Огляд та рейтинг Microsoft Visio Pro для Office 365

Це було тягарем для складання блок-схем, організаційних схем, планів, діаграм мереж та інших візуальних зображень, які зазвичай використовуються в бізнесі. Visio був одним із найдавніших програм програмного забезпечення для спрощення того, як це було зроблено, надаючи попередньо виготовлені форми та предмети, а не віртуальні ручки та транспортири. Visio, який належить Microsoft з 2000 року, як і раніше є одним з найважливіших доступних програм діаграми та діаграм. Він є потужним і набором варіантів, але найкраще для великих підприємств, які мають ІТ-підтримку, оскільки процес закупівлі та налаштування заплутаний.

Придбання та налаштування

Отримати Visio складно з кількох причин. Частина проблеми полягає в тому, що ви не можете просто перейти на веб-сайт і купити Visio. Спочатку ви повинні переконатися, що у вас є або зареєструватися для правильного типу облікового запису Microsoft, або бізнес-акаунта (коли ви реєструєтесь, ви отримуєте електронну адресу, що закінчується на "onmicrosoft.com"), або обліковий запис у Office 365 передплати. Потім, залежно від того, який обліковий запис у вас є і яку версію Office ви встановили, ви повинні з’ясувати, яку версію Visio ви можете встановити. Після входу в обліковий запис Microsoft веб-сайт принаймні перевіряє вашу придатність і підказує правильні варіанти, але добиратися до цього моменту вимагає певних дій.

Ще однією перешкодою є те, що Visio доступний лише як локально встановлене програмне забезпечення в Windows. Ви не можете використовувати його на Mac або Linux машині, і немає браузерної версії. Незважаючи на свою назву, Visio Online не є повністю функціонуючим веб-додатком. Детальніше про це трохи. В епоху, коли стільки програмного забезпечення для бізнесу працює виключно на веб-основі, і ви можете дістатися до нього з будь-якої машини з підключенням до Інтернету, це може бути досить засмучуючим, щоб відвернути вас від початку. Усі інші тестовані програми, які я протестував - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart і SmartDraw - пропонують веб-програми.

Якщо припустити, що ви досягли цього, існують три сучасні версії Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 та Visio for Office 365 (яка версія, яку я розглянув тут). Дві старіші версії, Visio 2010 та Visio 2013, все ще йдуть назустріч і, можливо, є правильною версією для деяких людей, залежно від їх системних вимог та облікового запису Microsoft. Див. Порівняльну таблицю Microsoft Visio для отримання додаткової інформації про Visio 2010 та 2013.

Visio Pro для Office 365 (версія, яку я протестував) та Visio Pro 2016 майже однакові, за винятком випадків, коли для Pro для Office ви купуєте підписку, яка включає оновлення продукту, коли вони стають доступними. Версія Pro for Office також має ще кілька шаблонів та форм, особливо тих, що стосуються освіти. Однак Visio Standard відрізняється тим, що він не підтримує співпраці і має набагато менше шаблонів та форм.

Ціноутворення та порівняння

Visio Pro для Office 365 продається на основі передплати. Він коштує 15, 50 доларів на місяць або 13 доларів на місяць із щорічним зобов'язанням, що складає до 156 доларів за рік. Visio Standard 2016 коштує $ 299, 99, а Visio Pro 2016 коштує $ 589, 99. Обидві ці дві останні ціни є одноразовими комісіями.

У порівнянні з іншими програмами для діаграми Visio коштує дорого. Наприклад, Lucidchart - це найкращий вибір для цього виду програмного забезпечення, і він коштує лише $ 5, 95 на місяць або $ 59, 40 щорічно для базового єдиного облікового запису користувача. Рахунок Pro, який є ярусом, який я рекомендую, коштує 9, 95 дол. На місяць або 107, 40 доларів щорічно. Lucidchart доступний лише у браузері, тому не потрібно турбуватися про сумісність.

SmartDraw - це також вибір редакторів, і ціна наближена до Visio. Інтернет-версія під назвою SmartDraw Cloud коштує 179, 40 доларів щорічно. SmartDraw також має настільний додаток для Windows, і він доступний у три рівні: $ 297 для Standard, 397 $ для бізнесу та $ 2995 (початкова ціна) для Enterprise.

Існують також інші інструменти діаграми, які коштують ще дешевше. Draw.io абсолютно безкоштовний, і він пропонує досить хороший сервіс. Ще два додатки, Gliffy та Creately, мають дуже низькі ціни. Gliffy пропонує кілька рівнів обслуговування, але її найменш дорогий коштує $ 14, 85 кожні три місяці, що еквівалентно приблизно $ 3, 99 на місяць або $ 59 на рік. Творчо коштує майже стільки ж. Онлайн-підписка на веб-додаток Creately працює за 5 доларів на місяць або 49 доларів на рік за персональним планом. Версія творчості, яку можна завантажувати на робочий стіл, коштує одноразову плату в 75 доларів для фізичних осіб (називається Desktop Personal) та доступна для Windows, OS X та Linux.

Починаємо

Отримання копії Visio може бути заплутаним, але розпочати роботу, коли ви запустите додаток, це не так. У ньому знайомий макет Microsoft Office для навігації по основних меню та параметрах. Ваша робоча область знаходиться в центрі, у верхній частині панелі меню з вкладками (стрічковий інтерфейс). Зліва - панель, на якій розміщені предмети. Що ви там знаходите, зміни залежать від того, яку діаграму ви створюєте чи редагуєте. Більше опцій з’являється праворуч, коли вони є релевантними, наприклад параметри форматування, коли вибираються конкретні об’єкти.

Шаблони можуть створювати або порушувати додаток для діаграми, оскільки величезна причина додатків для діагностування корисна в першу чергу тому, що вони допомагають вам скласти блок-схеми, плани поверхів та інші візуальні зображення, не потребуючи їх малювати вручну так, як ви б використовували векторного програмного забезпечення. У Visio є десятки шаблонів. Кілька прикладів категорій шаблонів, які ви знайдете, - це бізнес, блок-схема, інженерія, мережа та план поверху.

У межах будь-якої з категорій є багато більш конкретних шаблонів. Група Floorplan має варіанти домашнього плану, плану сайту, плану офісу, тривимірної карти, електричного та телекомунікаційного плану тощо. Продовжуйте вивчати, і ви знайдете діаграми Ганта, діаграми мозкового штурму та навіть дуже конкретні діаграми, що стосуються використання SharePoint.

Деякі шаблони містять у них вміст, коли ви відкриваєте їх. Наприклад, коли я розпочав організаційну діаграму, вона була попередньо заповнена керівником, кількома менеджерами нижче цієї посади та працівниками нижче. Але інші шаблони починають вас із порожнього полотна та списку ймовірних фігур та об’єктів, які ви будете використовувати на панелі зліва.

Використання Visio

Перетягувати та опускати об’єкти, змінювати їх розмір, змінювати їх розмір, додавати текст, додавати сполучні лінії для показу зв’язків тощо. Інструменти прості, але їх дуже багато, і інтерфейс, безумовно, може бути готовим до створення. Так само незграбно, як і багато програмних продуктів Microsoft. В одній програмі так багато упаковано, що проходження меню та опцій може набриднути. Adobe, ще одна компанія, яка боролася з тим, як вписати сотні функцій в один додаток, мала певний успіх у створенні спеціалізованої робочої області, так що залежно від виду роботи, яку ви виконуєте, інтерфейс підбирається під ваші потреби. Програми для діагностування, включені у Visio, прагнуть робити те саме, що стосується того, що ви надаєте відповідні вибору об'єктів, але у випадку Visio це може спрацювати і для пасирування решти інтерфейсу на основі обраного шаблону.

Клацання правою кнопкою миші на об'єкті або групі об'єктів також пропонує відповідні інструменти. Ви можете легко вирівняти та розподілити об'єкти, згрупувати та розгрупувати їх та внести інші зміни, хоча ще раз перелік параметрів довший, ніж потрібно.

У Visio є кілька зручностей, більшість з яких також пропонує конкуренція. Наприклад, я намалював план поверху і хотів згрупувати деякі об’єкти. Коли я замикав курсор навколо потрібних об'єктів, додаток розумно не вибирав стіни чи форму, що представляє загальну площу підлоги. Іншим прикладом є можливість швидкого перестановки органу діаграми, яку я склав, в іншому розташуванні, такому як бічний, вертикальний або горизонтальний. Також є варіанти стилів, як і вид, що спостерігається в Microsoft PowerPoint, які змінюють кольорову схему всієї діаграми в один клік. Якщо ви працюєте з машиною Windows з дотиком, ви можете використовувати стилус або палець для роботи з Visio.

Файли, керовані даними

Однією з найбільших точок продажу Visio є те, що ви можете підключити діаграму до набору даних з іншого продукту Office та генерувати діаграми на основі даних. Це схоже на створення діаграми в Excel на основі даних в інших клітинках. При зміні основних даних діаграма автоматично оновлюється.

Ви можете створювати керовані даними діаграми та діаграми, використовуючи дані з кількох різних джерел, таких як Excel (повинен розміщуватися на SharePoint) та Microsoft Access, а кінцеві діаграми можна виводити як веб-креслення, щоб кожен міг їх переглядати, навіть люди які не мають копії Visio.

Підтримувані типи файлів

Якщо мова йде про роботу з найрізноманітнішими типами файлів, Visio - це програма, яку можна обіграти. У ньому є більше можливостей для імпорту та експорту, ніж будь-який інший додаток для діаграми на ринку. Visio може експортувати в BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF та багато інших форматів, коли ви використовуєте параметр Save As, а не Export. PDF, малюнок AutoCAD, трафарет VSS та шаблон VST - лише кілька прикладів. Visio також має найсильнішу підтримку типів файлів, які можна імпортувати: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF та WMF.

Підтримка всіх цих типів файлів може бути важливою для вашої роботи, якщо ви часто обмінюєте діаграми з людьми, що використовують інші інструменти, наприклад AutoCAD.

Зауважте, що Visio не підтримує імпорт форматів з конкуруючих програм діаграмування, однак, наприклад, власні типи файлів, що використовуються Lucidchart вибору редакторів.

Співпраця та інтеграція

Visio підтримує певну співпрацю, але є кілька вимог, які ви повинні спочатку виконати, щоб налагодити його роботу. Співпраця підтримується лише Visio Professional 2016 та Visio Pro для Office 365 (не Visio Standard 2016), а це означає, що всі співробітники спочатку повинні відповідати всім вимогам, необхідним для отримання одного з цих додатків. Тоді всім, хто хоче співпрацювати, потрібен обліковий запис SharePoint або Office 365, окрім програмного забезпечення Visio.

Якщо ви відповідаєте цим вимогам, тоді ви отримуєте інструменти спільного використання, коментування та анотації. Як і в інших продуктах Office, ви також можете налаштувати інтеграцію Skype для бізнесу, щоб практично зустрічатися через Skype під час спільної роботи.

Якщо говорити конкретніше, ви можете повністю співпрацювати з іншими у Visio, але лише у випадку, коли у кожного вже встановлена ​​робоча копія Vision Professional або Visio Pro. Тож це може працювати для внутрішньоорганізаційної співпраці.

Як ви ділитесь діаграмами з людьми поза організацією або з тими, хто не має копії Visio? Microsoft випустила Visio Online нещодавно (він був у бета-версії з кінця 2016 року), але він не надто хвилюється - назва його трохи оманлива. Якщо ви очікуєте, скажімо, інтернет-додаток, який пропонує ті самі функції, що і версії Windows Visio, ви розчаруєтеся. Visio Online значно обмежений. Скажімо, я створюю діаграму і хочу поділитися нею з Сьюзен, у якої немає копії Visio. Я можу надіслати їй посилання на версію мого файлу, призначеного лише для перегляду, яке з’явиться у її веб-браузері. Сьюзен може переглянути файл і додати коментарі до нього. Але вона не може це відредагувати. Для цього їй все одно знадобиться локально встановлена ​​копія Visio.

Якщо у Сьюзен є копія Visio, вона може перейти від перегляду онлайн-версії до редагування діаграми лише в один-два кліки. Visio Online знаходить файл для неї, тому їй не доведеться його шукати. Ось це - не особливо вражаюче.

Якщо співпраця важлива для вашої роботи, я б рекомендував знімати Visio і замість цього переглядати Lucidchart, оскільки він пропонує спільне редагування в реальному часі, і вам не доведеться стрибати через обручі, щоб отримати його. Працює просто і легко, і працює на всіх рівнях обслуговування. Єдине слово попередження - обмеження різних типів рахунків все ще застосовуються при співпраці. Наприклад, якщо хтось із підпискою на команду пропонує власнику безкоштовного облікового запису співпрацювати на схемі, безкоштовний користувач може редагувати файл лише у тому випадку, якщо на ньому менше 60 об'єктів, і якщо він не містить об'єктів, обмежених на платні користувачі.

Краще для більшого бізнесу

Visio - це безперечно потужне додаток, що має багато можливостей. Також складно почати, дорого, і він працює лише на комп'ютерах Windows. Крім того, ви не можете співпрацювати з користувачами, які не входять у Visio, надіславши їм посилання на діаграму та ввівши їх у веб-додаток. Є й інші програми для діагностування, які легше отримати, коштувати дешевше та робити те, що потрібно для більшості людей.

Visio - це якісне програмне забезпечення, але, ймовірно, найкраще підходить для великих організацій з ІТ-адміністраторами, які відповідають за придбання та налаштування. Незважаючи на потужність Visio, власники малого бізнесу можуть знайти інші варіанти більш привабливими. Вибір редакторів, зокрема, Lucidchart і Smartdraw набагато простіше розпочати та використовувати.