Зміст:
Відео: CapturePoint by Ademero Overview (Жовтень 2024)
Ademero Content Central (який починається від 35 доларів на користувача на місяць) має лояльне наступне на переповненому та складному ринку управління документами (DM). Він славиться тим, що має широкий спектр варіантів налаштування та рішень робочого процесу для задоволення потреб більшості підприємств. Але користувальницький інтерфейс Ademero Content Center (UI) не настільки відполірований, як те, що пропонують деякі конкуренти. З усіх інструментів DM, які ми перевірили, ми виявили, що вони набувають значення за наявністю полів метаданих, тому зверніть увагу на них, обираючи продукт цього класу.
У цьому полягає цінність збирання цих метаданих та їх використання для вдосконалення вашого бізнесу. Однак, навіть маючи цю можливість, Ademero Content Content відстає від переможців вибору редакторів Ascensio System OnlyOffice та Microsoft SharePoint Online в частині ціни, а також можливостей спільного використання та зберігання.
Забудована архітектура, хмарне відчуття
Навіть у сучасну епоху рішень Software-as-a-Service (SaaS) незвично знайти бізнес-системи, розроблені для локальних корпоративних серверів, особливо у випадку із системами DM, включаючи не лише Ademero Content Central, але й Computhink Contentverse . Це тому, що багато підприємств мають один або більше застарілих файлових серверів у своїх шафах даних, які часто містять величезну кількість файлів, накопичених протягом декількох років. Виявлення, маркування та організація таких сховищ файлів - це те, де системи DM відрізняються великою часткою потенціалу рентабельності інвестицій (ROI).
Ademero Content Central відповідає звичному стандарту в архітектурі, використовуючи Інтернет-інформаційні послуги Microsoft (IIS) та SQL Server для розміщення програми Ademero Content Central і зворотного боку бази даних. Обидва ці інструменти для офісу знайомі багатьом корпоративним ІТ-професіоналам, але, можливо, вони вимагають від адміністратора, який працює на неповний робочий день, у багатьох малих середніх підприємствах, які могли б не використовувати їх раніше - потенційно важливий момент враховувати, перш ніж приймати рішення про купівлю. Більш відповідно до того, що очікують сьогоднішні SMB, компанія також надає Ademero Content Central доступною як прийняте рішення, усуваючи потребу в безлічі ІТ-досвіду на стороні замовника.
Хоча основна архітектура Ademero Content Central - це стара школа, веб-портал користувачів більше відповідає хмарним програмам, якими користувачі стають зручнішими. Плоскі кольори; великі кнопки, зручні на дотик; і модульна інформаційна панель - це лише декілька ключових особливостей інтерфейсу інтерфейсу вмісту за замовчуванням. Ademero Content Central також дозволяє користувацьким темам відповідати вашій корпоративній культурі чи бренду.
Налаштування каталогів
Щоб сприяти зосередженню уваги на процесах, Ademero Content Central використовує концепцію каталогів для обробки структури верхнього рівня вашого зберігання документів. Каталоги також організовують основні адміністративні компоненти, такі як дозволи, процеси затвердження та робочі процеси, типи документів та спеціальні поля, а також політики збереження. Все це означає, що ефективне управління каталогом є важливим елементом правильної конфігурації Ademero Content Central.
Каталоги містять типи документів, кожен з яких може бути налаштований з власними полями. Глобальними полями, що відносяться до всіх каталогів та типів документів, також можна керувати на панелі управління адміністратора. Обидва типи полів підтримують безліч параметрів конфігурації, включаючи тип поля, формат, параметри списку значень, навіть витягуючи список дійсних параметрів із зовнішнього джерела даних. Значення полів можна також використовувати для створення структури папок та обробки імен файлів для різних типів документів.
Пакети - це ще один тип даних, який використовується Ademero Content Central, який складається з декількох документів із загальним значенням поля поля (думка, номер контракту або ідентифікатор співробітника). Шаблони пакетів можуть бути налаштовані так, щоб вимагати певних типів документів, і можуть запропонувати користувачеві надати необхідні документи для завершення пакету.
Зональне розпізнавання - одна з найкрутіших особливостей, яку пропонує Ademero Content Central. Скажімо, у вашої організації є стандартний документ для придбання або працівника на борту, зональне розпізнавання може використовуватися для визначення областей (зон) у цьому документі та заповнення значень поля на основі оптичного розпізнавання символів (OCR) або значення штрих-коду. Зони визначаються, визначаючи розміщення області у верхньому лівому куті сторінки, а також висоту та ширину області. Безліч зон можна легко визначити для певного типу документа для захоплення декількох точок даних.
Конструктор робочого процесу Ademero Content Central не настільки інтуїтивно зрозумілий, як деякі інші системи, про які я розглядав, особливо Microsoft SharePoint або Fluix, але кожен з них є настільки потужним. Робочі процеси ініціюються за допомогою подій тригера, який може бути будь-яким - від документа певного типу, який захоплюється, до поля, що відповідає певному значенню. Дії робочого процесу визначають, які кроки будуть вжиті для запущених документів, включаючи зміну пріоритету чи статусу, копіювання в папку, надсилання електронного листа або навіть виконання зовнішньої програми. Нарешті, правила робочого процесу можуть бути використані для усунення тригерів та дій, надаючи вам гнучкість виконувати одну чи декілька дій на основі одного або декількох тригерів, навіть дозволяючи визначити, чи виконує один тригер дії чи потрібно спочатку всі тригери виконувати . Цей модульний підхід до робочого процесу дозволяє використовувати різні компоненти за необхідності для впорядкування ваших бізнес-процесів.
Знання це сила
Як і у будь-якій базі даних, один із складніших аспектів впровадження рішення DM - це отримати якомога більше даних, не роблячи процес збору занадто стомлюючим для користувачів. У багатьох випадках користувачі не розуміють, чому інформація, яку ви збираєте, наприклад, у тривалих формах, цінна для бізнесу. Результатом такого процесу збору документів із великими накладними витратами користувачів часто можуть бути користувачі, що заповнюють поля із даними про сміття, які спричинять більше шкоди, ніж користі.
Щоб допомогти в цьому процесі, Ademero Content Central надає різні методи зйомки, які можуть впорядкувати процес та зменшити кроки щодо отримання документів у Ademero Content Central. Ви також отримуєте необхідну інформацію, необхідну для забезпечення важливих для бізнесу функцій, таких як пошук, затвердження, робочі процеси та правила збереження файлів. Ви можете додавати документи в Ademero Content Central через завантаження на основі браузера, відстежувані папки або включення QCards через прослуховування електронної пошти.
Картки QC, які схожі на титульні сторінки, генеруються всередині Ademero Content Central і містять штрих-коди для ідентифікації типу створюваного документа, а також основних даних, які використовуються користувачем. У сценаріях, коли адміністратори вимагають отримання додаткової інформації, нещодавно додані документи додаються до черги кодування, що дозволяє користувачам швидко ідентифікувати документи, що потребують додаткової інформації. Ademero також пропонує клієнтське програмне забезпечення CapturePoint, яке надає деякі серйозні можливості для ефективної зйомки документів оптом. Він включає полегшення використання OCR для заповнення ключових полів, особливо зручно під час сканування декількох документів у тому ж форматі.
Інструменти для впорядкування використання ключових полів даних у своїх документах не припиняються, як тільки ви завантажуєте свої документи в Ademero Content Center. Компанія визнає, що може використовуватися метадані документа, зібрані в Ademero Content Center для інших цілей, крім вашого рішення DM, може бути корисним. З цією метою Ademero Content Central пропонує інтеграцію з Intuit QuickBooks Payments і Workday, дозволяючи синхронізувати дані, що знаходяться в Ademero Content Central, з цими іншими бізнес-системами. Ви також маєте можливість створювати шаблони експорту з своїх даних, дозволяючи періодично виконувати експорт даних, що відповідають одним і тим же параметрам.
Ademero Content Central дозволяє підтримувати повну історію редагувань, яка включає зміни, затвердження та оновлення властивостей. Ви можете будь-коли отримати доступ до старих версій документів. Крім того, компанія пропонує контекстуальну довідкову документацію та цілодобову підтримку в прямому чаті.
Ціноутворення
Нещодавно Ademero Content Central спростила ціноутворення, не встановлюючи більше цінових рівнів або рівнів на модулі. Компанії, які використовують розміщену версію Ademero Content Central, можуть розраховувати платити 35 доларів на місяць за користувача, при наявності доступних об’ємних знижок. Ті, хто вибирає локальне рішення, розраховують на первинну вартість 500 доларів на користувача за безстрокову ліцензію. Можливості значною мірою порівнянні між двома варіантами, хоча вибір вашої архітектури може додати складності щодо налаштування мережі та зберігання.
Постійний конкурент у сфері DM, Ademero Content Central має достатньо можливостей, щоб зробити його життєздатним варіантом для більшості компаній та деякими потужними можливостями, які могли б зробити його ідеальним для інших. Якщо такі функції, як зональне розпізнавання або параметри інтеграції з Intuit QuickBooks Payments і Workday, можуть мати позитивний вплив на ваш бізнес, то слід ознайомитись докладніше з Ademero Content Central.
