Відео: ShareFile and the New Remote Workstyle (Жовтень 2024)
Влучно названий Citrix ShareFile пропонує управління документами, що підходить як для підприємств, так і для малого середнього бізнесу (SMB). Citrix ShareFile має безкоштовну 30-денну пробну версію (не потрібна кредитна картка) та три платні плани. Особистий рахунок (16 доларів США щомісяця виставляється на облік) пропонує 100 ГБ пам’яті з максимальним розміром файлу 10 ГБ. Одним із кроків є обліковий запис команди (60 доларів на місяць, щомісяця виставляється на 5 облікових записів працівників; 8 доларів США за додатковий рахунок), який пропонує 1 ТБ пам’яті з максимальним розміром файлу 10 ГБ, а також додає електронні підписи, редагування мобільних пристроїв, підключення електронної пошти, інтеграції та сторонніх інтеграцій. Нарешті, обліковий запис компанії (100 доларів США на місяць, що нараховується щороку на 5 облікових записів працівників; 10 доларів США за додатковий рахунок) пропонує необмежену пам’ять з максимальним розміром файлу 100 ГБ і додає функції захисту, реєстрацію та виїзд файлів, запрошення папок та більше. Це хороший інструмент для обміну базовими файлами, але якщо вам потрібні функції співпраці, такі як коментування та завдання, вам краще поширити наш стандарт редактора Zoho Docs Standard.
Початок роботи з Citrix ShareFile
Щоб зареєструватися на безкоштовну пробну версію Citrix ShareFile, потрібно вказати лише своє ім’я та електронну пошту та встановити пароль. Далі ви вводите назву своєї компанії, яка потім створює користувальницький веб-сайт Citrix ShareFile. У верхній частині панелі інструментів відображається кількість часу, яке залишилось у вашій пробній версії, із посиланням на оновлення.
Коли ви вперше відвідуєте свій веб-сайт, ви можете ознайомитись із функціями, де ви побачите, як створювати папки та керувати дозволами, завантажувати та ділитися файлами з внутрішніми та зовнішніми користувачами, запитувати файл та завантажувати мобільні додатки. Ви можете знайти цю екскурсію, навчальні відео та статті підтримки у розділі Довідка. У вашому обліковому записі розміщено посібник із початку роботи на 10 сторінок. Програмне забезпечення також пропонує вам виконувати загальні завдання для початку роботи, такі як завантаження та обмін файлами, створення папок тощо.
Користувацький інтерфейс Citrix ShareFile (UI) є рідким, але не датується. Як і Zoho Docs Standard, він дуже схожий на макет Google Drive, хоча він виділяє себе кольоровою гамою та графікою. На панелі ліворуч розміщені посилання на ваші файли та папки, спільні файли, улюблені папки та роз’єми, які є посиланнями на інші служби зберігання файлів, включаючи Box for Business, Dropbox Business та Google Drive for Work або на ваш комп’ютер. Трохи нижче - це вхідні, кошик для сміття та поле для тимчасового зберігання та прийняття запитуваних файлів. Ви можете розгорнути меню "Інші параметри", яке дозволяє переглядати журнал активності, отримувати посилання на запит, додавати нотатки, додавати URL-адреси, копіювати папки тощо. Меню у верхній частині панелі інструментів дозволяє керувати користувачами, ділитися та запитувати документи, входити в адміністративні налаштування (речі високого рівня) та "Мої налаштування" (ваш пароль, часовий пояс тощо).
Обмін документами та співпраця з ними
Ви можете ділитися файлами трьома різними способами: зі свого облікового запису Citrix ShareFile, завантажуючи файли з комп’ютера або перетягуючи файли у форму надсилання. Якщо ви ділитесь файлом із зовнішнім користувачем, він може або переглянути його у веб-програмі Microsoft Word, або завантажити його.
На вкладці Керування користувачами ви можете створити працівника або клієнта. Співробітники спочатку вводять їх електронну адресу, потім ім'я та адресу, потім встановлюють пароль для них та встановлюють ліміт пропускної здатності, якщо потрібно. Потім можна редагувати основні дозволи, наприклад, чи можуть користувачі створювати папки на кореневому рівні, редагувати спільну адресну книгу та змінювати свій пароль. Ви також можете встановити права адміністратора, такі як доступ до скриньки файлів інших користувачів, керування користувачами співробітників, редагування платіжної інформації та навіть делегування привілеїв адміністратора іншим. Потім можна додати користувачів до певних папок і дозволити завантажувати та завантажувати дозволи, а також ви можете встановлювати сповіщення. Ви можете клонуватись від існуючих користувачів, якщо у вас є. Далі ви можете надіслати привітальний електронний лист, який ви можете переглянути або скопіювати посилання для активації на електронний лист в інший час.
Додавання клієнта - це аналогічний процес, за винятком того, що ви можете надати їм менше дозволів користувача та відсутність привілеїв адміністратора. У мене виникли проблеми з додаванням співробітників і клієнтів до папок, особливість яких була трохи глючною. У будь-який час ви можете зайти в облікові записи користувачів і повторно надсилати вітальні електронні листи. Якщо ви дозволите користувачам змінити свій пароль, їм буде запропоновано зробити це відразу.
Користувачі можуть запитувати електронною поштою, щоб хтось завантажував файли або у своє файлове поле, або у папку, яку вони призначили. Перший раз, коли я надіслав запит, він перейшов до папки спаму одержувача. Коли я намагався завантажити файл, я випадково натиснув кнопку "Завантажити" перед тим, як приєднати файл, але не отримав сповіщення, яке було дивним. Заявник отримує сповіщення електронною поштою, як тільки користувач успішно завантажує запитуваний документ.
Citrix ShareFile має плагін Microsoft Outlook, який дозволяє обмінюватися і запитувати файли безпосередньо з платформи електронної пошти. Після того як ви встановите його та увійдете у свій обліковий запис, ви побачите параметри у верхній правій частині для перетворення додатків, вкладення файлів та запиту файлів під час створення нового повідомлення. Також є додаток Citrix ShareFile для настільних комп’ютерів, який ви можете завантажити, якщо ви хочете працювати поза веб-браузером. Ви можете вибрати синхронізацію всіх своїх файлів Citrix ShareFile на робочому столі, як це можливо, з Dropbox Business та Evernote Business.
У Citrix ShareFile немає завдань, коментування чи вбудованого онлайн-редагування. Щоб редагувати документи в Інтернеті, ваша компанія повинна мати платну підписку на Microsoft 365. Конкурентолог Zoho Docs пропонує всі ці функції. Щоб відредагувати файл у Citrix ShareFile без передплати Майкрософт, потрібно "перевірити його", а потім повернутися назад. Ви можете призначити файли для доступу в офлайн-режимі, що корисно, але робити це можна лише по одному. Google Drive for Work дає вам доступ до всіх своїх файлів в режимі офлайн.
Для простого обміну документами Citrix ShareFile робить хитрощі
У Citrix ShareFile є основні програми для Android, BlackBerry, iOS та Windows Phone, де ви можете переглядати та обмінюватися файлами та папками. Ви також можете отримати доступ до свого веб-сайту Citrix ShareFile на мобільному браузері.
Якщо вам потрібна допомога на цьому шляху, тоді Citrix ShareFile має базу знань, які можна шукати, відео з навчанням, посібник із початку роботи та спільноту користувачів. Ви також можете подати запит про допомогу в Інтернеті та переглянути список відомих проблем та їхні статуси. Ви також можете отримати доступ до служби підтримки телефону 24/7, електронної пошти, зареєструватися для тренувань у прямому ефірі та навіть отримати підтримку Twitter, понеділок-п’ятниця, 9:00 до 17:00 EST
Якщо вам потрібне сховище для ваших важливих бізнес-файлів, тоді Citrix ShareFile охоплює вас. Однак якщо ви шукаєте надійний інструмент редагування та спосіб управління робочим процесом, ви будете розчаровані. Кращі варіанти включають Box for Business, Dropbox Business та наш редакторський вибір Zoho Docs Standard, який пропонує інструменти для співпраці, такі як коментування та управління завданнями.
