Інтернет-огляд та рейтинг Microsoft Sharepoint

Початок роботи з SharePoint Online

Зареєструватися за допомогою Microsoft SharePoint Online просто. Просто виберіть план та вкажіть своє ім’я, електронну пошту, номер телефону, компанію та адресу. Потім створіть ідентифікатор користувача, пароль та унікальну URL-адресу (наприклад, yourname.onmicrosoft.com). Після цього переконайтесь, що ви не робот, ввівши код, який буде надісланий вам за допомогою текстового або телефонного дзвінка. Нарешті, введіть свою платіжну інформацію та виберіть, чи платити щомісяця чи щороку. Інформація про оплату не потрібна, якщо ви вибрали безкоштовну пробну версію.

Якщо це ваш перший досвід роботи з Office 365, ви можете зіткнутися з невеликим перевантаженням інформацією під час першого входу. Якщо ви зареєструвались на безкоштовну пробну версію Microsoft Office 365 Enterprise E3, то на вашій інформаційній панелі з'явиться більше десятка плиток, пов’язаних між собою для різних програм та функцій Microsoft, що входять у рівень Enterprise E3. Однією з таких плиток є Microsoft SharePoint Online. Крім того, ви можете отримати доступ до адміністративних аспектів Microsoft SharePoint Online в модулі адміністратора, скориставшись меню Центрів адміністратора зліва.

Microsoft SharePoint Online дозволяє користувачам створювати окремі сайти як організацію та управління. Кожен сайт SharePoint може мати власну бібліотеку документів, ноутбуки, безпеку та дизайн. Крім того, сайти можуть бути організовані як окремі сайти або в ієрархії за допомогою використання підділів. Створюючи сайт, вам буде запропоновано вибрати між командним або комунікаційним сайтом. Командні сайти - це традиційні сайти SharePoint, призначені для співпраці в організації, особливо там, де значна частина користувачів буде задіяна в управлінні документами. Сайти для спілкування корисні для сценаріїв, коли окрема чи мала група створює контент, який буде споживатися більшою групою користувачів; думайте про це як про перехрестя між бібліотекою документів і блогом. Обидва варіанти сайтів можуть використовуватися для обміну документами і дуже настроюються.

Командні сайти в Microsoft SharePoint Online є гнучкими, якщо хтось готовий орієнтуватися на кривій навчання. Наприклад, бібліотека документів сайту може бути налаштована за допомогою численних полів метаданих, які можна використовувати для різних функцій. Перегляд документа може бути налаштований для відображення конкретних полів, які ви використовуєте для пошуку та сортування. Перегляд також може бути відфільтрований, щоб відображати лише документи з відповідними метаданими, що дозволить вам створити кілька переглядів, кожен налаштований для відображення певного набору документів.

Бібліотеки документів Microsoft SharePoint Online можна синхронізувати з комп'ютером або мобільним пристроєм за допомогою клієнта Microsoft OneDrive. Користувачі настільних ПК можуть просто натиснути кнопку Sync у бібліотеці документів, щоб налаштувати з'єднання (або завантажити програмне забезпечення). Нові файли можна додавати в бібліотеку документів за допомогою перетягування, копіювання файлів у синхронізовану папку на робочому столі або за допомогою різних програм Office на робочий стіл або мобільних пристроїв. Один стук проти Microsoft SharePoint Online протягом багатьох років був зумовлений непередбачуваністю клієнта синхронізації OneDrive. З тих пір Microsoft випустила нового клієнта OneDrive, який, здається, робить набагато кращу роботу щодо синхронізації ваших файлів.

Обмін документами та співпраця з ними

По суті, Microsoft SharePoint Online - це платформа управління документами. Окрім основних можливостей управління документами, таких як завантаження та завантаження файлів, редагування та обмін, Microsoft SharePoint Online також обробляє відстеження змін. Ведення журналу того, хто вносив правки та дозволяє завантажувати попередні видання документа, щоб переглянути зміни чи повернутися до попередньої редакції, надає дещо гнучкості для Microsoft SharePoint Online. Користувачі також можуть налаштувати сповіщення в бібліотеці документів, щоб отримувати сповіщення про внесення змін. Документи можна перевірити, щоб запобігти проблемам із кількома людьми, які редагують один і той же файл, хоча спільне авторство (кілька користувачів одночасно редагують один і той же файл) також підтримується для сучасних документів Office, якщо всі користувачі використовують Office 2010 або новіші версії.

Корпорація Майкрософт пропонує деякі досить значні функції безпеки та дотримання правил Office 365, багато з яких можна використати на Microsoft SharePoint Online. Більшість інших пакетів управління документами ділового рівня, такі як Ascensio System OnlyOffice, пропонують основні функції безпеки, такі як дозволи та відстеження аудиту. Microsoft SharePoint Online також підтримує ці функції, але також включає функції на порядок вище конкурентів. Для початку ви можете створити політику, яка керує такими елементами, як етикетки документів, запобігання втрат даних, збереження документів та доступ до супервізора. Етикетки документів використовуються для ідентифікації документів, які можуть мати конфіденційні дані, такі як кредитні картки, номери соціального страхування або дані клієнта.

SharePoint пропонує інструменти не лише створювати та керувати цими мітками, але й застосовувати їх до існуючих документів (або навіть електронних листів, якщо ви використовуєте повний пакет Office 365) на основі вмісту документа. Подібні інструменти доступні для запобігання втрати даних, наприклад, запобігання обміну документами, що містять конфіденційну інформацію, поза вашою організацією. Інструменти також доступні для управління збереженням документів, як для запобігання користувачам остаточно видаляти документи, так і для примусового архівування чи видалення через певний проміжок часу. У багатьох із цих випадків Microsoft пропонує заздалегідь заданий набір фільтрів, розроблений для полегшення дотримання норм у різних країнах, включаючи Закон про переносність та підзвітність медичного страхування (HIPAA) та відповідні правила. Ви також можете налаштувати програму політики за допомогою пошукових термінів. Ці політики можуть застосовуватися через Microsoft SharePoint Online або на окремих сайтах.

Журнал аудиту може використовуватися для відстеження діяльності на рівні користувача або адміністративних змін. Після ввімкнення журналу ви можете шукати журнал аудиту для конкретних дій, користувачів, часових вікон або пошукових термінів, щоб зосередити свій погляд. Однією з особливостей, про яку було сказано раніше, eDiscovery, є комплексний інструмент для пошуку документів, пов’язаних із певною темою, наприклад, судовий позов. Використовуючи систему eDiscovery, ви можете знайти документи, які належать до виклику повістки або іншого запиту на інформацію, захистити відповідні документи, затримавши їх, або навіть експортувати відповідні файли для того, щоб відповідати запиту.

Якщо ці функції безпеки звучать залякано, то знайте, що вони абсолютно необов’язкові і не заважають вам, якщо ви вирішите їх ігнорувати. Також доступні більш стандартні параметри безпеки, такі як дозволи на основі груп або користувачів. Ви також можете налаштувати, як працює спільний доступ до файлів за межами вашої організації, наприклад, обмін лише автентифікованим користувачам, встановлення термінів дії для анонімного доступу або використовуючи групи для управління тим, хто може ділитися документами зовні. Ви також можете налаштувати спільні посилання, щоб забезпечити доступ лише для читання документів.

Гнучка та розширювана робота

Microsoft SharePoint вже деякий час підтримує створення робочого процесу, і SharePoint Online не є винятком. Хоча більшість систем управління документами з модулем робочого процесу підтримують основні завдання управління документами, такі як маршрутизація огляду або запити підпису, Microsoft SharePoint Online тісно інтегрується з Microsoft Flow, інструментом для створення робочих процесів між різними платформами. Використовуючи Flow, ви можете надсилати запити на затвердження, коли документи завантажуються в бібліотеку, інтегруватися з Microsoft Forms для перенаправлення інформації до відповідного контакту або зв’язувати бібліотеку документів із сторонніми платформами хмарного зберігання, такими як DropBox Business або Google Drive for Робота. Корпорація Майкрософт пропонує понад сто шаблонів потоку, або ви можете розгорнути свої власні.

Інша сфера, яку Microsoft наполягає на інтеграції в цілісну платформу управління інформацією, - це Microsoft PowerApps. Завдання PowerApps полягає в тому, що користувачі можуть дуже легко (відносно) створити додаток, який може захоплювати та зберігати дані в Microsoft SharePoint (навіть використовуючи Flow). Ці PowerApps можуть бути перелічені в магазині Microsoft і використовуватися для внутрішніх бізнес-процесів або як портали, орієнтовані на клієнтів.

Якщо говорити про додатки, то багаторічні стосунки Microsoft з розробниками означають, що каталог додатків Microsoft SharePoint переповнено додатками, які можна інтегрувати у ваші сайти Microsoft SharePoint. Ці програми пропонуються як в платних, так і в безкоштовних варіантах, але ви повинні знати, що навіть безкоштовні додатки мають ціну. Дозволи на додаток Microsoft SharePoint приблизно так, як ви очікували на своєму мобільному пристрої, і кожен додаток містить перелік речей, які додаток зможе зробити з вашими документами та даними, тому з ними слід поводитися з належною обережністю. При правильних обставинах програми Microsoft SharePoint можуть додавати такі функції, як розширені можливості сповіщення, додаткові параметри календаря, інтеграція в інші сервіси та безліч інших опцій.

SharePoint Online - потужна платформа

Репутація Microsoft SharePoint за те, що важко керувати або навіть користуватися, є результатом його зосередженості на функціях над зручністю використання. Завдяки зростанню уваги Microsoft до того, щоб Office 365 та його різні компоненти були доступними для адміністраторів, які працюють неповний робочий день (особливо тих, хто втягується в необхідну роль), Microsoft SharePoint Online - це одкровення з точки зору пропонування розширених функцій, які приваблюють корпоративних клієнтів, не доставляючи рішення настільки складне, що його не можна використовувати в менших ІТ-магазинах. Для справедливості, все ж є деякі тонкощі управління Microsoft SharePoint, включаючи кілька локацій для адміністративних налаштувань. Але більшість функцій налаштовувати набагато простіше, ніж це було раніше.

Ціни на Office 365 Microsoft є агресивними, і Microsoft SharePoint Online можна отримати за дуже розумних 5 доларів на кожного користувача на місяць. Але це все ще далеко від ціни на $ 1 на одного користувача на місяць, яку ви можете отримати від конкурента Ascensio System OnlyOffice, іншого нашого редактора. Проте, виходячи з нового фокуса на простоті використання, вдосконалених функцій співпраці та безпеки, пропонованих у програмі Flow, eDiscovery та широкого спектру налаштованих політик управління, Microsoft SharePoint Online легко отримує одну з нагород нашої редакції за вибір документів. категорія.