Огляд і рейтинг Papertracer

PaperTracer (який починається від 15 доларів на місяць на місяць) - це розумне та глибоко налагоджене рішення, створене для підготовки, захоплення та управління документами. Гранульований контроль та гнучкість в обробці метаданих документів роблять це здатним рішенням для управління документами. PaperTracer виходить за рамки збереження документів і надає користувачам інструменти для збору та відстеження даних. Функції співпраці та спільного використання не надто короткі, і ціна може швидко розширитися, якщо зростатимуть можливості зберігання. PaperTracer поступається одразу позаду наших переможців з вибору редакторів Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online в нашому оглядовому огляді програмного забезпечення DM на предмет його відсутності в цих областях.

Користувачі, ролі та безпека

З точки зору ІТ-адміністратора, оцінка будь-якої системи DM означає приділяти пильну увагу безпеці, оскільки слабка безпека може призвести не тільки до втрачених даних, але й може піддавати організацію порушенням, коли мова йде про норми, галузеві стандарти чи корпоративну політику. Більшість систем DM, орієнтованих на підприємство, які ми розглянули в цьому огляді, включаючи не лише наших переможців з вибору редакторів, але й Adobe Document Cloud Standard, приділяють пильну увагу безпеці з цих причин.

PaperTracer задовольнить вимоги безпеки більшості підприємств завдяки широкому діапазону засобів безпеки. Найбільш бажаними серед них є керування користувачами та групами, час очікування сеансу та забезпечення тривалості пароля (але складність пароля не налаштовується). Система PaperTracer відповідає вимогам Закону про переносність та підзвітність медичного страхування (HIPAA) з постійним записом про доступ до всіх даних. Система має 2048-бітне середовище шифрування, використовує захищену аутентифікацію користувача та має можливість створювати повний аудиторський слід усіх даних, оновлень та маршрутизації.

Дозволи в PaperTracer аналогічно надійні. Адміністратори мають можливість контролювати доступ користувачів або групи до відділу або за окремими полями даних. Користувачі геть доступ і можуть переглядати або додавати / редагувати права на детальному рівні. Також можна керувати дозволами для конкретних записів, що фактично перекриває дозволи, призначені для цієї записи раніше, використовуючи інші методи.

На додаток до розширених можливостей дозволу, PaperTracer пропонує звітність, орієнтовану на забезпечення належної пози безпеки. Звіт про доступ визначає дозволи, призначені різним ресурсам, а також доступ, доступний окремим користувачам та групам. Функція журналу аудиту може використовуватися для відстеження різних дій, що виконуються протягом певного періоду часу та / або конкретного користувача. Записи, що відносяться до перегляду або маршрутизації документів, можна приховати, щоб зменшити кількість даних, які потрібно просіяти. В ідеалі ці дані аудиту можна експортувати у PDF або файл Microsoft Excel, але ця можливість недоступна.

Це все про дані

Ще одна важлива особливість PaperTracer - це можливість налаштувати поля метаданих у надзвичайно високій мірі. Якщо інші системи управління документами дозволять вам налаштувати ці поля, PaperTracer обробляє ці поля, як традиційна система баз даних, дозволяючи визначити тип поля, автоматичні значення (на основі параметрів, часових позначок або користувача, що виконує дію), потенційні значення у формі списку значень і навіть налаштування полів за потребою або лише для читання. Поля також можуть бути згруповані, щоб представити користувачеві подання даних із вкладками та можуть бути налаштовані як ієрархія до них, так що при виборі певного значення будуть доступні додаткові поля.

PaperTracer також має можливості управління даними, які виходять за межі налаштування спеціальних полів. Для одного, можливості звітності відповідають тому, що ви очікували від утиліти управління даними, пропонуючи зовсім небагато налаштування з точки зору того, які поля використовуються для відображення, фільтрації, сортування та групування. Крім того, менеджери можуть виконувати масовий імпорт за допомогою Microsoft Excel або масові зміни за допомогою інструмента групового редагування, який дозволяє знаходити записи, що містять поле з певним значенням, та оновлювати ці поля окремо або всі одразу. Додайте ці можливості платформи даних разом, і багато підприємств можуть використовувати PaperTracer не лише для управління документами, але й для управління всіма своїми операціями збору даних.

Фокус на управлінні контрактами

Управління контрактами має по суті серйозні юридичні наслідки, і зазвичай це ретельний бізнес-процес з точки зору не лише безпеки, але і цілісності робочого процесу та інтеграції. PaperTracer включає можливість складання контракту для того, щоб упорядкувати взаємозв'язок між контрактом та управлінням документами.

Функція авторизації контрактів PaperTracer може бути ввімкнена адміністратором і використовує шаблони, визначені адміністратором, використовуючи розділи та пункти контрактів, кожен з яких може бути заздалегідь поширений загальною мовою корпоративного юридичного колективу. Після створення цих розділів та пунктів вони пов'язані з одним або декількома типами контрактів. Ці шаблони контрактів можна створити, використовуючи поля введення користувача, які дозволяють користувачам швидко заповнити договір відповідною інформацією, або з полів у PaperTracer, або через ручне введення.

Користувачі з відповідними дозволами можуть ініціювати контракт, заповнюючи поля даних, які живлять мову контракту, включаючи відповідні розділи та пункти, а також багатослівність, специфічну для наміру договору. Після підписання контракту в PaperTracer він може бути направлений на затвердження та підписи, як і будь-який інший документ. Це може бути ручний процес, викликаний користувачем, або робочий процес може бути включений, координуючись з користувачами як внутрішніми організаціями, так і зовні.

Ціноутворення та можливості

PaperTracer випускається у двох виданнях: Express та Enterprise. Видання Express орієнтоване на малий і середній бізнес (SMB) і оцінюється на основі вибору шаблону робочого процесу, користувачів та місця зберігання. Кожен шаблон робочого циклу коштує 30 доларів на місяць і включає такі галузеві варіанти, як управління активами, управління клінікою, правління на борту працівників, управління контрактами та управління юридичним бюро. Користувачі отримують додаткові 15 доларів щомісяця за користувача, а обсяг пам’яті становить 25 доларів за гігабайт (ГБ) щомісяця.

Видання Enterprise передбачає більш практичний підхід до впровадження: PaperTracer допомагає вашому бізнесу в налаштуванні робочого процесу, імпорті даних та підготовці системи до роботи. Ціни на це видання залежать від ваших бізнес-вимог, але зразок цитати, який нам надали, включав витрати на налаштування 2000 доларів за початкове налаштування та ліцензування, 1000 доларів за навчання адміністраторів та 30 днів необхідної підтримки, а також ще 300 доларів щомісяця за 3 ГБ розміщеного сховища, п'ять внутрішніх користувачів та необмежених зовнішніх користувачів.

Напевно, є ринок PaperTracer, особливо серед підприємств, які шукають систему для збору даних, а не лише документів. Однак вартість PaperTracer, безумовно, повинна враховувати, особливо якщо ваші вимоги щодо зберігання стануть важливим фактором. Підсумок: перед покупкою обов'язково уважно відображте свої потреби до можливостей PaperTracer. Якщо вони вишикуються, то це міцне рішення. Але якщо ваші потреби більш загальні, то, можливо, ви хочете продовжувати шукати.