Відео: Zoho Docs For Desktop (Жовтень 2024)
Обмін документами та співпраця з ними
Обмін файлами також подібний до Google Диска, де ви можете вводити адреси електронної пошти та встановлювати дозволи, вибравши файл та натиснувши кнопку Поділитися. Документи також мають постійні посилання для обміну поза програмним забезпеченням. Користувачі також можуть ділитися цілими папками та створювати групи, щоб полегшити спільний доступ до кількох колег. Одна приємна особливість полягає в тому, що ви можете поділитися документом, але захистити його паролем для додаткової безпеки; ви навіть можете встановити дату закінчення терміну придатності, і тоді всі, кому ви надали доступ до документа, втрачають доступ. Файли можна зареєструвати та вимкнути (іншими словами, заблокувати), щоб уникнути редагування накладок.
Ви можете додавати завдання до документів, якщо вам потрібно надіслати їх колезі для перегляду чи доопрацювання. Коли ви призначите завдання колезі, одержувач отримає попередження та посилання на пов'язаний документ; ви, у свою чергу, отримаєте сповіщення, коли завдання буде виконано.
Якщо ви вже використовуєте G Suite Google (який раніше називався Google Apps for Work), ви можете інтегрувати свій обліковий запис із продуктами Zoho. Zoho Docs Standard може інтегруватися з Google Drive та управлінням користувачами Google. Я спробував зв’язати свої акаунти Zoho Docs Standard та Google G Suite. Після дозволу на отримання деяких дозволів та входу в Google мені запропонували продовжити налаштування - і тоді я отримав привид. Екран переспрямовано на мій обліковий запис Zoho Docs без жодних ознак того, що Google інтегровано. Переглянувши статтю довідки, я виявив вирішення проблеми: натиснув кнопку Завантажити, зі спадного меню вибрав Диск Google, а потім запропонував підтвердити автентифікацію. Після успішного підключення облікових записів ви можете завантажувати файли та папки з Диска Google. Ви також можете синхронізувати папку Dropbox із папкою Zoho Docs постійно або лише один раз. Обидві ці інтеграції - це прекрасний спосіб скористатися можливостями Zoho, продовжуючи використовувати звичне програмне забезпечення для зберігання хмар. Ви також можете підключитися до Adobe Sign, щоб увімкнути цифровий підпис.
У межах Zoho Docs Standard користувачі можуть створювати та редагувати документи за допомогою Zoho Writer, який включає функцію зміни треку, цифрові підписи та ряд сучасних інструментів редагування. Наприклад, ви можете створювати макроси, барвисті діаграми та зведені таблиці. Документи, електронні таблиці та презентації можна експортувати у PDF, Windows та інші файли. Ви також можете редагувати файли в режимі офлайн; зміни будуть синхронізовані, коли ви знову в мережі.
Однією цікавою особливістю є можливість редагування документа одночасно з колегами. Ви та коментарі ваших колег з’являться на екрані кожного, позначеного іменем редактора. Користувачі можуть коментувати і спілкуватися в чаті протягом усього процесу. Кожен файл має історію версій, і ви можете будь-коли повернутися до попередньої версії.
Додаток Zoho Docs Standard доступний для Android та iOS, де ви можете отримувати доступ, створювати та редагувати файли в дорозі. Я завантажив додаток Android, у якому є відповідний інтерфейс користувача (інтерфейс користувача) і відкривається папка Останні документи. Ви можете переглядати всі ваші папки, сортувати їх за назвою чи датою та шукати файли.
