Огляд і рейтинг Docuware Cloud

Що стосується систем управління документами, DocuWare Cloud вже давно вважається сильним конкурентом у космосі, ще з часів Microsoft Windows 3.0, коли управління документами стало річчю. DocuWare Cloud коштує 300 доларів на місяць для екземпляра для малого бізнесу з до чотирьох користувачів та 20 ГБ пам’яті. Платформа має потужний набір функціональних можливостей для підприємств, включаючи чудовий імпорт документів та можливості обробки форм. Хоча ветеран галузі, йому не вистачає функціональних можливостей інтеграції та обміну, які можна знайти у наших переможців вибору редакторів Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online, але це солідна пропозиція, яку все-таки варто врахувати.

Основи

Настільки ж, як Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud повністю попадає в категорію підприємств для систем управління документами, на яких будуть запасні дзвіночки та свистки. Однак він поєднує лінію зі своїм інтерфейсом користувача (UI), надаючи користувачам необхідні інструменти для виконання загальних завдань, одночасно вибираючи більш вдосконалені параметри для користувачів енергії та адміністраторів. Основний вигляд, який бачать більшість користувачів із DocuWare Cloud, розділений на два основних види. Панель навігації з лівого боку надає вам доступ до папки "Вхідні", пошуку документів, доступних вам списків та завдань. Праворуч є додаткові параметри, що пропонують переглядач документів разом із інструментами для анотацій. Коли обраний документ, ліва панель також надає вам можливість редагування полів індексу рукою або натисканням на текст у документі, автоматично заповнюючи поле індексу.

Списки - це основний контейнер документів, який можна побачити користувачам і визначає адміністратор. Перегляд списку надає корисну можливість для користувачів створити ярлик безпосередньо до списку, не потребуючи деконструкції URL-адреси. Списки не тільки показують документи, доступні в конкретному контейнері, але також дозволяють вам переглядати, експортувати та ділитися полями індексу для цих документів у вигляді файлу CSV.

Ліва панель навігації пропонує декілька цікавих варіантів з’єднання документів разом: степлер та кліп. Як штапельні, так і затискачі поєднують документи для подальшого використання і є оборотними. Основна функція застосовується лише до файлів PDF і об'єднує декілька PDF в один PDF, або розбиває багатосторінковий PDF документ на одні сторінки. Відсікання дозволяє зв'язати кілька типів документів, зберігаючи чіткі документи.

Імпорт документів

Існує кілька варіантів для отримання документів у DocuWare Cloud у широкому діапазоні сценаріїв використання. Документи можна імпортувати через веб-клієнт або застосувати програму DocuWare Cloud Scan, щоб сканувати документи безпосередньо в DocuWare Cloud. Крім того, адміністратори можуть налаштувати власні драйвери принтера, щоб користувачі могли упорядкувати деякі завдання імпорту, такі як індексація та обробка форми. Адміністратори також мають можливість конфігурувати папку FTP, тому документи негайно зберігаються у конкретній області в DocuWare Cloud, дозволяючи кілька сценаріїв, таких як масові завантаження, програмний або запланований імпорт або інтеграція із стороннім програмним забезпеченням.

Ще одна область, на яку DocuWare Cloud вирізняється, - це оптичне розпізнавання символів (OCR). Більшість систем управління документами підтримують OCR, але можливість налаштування двигуна - особливість, яку не часто можна побачити. DocuWare Cloud дозволяє адміністраторам оптимізувати двигун OCR для продуктивності та точності на основі поточних потреб бізнесу. Двигун OCR також може викладатися, подібно до словника перевірки орфографії, завантажуючи списки слів, які зазвичай можуть використовуватися у вашому бізнесі для оптимізації процесу OCR.

Обробка форм

DocuWare Cloud виконує велику роботу щодо створення електронних форм для внутрішнього використання або для орієнтованих на клієнтів сценаріїв. Процес починається адміністратором, створюючи шаблон форми за допомогою інструментів дизайнера форм. У хмарі DocuWare є два типи форм. Веб-форми є досить основними, оскільки кінцевий продукт сприймає вигляд шаблону, розробленого адміністратором. З іншого боку, об'єднані форми беруть дані, зібрані за допомогою шаблону форми, а потім накладають ці дані на існуючий документ на основі уподобань адміністратора. Обидва типи форм також використовуються для заповнення індексних полів і можуть використовуватися для інших завдань, пов'язаних з даними, та інтеграції.

Використовуючи конструктор форм DocuWare Cloud, ви можете перетягнути різні елементи на форму та швидко розмістити їх там, де вам потрібно. Ви можете позначати поля і позначати їх як потрібно, і ви можете швидко розміщувати інструкції там, де вам це потрібно. Злиття форм вимагає завантаження шаблону виводу, поля з шаблону форми для інтеграції у вихідний шаблон та основні параметри форматування тексту, які потрібно налаштувати для кожного поля. Обидва типи форм у кінцевому рахунку призводять до того, що щойно заповнену форму розміщують у сховищі документів на ваш вибір, а також поля індексів заповнюються даними форми або статичними значеннями. Нарешті, ви можете налаштувати дозволи під час цього процесу, дозволяючи окремим користувачам адмініструвати або використовувати форму. Ви також маєте можливість оприлюднювати форми, дозволяючи зовнішнім користувачам заповнювати та надсилати форми.

Адміністративні особливості

Адміністратори підприємств будуть дуже безпечними для DocuWare Cloud. Дозволи можуть бути налаштовані на декількох рівнях, але, подібно до Dokmee, найбільш поширені у файлових шафах. Вони можуть містити кілька діалогів, які є елементами, які дозволяють користувачам отримувати доступ або зберігати документи. Діалоги списків - це набір запитів на основі запитів, які налаштовані за допомогою графічного редактора або за допомогою оператора SQL. Діалогові вікна зберігання використовуються для ідентифікації полів індексу, які використовуються при розміщенні документа у сховищі, тоді як діалогові вікна списку результатів задають поля, які використовуються для перегляду списку документів та форм редагування полів індексу. Нарешті, діалоги папок використовуються для ідентифікації структури папок, що використовується для зберігання та навігації документів. Структура папок будується шляхом розміщення індексних полів або статичних значень на різних рівнях папок, щоб створити ієрархію на ваш смак.

Для адміністраторів, які прагнуть полегшити життя своїм користувачам, DocuWare Cloud також пропонує деяку допомогу. Два приклади - застосування параметрів поля індексу та автоматизація бізнес-процесів. Поля для різних типів документів можуть бути налаштовані для використання списків значень для цілей пошуку та перевірки, або з статичного списку, згенерованого з даних у DocuWare Cloud, або навіть із значень із зовнішнього джерела даних. Взаємовідносини з документами можна визначити як в одному кабінеті, так і між двома шафами, порівнюючи ключові поля.

Розглянемо вартість

Одним із недоліків у DocuWare Cloud є дещо неяскраве ціноутворення. На відміну від більшості конкурентів, вам потрібно буде зв’язатися з компанією для точного ціноутворення, оскільки хмара DocuWare коштує до розміру примірника, а не до користувача. Як згадувалося раніше, екземпляр DocuWare Cloud розміром для малого бізнесу, що має до чотирьох користувачів та 20 ГБ пам’яті, приноситиме вам 300 доларів на місяць. Більш широкий екземпляр, що підтримує 40 користувачів та 100 ГБ пам’яті, становить близько 1500 доларів на місяць. Незалежно від потреб користувачів та зберігання даних, ви хочете зв’язатися із службою продажу DocuWare Cloud, щоб обговорити ваші бізнес-вимоги та як це вплине на вашу щомісячну ставку.

В цілому DocuWare Cloud пропонує достатньо функцій, щоб зробити його захоплюючим варіантом у просторі управління документами. Можливості, пов’язані з електронними формами, особливо корисні для багатьох підприємств, і деякі адміністративні функції також є переконливими. Хоча це дещо відстає від нашого редактора Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online з точки зору інтеграції та простоти використання, відставання не набагато. Через це DocuWare Cloud залишається варіантом управління документацією, який варто вивчити.