Огляд та рейтинг компанії Dropbox

Обмін документами та співпраця з ними

Користувачі можуть ділитися документами декількома різними способами. По-перше, будь-який файл, який ви розміщуєте в командній папці, автоматично буде доступний для всіх в одному обліковому записі Standard. По-друге, ви можете поділитися папкою або посиланням на документ, як це можливо, з Google Диском, який ви можете встановити як загальнодоступний (кожен, хто має посилання, може отримати доступ) або обмежити його кількома способами. Якщо ви не хочете, щоб файл або папка були загальнодоступними, ви можете захистити його паролем, обмежити його лише членами команди та / або встановити термін придатності. Ви також можете встановити дозволи на редагування і для папок, і для файлів.

Ви не можете редагувати документи всередині Dropbox; після натискання кнопки «Відкрити» у файлі ви перенаправляєтесь до Microsoft Office 365 в Інтернеті, де вам потрібно створити обліковий запис Enterprise або увійти в існуючий. Це не ідеально, тим більше, що Box (для бізнесу) включає безкоштовний доступ до онлайн-програм Microsoft Office. (Рахунки Dropbox Basic і Pro також включають безкоштовний доступ.)

Крім того, ви можете підписатись на Dropbox Paper, який знаходиться в бета-версії, але відкритий для всіх користувачів Dropbox. За допомогою папки Dropbox ви можете створювати та редагувати документи, коментувати та призначити відповідні завдання. Після того як ви зв’яжете свій стандартний обліковий запис з паперами Dropbox, ви можете отримати доступ до документів Dropbox Paper з панелі інструментів Dropbox. Ви можете вставити документи Dropbox у документи на папері Dropbox, але вони не підлягатимуть редагуванню. Якщо ви хочете співпрацювати над документами, то вам найкраще створити їх в папері Dropbox.

Відсутність справжніх можливостей редагування документів не вигідно порівняно з Google Drive for Work, який має онлайн-редагування та відстежує зміни. Інші системи DM, такі як Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online і Zoho Docs Standard, також пропонують таку функціональність.

Якщо ви завантажите додаток для настільних пристроїв Dropbox, ви можете використовувати функцію під назвою Значок Dropbox, яка розширює деякі функції Dropbox на файли Microsoft Excel, PowerPoint та Word. Значок з’являється на будь-якому з документів, збережених у вашому Dropbox, тож ви можете бачити, хто переглядає чи редагує файл, додавати коментарі, ділитися файлом та переглядати історію файлів. Dropbox також рекомендує використовувати додаток для настільних ПК для завантаження цілих папок і великих файлів, оскільки для завантажувача веб-сайту є обмеження в 10 Гб.

Будь-які файли, які ви позначаєте як вибрані, також будуть доступні в режимі офлайн, хоча це потрібно робити один за одним, як у Citrix ShareFile. Це приємна функція, хоча Evernote for Business і Google Drive for Work дозволяють отримувати доступ до всіх своїх файлів в режимі офлайн.

Крім настільного додатку, Dropbox також має мобільні додатки для Android та iOS. Нещодавно компанія Dropbox Business додала нові функції мобільних пристроїв на iOS, які дозволяють користувачам бачити активність файлів та зворотній зв'язок команди під час попереднього перегляду файлів. Компанія планує незабаром додати ці функції на Android. Усі ці мобільні додатки синхронізуються з вашим онлайновим обліковим записом. Мобільні програми дозволяють створювати файли та папки та ділитися ними. Вона також включає ще одну важливу мобільну здатність, а саме сканування документів за допомогою телефону або з наявного рулону камери, або за допомогою фотографування та перетворення його в документ. Dropbox добре спрацьовує, будь-який документ, який ви намагаєтесь сканувати, будь то маленька, як візитна картка або сторінка в повному розмірі. Це випрямляє зображення вгору (навіть у випадку м'яко зім'ятого квитанції, яке ми накинули на нього під час тестування), і це дозволяє знімати до 10 сторінок одночасно, які ви можете зберегти у будь-яку папку Dropbox або як PDF, або файл PNG. Як і в інших документах у системі Dropbox, ви можете додати коментарі до нього або @менто когось повідомити, що вона повинна ознайомитися.

Dropbox Business відмінно стосується обміну та анотації документів таким чином, поки ви все ще працюєте з мобільним додатком. Ви можете додати підпис до документа, якщо у вас встановлений Adobe Acrobat або ви можете це зробити безпосередньо з програми. Ви також можете помітити зображення за допомогою дати чи спеціального тексту.

Єдиний недолік - це довідковий текст, у якому лише коротка згадка про те, як зробити розпізнавання тексту, і цей запис був здебільшого марною інформацією. Ми навіть зв’язалися з технічною підтримкою для отримання додаткової інформації (не повідомляючи їх, що ми є пресою), і вони просто попросили отримати додаткову інформацію, а потім ніколи не відповіли після того, як ми їм її надали. Причина запиту полягає в тому, що мобільний додаток містить поле пошуку, що означає, що ви можете здійснювати пошук тексту на відсканованому документі, який ви зберегли в PDF. Однак пошук слова "шоколад" у двосторінковому документі, який стосується конкретно шоколаду, дав нульові результати. Наскільки ми можемо сказати тоді, користувачі повинні розглядати функцію мобільного сканування швидше як механізм збору зображень, а не як інструмент оптичного розпізнавання символів (OCR). Якщо у вашому майбутньому буде великий пакет документів, які потребують OCR, вам буде краще з одним із переможців вибору редакторів у нашому обласному програмі сканування програми для мобільних пристроїв, Abbyy FineScanner або Evernote Scannable.

Інші можливості були аналогічно заплутані, наприклад, обмін. Ви можете надіслати електронною поштою відсканований документ кому-небудь або створити посилання, яким ви зможете поділитися майже будь-чим, але ви витратите кілька неприємних хвилин на пошук цих функцій в інтерфейсі. Однак, коли ви їх знайшли, сканування мобільних пристроїв Dropbox - це досить гідний інструмент, хоча повний OCR був би дуже затребуваним доповненням у майбутніх версіях.

Інтеграція та безпека

Dropbox тривалий час був у грі в хмарному сховищі та має значну наявність API для користувацьких інтеграцій. Насправді, підтримка Dropbox була повсюдною серед деяких найпопулярніших додатків від таких компаній, як Adobe, Microsoft, Salesforce та Slack. Це також один з найдоступніших API, що підтримує широкий спектр доступних мов програмування. Це означає безпосередньо задоволення майбутніх потреб бізнесу на додаток до сучасних потреб у процесі та співпраці. Крім того, платформа Dropbox DBX пропонує інтеграцію з декількома інструментами та забезпечує центральне місце для підключення вмісту, пристроїв та додатків.

Що стосується безпеки даних, Dropbox підтримує сертифікати ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 та ISO 22301. Він також підтримує гарантії SOC1, SOC2 та SOC3. Відповідність Закону про переносність та підзвітність медичного страхування (HIPAA) не працює за замовчуванням, і для його виконання потрібна угода про асоціацію бізнес-партнерів (BAA) до вашої організації. Журнали аудиту діяльності також доступні адміністраторам, що може бути корисним для підтримання відповідності закону Sarbanes-Oxley (SOX). Dropbox досягає цих регуляторних успіхів і значною мірою приписує їх інвестиціям у власні центри обробки даних. На відміну від Jungle Disk, наприклад, який просто пропонує своє програмне рішення на додаток до веб-служб Amazon Web Services (AWS) або Rackspace, що управляється хмарним сховищем, Dropbox інвестував у власні центри обробки даних. Це дає йому більш безпосередній контроль над безпекою даних та можливими питаннями дотримання регуляторних норм, ніж конкуренти, які передають це третім сторонам.

Dropbox ще не створив функцію управління ключами шифрування користувача, тому будь-які клавіші знаходяться під контролем Dropbox. Однак вони вкладають дуже жорсткий контроль того, які дані доступні фахівцям для усунення несправностей, і лише тоді, коли це абсолютно потрібно. Це не повна конфіденційність, але вони наполегливо працювали, щоб заслужити їх довіру. Хоча цього може бути недостатньо для того, щоб отримати право на FedRAMP, це, швидше за все, досить добре для багатьох випадків.

Dropbox також підтримує декілька двофакторних та багатофакторних аутентифікацій (MFA) стратегій, які включають використання SMS-повідомлення, яке доставляє окремий код на мобільний пристрій користувача, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA або Windows Authenticator. Dropbox настійно рекомендує користувачам скористатися цими можливостями, оскільки вони додають хороший рівень безпеки навколо конфіденційних даних.

Майже єдиний магазин

Dropbox пропонує велику допомогу, якщо ви зіткнетеся з проблемами, включаючи посібник із PDF, підтримку, що керується самостійно, пошуковий довідковий центр та підтримку за допомогою чату, електронної пошти та телефону в прямому ефірі (будні, 8 ранку до 20 вечора). Для підтримки телефону потрібно створити пін-код, який можна зробити безпосередньо з основної сторінки довідки.

Завдяки простому користувальницькому інтерфейсу (UI), необмеженому обсягу зберігання та пошуку файлів та величезним дозволам користувачів, Dropbox Business допомагає вашій команді співпрацювати ефективніше. Насправді Dropbox може похвалитися, що 300 000 команд використовують Dropbox Business. Щоб редагувати файли в Інтернеті, вам потрібно отримати окремий обліковий запис Microsoft 365, який може підвищити витрати, або використовувати папір Dropbox, яка не повністю інтегрована. Щоб отримати найкраще програмне забезпечення для управління документами, перегляньте Стандарти Zoho Docs Standard. Але для цільового рішення хмарного зберігання та обміну файлами бізнес-класу Dropbox Business - це відмінне рішення і цілком заслуговує на вибір PCMag редактора.