Стандартний огляд та оцінювання хмарних документів Adobe

Adobe - найпопулярніший бренд, що стосується публікації на робочому столі та творчого контенту. У той же час компанія є лідером у файловому просторі PDF, а також Acrobat. Поєднуючи ці дві сильні сторони, Adobe може запропонувати платформу для управління документами, наприклад, Adobe Document Cloud (що починається з $ 12, 99 на місяць).

Ви не здивуєтесь, що, враховуючи бренд Acrobat та його сильні сторони, компанія зосереджує більшість інструментів Adobe Document Cloud на роботі з файлами PDF, а також на областях, де зазвичай переважають маркери, папір, ручка та кур’єр. Хоча це означає, що ви можете вважати його більш обмеженим, ніж ті менеджери документів, які мають менший формат, наприклад, наші переможці вибору редакторів Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud все ще є надійним вибором для малого бізнесу, який стандартизовано на PDF або просто хочете збирати підписи, ділитися та відслідковувати важливі документи.

Хмарні пакети Adobe Document

Ви можете підписатися на Adobe Document Cloud самостійно або як частину Creative Cloud, пакет із дев'яти інструментів Adobe, який також включає Adobe Illustrator та Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud поставляється в комплекті з Adobe Acrobat DC, настільним продуктом, хоча кожен може також стояти окремо. Також він поставляється разом із Adobe Sign для запиту цифрових підписів та відстеження пов'язаних документів. Немає безкоштовної версії або безкоштовної пробної версії Adobe Document Cloud, але вона включена в пакет Creative Cloud Adobe, який має безкоштовну 30-денну пробну версію.

Adobe Document Cloud має два платні плани. Стандартний план коштує 12, 99 дол. США на місяць (який ми розглянули) з підпискою на рік, або ви можете щомісячно купувати 22, 99 доларів на місяць. За допомогою цього плану ви можете створювати, редагувати та експортувати PDF-файли та надсилати документи для електронного підпису. Стандартний план включає Acrobat Standard DC, який сумісний лише з Windows 7, 8 та 10.

План Pro коштує 14, 99 доларів на місяць для підписки на рік або 24, 99 доларів на місяць для місячного плану. Він постачається з ліцензією на Acrobat Pro DC, яка додає можливість вставляти аудіо та відео файли у PDF-файли та редагувати відскановані документи. Acrobat Pro DC сумісний як з Windows, так і з Mac (OS X v10.9 та v10.10). Він також включає 30-денний доступ до Adobe Photoshop, Lightroom та іншого програмного забезпечення Creative Cloud. Обидва плани передплати включають безкоштовні оновлення. Якщо ви вирішили придбати Creative Cloud, то плани, які включають Adobe Document Cloud, починаються від $ 49, 99 на місяць.

Початок роботи з Adobe Document Cloud

Щоб зареєструватися за допомогою Adobe Document Cloud, ви можете увійти у свій існуючий обліковий запис або створити обліковий запис у Adobe. Незалежно від того, чи вирішили ви підписатися на Creative Cloud або лише Adobe Document Cloud, вам потрібно надати свою контактну та платіжну інформацію та вирішити, чи хочете ви планувати щомісячний або річний план.

Ви, ймовірно, раніше користувалися продуктом Adobe, навіть якщо тільки для перегляду PDF-файлів, тож користувальницький інтерфейс Adobe Document Cloud (UI) може виглядати звичним. Функції розділені між службами PDF та послугами Adobe Sign. На інформаційній панелі ви можете отримати доступ до своїх файлів, а також експортувати, редагувати та створювати PDF-файли. Ви також можете комбінувати файли та використовувати три бізнес-функції: Заповнити та підписати, Надіслати та відстежити та Надіслати для підпису. Adobe Document Cloud сумісний з інтерфейсами сенсорного екрану.

Обмін документами та співпраця з ними

Adobe Document Cloud менше стосується зберігання файлів, а більше - робочих процесів спільної роботи з PDF, чи ви редагуєте та вдосконалюєте корпоративні документи, чи потрібно надсилати контракти на кілька підписів. Adobe Document Cloud підтримує зберігання декількох типів файлів, але ці файли повинні бути перетворені у формат PDF, щоб дозволити редагування. Це обмеження є корисним для певних випадків використання, наприклад, міжвідомчої співпраці з колегами з власною ліцензією Acrobat, але це може бути критичним упущенням для організацій, що координують роботу із зовнішніми користувачами для створення документів. Файли можна експортувати як Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint або інші файли після факту. З іншого боку, Adobe Acrobat DC (не Adobe Document Cloud, а програма для настільних програм Acrobat, а також мобільні додатки) може звернутися до постачальників хмарних пам’яток, таких як Microsoft OneDrive for Business та DropBox Business для управління файлами PDF, які можуть бути у вас одне з цих місць.

У Adobe Document Cloud є декілька інструментів для поширених завдань із файлами PDF, включаючи створення PDF-файлів (справді, перетворення документів у PDF, оскільки їх неможливо створити з нуля), комбінування декількох файлів у PDF, реорганізацію сторінок PDF та експорт файли в PDF. Ці інструменти, безумовно, не є виключним інтерфейсом користувальницького інтерфейсу Adobe Document Cloud, оскільки ліцензовані користувачі можуть виконувати ті самі завдання в Adobe Acrobat DC або мобільних додатках на Android або iOS. Але наявність хмарних параметрів для цих завдань, безумовно, пропонує певні переваги користувачам, які можуть виконувати роботу з декількох комп'ютерів. PDF-файли, відредаговані в Adobe Document Cloud, можуть навіть використовувати оптичне розпізнавання символів (OCR) для перетворення сканованих PDF-файлів у текст, який можна редагувати чи шукати. Це особливість, яка особливо корисна для організацій, що мають існуючу бібліотеку паперових документів.

Там, де Adobe Document Cloud дійсно стає власною, є його здатність обробляти завдання, зазвичай потрібні після того, як документ досяг остаточного або майже остаточного стану. Не випадково це те саме солодке місце, яке Adobe проживає з Acrobat та форматом PDF взагалі вже більше десяти років. Особливості, які багато користувачів сприймають як належне, такі як можливість вставляти шрифти, стискати зображення та обробляти можливості форми, роблять Acrobat надійним вибором для всього, починаючи від публікації документів про продаж, до посібників з продуктів до юридичних документів і всього між цим.

Компанії, які витрачають будь-яку кількість часу на маршрутизацію документів для перегляду чи підпису, можуть отримати неабияку користь від Adobe Document Cloud. Використання електронної пошти для надсилання документів для друку, підпису, сканування та повернення електронною поштою неймовірно неефективне порівняно зі здатністю Adobe Document Cloud обробляти маршрутизацію документа до кількох підписантів. Такі параметри, як захист паролем, щоденні або щотижневі нагадування та можливості відстеження - це, чесно кажучи, остаточні цвяхи в труні будь-якого аргументу щодо вигідна вартість Adobe Document Cloud. Варто також зазначити, що можливості підпису, отримані за допомогою Adobe Document Cloud, легко перебувають у верхньому рівні систем управління документами, які ми розглянули. Microsoft SharePoint Online пропонує деякі схожі функціональні можливості для гри та підтримує більше форматів файлів, але не обробляє файли PDF так само добре, як Adobe Document Cloud.

Ви можете легко заповнити форми, використовуючи функцію Заповнення та підписання. Зручно, ви можете зберігати часто використовувані поля, включаючи своє ім’я, адресу, електронну пошту та телефон, тому вам не доведеться повторно вводити цю інформацію. Після заповнення форми ви можете зберегти її як PDF-файл або роздрукувати. Ви можете обмінюватися файлами з будь-ким (за умови, що у вас є їх адреса електронної пошти), використовуючи функцію "Надіслати і відстежувати", і вибираєте отримувати повідомлення, коли одержувач переглядає файл. Ці функції також доступні для будь-якого файлу, який ви могли зберегти в обліковому записі Creative Cloud.

Вибравши файл, ви можете додати поле підпису, початкове поле або блок підпису, а також ім'я та дату. Заключний документ може бути збережений у вашій бібліотеці документів для подальшого використання, що корисно, якщо ви будете надсилати один і той же договір послідовно. Одержувачі можуть вирішити делегувати підпис комусь іншому. В іншому випадку вони можуть заповнити будь-які необхідні поля та створити електронний підпис, ввівши своє ім’я, намалювавши його чи завантаживши файл зображення. Параметр набору тексту створює кілька варіантів підпису. Після того, як одержувач подає підписаний файл, він може завантажити копію або зареєструватися на безкоштовну 14-денну пробну версію Adobe Sign ($ 9, 99 на місяць і вище).

Одне питання з цією функцією полягає в тому, що він перенаправляє вас до інтерфейсу Adobe Sign UI, і не відразу зрозуміло, як повернутися до Cloud Document Cloud або до панелі інструментів Creative Cloud. Ми заощадимо вам деякий час: Клацніть логотип Adobe Sign у верхній лівій частині екрана.

Adobe Document Cloud також підтримує шаблони бібліотеки, які є об'єктами багаторазового використання (або документом, або накладкою форми), які можна використовувати для ефективнішого виконання повторюваних завдань. Шаблони документів містять зміст та форму документа поля, і ідеально підходять для відправки повний документ для підписання (продумайте угоди з клієнтами, угоди про нерозголошення тощо). Накладки форми трохи більш тупі, але дають можливість додати заздалегідь налаштовану форму до будь-якого документа з тим же макетом. Це корисно для таких речей, як блок підпису ділового листа, форми, які потребують різного брендингу чи багатослівності залежно від замовника, а також безліч інших випадків використання.

Adobe має кілька мобільних додатків для Android та iOS, які розширюють можливості Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile відображає те, що ви бачите на своєму робочому столі та в Інтернеті. Ви можете переглядати та редагувати PDF-файли на ходу. Ви також можете отримати доступ до файлів, що містяться в Dropbox, OneDrive або інших постачальниках хмарного сховища, якщо ви підключили свій обліковий запис. Adobe Sign Mobile дозволяє вам підписувати документи, запитувати електронні підписи від інших та відслідковувати хід. Ви також можете легко зафіксувати свій підпис, скориставшись сенсорним екраном телефону, зберегти його та використовувати його в Adobe Document Cloud. Ви можете увійти в програму, використовуючи свій ідентифікаційний знак або свій ідентифікатор Adobe, щоб він був пов’язаний із вашим обліковим записом.

Fill & Sign Mobile можна використовувати для заповнення та підписання форм на ходу, хоча ця програма не підключена з ваш обліковий запис Adobe. Насправді, вам зовсім не потрібен Adobe ID. З його допомогою ви навіть можете оснастити зображення форми та заповнити її на своєму мобільному пристрої. Говорячи про знімки фотографій, Adobe Scan перетворює камеру вашого мобільного пристрою в портативний сканер документів, навіть дозволяє завантажувати PDF у хмару документів Adobe, де OCR може перетворити ваш документ із простого зображення в текст, який ви можете редагувати чи копіювати.

Adobe пропонує достатню допомогу, якщо у вас виникнуть проблеми. Ви можете шукати Adobe ретельний Інтернет-документація підтримки, хоча ми стикалися з кількома повідомленнями про помилки під час простого пошуку. Ви також можете відвідувати форуми користувачів. Якщо вам потрібно зв’язатися з Adobe, то ви можете користуватися чатом у прямому ефірі, який доступний 24/7 або дзвінок група підтримки в будні дні між 5:00 та 19:00 (PST). Однак перш ніж зв’язатися безпосередньо з Adobe, спочатку потрібно заповнити інтерактивну форму специфічні ваше питання. Це трохи прикро (хоча він намагається запропонувати можливі рішення, перш ніж дзвонити або запускати чат).

Суцільна послуга електронного підпису та співпраці

У жовтні Adobe представила оновлення до Adobe Document Cloud, які включають центральний центр документа та підтримку підключених мобільних додатків. Компанія також заявила, що спростила огляди документів і додала сенсорне редагування планшетів. Крім того, функція штучного інтелекту (A) під назвою Adobe Sensei допомагає автоматизувати повторювані завдання при використанні Adobe Scan та Adobe DC.

Adobe Document Cloud не має бути повноцінною послугою управління документами, а це означає, що він не порівнює з системою Ascensio OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online за широкою підтримкою типу файлів, синхронізацією, надійною безпекою та налаштуванням. Щоб бути справедливим, проте , Adobe Document Cloud відмінна тим, що забезпечує ключові функціональні можливості у фокусних областях для своїх клієнтів. Крім того, Adobe також пропонує інтеграцію до основних корпоративних хмарних систем, таких як Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce та декілька інших. Ці інтеграції служать для того, щоб зробити ваш бізнес більш ефективним, використовуючи сили численних хмарних сервісів, дозволяючи виконувати загальні робочі завдання в контексті вашої фокусної області - будь то розміщення документа на веб-сайті SharePoint для коментарів або надсилання контрактних документів на підпис клієнтам з Salesforce.

Якщо вашому бізнесу потрібно зробити більш ефективним обмін та відстеження важливих документів та збирання підписів, то Adobe Document Cloud робить це. Це особливо особливо, коли він поєднується з Acrobat DC, який має більше сумісності файлів, інтеграцій та можливостей редагування. Для повних можливостей управління документами, ви, ймовірно, захочете шукати в іншому місці, хоча існує велика можливість, що ви повинні врахувати Adobe Document Cloud, навіть якщо це не ваш вибір для системи управління документами. Час - це гроші, а лише цифровий підпис та форми форм можуть зробити Adobe Document Cloud вагомою інвестицією та важливою частиною вашого бізнесу.