Інтернет-огляд та рейтинг Efilecabinet

efileCabinet Online (що починається з 15 доларів на кожного користувача на місяць) - це повнофункціональна система управління діловими документами (DM), яка інтегрує новий інтуїтивно зрозумілий веб-інтерфейс користувача з більш інтенсивним оцифровуванням файлів та функціоналом зберігання. eFileCabinet Online надає переваги в тому, щоб запропонувати функції контролю версій, обміну файлами та зберігання та збереження документів. Його набір функцій підходить для потреб малого середнього бізнесу (SMB). Якщо ці розширені функції здаються непосильними або якщо співпраця знаходиться вище у вашому списку бажань, то наш вибір редакторів Zoho Docs Standard пропонує кращі можливості співпраці.

Інтернет-пакети eFileCabinet

eFileCabinet Online пропонує користувачам широкий спектр варіантів для їх потреб в DM. Але безкоштовної пробної версії немає, і структура цін змінилася з моменту останнього її перегляду. eFileCabinet Online починається з 15 доларів на кожного користувача на місяць (щомісячно тарифікується) з 25 гігабайт (ГБ) пам’яті, але лише для спільного використання файлів і без будь-якої функціональності DM. Переважний рівень $ 30 на кожного користувача на місяць є більш надійною відправною точкою, оскільки він пропонує 1 терабайт (TB) пам’яті, доступ до системи eFileCabinet DM, безпечний обмін файлами та доступ до корисних шаблонів. Рівень Advantage також включає інтеграцію Microsoft Office, збереження (управління), інструменти відповідності та двофакторну автентифікацію (2FA). Єдиним недоліком цього рівня є його мінімальна потреба у трьох користувачів. Цей план також включає інтеграцію з eSignature та Intuit QuickBooks.

Більш повною пропозицією є бізнес-рівень, який коштує 55 доларів на користувача на місяць без мінімальних вимог користувачів. Він включає всі функції рівня Advantage, але додає до суміші автоматизацію бізнес-процесів, специфіку даних, маршрутизацію файлів, автоматичне іменування / зберігання файлів та зонове захоплення оптичного розпізнавання символів (OCR). Також доступний рівень підприємства, але ціна на нього буде змінюватися залежно від ліцензування та особливостей.

Початок роботи з eFileCabinet Online

Щоб зареєструватися в eFileCabinet Online, спершу потрібно встановити демонстраційну програму разом із командою з продажу, заповнивши онлайн-форму або зателефонувавши на безкоштовний номер. Потім представник компанії запропонує вам 15-хвилинну демонстрацію, допоможе вам визначити, який план найкраще підходить для вас, і допоможе вам налаштувати. З моменту останнього огляду, eFileCabinet Online був перероблений та відновлений на платформі HTML5, тому він більше не потребує Microsoft Silverlight. Це означає, що тепер його можна використовувати в будь-якому веб-переглядачі, а також сумісний з Mac.

Новий інтерфейс eFileCabinet Online набагато чистіший за старий, із спрощеними меню та вбудованими функціями довідки. Вгорі панелі приладової панелі знаходяться випадаючі меню "Нове", "Поділитися", "Редагувати", "Початок роботи" та "Потрібна допомога?" кнопки. Файли організовані як їх паперові аналоги, тобто в шафах, ящиках і папках. У меню "Нове" ви можете створити ящики, папки та шафи. Меню спільного доступу включає в себе параметри обміну електронною поштою, SecureDrawer тощо. Початок роботи та "Потрібна допомога?" кнопки відкривають вікно висувного вкладу з двома вкладками: Help and Learn the Basics, остання з яких пропонує ознайомлення з програмним забезпеченням та посібники до простих завдань. Меню гамбургера зліва на панелі приладів дає вам доступ до адміністративних налаштувань, параметрів електронної підпису, можливості переключитися на класичний вигляд програмного забезпечення тощо.

Нові функції включають інтеграцію з Citrix ShareFile. Якщо ви використовуєте Citrix ShareFile для спільної роботи над документами, ви можете зіставити папки Citrix ShareFile всередині eFileCabinet Online. Ви також можете шукати текст документа, якщо він читабельний; efileCabinet Online автоматично OCR PDF та файли зображень.

eFileCabinet пропонує свій безкоштовний настільний додаток SideKick. Він представлений плаваючою круглою піктограмою, яку можна перетягувати та впускати будь-де на екрані. Клацніть його, щоб розгорнути, і ви зможете отримати доступ до свого облікового запису, керувати документами, завантажувати нові документи, пошук тощо. Настільний додаток SideKick синхронізується з вашим обліковим записом в режимі реального часу і є зручним способом доступу до файлів без входу в браузер.

Обмін документами та співпраця з ними

За допомогою eFileCabinet Online ви можете обмінюватися файлами з внутрішніми та зовнішніми користувачами та відслідковувати необмежену кількість версій документів. Функції реєстрації та виїзду дозволяють одночасно відслідковувати файли та декілька змін до одного документа. Однією цікавою особливістю є те, що, коли ви ділитесь файлом, ви можете захистити його паролем і навіть включити дату закінчення терміну дії, якщо ви маєте справу з чутливим вмістом. Користувачі можуть додавати метадані до кожного файлу для покращення пошуку та надання оглядової інформації. Всі файли можуть бути попередньо попередньо переглянуті, тому не потрібно чекати завантаження кожного.

Якщо у вас є обліковий запис у DocuSign або Citrix RightSignature, кожен з них може бути інтегрований у вашу інформаційну панель eFileCabinet Online, щоб ви могли робити електронні підписи. Ви можете надсилати документи будь-кому, хто підпишеться, і лише відправник потребує облікового запису, як це можна зробити в Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online також пропонує повну інтеграцію з Salesforce. Від Salesforce ви можете отримати доступ до файлів та переміщувати файли в eFileCabinet Online.

Є і корисні інструменти організації. Як адміністратор, ви можете створювати та застосовувати шаблони для своїх кабінетів. Наприклад, якщо ви хочете створити кабінет для декількох відділів, все з однаковими папками всередині, ви можете встановити це один раз і застосувати шаблон до кожного. Однак для створення шаблону спершу потрібно створити бібліотеку. Мені б хотілося, якби зразок бібліотеки вже був заповнений у моєму акаунті.

Щоб створити бібліотеку, використовуйте спадне меню "Нове меню", яке на сторінці адміністратора містить бібліотеку, підбібліотеку та шаблон. На цій сторінці наведено посібник із назвою "Як додати шаблон", але коли я натиснув на нього, з'явилося повідомлення про те, що він недоступний. Після двох спроб з'явилося повідомлення з інструкціями. Так само ви можете створювати робочі процеси, складені з автоматизованих дій, що викликаються певними подіями. Однак це доступно лише при використанні перегляду Classic. Інші розширені функції включають плани зберігання документів, аудит та знищення.

eFileCabinet Online має додатки для Android та iOS. Використовуючи додатки, ви можете попередньо переглядати, керувати та ділитися своїми файлами. Ви також можете використовувати камеру для зйомки та збереження документів у дорозі. Пошукова онлайн-довідка доступна безпосередньо з інтерфейсу програмного забезпечення, і вона включає статті, відео та завантажувані посібники користувача. Також доступні поради щодо інструментів для певних функцій. Ви також можете зв’язатися безпосередньо з eFileCabinet Online за допомогою прямого чату, електронної пошти та телефону. На головній сторінці довідки відображається середній час очікування телефону та чату, що є приємним штрихом. Підтримка в прямому ефірі через чат або телефон доступна в будні з 8 ранку до 17 вечора (гірський час).

Усі функції DM в одному місці

eFileCabinet Online може не мати найактуальнішої назви, але він пропонує безліч функцій, які допоможуть вашому бізнесу бути організованим та сумісним. Незалежно від того, чи потрібно вам відстежувати документи або керувати проектами, eFileCabinet Online може допомогти. Його перероблений інтерфейс робить це ще простіше, а нові інтеграції пропонують більше можливостей для спільного використання та електронного підпису. Але для подібного набору функцій співпраці, а також можливості редагувати документи в Інтернеті та на мобільних пристроях, наш вибір редактора Zoho Docs Standard - чудове рішення.