Будьте організовані: коли це нормально видалити?

Збереження цифрових даних - це смішна річ. У його збереженні часто немає ніякої цінності (спірне твердження, і я до цього дістанусь), але оскільки воно не займає фізичного простору і віртуальний простір не є дешевим, ми зависаємо на ньому.

Але є наслідки, щоб врятувати все. Якщо ви боретеся з тим, зберігати чи видаляти дані, від робочих файлів до фотографій до електронної пошти, цей стовпець допоможе вам обдумати поточну дилему та розробити нові стратегії управління постійно зростаючим навантаженням.

Психологія заощаджень

Вибір кинути або видалити щось часто є психологічним чи емоційним становищем більше, ніж це раціональне рішення. Дуже часто, коли наш палець нависає над клавішею видалення, те, що зупиняє нас від його натискання, сприймає потенційне значення, а не фактичне значення. Ми думаємо: "У цій темі електронної пошти може бути інформація про проект, який закінчується протягом двох років, який мені знадобиться в майбутньому". Або "Що, якщо одного разу я навчусь використовувати програмне забезпечення для редагування фотографій та прибирати ті зображення, які не дуже хороші?"

Коли ми зберігаємо електронні листи, фотографії, музику, ноти та інші файли, багато з нас не оцінюють справжню цінність даних, як це є зараз. Ми думаємо про майбутні обставини, які можуть статися або не виникнути. Ми звисаємо до речей, бо яка в цьому шкода? Цифровий простір для зберігання коштує дешевше, ніж будь-коли. Ви можете отримати безліч хмарних сховищ безкоштовно. Зовнішні жорсткі диски не так вже й дорогі. А обсяг місця, який припадає на типовий домашній комп'ютер, планшет та смартфон - навіть якщо ви купуєте найменший наділ - набагато більше, ніж це могло бути десятиліття тому.

Одна з думок школи полягає в тому, що маючи весь цей доступний простір, ми ніколи нічого не повинні видаляти. Архівація чудово, але стирання не має значення. Помиліться на стороні обережності, і збережіть усе. Люди в цьому таборі - назвемо їх заощадженнями - часто процвітають на концепції потенційної цінності. "Що робити, якщо наш бізнес з'ясує, як видобути цінну інформацію з усіх цих старих електронних листів?" І вони, ймовірно, також застосовують консерваціоністський підхід: "Ми ще не знаємо цінності історії цих даних, тому нам слід зберігати їх на той час, коли ми це робимо".

Однак, коли вкладники намагаються отримати доступ до збережених даних, вони зазвичай стикаються з кількома несподіваними проблемами реального світу. По-перше, як сказав мій колега з ІТ-департаменту, "Зберігання - це дешево, але підтримувати його дорого". Існує вартість - у грошах, часу чи обох - пов’язана з індексуванням та завантаженням архівів, залежно від того, де і як він архівується. Якщо ви думаєте, що у вас є вся інформація, яка вам коли-небудь знадобиться, тому що ви старанно архівуєте свої файли Outlook, я подвійний собака наважуюся спробувати випробувати щось конкретне. Надсилання файлів в архів легко. Витягувати їх і знаходити те, що ви хочете, це біль у шиї, і мало хто насправді це робить. Заставки зберігають все не тому, що їм потрібні свої дані, а тому, що їм подобається ідея мати можливість отримати свої дані, якщо вони потребують. Запитайте себе, чи ті файли .PST, які ви відмовились видаляти протягом останніх 10 років, є не що інше, як захисне покривало.

Іншими словами, коли ви щось архівуєте, залежно від того, де і як це архівується, це може стати недоступним і мати більше проблем, ніж варто отримати.

Збалансований підхід до збереження та архівації

Кращим підходом, на мою думку, є чітке ментальне розмежування між "робочими файлами" або "активними даними" та іншими видами даних. Я використовую термін "робочі файли", щоб описати дані, які мені потрібні для поточної незавершеної роботи, або роботи, яка була завершена нещодавно, що мені, можливо, знадобиться доступ до неї найближчим часом. "Активні дані" по суті означають те саме, але, можливо, краще описують комп'ютерні файли, не прив'язані до роботи, як-от сімейні фотографії та розваги (музика та відео). Існує різниця між музикою, яку ви активно граєте, і музикою, яку ви зібрали заради колекціонування, але, ймовірно, не буде грати … ніколи.

Вік файлу не завжди говорить про те, чи є він активним. Наприклад, ви можете розглянути деякі старі фотографії активними, якщо ви збираєтесь поділитися ними або включити їх у проект, наприклад, сімейну історію чи настінний календар. Однак якщо у вас є 18 версій тієї ж композиції фотографій, і 16 з них розмиті, шанси на те, що ви коли-небудь використаєте ці 16 знімків або отримаєте з них будь-яке значення, надзвичайно низькі. Коли значення файлу таке низьке, це сміття. Відпустіть уявлене потенційне значення та просто видаліть його.

Я також думаю, що це допомагає думати про архівування, подібне до видалення, тобто колись щось архівується, воно є суттєво недоступним, навіть якщо воно не пішло назавжди.

Ось дуже чіткий приклад: уряд США диктує, що американцям потрібно вести податкові записи на суму семи років, тому всі ці дані є "активними" і їх потрібно зберігати таким чином, щоб вони були легко доступними. Ваші податкові записи більше ніж сім років тому, ймовірно, можуть бути заархівовані, оскільки це малоймовірно, що вам коли-небудь знадобиться отримати доступ до них, але є невеликий шанс, що вам або вашій родині, діловим партнерам або юрисконсульту вони можуть знадобитися або захотіти їх у майбутнє

Як знати, коли видалити (або архівувати)

Звідки ви знаєте, коли добре видаляти дані та файли на комп’ютері? Правила, які ви встановлюєте для себе, швидше за все, залежать від типу файлу, тому ось деякі покажчики типових офісних файлів (обробка текстів, електронних таблиць, презентацій тощо), електронної пошти, фотографій, музики та відео.

Визначте значення. Практично кажучи, коли настає час очистити безлад, визначте, що вам потрібно чи хочете знати про роботу, дані чи файл, і де ви їх знайдете. Потім шукайте місця, де вони дублюються - це дуже часто те саме місце, яке ви можете почати використовувати клавішу видалення.

Наприклад, скажімо, що ви зберігаєте наступне: PDF-файли надісланих рахунків-фактур, копії чеків на сплачені рахунки-фактури та електронну таблицю про всі дії рахунків. У якийсь момент після отримання платежу, ви можете видалити (або архівувати) файли PDF-файлів-фактур. Угода зроблена, чек очищений, і ви добре зареєструвались прогрес.

Видаляйте фотографії під час зйомки. Що стосується фотографій, майте на увазі, що те, що ви маєте можливість зберігати десятки тисяч зображень, не означає, що слід. Звичайте видаляти зображення поза фокусом та інші погані знімки під час їх зйомки (це одна з найкрасивих речей цифрової фотографії).

Кошти звичайних електронних листів. Для електронної пошти видаліть звичайні повідомлення та швидке спілкування, яке не містить будь-якої інформації, яка вам може знадобитися пізніше. Більшість людей можуть сортувати за одержувачем і знати, де буде знаходитися основна маса цих файлів.

Збережіть лише одну копію вкладень електронної пошти. Видаліть електронні листи із вкладеннями, але зберігайте вкладення локально, коли це необхідно. Або навпаки: зберігайте електронну пошту, виривайте файл. У будь-якому випадку вкладення електронної пошти - це гарне місце для ідентифікації дублювання, і вам потрібна лише одна копія. Щоб отримати докладніші поради щодо електронної пошти, див. "Як уникнути перевантаження електронною поштою".

Дамп (або архівування) носіїв, які ви не відтворюєте. До всіх прихильників музики та відео будьте реалістичні щодо файлів, які ви будете насправді відтворювати. Якщо ви справжній користувач важких медіа, скористайтеся хмарними послугами, які надають ліцензію вашим носіям інформації (a la iTunes Match), щоб вам не довелося зберігати локальні копії матеріалів, які ви вважаєте за потрібне, але ніколи насправді грають.

Можливо, це лише моя особистість, але я відчуваю почуття свободи, коли мене не забивають файли, які мені просто не потрібні. Вправа видалити навіть трохи непотрібних даних або файлів, які не мають реальної цінності, допомагає мені відчути, що я зосереджуюсь більше на важливих даних.