Огляд та рейтинг Fluix

Fluix (який починається з 20 доларів на місяць на місяць для плану “Starter”) - це інструмент управління документами (DM), який відзначається для впорядкування завдань, пов'язаних з переробкою навколо корпоративних документів, підвищення ефективності робочої сили та забезпечення дотримання бізнес-процесів та законодавчих вимог. Хоча він пропонує веб-додаток, це обмежено можливостями та функціональними можливостями порівняно з додатком iPad, який пропонує повний набір функцій. Однак не існує версії Android, яка могла б стати конфліктом для організацій, не орієнтованих на Apple iPad. Хоча Fluix зосереджується на таких документах, як заповнення форми, маршрутизація, затвердження та підписи, Fluix також підтримує зберігання документів з дозволами на основі ролей, а також підключення до декількох постачальників хмарних сховищ або існуючих локальних сховищ за допомогою стандартних протоколів. Однак недоліки в параметрах пристроїв і навіть основні можливості співпраці залишають його за нашими переможцями вибору редакторів Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online у ​​нашому раунді огляду програмного забезпечення DM.

Початок роботи з Fluix

Щоб повністю використовувати Fluix, є кілька основних завдань управління, які ви хочете виконати на початку процесу. Користувачів можна додавати по одному або імпортувати файл CSV. Інтеграція з Active Directory (AD) Майкрософт пропонується лише з планом обслуговування підприємства, але клієнти, які вирішили не переходити на рівень підприємства, не повинні занадто сильно пропускати цю функцію. Для тих, хто не потребує з'єднання з корпоративним середовищем AD, наступним логічним кроком після створення ваших користувачів є створення груп. Fluix використовує групи для обробки завдань робочого процесу, а також надає більш детальну інформацію щодо деяких елементів конфігурації, включаючи робочий процес та поведінку мобільних додатків, а також параметри спільного доступу.

Найскладніший процес конфігурації, який ви знайдете у Fluix, як і в більшості систем управління документами, буде будувати ваші робочі процеси. Значна частина створення робочого процесу в будь-якій системі включає розуміння та визначення бізнес-процесів, які підтримує робочий процес. Як тільки це визначення буде встановлено, ви можете приступити до створення правил. Зважаючи на акцент Fluix на Apple iPad, якщо у вашому процесі не задіяно цей пристрій, то вам найкраще вирішити, чи можна це чи ні, а потім слід чи ні. Якщо відповідь на обидва - так, то можна продовжити з Fluix.

Щоб допомогти з робочими потоками, Fluix дозволяє створювати правила, які витягують документи з різних папок у хмарному сховищі Fluix, а також будь-яке віддалене зберігання, яке використовує ваш бізнес. Щоб полегшити це, Fluix надає пряму підтримку різноманітним популярним хмарним платформам зберігання хмар, зокрема Dropbox Business, Google Drive for Work та Microsoft OneDrive for Business, а також іншим розміщеним сховищем, якщо це доступно за допомогою будь-якого протокол передачі файлів (FTP) або протоколи Webdav. Гнучкість доступу до хмарних сховищ даних або локальних ресурсів є особливо корисною особливістю і надає Fluix деяку необхідну гнучкість, враховуючи її досить вузький фокус на пристрої.

Fluix Security

Більшість систем управління документами пропонують певний рівень безпеки, або через обмеження доступу до певних папок, обмеження функцій або надання доступу до адміністративних функцій. Fluix вирішує це за допомогою використання ролей, які функціонально відрізняються від груп. Ролі можна створити за допомогою шаблонів, призначених для різних адміністративних або користувальницьких ролей, або з порожнього шаблону, який ви можете налаштувати самостійно. Ролі призначаються користувачам (а не групам) і охоплюють різні категорії дозволів. Глобальні дозволи включають доступ до областей Fluix, які, як правило, обмежені адміністративними або адміністративними користувачами, такими як виставлення рахунків, інформаційні панелі, віддалене зберігання, звіти, ролі та налаштування. Ролі можуть також використовуватися для управління дозволами користувачів, коли справа стосується виконання адміністративних завдань у папках, групах та робочих процесах зберігання.

Ви можете використовувати різні параметри безпеки для контролю таких речей, як поведінка додатків для iOS, двофакторна автентифікація (2FA) для порталу адміністратора, складність пароля та періоди зберігання документів. Інші налаштування, що стосуються спільного використання, редагування та синхронізації файлів, також впливають на безпеку, і їх можна налаштувати глобально або на рівні групи.

Увімкніть робочу силу без паперу

Там, де Fluix excels працює над певними типами спільної роботи з документами. Враховуючи свою зосередженість на iPad, не дивно, що його можливості співпраці є тими, що є у більшості мобільних сценаріїв, таких як заповнення форми та електронний підпис. Набори інструментів у мобільних додатках Fluix ідеально підходять для мобільних працівників, які потребують заповнення форми, збору підписів та надсилання форми в електронному вигляді за допомогою мобільного пристрою. Знову ви знайдете хорошу підтримку для всього цього в додатку Fluix iOS. На жаль, хоча у вас є програма для веб-браузера, якщо ви хочете використовувати свій робочий стіл, він насправді не такий функціональний, як версія iOS, тому ретельно оцініть його, щоб переконатися, що потрібні функції вам доступні. А для тих, хто хоче користуватися мобільним пристроєм на базі Android, це або веб-браузер, або нічого. На момент написання повідомлення Fluix не має версії Android для своєї програми.

Ще одним недоліком його концентрації iPad є те, що більшість людей ще не створюють документи на iPad, якщо тільки вони не є формами. Це очевидно в Fluix, оскільки додаток не дає вам багато в плані створення документів, ні в частині співпраці чи інструментів редагування документів. Навіть основні завдання, такі як зміна стилів тексту чи кольору документа, повинні бути виконані поза Fluix, а обмін обмежується надсиланням електронного листа із доданим документом. Редагування PDF-файлів у Fluix обмежується такими речами, як примітки та зміна порядку впорядкування сторінок. Ці пропуски функцій не впливають на основний фокус місць Fluix на включення бізнес-процесів без паперу, але вони є загальним випадком використання для багатьох підприємств, які шукають платформу управління документами, і вони просто не підтримуються Fluix. Це може зробити його важким продажем у порівнянні з більш повнофункціональними рішеннями, Microsoft SharePoint Online або навіть Adobe Document Cloud Standard.

Ціноутворення

Fluix нещодавно змінив свої цінові плани. План для початківців є найнижчим рівнем і складає 20 доларів на кожного користувача на місяць (принаймні 10 користувачів), підтримуючи політику паролів та обмін документами. Зараз базовий рівень коштує 30 доларів на місяць, але додає безліч функцій, включаючи робочий процес, дозволи, доступ до веб-програми, дотримання декількох стандартів конфіденційності та включення підтримки телефону. Нарешті, є розширений план, вартість якого піднімається до 50 доларів на користувача на місяць. Але цей план додає інформаційні панелі для звітів та адміністрування, користувацькі угоди про рівень обслуговування (SLAs), журнали аудиту, інтеграцію з AD та підтримку інтеграції із сторонніми службами.

Єдиний стук у рівня «Fluix Starter» - це максимум пам’яті лише 5 Гб, і цей рівень також не має спеціальних можливостей зберігання документів. Це ключова сфера для підприємств, які прагнуть перейти до електронного управління документами, оскільки це часто є ключовим заходом проти серйозних юридичних наслідків. На щастя, і Core, і Advanced рівні підтримують цю функцію.

Зважаючи на особливий акцент лише на певних можливостях управління документами, а також на великій залежності від платформи iOS, Fluix насправді має сенс лише для підприємств, які сильно займаються обробкою мобільних форм за допомогою iPad. Проблема полягає в тому, що інші рішення щодо управління документами також можуть спростити ці завдання, можливо, з меншою кількістю польської та трохи більшої складності, але часто з більш конкурентоспроможними цінами та, звичайно, з більшою кількістю можливостей для зростання процесів, якщо потреби бізнесу будуть змінені.