Відео: Intro to Evernote Business (Жовтень 2024)
Ви можете подумати про Evernote як просту платформу для запису приміток, але вона значно розширилася, включаючи інструменти обміну документами та співпрацю. Це чудовий інструмент для зйомки сеансів мозкового штурму, зберігання документів та вбудовування аудіо та зображень у нотатки. Однак найкраще для невеликих команд з обмеженими потребами; більші компанії, які потребують надійних інструментів співпраці, будуть розчаровані.
Evernote Business пропонує безкоштовну 30-денну пробну версію, для якої потрібна кредитна картка заздалегідь. Після цього ви будете платити 12 доларів за кожного користувача на місяць до 25 користувачів; якщо вам потрібно більше, ви можете зв’язатися з продажами за спеціальним планом. Також Evernote пропонує безкоштовний базовий план, план «Плюс» ($ 34, 99 на рік) та план «Преміум» ($ 69, 99 на рік). Бізнес-план додає управління адміністратором та управління користувачами. Хоча він пропонує функції співпраці, обмін документами та офлайн-доступ до всіх файлів на всіх своїх пристроях, він все ще не може конкурувати зі стандартом Zoho Docs Standard, нашим вибором редакторів у цій категорії.
Початок роботи з Evernote for Business
Зареєструватися в Evernote Business просто. Спочатку ви надаєте контактну інформацію та створюєте пароль, а потім додаєте платіжну інформацію та вибираєте план оплати, і, нарешті, погоджуєтесь із умовами надання послуг Evernote. Ви можете сплачувати щорічно кредитною карткою (120 доларів на користувача), щомісяця кредитною карткою (12 доларів на користувача) або щорічно за рахунком (120 доларів за користувача). Далі ви можете запросити членів команди один за одним або масово або зберегти їх на потім; ви також можете доповнити свій профіль зображенням, номером мобільного телефону та розміром вашої компанії.
Спортивні кнопки на панелі інструментів на лівій частині екрана для додавання нотаток, пошуку, відкриття робочого чату, створення ярликів, перегляду нотаток та зошитів та тегів. Нижче ви можете переглянути дані свого облікового запису та консоль адміністратора. Праворуч від цих кнопок розташований список ваших нотаток, які розділені на особисті нотатки (не поділяються) та ділові нотатки (надаються спільним з іншими). Ви можете сортувати список за датою створення, коли він був останній оновлений, або за заголовком. Наведення курсору на нотатку відкриває кнопки для спільного доступу, налаштування нагадувань, додавання ярликів або видалення. Клацніть на примітку, і ви можете переглянути її на правій консолі.
Обмін документами та співпраця з ними
Хоча Evernote в основному відомий як програмне забезпечення для створення приміток, ви також можете використовувати його для зберігання та обміну файлами, хоча не так, як Box for Business або Dropbox Business. Ви можете створювати зошити, які в основному є папками, і нотатки всередині них, але для того, щоб ділитися документами, ви повинні прикласти їх до нотатки. Потім для редагування документів вам потрібно відкрити їх із програми Evernote desktop; Ви можете попередньо переглядати файли через Інтернет-інтерфейс. Після редагування документа за допомогою настільного додатка та збереження його додаток буде оновлено на всіх платформах та користувачах, тому вам не доведеться повторно завантажувати його. Одна цікава функція: коли ви вставляєте файл у Evernote, цей вміст стає повністю доступним для пошуку.
Ваш обліковий запис Evernote тепер може бути пов’язаний із Google Drive; як тільки ви це ввімкнете, ви зможете легко вставляти файли Google у свої зошити та нотатки Evernote. Будь-які зміни у файлі Google автоматично зберігаються, що слугує рішенням спільного редагування. Так само ви можете пов’язати нотатки Evernote у своєму обліковому записі Диска Google. Це дає змогу скористатись функціями, які вам подобаються на обох платформах. Ви також можете підключити Evernote з Dropbox і Box для хмарного зберігання та Basecamp, для управління проектами.
У Evernote Business також доступний масив шаблонів, таких як календар, відстежувач витрат, журнал телефонів та інші спеціалізовані документи.
Ви можете запрошувати користувачів по черзі або масово, вставляючи адреси у вікно. Потім запрошені особи повинні або створити обліковий запис, або увійти в існуючий, і заповнити профіль. Потім користувачеві пропонується завантажити додаток для настільних ПК, без способу пропустити, якщо ви не відкриєте нове вікно і не ввійдете в систему. Це було трохи прикро, навіть якщо настільний додаток потрібен для доступу до деяких функцій.
Хоча Evernote не підключений до вашого домену, як Google Drive for Work, ви можете вказати свій домен у налаштуваннях, і кожен, хто має електронну адресу, що закінчується на цьому домені, зможе автоматично приєднатися до вашого облікового запису бізнесу; не потрібно запрошення чи затвердження.
Щоб ділитися окремими зошитами та нотатками, ви використовуєте вбудований робочий чат, який я виявив трохи нудним. Мені довелося шукати розділ довідки Evernote, щоб з’ясувати, як ділитися Блокнотами та іншим вмістом усім своїм персоналом. З'ясувалося, що це ще одна функція лише для настільних ПК. Там ви натискаєте кнопку обміну на блокноті та вибираєте "опублікувати блокнот". Тоді ви можете вибрати дозволи: переглядати, редагувати чи редагувати та запрошувати.
Учасники команди можуть співпрацювати за допомогою нотаток, але користувачі не можуть одночасно редагувати нотатку. Ви отримуєте сповіщення, якщо ви намагаєтесь відкрити нотатку, яку хтось уже редагує, проте ви все одно можете її відкрити. У такому випадку, якщо ви внесете будь-які зміни, Evernote створить другу копію файлу, яка може стати заплутаною. Немає можливості заблокувати інших користувачів із файлу.
Один великий бонус полягає в тому, що ви можете отримати доступ до всіх своїх ноутбуків та файлів з будь-якого пристрою, навіть у режимі офлайн. Це набагато зручніше, ніж підбирати документи один за одним для доступу в офлайн, як це стосується Citrix ShareFile та Dropbox Business.
У примітках можна створювати контрольні списки та встановлювати нагадування для управління масштабними проектами. У Evernote є програми для Android, iOS та Windows, які пропонують офлайн-доступ до ваших файлів.
Evernote Business дає вам основне управління документами
Коли вам потрібна допомога, ви можете отримати доступ до навчального центру Evernote, який містить посібники з початку роботи, навчальні посібники та статті з усунення несправностей. Ви також можете зв’язатися із службою підтримки за допомогою веб-форми; надаючи певне ключове слово, пов’язане з вашою проблемою, Evernote надає посилання на статті, які можуть відповісти на ваше запитання. Ви також отримаєте Посібник користувача Evernote Business після реєстрації.
Споживче програмне забезпечення Evernote дуже просте у використанні; його бізнес-план пропонує більше функціональності та, на жаль, більше ускладнень. Мені подобається, що він пропонує автономний доступ до всіх файлів на всіх ваших пристроях, але для редагування документів покладатися на настільний додаток або Google Диск незручно. Якщо вам потрібна ця функція, рекомендую переглянути Box Business, Google Drive for Work або наш стандарт редакторів Zoho Docs Standard.
