Огляд та рейтинг роботи Google Drive для роботи

Google Drive for Work починається з 5 доларів на місяць на свій базовий план і являє собою надійний варіант для клієнтів малого та середнього бізнесу (SMB), які шукають рішення щодо зберігання бізнес-хмари або гідний інструмент управління документами. Що стосується служби зберігання даних, Google Drive for Work має чудовий набір функцій, але сильний, іноді неминучий поштовх до Google G Suite додасть певного непотрібного тягаря певним організаціям, що призведе до того, що він посідає дещо відставання від переможців вибору редакторів Dropbox Business та Egnyte Business.

Ви можете спробувати це безкоштовно через 30-денну пробну версію, не вимагаючи кредитної картки. Після закінчення випробувального періоду можна вибрати два плани: G Suite Basic та G Suite Business. G Suite Basic пропонує 30 Гб пам’яті, інтегровані календарі, бізнес-адреси електронної пошти та основні засоби управління адміністратором та безпекою. G Suite Business (10 доларів на користувача на місяць) дає вам усе, що є в базовому плані, і додає розширений контроль адміністратора, безпечне архівування важливих бізнес-документів та необмежене зберігання (або 1 ТБ на користувача, якщо у вас менше п'яти користувачів). І базові, і бізнес-плани надають підтримку електронною поштою та телефоном цілодобово та цілодобово. Google Drive for Work - прекрасний інструмент для спільної роботи та редагування документів.

Що стосується управління документами, продукт також працює добре, але якщо вам потрібно управління завданнями та робочим потоком, то наш вибір редакторів Zoho Docs Standard - кращий вибір.

Початок роботи з Google Диском

Щоб зареєструватися, потрібно вказати контактну інформацію, назву вашої компанії, кількість працівників та вибрати ваше доменне ім’я. Якщо у вас його немає, ви можете придбати домен через Google або інший веб-сервіс хостингу. Нарешті, ви встановлюєте пароль, а потім доказуєте, що не робот, ідентифікуючи серію зображень. Перш ніж іти далі, вам потрібно перевірити свій домен, що ви можете робити різними способами, включаючи додавання деякого HTML-коду на свій веб-сайт та завантаження текстового файлу в службу хостингу. Ми спробували декілька різних методів і мали успіх лише за допомогою параметра HTML. Хороша новина полягає в тому, що якщо ви невдалі, ви (як адміністратор облікового запису) можете отримати підтримку Google по телефону, електронній пошті чи в чаті.

Користувацький інтерфейс Google Drive for Work (інтерфейс користувача) простий. Як адміністратор, у вас є власна інформаційна панель, на якій можна налаштувати профіль компанії, переглянути звіти про використання, керувати пристроями, вибрати, які програми Google використовуватиме ваша компанія, налаштувати мережі та додавати користувачів та керувати ними. Ви також можете перенести дані електронної пошти, контактів та календаря у свій обліковий запис.

Google Диск для бізнесу виглядає так само, як Google Диск. Єдина відмінність полягає в тому, що при першому вході ви отримуєте попередження про те, що у вас необмежену кількість пам’яті, на відміну від споживчого продукту, який обмежує вас на 15 Гб Однак ви можете оновити до 100 ГБ ($ 1, 99 на місяць) або 1 ТБ ($ 9, 99 на місяць).

Обмін документами та співпраця з ними

Спільний доступ працює так само, як і на Google Диску, орієнтованому на споживача. Ви можете обмінюватися файлами по одній або цілим папкам одночасно. Ви можете редагувати файли Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint та Microsoft Word, не перетворюючи їх. Це приємне оновлення, хоча ви можете коментувати лише файли Google. Для кожної папки та файлу ви можете змінювати налаштування спільного доступу, або оприлюднюючи їх, видимі конкретним користувачам, або будь-кому, хто має посилання. Немає очевидного способу обміну новими файлами та папками. Тому найкраще створити одну папку для зберігання всіх файлів і папок, якими ви хочете поділитися. Якщо у вас є велика кількість співробітників, ви можете створити групи для полегшення обміну. Насправді вам слід створити групи, інакше вам доведеться запам’ятовувати електронну адресу кожного і ризикувати, щоб когось не було.

Ви можете запропонувати користувачам створити обліковий запис або додати користувачів, і в цьому випадку ви призначите їм тимчасовий пароль. Ви також можете додавати користувачів масово, завантажуючи файл CSV. На консолі адміністратора ви можете скинути пароль користувача та перейменувати, видалити чи призупинити його. Коли ви запрошуєте нових користувачів, вони отримують електронну адресу з вашим доменом. Усі користувачі можуть отримати доступ до свого накопичувача, де зберігаються їх файли та папка під назвою "Спільний доступ зі мною", яка сама собою пояснює. Ви також можете переглядати нещодавно відкриті файли та файли із зіркою (це ті, які ви позначили як вибрані).

Якщо ви часто користуєтеся Google Drive, ви, напевно, помітили, що не завжди маєте повний контроль над документами та папками, якими ви ділилися з вами. Google розгладив цю зморшку і тепер користувачі можуть переміщувати спільні файли в різні папки та додавати файли до загальних папок. Раніше у нас часто виникали проблеми з пошуку спільних файлів, оскільки вони не були організовані так, як нам сподобалися.

Окрім Google Диска, Google App for Work включає електронну пошту, календар та інше програмне забезпечення Google. Однак у Google зараз немає інструменту управління проектами чи способу управління завданнями як команда. Для цього вам краще переглянути стандарт Docho Docs Standard, наш вибір редакторів в управлінні документами та його аналог Проекти Zoho, які також заробили наш вибір редакторів.

У Google Drive for Work є програми для Android та iOS, в яких ви можете переглядати, редагувати та обмінюватися файлами так само, як на комп’ютері. Власники облікових записів також можуть завантажити додаток Google Admin для Android та iOS. Тепер користувачі Android можуть скористатися додатками для Документів та Таблиць, наприклад DocuSign для електронних підписів та Scanbot для мобільного сканування. Окрім того, для власників Google Pixel є резервне копіювання, яке варто уважно переглянути.

Однак Google Drive for Work також має вбудовану в мобільну версію сканування документів. За допомогою телефону можна сканувати фотографію та потім інтерпретувати текст за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR). Ця можливість також працює на будь-яких PDF-файлах, які ви могли зберегти на Диску Google. Загалом, ця функція сканування також має зручний, непомітний інтерфейс користувача. Сканувати зображення так само просто, як вибрати "використовувати камеру" у діалоговому вікні "додати новий документ".

Однак, хоча Google рекламує OCR як інтегрований з цією можливістю сканування, наше тестування не дало дуже точних результатів. Пошук тексту передається у PDF-файли, і якщо ви відкриєте PDF-файл OCR, він може відображати досить грубуватий текст. Наприклад, ми не хотіли б спробувати готувати з цього найкращого відгадування:

Ви не можете сказати мобільному додатку Google Drive зберегти цей рецепт у форматі PDF або навіть перетворити його на пізніше за допомогою веб-інтерфейсу. Можливо, ви можете знайти сторонне доповнення, яке буде робити це в Chrome, але ми лише перевірили можливості мобільного додатку для цього огляду. Реально, розгляньте функцію мобільного сканування на Диску Google як спосіб імпорту зображень, а не виконання операцій OCR, особливо на великому стопі документів. Якщо це ваша місія, то вам краще скористатися одним із наших переможців програми мобільного сканування програми редакторів вибору Abbyy FineScanner або Evernote Scannable.

Коли вам потрібна допомога, ви можете отримати доступ до ґрунтовної бази знань та форумів спільноти Google. Оскільки Google пропонує як споживче, так і ділове програмне забезпечення з однаковим іменем, іноді може бути важко знайти те, що вам потрібно. Адміністратори також можуть отримати підтримку цілодобово за допомогою телефону, електронної пошти чи чату.

Безпека та інтеграція

Google Drive дотримується галузевих рекомендацій щодо безпеки, а це означає, що він відповідає стандартам ISO 27001, SOC2 та SOC3. Крім того, Google підписує договір про відповідність Закону про переносність та підзвітність медичного страхування (HIPAA), що є мінімальною вимогою для використання будь-якого хмарного зберігання в галузі охорони здоров'я. Дані шифруються в стані спокою за допомогою 256-бітного розширеного стандарту шифрування (AES) військового класу, а інформація, що передається в і від Google, завжди захищена шаром захищеного сокета (SSL). Єдиним недоліком є ​​те, що не існує діючого механізму для керованих клієнтів шифрувальних ключів. Google Drive також пропонує повну підтримку багатофакторної аутентифікації (MFA), щоб уникнути зловмисників. У поєднанні з відмінним рішенням для аудиту файлів, з цим продуктом легко відчувати себе в безпеці.

Вся технологія Google будується на власному наборі відшліфованих інтерфейсів програмування програм (API). Диск Google не є винятком із цього. Синхронізація паролів Active Directory (AD) доступна для корпоративних користувачів через G Suite Password Sync (GSPS), щоб трохи спростити управління обліковими записами G Suite. Це не пряма інтеграція з повним управлінням обліковим записом, але працює досить добре. Також існує величезна різноманітність сторонніх роз'ємів додатків для тих, хто цього потребує. Для організацій, яким потрібно більше, ви можете отримати доступ до загальнодоступного API після короткого процесу реєстрації, а потім дозволити розробникам використовувати це для подальшої інтеграції та налаштування вашого досвіду Google Drive for Work.

Зразковий спільний доступ до документів та офлайн-доступ

В цілому, Google Drive for Work пропонує комплексне рішення для співпраці та зберігання даних, окрім вже захищеної та високоефективної платформи додатків G Suite. Найкращими частинами Google Drive for Work є інструменти для редагування та обміну, а також його безперебійний доступ в автономному режимі, що відмінно підходить для тих, кому потрібно працювати в дорозі, коли підключення до Інтернету ненадійні. Також чудово, що, на відміну від більшості інших продуктів Google, адміністратори можуть отримувати підтримку в реальному часі через телефон, електронну пошту та чат, а не покладатися на довідкові статті та форуми. Всі компоненти G Suite є якісними та доступними, тому це привабливий варіант для клієнтів на ринку для нової платформи продуктивності на додаток до управління документами або зберігання у хмарі. А для тих, хто вже використовує додатки G Suite від Google, це абсолютно не сприймає.

Однак використовувати його в повній мірі вимагає придбання принаймні більшої частини продуктів Google, що не підходить для кожного бізнесу, оскільки багато хто вже стандартизував інші рішення цих проблем і не потребує міграції. Отже, якщо ви шукаєте виключно спеціалізоване рішення для управління документами або просту платформу хмарного зберігання бізнесу, то в Google Drive for Work можуть виникнути проблеми з конкуренцією з вибором редакторів Zoho Docs Standard або Dropbox Business і Egnyte Business відповідно, навіть з його привабливим ціна та набір функцій.