть свій номер телефону, мляву ручку чи бажану лінію спілкування.

10. Видаліть! Або Файл пошти у папки

Неозначений електронний лист часто є добрим наміром, який залишився невиконаним. Знай, коли відпустити. Не вішайте на повідомлення, якщо ви, ймовірно, ніколи з ними нічого не зробите. Залишаючи неважливі повідомлення у своїй папці "Вхідні", це дуже малопродуктивно, відволікає увагу і лише нагадує вам про те, що ви хотіли б зробити в ідеальному світі, але не можете.

Вони не роблять вам жодних привілеїв, перебуваючи у вашій папці "Вхідні".

Якщо видалення повідомлень здається серйозним, замість цього перемістіть їх у нову папку. Зателефонуйте в цю папку в очікуванні чи добрі наміри. Важливо - дістати їх із папки "Вхідні". Почекайте кілька місяців. Подивіться, скільки ви коли-небудь викопали чи відповіли. Якщо відповідь нульова, можливо, перегляньте їх видалення в першу чергу.

11. Періодично спорожнюйте кошик

Періодично випорожнюйте кошик. Видалення кошика очищає місце. Більшість програм електронної пошти, включаючи Outlook, мають налаштування для автоматичного скидання сміття під час виходу з програми. Якщо ви ніколи не пам’ятаєте скидати сміття, рекомендую ввімкнути цю функцію.

Більшість людей, ймовірно, не повинні спорожнювати сміття більше одного разу на місяць або раз на квартал. Існує небезпека занадто часто видаляти кошик, оскільки сміття - це те, куди ви йдете, щоб врятувати електронні листи, які, на вашу думку, вам не потрібні, але, виявляється, ви це робите. Я врятував багато повідомлень із сміттєвого відра, як правило, в той же день, коли я його поклав.

Як витягнути шнур швидкої допомоги

Тепер, якщо ви відчайдушно бажаєте отримати чистий шифер зі своєю папкою "Вхідні", ось останній трюк, який ви можете спробувати:

1. Створіть нову папку. Назвіть це старою поштовою скринькою або поштою до липня 2019 року (або поточного місяця та року).

2. Виберіть усе у папці "Вхідні". Перемістіть все це в нову папку.

• 38 порад Gmail, які допоможуть вам завоювати електронну пошту 38 Поради Gmail, які допоможуть вам завойовувати електронну пошту
• Push for Zero Email Push for Zero Email
• 4 способи боротьби з перевантаженням електронною поштою в офісі 4 способи боротьби з перевантаженням електронною поштою в офісі

Voilà. Ви в нульовій папці "Вхідні", і вам навіть не довелося викидати жодне повідомлення.

Ніхто не очікує, що ви за ніч перепрацюєте хаотичний папку "Вхідні". Потроху адаптуйте кілька позитивних звичок. Виконайте кілька періодичних дій, таких як випорожнення сміття або групове видалення надісланої пошти, щоб допомогти вам відчути, що ви досягаєте успіху.