17 прийомів освоєння мікрософт Powerpoint

Майже у кожного молодого (або старого) офісного працівника настає час, коли кабінка повинна поступатися місцем засідань, а ще гірше - маргариткам. Це означає говорити публічно, і частіше за все, що розмова зазвичай супроводжується слайдами. Такі презентації є вбудованими у суспільну свідомість, від перегляду великим іменем керівників, які випробовують швидкість та канали про нові ґаджети, до захоплюючих розмов TED на кожну тему під сонцем. Навіть вчителі в класі дають уроки так, як стара дошка ніколи не могла передати.

Справедливо сказати, що переважна більшість цих презентацій створені за допомогою PowerPoint, інструменту презентації, який є основним пакетом пакету Microsoft Office. Сайт SlideNirvana.com підрахував, що PowerPoint є щонайменше на 1 мільярд (з B!) Комп’ютерами по всьому світу. Якщо навіть третина з них використовує програмне забезпечення, це все-таки еквівалент усьому населенню США, що проводить слайд-виставки.

І більшість їх смокче. Можливо, це неможливо оцінити, але так багато статей написано за цим фактом - і стільки з нас живе через них - важко сперечатися з моментом (влади). Так само написано багато, багато статей і цілих книг про те, як зробити ефективні презентації. Це не одна з цих історій.

Ця колекція порад стосується капризів самого потужного програмного забезпечення PowerPoint. Він призначений для тих, хто розуміє основи та більше, хто шукає цього зайвого гусака, щоб отримати максимальну користь від програми. Ми сподіваємось, що ці хитрощі - деякі з яких неминуче матимуть поради щодо кращих презентацій та слайд-шоу - допоможуть зробити ваше наступне спілкування ще більш переконливим. Зауважте, ці поради характерні для останньої версії PowerPoint 2013.

( Зображення на слайдах, часто зроблені за допомогою слайд-шоу від SlideShare .)

1 Почніть показ миттєво

Ми всі бачили занадто багато екранів ноутбуків ведучого, повних брудних настільних робочих столів або непрочитаних електронних листів, коли вони намагаються запустити презентацію PowerPoint. Праворуч до нього, назвавши файл із розширенням .PPS (або .PPSX). Це PowerPoint Show, і швидке подвійне клацання по ньому переходить прямо в слайд-шоу, а не в режим редагування PowerPoint. Клацніть Esc, щоб вийти із слайд-шоу.



2 Перейдіть B або W, щоб отримати фокус на собі

Під час презентації слайди покликані допомогти вам, оратору, - не відволікатися. Коли настає час переконатися, що аудиторія привертає увагу тільки вас, натисніть клавішу B, щоб надіслати екран до повного затемнення, або клавішу W, щоб перейти до білого. Потім натисніть будь-яку клавішу або клацніть мишкою, щоб повернутися до слайдів. Це хороша техніка, щоб придивитись до себе, навіть якщо слайд переповнений нотами, анімацією чи відео.



3 Пропустіть кулі

Візьміть підказку від Стіва Джобса та Тіма Кука. Марковані списки не виглядають правильно. Розумний спосіб скласти список - опускати кожний елемент списку по одному, бажано поруч із великим зображенням, яке є реальним фокусом. Надайте кожному елементу списку своє належне під час розмови … але ніколи з куль.



4 Легко знімати знімки екрана

Якщо ваша презентація стосується демонстрації чогось, що зазвичай знаходиться на екрані комп'ютера, PowerPoint дозволяє легко знімати знімки екрана. На вкладці "Вставка" натисніть значок "Знімок екрана", і ви побачите мініатюру кожного з ваших відкритих вікон. Змініть розмір вікна, щоб спочатку було вказано саме те, що ви хочете, а потім поверніться та виберіть його - воно потрапить у слайд, який ви редагуєте.



5 Почніть з чистого полотна

Багато людей звинувачують у поганій презентації слайдів одного винуватця: заздалегідь виготовлені шаблони слайдів. Їх багато, включені до PowerPoint, і їх тисячі в Інтернеті, безкоштовно і на продаж. Найкраще, що ви можете зробити, щоб зробити презентацію власноруч - це почати з нічого. Виведіть бланк, персоналізуйте його під власне мистецтво та використовуйте деякі унікальні шрифти. Це довгий шлях до того, щоб зробити щось унікальне та запам'ятоване для аудиторії.



6 Тримайте підручну панель вибору

На вкладці "Домашня сторінка" перейдіть до розділу "Редагування" та виберіть "Вибрати"> "Панель вибору". Він з’явиться праворуч (ви можете перетягнути його вліво). Тримайте його відкритим під час роботи - це панель керування, яка дозволяє не тільки називати кожен елемент на екрані, але і впорядковувати порядок шарів елементів (наприклад, якщо зображення знаходиться за текстом, перемістіть це вгору). Клацніть піктограму маленького ока поруч із кожним елементом, щоб сховати його, щоб ви могли сконцентруватися на інших областях.



7 Вставте фотографії з Flickr, OneNote

Перейдіть на вкладку Вставка та виберіть Інтернет-фотографії. Серед варіантів, які ви побачите для вставки зображень, є стандартні речі, такі як Office.com Clip Art та Bing Image Search (переконайтеся, що вони Creative Commons зображення!), А також Flickr, OneNote та Facebook. Швидке натискання кожного з них прив’яже ваш обліковий запис Microsoft до відповідних облікових записів (у випадку Flickr - це ваш Yahoo ID), щоб ви могли вставити фотографії зі свого облікового запису. Клацніть параметр "Більше" і є поле пошуку. Ви не можете шукати чужі акаунти, лише свої власні. Отже, користувачі Flickr, вам все ж доведеться завітати на сайт, щоб завантажити у своїй презентації великі зображення з високою роздільною здатністю Creative Commons.



8 Додати сітки та лінійки

Вишикувати речі в PowerPoint набагато простіше, ніж раніше, але якщо ви хочете це робити візуально, використовуйте лінійні лінії та лінійки. Вони за замовчуванням не ввімкнуті, але їх досить просто включити - клацніть правою кнопкою миші місце поза самим слайдом, але не на бічних панелях. Ви отримаєте спадне місце, щоб увімкнути сітки та лінійки, а також більш чіткі лінії для горизонтального та вертикального розбиття кожного слайда; поставте курсор на ці рядки, і ви можете перетягнути їх. Клацніть правою кнопкою миші та змініть їх колір, щоб вони виділялися.


Тепер, клацнувши правою кнопкою миші лінії (фактично крапки, які знаходяться в безпосередній близькості), ви отримаєте спадне меню і зможете вибрати Сітку та напрямні. Це призводить до діалогового вікна, де ви можете сказати PowerPoint "прив'язувати" елементи до ліній, щоб вони автоматично вирівнювалися. Ви можете змінити інтервал між рядками, щоб сітка не була непосильною.



9 Анімуйте свої графіки

Додавання діаграми в програмі Excel є настільки ж простою, як і в PowerPoint: Перейдіть на вкладку Вставка, натисніть Chart, і вона вставить її із зразком інформації, яку ви можете легко замінити. Що цікаво: анімація діаграми один за одним. Після того, як ви вставили діаграму, перейдіть на вкладку «Анімації», потім увімкніть «Анімаційні панелі» та натисніть «Додати анімацію». Виберіть анімаційний ефект. Потім на панелі «Анімація», де ви бачите запис для анімації діаграми, клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Параметри ефекту». Це дозволяє додавати звук та змінювати часові анімації, але на заключній вкладці - Анімація діаграм - змінити групову діаграму з "Як один об'єкт" на "За категорією". Потім, коли діаграма відображатиметься на екрані, вона відображатиметься один за одним під час клацання, при цьому бруски або шматочки пирога надходять один за одним, як ніби кожен - власний слайд.



10 Використовуйте Viewing View для попереднього перегляду

Вам не потрібно переходити до режиму слайд-шоу, щоб побачити, як буде виглядати презентація під час роботи. Перейдіть до перегляду читання, одного з варіантів на вкладці «Перегляд», і ви отримаєте миттєве введення тексту, не переймаючи PowerPoint на весь екран (включаючи панель інструментів Windows). Ще швидший спосіб: натисніть значок "відкритої книги" в рядку стану внизу PowerPoint, щоб швидко пропустити туди і назад.



11 Налаштування презентації кіоску

Режим кіоску - це коли ваша презентація налаштована просто грати, знову і знову, з втручанням людини чи ні. Так чи інакше, вона просто грає і не пропускає, щоб надати глядачеві доступ до робочого столу. Він ідеально підходить для виставкових виставок і, природно, кіосків, як ви знайдете в торговому центрі.


Для цього перейдіть на вкладку «Слайд-шоу», виберіть «Налаштувати слайд-шоу» та в діалоговому вікні натисніть поруч із «Огляд у кіоску» (повний екран). Ви також можете встановити його для циклічного циклу або навіть для пропуску вбудованої аудіо розповіді або будь-якої анімації. Після цього перейдіть на вкладку "Переходи" до поля "Тривалість", щоб ви могли встановити час, протягом якого слайд відображатиметься - час у секундах. Якщо натиснути Застосувати до всіх, воно, звичайно, призначає час для кожного слайда.


Секрет уникнення презентацій режиму кіоску? Натисніть клавішу Esc.



12 Вихід до відео

Інший варіант презентації, схожої на кіоск, яка просто відтворює та відтворює, - це вивести всю слайд-колоду у формат відео. Він використовуватиме попередньо встановлені вами перехідні часи, аудіо, яке ви записали для відтворення з кожним слайдом, навіть анімацію, яку ви встановили на кожному слайді. (Також відео, якщо вони з вашого жорсткого диска - він не видає вбудоване відео з YouTube чи подібне.) Отриманий файл WMA або MP4 працює як шарм у програвачі, як VLC Player, який сам по собі може бути встановити на повний екран з постійним циклом.



13 Зробіть розширення музики на кількох слайдах

Вставити аудіо в слайд досить просто - ви натискаєте вкладку Вставити, вибираєте Аудіо, і ви можете вибрати з Інтернет-аудіо (хоча це ніколи не працює для мене - я отримую лише Microsoft Clip Art як варіант, з якого нічого не можна вибрати; MS потребує мати справу з SoundCloud), аудіо на вашому жорсткому диску, як MP3-файл, або можливість записувати власну розповідь. За замовчуванням будь-який звук, вставлений на слайд, відтворюється саме для цього слайда. Ви можете це змінити.


Клацніть піктограму динаміка, яка показує, що у вас є вбудований звук. Ви побачите аудіоінструменти над вкладками вгорі. Виберіть нову вкладку Відтворення. У розділі "Пуск" встановіть прапорець "Грати через слайди". Це все - тепер аудіо буде відтворюватися на наступних кількох слайдах, поки музика не закінчиться. А ще краще натисніть «Обрізати аудіо», щоб отримати лише потрібний фрагмент. Ви також можете зробити піктограму музики невидимою, встановивши прапорець "Сховати під час шоу", але це унеможливлює натискання на неї та запуск звуку. (Однак, корисно використовувати його при виведенні слайдів на відео.)


Це не дуже добре працює з голосом, але ви можете спробувати. У кожного вбудованого аудіозапису є власний повзунок гучності, тому вимкніть загальну гучність на музичній фоновій доріжці, якщо ви плануєте вставити інше аудіо.



14 Не копіюйте та вставляйте; Дублікат.

Ви можете натиснути Ctlr-C, щоб скопіювати та Ctrl-V постійно вставляти, якщо вам доведеться повторно використовувати елемент на слайді знову і знову. Копіювання простіше: утримуйте Ctrl, натискаючи та перетягуючи відповідний об'єкт. Це зробить точну дупу. Продовжуйте вибирати і створювати дупи, і вони теж рівномірно виділять себе.


Найголовніше - це весь слайд або набір слайдів. Просто виберіть один або декілька слайдів у лівій панелі навігації, перейдіть до вставки, натисніть меню Новий слайд та виберіть Скопіювати вибрані слайди.



15 Анімаційні речі

Ви можете схопити майже будь-який елемент слайда PPT і змусити його рухатися. Виберіть елемент, перейдіть на вкладку «Анімації», а в правому кінці Галереї анімацій клацніть стрілку вниз, щоб отримати «Більше». Існує багато варіантів руху для вибору того, як елемент з’являється, набуває наголос чи зникає, але для анімаційного руху перейдіть до четвертого розділу. Якщо ви вибрали Спеціальний шлях, ви можете змусити об'єкт робити будь-які дикі рухи, які ви хочете на екрані, перш ніж він осяде.


Звичайно, одне з правил хороших презентацій, як правило, не анімувати нічого, якщо ви можете в цьому допомогти. Тож майте це на увазі. Ніхто не хоче аудиторії з хворобою на рух.



16 Поєднайте фігури

На вкладку Вставка можна вставити безліч заздалегідь створених фігур. Але чи знали ви, що ви можете їх змішувати та поєднувати, щоб створювати нові унікальні форми? Просто поставте їх куди потрібно, виберіть усі об'єкти, натисніть на інструменти малювання> Формат та скористайтеся меню Об’єднати фігури, щоб створити щось нове, що поєднує їх, віднімайте один від іншого, де вони перетинаються, та інші цікаві варіанти. Класний спосіб скласти діаграму Венна. Цей інструмент навіть працює з текстом і зображеннями, щоб ви могли вставити малюнок у форму, зображення в слово або вставити текст у форму.



17 Видаліть фони зображень

Можна очистити зображення, знявши фон. Виберіть його, натисніть кнопку Інструменти зображення> вкладка Формат, а потім натисніть Видалити фон. Це майже так просто, але ви побачите зображення, покриті фіолетовим кольором - усе в цьому кольорі - це те, що PowerPoint хоче видалити. Потрібно відрегулювати його за допомогою інструментів "Помітити області для збереження" та "Позначити області для видалення". Спочатку відрегулюйте область, щоб ви отримали всю потрібну картинку - спробуйте обрізати її. Коли ви користуєтесь одним із інструментів, натисніть і перетягніть лінії, щоб показати, що має залишитися чи йти (знак мінус означає, що його буде видалено), або просто натисніть різні місця. Клацніть на Зберегти зміни, щоб убити цей фон мертвим.