Швидкий старт: налаштуйте базовий crm в 10 простих кроків

Base CRM - це вибір редактора PCMag для програмного забезпечення CRM. Розроблена серія відеозаписів створена для того, щоб ви швидко та легко почали працювати з Base CRM. Він проводить вас через усі початкові етапи створення, організації та використання вашого облікового запису. У статті ми розбимо такі завдання, як налаштування конвеєрів продажів, налаштування керування клієнтами та налаштування автоматизованих дій.

Зміст

• Крок перший: Огляд інформаційної панелі
• Крок другий: персоналізація сповіщень
• Крок третій: Ведучий проти контактів
• Крок четвертий: Створення та управління угодами
• Крок п'ятий: Налаштування ваших продажів трубопроводів
• Крок шостий: Додавання спеціальних полів
• Крок сьомий: Планування зустрічей
• Крок восьмий Створення та призначення завдань
• Крок дев'ятий інтегруючи вашу електронну пошту
• Крок 10 Налаштування автоматизованих дій

Огляд інформаційної панелі Персоналізація повідомлень призводить до контактів Створення та керування угодами Налаштування ваших каналів продажів Додавання користувацьких полів Планування зустрічей Створення та призначення завдань Інтеграція електронної пошти Налаштування автоматизованих дій

Крок перший: Огляд інформаційної панелі

Дізнайтеся, як використовувати панель керування Base CRM в цьому короткому відео, включаючи огляд діяльності облікового запису, підсумок конвеєра та параметри фільтрації. Існує три типи базових CRM-профілів, кожен з яких має різні дозволи: користувач, менеджер та підприємство. Профіль користувача може бачити лише власну активність, менеджер може бачити їхню активність та активність їхніх прямих звітів, а користувачі підприємств можуть бачити діяльність для цілих команд.

В іншому випадку інформаційні панелі виглядають однаково в усіх профілях, з конвеєрним описом та підсумками операцій з лівого боку, активністю рахунку в центрі, а також завданнями та призначеннями з правого боку. Новим доповненням до інтерфейсу користувача (UI) є універсальна кнопка Додати, за допомогою якої можна додавати нові контакти, ведучі та інші записи з будь-якого екрана, включаючи панель приладів.

Ви можете побачити інформацію про ваші угоди на високому рівні, відфільтровану трубопроводом, а також активність за останні 30 днів, включаючи підрахунок угод, виграні та втрачені або позначені як некваліфіковані. Діяльність рахунків організовується за допомогою нотаток, виконаних завдань та угод. У цьому стовпці ви будете бачити щоразу, коли хтось додає нову угоду, контакт, нотатку, завдання або змінює статус або стадії ведучого чи угоди. Нарешті, завдання та майбутні зустрічі знаходяться з правого боку; прострочені завдання відображаються червоним кольором. Перегляньте відео, щоб отримати поради щодо фільтрування вмісту та налаштування інформаційної панелі для ваших конкретних потреб.

Крок другий: Персоналізація сповіщень

Це відео розповідає про те, як керувати сповіщеннями. У Base CRM є три різні типи сповіщень: попередньо встановлені сповіщення, персоналізовані сповіщення та веб-сповіщення.

Попередні сповіщення включають такі програмні дії, як, наприклад, коли вам призначені ведучий, угода чи завдання, а також нагадування про зустрічі та завдання. Існують також системні сповіщення, наприклад, коли імпорт чи експорт завершений або коли створено нове керівництво із форми захоплення. Для кожного з них можна вибрати веб-попередження, сповіщення електронною поштою або вимкнути сповіщення.

Користувачі можуть створювати персоналізовані сповіщення, пов’язані із потенційними клієнтами, контактами та угодами. Для кожного ви спершу вибираєте фільтр, наприклад, потенційні клієнти, що належать певним командам або користувачам, або угоду, яка знаходиться на певній стадії. Потім ви вибираєте курок. Наприклад, ви можете отримати сповіщення, коли завдання додано до нової угоди або коли етап транзакції буде змінено. Повідомлення можуть мати більше одного тригера. Ви можете отримувати сповіщення про Інтернет, електронну пошту та мобільні пристрої.

Нарешті, користувачі, які зареєструвались у Base Voice або інтегрувались з іншим постачальником послуг голосових послуг, можуть зареєструватися в Інтернеті про сповіщення про вхідні дзвінки та текстові повідомлення. Base Voice включає в себе унікальний номер телефону і автоматично реєструє дзвінки та повідомлення на ведучі та контакти.

Крок третій: Ведучий проти контактів

Якщо ви не новачок у CRM, можливо, у вас виникне певна плутанина, коли справа стосується потенційних клієнтів та контактів. У Base CRM лідером є ведуча особа, компанія чи бізнес-можливість, які ще не є частиною конвеєра продажів. До них належать люди та компанії, яких ви відкрили через мережу, але з якими ви ще не уклали ділової угоди. Ведучі - це все про потенціал. Після того, як ведучий виявляє інтерес до товару чи послуги, вони можуть бути перетворені в контакт. Контактом може бути також той, з ким ви робили бізнес у минулому і, ймовірно, пропонуєте повторити бізнес.

Вкладки "Ведучий" та "Контакт" у Base CRM виглядають та працюють аналогічно, із різноманітними фільтрами пошуку. Ведучі класифікуються трьома способами: новий, працюючий і некваліфікований. Контакти розбиті між потенційними клієнтами. Контакти можуть бути пов’язані з однією або кількома угодами. Як для потенційних клієнтів, так і для контактів, ви можете побачити пов'язані завдання та зустрічі у їхньому записі, а також відповідні документи. Ведучі можуть бути перетворені в контакти, але цю дію не можна змінити.

Крок четвертий: Створення та управління угодами

Пропозиції - це можливості продажу, пов'язані з ведучими чи контактами. Вони рухаються через ваш конвеєр продажів, який представляє ваш процес продажу. Кожен трубопровід закінчується на одному з трьох закритих етапів: виграний, програний чи некваліфікований. Виграні та програні - це само собою зрозумілі; Позначення угоди некваліфікованою означає, що це не була повна відмова. Некваліфіковані причини можуть полягати в термінах, бюджеті, реорганізації компанії або будь-якому елементі, який знаходиться поза вашим контролем. Ці три відра для угод полегшують відстеження вашого успіху та краще орієнтуються на вашу торгову команду.

На сторінці "Пропозиції" ви можете побачити, скільки угод на кожному етапі трубопроводу. Як і потенційні клієнти, і контакти, ви також можете фільтрувати пропозиції за будь-яким із полів, які ви використовуєте. У записі угоди ви можете побачити, який контакт, ведучий чи компанія пов'язані з ним, недавню діяльність, а також вартість та відсоток ймовірності. Будь-які пов'язані завдання чи побачення також відображаються. Ви також можете змінити етап угоди тут.

Крок п'ятий: Налаштування ваших продажів трубопроводів

Продажні трубопроводи складаються з етапів. Базовий CRM має шість етапів у вікні, але ви можете додати більше або видалити будь-який, який не плануєте використовувати. Ви також можете перейменовувати та упорядкувати етапи на основі процесів вашої компанії. Існує два типи етапів: активний і закритий. Хоча ви можете перейменовувати будь-який із трьох закритих етапів, де за замовчуванням виграли, програли та некваліфікували, ви можете їх видалити чи додати більше.

Якщо у вас є кілька конвеєрів продажів, ви можете налаштувати кожен з різних етапів. Отже, якщо ви продаєте і продукти, і послуги, ви можете мати трубопроводи, які відповідають кожному процесу.

Крок шостий: Додавання спеціальних полів

Ведучі, контакти та угоди мають безліч полів за замовчуванням, але цього не завжди достатньо. Спеціальні поля дозволяють збирати та зберігати додаткову інформацію про свої перспективи, яка є унікальною для вашого бізнесу. Базовий CRM має різноманітні опції для користувача. Ви можете створити поля для одного рядка тексту, абзацу тексту, прапорця, випадаючого меню, меню з декількома виборами, дати, електронної пошти, телефону, адреси та URL-адреси. Ви можете додати скільки завгодно спеціальних полів, а для меню, що випадає, та декількох виборів - до 500 варіантів.

Крок сьомий: Планування зустрічей

Base CRM оснащений функцією календаря, і ви також можете інтегрувати один або кілька календарів Google зі своїм обліковим записом. Ви повинні вибрати один календар за замовчуванням, який єдиний ви можете редагувати. Призначення з календарів, які не використовуються за замовчуванням, відображаються сірим кольором. Коли ви створюєте зустріч, ви можете пов’язати її з ведучим, угодою чи контактом. Просто почніть вводити ім’я, і Base CRM запропонує будь-які записи, які відповідають.

Ці зустрічі відображатимуться у записі про ведучий, контакт або угоду. Збереження зустрічі додає його до вашого календаря та надсилає запрошення іншим відвідувачам. Ви можете завантажити логотип своєї компанії, щоб він відображався у всіх запрошеннях. Ви також можете додати зустрічі зі сторінок ведучого, контакту чи угоди. Переглядаючи зустріч, ви можете бачити, хто з учасників прийняв та відхилив ваше запрошення.

Крок восьмий: Створення та призначення завдань

У Base CRM всі завдання пов'язані з угодами. Ви можете додавати завдання на вкладці "Календар" або "Завдання" або безпосередньо з запису "Провід", "Контакт" або "Угода". У завданнях є терміни та додаткові нагадування, які можна надсилати за тиждень, один день, одну годину, 30 хвилин, 15 хвилин або п’ять хвилин до дати платежу або в точний час терміну. Прострочені завдання відображаються червоним кольором. Залежно від ваших дозволів, ви можете призначати завдання собі або іншим користувачам.

Крок дев'ятий: інтеграція електронної пошти

У Base CRM є інструмент електронної пошти, але він також інтегрується з Gmail та іншими постачальниками електронної пошти. Інтеграція облікового запису електронної пошти означає, що зв’язок із потенційними клієнтами та контактами автоматично реєструється, залишаючи вам час для більш важливої ​​роботи. Ваш електронний рахунок буде синхронізований двома способами: електронні листи, які ви надсилаєте у Base CRM, відображатимуться у вашому клієнті електронної пошти та навпаки. Базова CRM надішле вам електронну пошту після завершення початкової синхронізації електронної пошти.

Ваш електронний лист розділений на чотири папки: "Вхідні", "Неназвані електронні листи", "Надіслані" та "Заархівовано". У вашій папці "Вхідні" містяться електронні листи, підключені до потенційних клієнтів, контактів та угод у вашому обліковому записі. Незатребовані електронні листи - це ті, які не пов’язані з вашим обліковим записом. З цієї папки ви можете додати електронний лист у якості ведучого чи контакту. У папці "Надіслане" ви можете побачити, чи переглядали електронну пошту та скільки разів її переглядали, таким чином ви можете ідентифікувати повідомлення, які могли потрапити через тріщини або перейшли на неправильну адресу електронної пошти. Ви можете видалити повідомлення або архівувати їх, коли вони вже не важливі.

Крок 10: Налаштування автоматизованих дій

Якщо ви виявляєте, що знову і знову виконуєте одне і те ж завдання, то чому б його не автоматизувати? Базовий CRM має кілька варіантів автоматичного створення завдань на основі певних подій. Ви повинні бути користувачем на рівні менеджера, який є адміністратором облікового запису, щоб створювати автоматизовані дії. Приклади включають створення завдань, коли угода переходить на новий етап, або оновлення спеціального поля, коли створюється нова угода. Спочатку ви вибираєте подію, яка спровокує дію. Вибір включає: коли створюється нова ведуча; коли створюється новий контакт, коли створюється угода або коли угода переноситься на інший етап. Деякі з цих подій мають більш детальні параметри, такі як фільтрування по компанії, трубопроводу або стадії угоди.

Далі ви вирішуєте, яким має бути завдання, призначаєте його користувачеві та необов'язково додаєте дату. Ви можете створити кілька завдань на автоматизовану дію.