Rubex за оглядом та рейтингом efilecabinet

Rubex від eFileCabinet (який починається з 15 доларів на користувача на місяць) - це управління документами щодо програмного забезпечення (SaaS) програмного забезпечення (DM), зберігання у хмарі та обмін файлами, розроблений, щоб допомогти підприємствам без паперів та ефективно організувати свої файли та документи. Ідеально підходить для невеликих середніх підприємств (SMB), які потребують хмарного рішення, Rubex від eFileCabinet дозволяє легко обмінюватися документами в організації та зовні, а також налаштовувати зберігання та дотримання документів. Rubex від eFileCabinet також автоматично зберігає історію життя документа, включаючи, які зміни були внесені, хто це зробив і коли. Це активно зберігає всю інформацію, необхідну для майбутніх аудиторських досліджень.

Rubex від eFileCabinet може похвалитися всеосяжною функцією пошуку, автоматизованими робочими потоками, створенням шаблонів та обміном файлами з контролем версій, спрямованим на підвищення ефективності, що добре узгоджується з Microsoft SharePoint Online, вибір нашого редактора для рішень DM. Ви також знайдете більш широкий спектр варіантів співпраці від Ascensio System OnlyOffice, який є нашим другим вибором вибору редакторів у нашому раунді огляду програмного забезпечення DM.

Управління документами та безпечне зберігання

Rubex від eFileCabinet - це інтегрований веб-портал обміну даними та файлами, що дозволяє перетворити функції сервісів eFileCabinet Online і SecureDrawer в одне сучасне веб-рішення. Націлений на те, щоб допомогти малим і середнім підприємствам без паперів та підвищити їх ефективність, Rubex by eFileCabinet має розумну організацію документів, зберігання та обмін функціями. Він також додає детальні елементи керування дозволами файлів та керування політикою збереження даних.

Розроблений навколо співпраці, Rubex від eFileCabinet - це остання еволюція eFileCabinet Online, яка має повний набір функцій DM для безпечного обміну файлами. Для посилення безпеки зберігання та обміну документами Rubex від eFileCabinet використовує 256-бітове шифрування і використовує веб-сервіси Amazon (AWS).

Rubex від eFileCabinet дуже новий; веб-сайт eFileCabinet все ще підкреслює старі, але більш помітні послуги eFileCabinet та SecureDrawer, що може заплутати. Майбутнє очевидно Rubex від eFileCabinet, який нібито пропонує всі функції цих двох додатків, але в новому інтерфейсі користувача (UI). Програми eFileCabinet Online для Android та iOS аналогічно посилаються на eFileCabinet Online, навіть якщо те, що вони мають доступ, є Rubex від eFileCabinet.

Ціноутворення та можливості

Починаючи з 15 доларів за кожного користувача на місяць, Rubex від eFileCabinet має захищений обмін файлами з 25 Гб пам’яті, але не має функцій та функцій DM. Початкова підписка - це рівень Advantage, який коштує 30 доларів на користувача на місяць із включеним 1 ТБ пам’яті. Це більш надійна пропозиція, яка сподобається більшості малих і середніх підприємств, але до неї можна отримати доступ як мінімум трьох користувачів. Переважні підписки включають систему eFileCabinet DM, захищений обмін файлами, додаток SideKick, збереження (управління), двофакторну автентифікацію (2FA), індивідуалізовані настройки безпеки, інструменти відповідності та інтеграцію електронних підписів. Він також включає інтеграцію Microsoft Office, інтеграційний доступ до програмного інтерфейсу програмування (API), аудиторський слід, підтримку та обслуговування та мобільний доступ. Цей набір функцій рівня буде ідеальним для більшості малих і середніх підприємств, які висувають свої хмарні потреби в DM. Ціноутворення приблизно на середній рівень для продукту цього діапазону, але вимога мати мінімум трьох користувачів для доступу до нього виглядає як стратегія, щоб змусити користувачів до наступного рівня.

Наступним рівнем є підписка на бізнес, яка коштує 55 доларів на користувача на місяць і включає 5 ТБ пам’яті. Діловий рівень має всі особливості рівня Advantage, а також включає автоматизацію бізнес-процесів, зональне оптичне розпізнавання символів (OCR), автоматизацію робочого процесу, конструктор робочих процесів та бібліотеки автоматизації. Цей рівень також включає в себе вбудовані інструменти, затвердження, процес часових рамків, автоматичне ескалацію пріоритетного процесу, маршрутизацію конкретних файлів даних та автоматичне іменування та зберігання файлів. Також доступний варіант для підприємств, але ціна на це залежить від конкретних вимог до налаштування та зберігання. Усі плани ціноутворення на Rubex від eFileCabinet нараховуються щорічно.

Функціональність, орієнтована на організацію

Rubex від eFileCabinet орієнтований на організацію та ефективність в оцифровці, управлінні та обміні документами. Ключові функціональні можливості та керування веб-сайтом починаються з лівої частини екрана і стають більш деталізованими, коли ви рухаєтеся до правої частини. Інтернет-рішення представляє привабливий та інтуїтивний досвід користування (UX). У верхній смузі, пофарбованій у темно-синій колір, є меню гамбургерів з трьома смужками для доступу до підменю Home, Admin, Search, File Requests, Checked Out та My Settings. Це меню можна легко приховати, щоб збільшити простір екрану.

У розділі Адміністратор можна додати користувачів, гостей та груп. Звідси ви можете керувати ліцензіями для користувачів та гостей та переглядати сеанси користувачів. У розділі Адміністратора можна вказати шаблони та де можна визначити політику управління та безпеку. Варіанти політики безпеки є всеосяжними з різноманітними складними вимогами до пароля, частотою зміни пароля та двофакторною аутентифікацією (2FA), доступними для оптимальної безпеки.

На синій смузі також є випадаючі меню Нові, Надіслати, Редагувати та ярлик для застосування шаблонів. Помаранчевий "Потрібна допомога?" кнопка викликає найчастіші запитання (FAQ) і велике поле пошуку займає чільне місце в правій частині. Також є посилання на посібник із швидкого запуску для нових користувачів, а піктограма завдання розкриває розділ Центр активності, в якому перераховані останні завантаження та повідомлення.

Три основні іконки потрапляють під логотип Rubex. Перший - це значок «Дім для дому», який відображає Мій рахунок, який містить значок будівлі для позначення бізнесу. Користувачі можуть створювати кілька шаф для зберігання своїх файлів; можна також створити вкладені ящики і в файлових шафах. Побудова інтуїтивно зрозумілої та логічної структури файлів є простою.

Друга основна ікона - "Мої акції". Він складається з взаємопов’язаних крапок і перелічує всі спільні документи та їх статус щодо доступу до них чи ні та тривалості їх доступу. Третя ікона, портфель, призначена для "Мої портфоліо", де ви можете зберігати всі документи, додані до конкретного проекту або клієнта.

У розділі Мій обліковий запис у правій правій частині є спливаючі піктограми, включаючи подробиці, коментарі (де користувачі можуть залишати віртуальні нотатки Post-It), профіль та дозволи (для переключення дозволів для читання, запису та видалення для Користувачі та групи). Існує спливаюче вікно управління для захисту файлів від редагування (або видалення), журналів автоматизації та аудиту. Управління стає критичною особливістю, оскільки більше працівників отримують доступ до важливих документів. Хороша настройка управління гарантує, що менеджери можуть переглядати, які файли було видалено та ким, плюс для цього потрібні схвалення менеджерів, перш ніж файли будуть повністю подрібнені з системи.

Поєднання чітких і багатошарових елементів навігації та управління на основі значків полегшує користувачам будь-якого рівня навичок ознайомлення з Rubex eFileCabinet. Однак для користувачів, які надходять із старого інтерфейсу eFileCabinet Online, буде крива навчання, у якої на перший погляд було доступно більше інструментів та варіантів. Порівняно з інтерфейсом інтерфейсу eFileCabinet Online, Rubex від eFileCabinet є візуально мінімалістичним, але більш функціонально динамічним. Хоча eFileCabinet Online виглядає і виглядає як рідний додаток у стилі Microsoft Office, у комплекті з інтерфейсом із стрічкою, Rubex від eFileCabinet виглядає як мобільний додаток, для отримання якого потрібні ще кілька клацань, щоб перейти до деяких пунктів меню. Деякі користувачі можуть оцінити чистий зовнішній вигляд, але є перевагою в тому, що в будь-який час буде представлено більше опцій меню.

Супутники мобільних додатків eFileCabinet для iOS та Android додають деяку зручність, дозволяючи користувачам завантажувати фотографії та документи прямо зі своїх мобільних пристроїв. Однак різні користувачі повідомляють про проблеми з входом або завантаженням своїх файлів. Я використовував додаток Android під час мого тестування і також зіткнувся з проблемами завантаження файлів.

Введення сили пошуку в DM

Використання піктограм для шаф, висувних ящиків та папок приносить в цифровий простір реєстрацію офісу та організацію конвенцій. Це робить роботу над DM знайомою, і можливо створити акуратно організовану та вкладену структуру для файлів. Однією з найбільших особливостей Rubex від eFileCabinet є його оптичний механізм розпізнавання символів (OCR), який може приймати відскановані документи та PDF-файли та робити пошук їх вмісту. Клацнувши правою кнопкою миші документ у Rubex від eFileCabinet, ви можете вибрати параметр "Зробити його пошуковим (OCR)", щоб додати вміст цього документа до бази пошуку. Використовуючи Zonal OCR, який включений у бізнес-підписку $ 55 на користувача на місяць, він витягує лише найважливіші поля даних із відсканованого документа та зберігає витягнуті значення в структурованих базах даних.

Також є можливість додавати метадані, теги та імена профілів, щоб краще сприяти подачі та пошуку документів. Пошук економить багато часу в міру збільшення обсягу файлів і документів. Користувачі можуть встановлювати метадані, теги та назви профілів, щоб допомогти адаптувати те, що шукається найбільше, залежно від того, що потрібно компанії. Функція пошуку працює швидко та точно і навіть допомагає знаходити ключові слова, які містяться у відсканованих PDF-документах.

Редагувати документи та файли безпосередньо з Rubex за допомогою eFileCabinet неможливо, але є процес реєстрації / виїзду, який дозволяє користувачам перевіряти документ та вносити зміни у вихідний формат документа. Як тільки користувачі ще раз перевіряють документ із внесеними змінами, Rubex від eFileCabinet створить нову версію документа для більш точного контролю версій та аудиту. Rubex від eFileCabinet дозволяє користувачам коментувати, редагувати та підписувати документи під час роботи програми, але фактичні зміни потрібно внести назовні.

Можливо додати електронні підписи для документів, але веб-сайт відмовиться від користувачів на перевірку від Citrix RightSignature; Інтеграція з DocuSign також доступна. Функція спільного використання інтегрована в меню правої кнопки миші. Під час переміщення файлів у шухляді чи шафі можна клацнути правою кнопкою миші, щоб відкрити більше варіантів. Після натискання опції Надіслати відкриється вікно, в якому виділяється спільний файл, і ви можете ввести адресу електронної пошти та повідомлення для одержувача. Спільні файли за замовчуванням доступні лише для читання, але при натисканні на вкладку Додатково розкриваються різні параметри, включаючи дозволи для читання, запису та видалення; Сповіщення про завантаження, завантаження та видалення, а також дату закінчення терміну дії за допомогою простого у користуванні календаря інтерфейсу користувача.

Комплексне рішення для SMB

Rubex від eFileCabinet успішно поєднує універсальність eFileCabinet Online та функціональність безпечного зберігання та обміну SecureDrawer, додає потужні функції OCR та всебічний пошук. Орієнтуючись на організацію документів, простий аудит та контроль адміністрування, Rubex від eFileCabinet - це досить комплексне рішення DM, яке може допомогти малим і середнім компаніям досягти їхньої мети - модернізації та перетворення в ефективний офіс без паперу. Але якщо вам потрібен ширший спектр варіантів співпраці, спочатку ознайомтеся з вибором редакторів Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online.