Огляд та рейтинг робочого часу

Кілька років тому, коли я натрапив на OfficeTime, цей додаток для відстеження часу для працівників, який рахує за годину, вразив мене своєю простотою, простотою використання та низькою вартістю. OfficeTime все ще є чудовим варіантом для сольних працівників, які хочуть надійного відстеження часу в режимі офлайн, який включає прості інструменти відстеження витрат та виставлення рахунків. Однак він не ідеальний для співпраці і не інтегрується з багатьма іншими програмами та послугами. Для використання командою та більш вдосконалених варіантів виставлення рахунків Harvest - це краща програма та вибір редакторів. Інший варіант для сольних працівників з бюджету - безкоштовна версія Toggl, яка також є вибором редакторів.

Ціна та доступність

OfficeTime - це додаток для завантаження для Windows та Mac, а також мобільні додатки для iOS та Apple Watch. Кожні додатки коштують 47 доларів. Більшість інших програм відстеження часу продаються як підписки, але за допомогою OfficeTime ви сплачуєте лише разову плату за покупку.

Зважаючи на те, що ви не сплачуєте поточну ставку за OfficeTime, ціна низька. Інші програми відстеження часу зазвичай коштують десь від 8 до 12 доларів на місяць. Однак багато з цих додатків підтримують співпрацю, тобто ви можете відстежувати та створювати рахунки не лише від часу, витраченого на проекти, а й від колеги. OfficeTime призначений лише для використання в соло.

Для приватних власників OfficeTime пропонує велику цінність, але є безкоштовні версії інших додатків, які пропонують аналогічну цінність. Наприклад, безкоштовний рівень обслуговування Toggl є достатнім для багатьох фрілансерів. Toggl не включає рахунки-фактури, але ви можете підключити його майже до будь-якої іншої послуги виставлення рахунків та витрат, яку ви можете використовувати.

Урожай, який інакше коштує 12 доларів на людину в місяць, також пропонує безкоштовну версію програми, хоча це обмежує вас керувати лише одним проектом одночасно. Ще один додаток під назвою TopTracker - це абсолютно безкоштовно, але він відрізняється функціями.

Налаштування та початок роботи

Щоб отримати OfficeTime, ви завантажуєте додаток Windows або Mac, у якому є безкоштовний тритижневий пробний період, перш ніж вводити будь-яку інформацію про кредитну карту. Під час налаштування облікового запису OfficeTime запитує, чи потрібно починати з якихось фіктивних даних, які допоможуть вам зорієнтуватися, чи ви хочете перейти до налаштування власної роботи для відстеження.

Щоб ефективно використовувати OfficeTime (і насправді більшість програм для відстеження часу з цього питання), потрібно витратити кілька хвилин, щоб переконатися, що ви чітко розумієте, як організовані ваші бізнес-проекти. Багато професіоналів мають це мовчазне знання під рукою, але іноді потрібно трохи вивчити проби та помилки, щоб правильно проаналізувати вашу роботу. OfficeTime досить спритний, що дозволяє швидко виправляти ваші помилки, коли ви йдете.

OfficeTime зберігає всі дані вашого облікового запису локально на вашому комп’ютері або будь-якому сховищі пам’яті, яке ви вказали під час налаштування. Якщо ви вирішили використовувати як настільний додаток, так і додаток iOS, ви можете синхронізувати свій обліковий запис між цими пристроями, але лише тоді, коли вони підключені до однієї мережі (наприклад, той самий Wi-Fi). Немає можливості синхронізувати між настільним додатком Windows OfficeTime та версією додатка Mac. Елементи керування синхронізацією відображаються лише в додатку iOS, а не в настільних додатках.

Особливості

В OfficeTime у вас є проекти, позиції та категорії. Елементи рядків - це те саме, що і завдання, хоча тут вони також можуть бути витратами. Кожен проект містить позиції, і кожна позиція може бути віднесена до категорії, наприклад, маркетингу, дизайну, досліджень або будь-якого іншого, що ви створюєте. Ви також можете віднести проекти до категорій.

Коли ви будете готові розпочати роботу, ви створюєте позицію та натискаєте кнопку відтворення в лівій крайній частині. Ваш таймер почне відстежувати час за хвилиною, яку ви зможете побачити в режимі реального часу, якщо ви залишите вікно в поле перегляду. У версії Mac він також розміщує відображення активного таймера в меню стану, так що ви можете заглянути вгору і побачити, як довго ви працюєте над завданням. З цього самого піктограми статусу ви також можете призупинити та відновити відстеження часу, швидко почати відстежувати час на новому завдання, і створити нагадування.

Функція нагадування, яка є унікальною для OfficeTime, наскільки я знаю, дозволяє вводити будь-який текст у вільній формі, який ви хочете. Потім OfficeTime буде нагадувати про це за допомогою спливаючого повідомлення в той самий час, який ви встановите.

Оскільки OfficeTime - це настільний додаток, усе працює в режимі офлайн. Деякі онлайн-трекери часу, такі як Toggl, мають офлайн-можливості, хоча це не все. Під час тестування Toggl я раптово відключив Інтернет, щоб побачити, що буде з таймером, і він продовжував тикати. Це було не так з Everhour, який одразу зупинив свій таймер в момент, коли мій комп'ютер виявив його в автономному режимі.

Якщо ви почнете записувати нове завдання в OfficeTime, коли у вас уже працює таймер, програма автоматично призупиняє активну позицію, що робить неможливим випадкове виставлення рахунку двом клієнтам або запис часу на дві задачі одночасно. Існує спосіб змінити цей параметр, якщо вам потрібно.

Позиції можуть також бути витратами, наприклад, фотографії, які ви купили для роботи клієнта або транспорту, щоб потрапити на зустріч. Ви записуєте витрати так, ніби вони були будь-якою іншою позицією, це означає, що ви бачите їх, перелічені поряд із усім відстеженим часом для будь-якого проекту.

Хоча OfficeTime включає інструменти виставлення рахунків та витрат, він не охоплює всіх ситуацій та умов, які іноді виникають у фрілансерів. Наприклад, інструменти виставлення рахунків та інструменти для OfficeTime не обробляють проекти з фіксованою ставкою. Скажімо, я стягую фіксовану ставку в розмірі 200 доларів за консультаційну сесію віч-на-віч або 5000 доларів за створення веб-сайту незалежно від кількості часу, витраченого на проект. Інші додатки, такі як Harvest та Paydirt, пропонують належним чином відстежувати роботу над проектом та виставляти рахунки за нього, тоді як OfficeTime працює лише протягом годин, що підлягають оплаті. Причина, по якій ви все ще хочете відстежувати час на проект з фіксованою ставкою, полягає в тому, щоб переконатися, що ви не витрачаєте на нього занадто багато часу і тим самим робите його менш вигідним.

Ще одна відсутність функції OfficeTime, яка відображається в кількох онлайн-програмах відстеження часу, - це можливість оцінити, скільки часу займе завдання чи проект. Така інформація допомагає людям вдосконалювати свої навички управління часом, що може призвести до належного прийняття або відхилення нової роботи.

Звіти та рахунки-фактури

Інструменти звітності та виставлення рахунків в OfficeTime працюють добре і зрозумілі. Мені завжди приємно, що інструменти звітності не вимагають від мене ступеня вищого рівня з бізнес-жаргону, щоб зрозуміти, що вони покажуть.

Як уже згадувалося, OfficeTime не ідеально підходить для використання командою, хоча можна створювати звіти про багато користувачів, завантажуючи дані іншої людини у ваш обліковий запис OfficeTime. Це надмірно незграбний процес, який схильний до помилок, особливо в порівнянні з сервісами, які просто підтримують декількох людей в одному акаунті. Врожай, Toggl, Paydirt, Everhour, Години , та інші додатки пропонують справжні послуги команди відстеження часу.

У будь-якому випадку, звіти легко створювати, як є рахунками-фактурами . У меню ви можете вибрати звіт, наприклад "Останній місяць", і побачити підсумок роботи та відстеженого часу поряд із круговою діаграмою. Ви можете налаштувати, що відображається у звіті, і, готові, натисніть кнопку внизу, щоб створити рахунок-фактуру або експортувати дані.

При формуванні рахунків OfficeTime може автоматично заповнювати такі дані, як контактна інформація для вашої компанії та клієнта, а також інші стандартні дані. Однак він не має розширеної системи відстеження часу отримання платежів, яку пропонує Paydirt, коли ви реєструєтесь, щоб ваші клієнти могли платити через PayPal або Stripe.

Інтеграції

OfficeTime не підтримує багато інтеграцій з іншими програмами та послугами. Ви можете підключити додаток до iCal, але це стосується цього. Інші програми відстеження часу, зокрема Toggl та Harvest, дозволяють підключити їх до інших часто використовуваних бізнес-служб, таких як QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet та інші.

Для відстеження оплачуваних годин офлайн

OfficeTime залишається потужним додатком для відстеження часу, якщо вам потрібен надійний інструмент, який працює в режимі офлайн, щоб підтримувати записи про оплачувані години та витрати. Це не ідеально, якщо ви працюєте з командою, або якщо інколи заряджаєте клієнтів швидкістю проекту, а не погодинною. Якщо OfficeTime не відповідає вашим потребам, врахуйте Harvest або Toggl, вибір редакторів у цій категорії.